La preparació com a clau de l’èxit

Pixabay

La preparació pot semblar avorrida i requereix molt de temps quan tot el que realment voleu fer és submergir-vos en un projecte i començar a sentir que heu aconseguit alguna cosa. Sobretot quan els terminis són ajustats. Però una unça de prevenció pot mitigar una lliura d’intervenció. Passar una estona a l’inici d’un projecte per organitzar-se i traçar un pla pot estalviar una tonelada de temps perdut després en tornar a fer treballs o ajudar els jugadors de polze perquè no sabeu quina feina els donareu a continuació. A més, prendre el temps per seguir els procediments adequats pot evitar que apareguin problemes més endavant que perden el temps, presenten l’empresa malament als clients i posen estrès i ansietat innecessaris als companys de feina.

Fer el salt del treballador al gestor

A mesura que avancem en l’escala de responsabilitat corporativa, ens podem trobar passant d’un paper d’abella obrera a un de direcció, fins i tot si el nostre lloc de treball no inclou la paraula. La feina d’una abella obrera és seguir les ordres i marcar les coses de la proverbial llista de tasques el més ràpid possible. Però quan es passa a un paper directiu, la idea profundament incrustada de "heu de fer-ho" pot dificultar la vostra capacitat de gestió.

Els administradors han de fer un pas enrere del bullici i aprendre a dedicar temps a preparar, delegar i comunicar-se. Des de la mentalitat de les abelles obreres, aquestes coses semblen molt intangibles i poden deixar que tingueu la sensació que no heu "fet" res. Però ignorar aquests requisits de rol pot significar que aquells que gestioneu no fan res, perquè no us heu dedicat el temps necessari per explicar-los què cal fer o no heu pres el temps suficient per assegurar-vos que entenen el que esteu demanant. per. També és important que els directius tinguin en compte les necessitats de cada treballador i adaptar el seu estil de comunicació i instrucció a les necessitats d’aquest treballador per maximitzar el seu potencial.

El coneixement és poder

Un dels millors mètodes per preparar-se per a esdeveniments futurs és documentar els actuals. El coneixement és poder. Prendre una mica de temps ara per documentar pas a pas el que acabeu de fer per solucionar un problema o configurar una característica significa que la propera vegada que cal fer el mateix podeu delegar aquesta tasca a una altra persona, ja que el que han de fer és assenyalar-los l'article que explica detalladament, pas a pas, el que han de fer. Si dediqueu una hora a documentar un procés que es repetirà, us estalvieu dues hores en 3 mesos i de nou en 6 mesos, una i altra vegada, cada vegada que no necessiteu esbrinar el procés de nou i feu-ho o ensenya-ho a algú altre. No reinventeu la roda, documenteu l’invent i deixeu que algú ho faci.

Planificació del projecte per mantenir-se centrat

Mirar l’abast de tot un projecte pot ser descoratjador, fins i tot aclaparador. Quan un projecte es divideix en parts petites i tasques específiques, es fa fàcil centrar-se en cada tasca petita i passar d’una a una amb eficàcia. Planificar un projecte i identificar les tasques i els terminis és un pas clau per preparar-se per al treball que s’aconsegueix. Aquest procés es pot aprendre. Podeu aprendre a organitzar-vos a vosaltres mateixos i al vostre treball i, en fer-ho, obtindreu més feina en menys temps i amb menys estrès. Davant d’un nou projecte, el primer que cal identificar és el termini. A continuació, desgloseu el projecte en trossos temàtics clau de treball. Aquestes seran les vostres fites. Calculeu els terminis per a cada fita de manera que compliu el vostre termini màxim. Si feu servir Planner, un organitzador d’estil Kanban,aquestes fites es convertiran en les vostres columnes o galledes. A continuació, agafeu cada fita i desgloseu-la en les tasques necessàries per assolir aquesta fita. Organitzeu aquestes tasques en seqüència i, voilà, teniu un pla de projecte per mantenir-vos al punt.

Preparació diària i setmanal

Potser el vostre treball no es basa en projectes o abasta diversos projectes. La preparació diària i setmanal esdevé la clau per mantenir l’enfocament i assolir els objectius. A l’inici de cada dia, no tan sols salteu al primer correu electrònic que veieu i comenceu a respondre. Comenceu cada dia amb la preparació.

• Mantingueu una llista de tasques, inclòs un calendari
• Reviseu les tasques existents
• Reviseu totes les comunicacions noves i afegiu elements a la llista de tasques. Si són específics de la data, com ara una reunió, afegiu una referència a aquestes tasques al calendari.
• Prioritzeu la llista de tasques
• Mitjançant el calendari i la llista de tasques, identifiqueu les tasques que espereu realitzar al final del dia
• Ara comença a treballar.

Reviseu cada dilluns la llista de tasques i el calendari per tenir una idea de com quedarà la vostra setmana. Bloqueja els grans trossos de temps necessaris per a reunions o grans tasques.

Punts clau

• La preparació és essencial, no opcional
• Estar preparat augmenta l’eficiència, estalviant temps i diners
• La manca de preparació posa en risc la satisfacció del client
• La manca de preparació augmenta l’estrès, l’ansietat, l’absentisme i l’esgotament dels empleats.
• Prepareu-vos mitjançant la gestió de llistes de tasques i la documentació de processos.