Taula de continguts:
Les reunions tenen lloc sovint en totes les organitzacions i tenen un paper molt important a l’hora de decidir millors actuacions. Sóc conscient que perquè una reunió progressi i es desenvolupi amb èxit, cal una planificació i organització adequades. A l’hora de planificar la reunió, tinc en compte l’objectiu de la reunió, el tipus de reunió, el nombre d’assistents, el lloc, etc. Comprovo si hi ha visitants que hagin sol·licitat entrar a la reunió. Si és així, també estic en contacte amb ells per veure si les dates són convenients.
Després de planificar, organitzo la reunió. M'asseguro que el moment de la reunió no entri en conflicte amb altres cites de les persones implicades. Escull un lloc que pugui acollir els assistents a la reunió. Proporciono als assistents l’hora de la reunió i la durada aproximada de la reunió. M’asseguro que també s’organitzen refrescos. A l’hora d’organitzar refrescos, examino els requisits dietètics dels assistents si algú en té. És important proporcionar refrescos, ja que fa que els assistents se sentin benvinguts i també els impedeixi cansar-se, sobretot si alguns han estat un llarg dia cansat.
Tipus de reunions
A la nostra organització tenim diferents tipus de reunions, segons la necessitat i el nombre d'assistents. Tenim reunions d’equip que es fan un cop cada quinze dies o un cop al mes en funció de les necessitats. Els assistents solen ser membres del meu equip i qualsevol visitant si ho haguessin sol·licitat. Tenim reunions conjuntes de l’equip, que és una reunió combinada per a l’equip de ____________________________ (eliminat per motius de confidencialitat) que assisteix juntament amb els visitants. De vegades convidem a reunions d’emergència quan hi ha qüestions urgents a tractar. També hi ha una reunió individual quan es discuteixen qüestions confidencials i també sobre el rendiment de les persones. Les presentacions es realitzen quan es fan canvis als sistemes o s’han introduït noves polítiques i procediments que s’han de comunicar amb el departament.
A l’hora de planificar reunions, m’asseguro que hi ha un motiu sòlid per a la reunió i que tots els assistents poden accedir fàcilment al lloc. Preparo l’ordre del dia i el faig passar pel president, per assegurar-me que és conscient dels punts que es debatran. Li informo sobre què tractarà la reunió, qui hi assistirà, qui no hi assistirà, a què assistirà el convidat, on tindrà lloc la reunió i quant de temps durarà, i aconseguiré un endavant. És important informar-la perquè estigui preparada i sàpiga què preparar prèviament. Envio una còpia de l’agenda a tots els assistents, i també les invitacions a reunions per outlook. Els comunico l’adreça on tindrà lloc la reunió. Si algú rebutja la invitació a la reunió, haurà de raonar el motiu i demanar el consentiment del gestor i enviar disculpes per la reunió.També m'asseguro de veure si la reunió pot continuar amb la gent que no assistirà.
Reserva i configuració
Quan reservo espais o sales per a reunions, busco espais o sales que tinguin la capacitat d’acollir tots els assistents i que la sala o el recinte tingui totes les instal·lacions necessàries per a la reunió. Aclareixo amb el recinte o comprovo si el recinte és segur per l'estructura i si tots els cables elèctrics estan segellats i compleixen els procediments de seguretat i salut. Si hi ha assistents amb discapacitat, m'asseguro que tinguin totes les facilitats que necessiten al lloc de la reunió. També m'asseguro que el lloc sigui fàcilment accessible i sigui convenient per a tots els assistents. Si es va reservar el lloc amb molta antelació, els trucaré per assegurar-me que la sala estigui disponible per a la reunió per evitar decepcions a l’últim moment. El gestor del pressupost acorda els pagaments que calgui fer pel lloc.Tot el personal de l’equip comparteix el pressupost d’avituallaments.
Abans de la reunió tinc tots els recursos necessaris per a la reunió, com ara blocs de notes, bolígrafs i equips com OHP, ordinador portàtil, projectors, cables d’extensió i cables Ethernet, etc. Les cadires i taules s’organitzen segons els requisits de la reunió. Imprimeixo algunes còpies d’agendes i també actes de les reunions anteriors per comprovar si s’han completat totes les accions. Si algun fulletó necessita impressió i distribució, els tinc massa a punt per als assistents. Configuro ordinadors portàtils i projectors si són necessaris per a la reunió. Qualsevol document confidencial que es porti a la reunió, els mantinc fora de perill perquè no passin a les mans equivocades i que només es permeti que les persones autoritzades la vegin.
L’agenda
L’agenda conté la data, el títol i el lloc, el nom de la reunió, les disculpes, el nom dels visitants i la llista d’elements que cal discutir. Si hi ha temes específics que una persona en concret tractarà, també s’esmenta a l’agenda. L’agenda i l’acta s’anomenen documents de reunió i contenen tots els detalls de totes les coses importants que es van discutir a la reunió.
Durant la Trobada
Tots els assistents a la reunió són benvinguts i se’ls proporciona refrescos. Distribueixo agendes i qualsevol document que necessiti distribució. Si algú té alguna pregunta sobre alguna cosa, els proporciono informació clara i, quan no ho sé, rebré assessorament i orientació dels meus companys o directius.
Durant les reunions, se m’ha demanat suport per prendre minuts i configurar equips de TI. També agafo còpies de l’agenda i de les actes anteriors.
Sóc conscient que hauré d'estar preparat per fer front a qualsevol problema que pugui sorgir durant la reunió. Si hi ha problemes amb els equips de TI, faré tot el possible per solucionar els problemes dels meus drets administratius. Però si té a veure amb alguna cosa fora d’això, em poso en contacte amb el servei de serveis de TI per obtenir ajuda. Pot haver-hi problemes entre els assistents a causa de problemes professionals i de personalitat. Es resolen mantenint discussions cara a cara, canviant les rotacions si cal, realitzant procediments de reclamació, etc.
Quan gravo minuts en una reunió, registro tot el que és important, perquè serveix de referència en el futur i ajuda al desenvolupament de l’organització. Escric els minuts clars i curts. Estic molt atent per no deixar passar cap informació. Em porto una plantilla amb els detalls de tots els temes que es debatran a la reunió. Tindrà la data, hora, títol de la reunió. També conté detalls del que es va discutir, les decisions preses i les accions que cal prendre. Si es decideix, es registrarà també la data de la propera reunió. Quan comença la reunió, si hi ha assistents i visitants nous, ens presentem els uns als altres. Estic alerta quan escric minuts i numero les pàgines mentre escric per no confondre'm més tard.
Després de la reunió
Al final de la reunió, recullo tots els documents que cal recuperar. Desconec i empaqueto tots els equips de TI que s'hagin utilitzat. Totes les cadires i taules que es van reordenar es tornen a col·locar als seus llocs originals per evitar obstacles a la propera reunió. Després de la reunió, miro les notes, les elaboro i escric una còpia justa abans d’oblidar quines van ser les discussions. A continuació, envio els minuts acabats a la cadira per correu electrònic o una còpia impresa i els demano que la revisin abans de poder enviar-la als assistents. El president els revisa i fa els canvis que calgui. Les esmeno, en preparo una còpia justa i les envio als assistents.
Després de la reunió, faig un seguiment de les accions que cal seguir. Truco o envio un missatge de correu electrònic a la gent per assegurar-me que les accions han finalitzat en el moment indicat.
Una altra cosa important és recopilar comentaris dels participants. M’ajuda a escoltar les opinions de la gent i a fer qualsevol millora que sigui necessària. Escolto els comentaris amb molta tranquil·litat i hi reflexiono. Pot ser positiu, neutral o negatiu. No deixo que els comentaris negatius m'afectin. En lloc d’això, l’utilitzo per millorar el meu rendiment i el rendiment dels equips. Quan es treballa en equip, no importa la idea o la perspectiva de l'individu; és el punt de vista de tot l’equip el que importa. Qualsevol comentari general es discuteix i es comunica amb tot l’equip per millorar el rendiment de l’equip.
S'assenyalen tots els problemes de les reunions i es discuteixen a les reunions dels directius i decideixen què es pot fer per evitar aquestes situacions en el futur.