Planifiqueu i organitzeu reunions: diploma de nivell 3 nvq en empreses i administració

Reviseu aspectes importants de la planificació i organització de reunions en aquesta unitat.

Foto de Christina @ wocintechchat.com a Unsplash

Introducció a aquesta unitat

Aquesta unitat és una unitat opcional del grup B de nivell 3 amb un total de 5 crèdits. Aquesta unitat ajuda els candidats a comprendre els arranjaments i les accions necessàries per planificar i organitzar reunions, com preparar-se per a una reunió, com donar suport a la realització d’una reunió i com fer un seguiment d’una reunió.

També s'ha inclòs un exemple d'una declaració personal per a aquesta unitat.

1.1 Expliqueu el paper de la persona que planifica i organitza una reunió

Perquè una reunió funcioni amb eficàcia, cal una bona planificació i preparació. Aquests dos passos triguen molt.

Penseu en el següent quan planifiqueu la reunió:

• Esbrineu els detalls bàsics de la reunió: el tipus de reunió, l'import pressupostari que es pot gastar, el nombre d'assistents, el lloc on se celebrarà i altres detalls.
• Esbrineu l’objectiu de la reunió
• Esbrineu el paper de cada persona assistent des de l’equip.
• Organitzeu una llista de verificació i poseu totes les dates al calendari per assegurar-vos que les reunions o esdeveniments diferents no entren en conflicte.
• Si s’hauran de programar periòdicament reunions per controlar les accions realitzades, es pot incloure al calendari electrònic una reunió que es repeteixi cada mes o cada quinze dies.

Penseu en el següent quan organitzeu la reunió:

• Comprendre completament el propòsit de la reunió
• Esbrineu les limitacions de temps de les persones que participaran a la reunió, per determinar el millor moment per celebrar la reunió perquè no entri en conflicte amb altres cites.
• Trieu un lloc fàcilment accessible per a tots els assistents.
• Planifiqueu la durada de la reunió, tenint en compte els visitants i el nombre de qüestions que cal discutir.
• Planifiqueu quins refrescos es proporcionaran i qui s’encarregarà.
• Reuneixi els temes de l’agenda i prepareu-los en el format i l’ordre adequats.
• Si cal distribuir responsabilitats entre diferents persones, feu una llista de qui farà què.
• Assegureu-vos que la persona que facilita la reunió sàpiga què s’ha d’aconseguir a la reunió i quant de temps té prevista la durada de la reunió.

1.2 Descriviu els diferents tipus de reunions i les seves característiques principals

Hi ha diversos tipus de reunions. Les reunions difereixen respecte a:

• El nombre de persones que assisteixen a la reunió
• El propòsit de la reunió
• La mida de l'organització
• La persona que presideix la reunió
• La durada de la reunió

Els tipus bàsics de reunions són els següents.

• Reunió permanent: es tracta d’una reunió que es fa periòdicament, setmanalment o quinzenalment, amb el gerent pel que fa a qualsevol projecte que estigui en curs. Aquestes reunions duren fins a la finalització del projecte i tenen un format general d’agenda i d’actes.
• Reunió temàtica: una reunió organitzada per debatre un tema concret relacionat amb la feina o un projecte.
• Presentació: una reunió que es realitza generalment per informar l’equip sobre els canvis realitzats en els processos i procediments. En aquesta reunió, hi ha un o dos presentadors i, al final, els assistents tenen l’oportunitat de fer preguntes.
• Conferència: una reunió organitzada amb una planificació i estructura considerable i moderada per una persona presidenta. El nombre de participants depèn de l'objectiu de la conferència.
• Reunió d'emergència: una reunió que es va celebrar de cop i volta sense preavís per abordar qualsevol crisi interna o externa de l'organització. Tots els membres de l’equip estan obligats a assistir a la reunió.
• Seminari: es realitza una reunió principalment amb finalitats educatives, dirigida per experts en un camp concret.

1.3 Expliqueu com planificar reunions que compleixin objectius i objectius acordats

Cal planificar les reunions amb molta atenció i detall, perquè tenen un paper molt important en l’assoliment dels objectius de l’organització. En primer lloc, prepareu una llista de comprovació per a la reunió.

Llista de comprovació de reunions:

• Comproveu si s’han establert objectius concrets i realistes.
• Comproveu si el lloc de la reunió és accessible per a tothom.
• Comproveu si les dates i les hores són adequades per a tots els assistents.
• Comproveu que el president conegui l’agenda.
• Prepareu una agenda que pugui assolir tots els objectius.
• Comproveu si l’agenda està impresa i llesta, si hi ha recursos preparats per a la reunió i s’han enviat totes les invitacions.
• Comproveu si el president, l’acollidor de minuts i els presentadors estan preparats i els avituallaments estan preparats.

Planificació: planifiqueu la reunió juntament amb el president i tots els assistents, inclòs el tipus de reunió, la seva finalitat, el pressupost disponible, el nombre d'assistents, el lloc i altres detalls bàsics.

Requisits del lloc: a l’hora d’escollir un lloc per a la reunió, mireu el propòsit de la reunió i el nombre d’assistents i si el lloc té un bon abast. Consulteu amb el lloc per veure si tenen totes les facilitats necessàries per a la reunió. També cal informar el president i els assistents si és necessari i obtenir idees sobre les seves expectatives sobre el lloc per evitar problemes o fallades de la reunió.

Orientació als assistents i a les invitacions: enumereu clarament els assistents a la reunió i envieu les invitacions a la reunió. Pregunteu de què parlaran i quant de temps necessitaran. D’aquesta manera podeu calcular la durada de la reunió.

1.4 Expliqueu el propòsit d’acordar un breu per a la reunió

Una breu nota breu de què tracta la reunió: el propòsit, qui hi assistirà i per què hi assistiran.

Un resum ens permet centrar-nos en els objectius de la reunió i els seus resultats, i això ajuda a la formació eficaç d’equips.

Un bon resum ha de ser breu, clar i centrat, sumant tots els pensaments que cal transmetre. D’aquesta manera podreu entendre clarament què intenteu fer sense cap confusió.

El resum ha de ser molt clar sobre els objectius de la reunió en relació amb el negoci.

La mida del lloc és una consideració important per a una reunió.

1.5 Expliqueu com identificar els espais adequats per als diferents tipus de reunions

A l’hora d’escollir un lloc per a la reunió o conferència, cal tenir en compte algunes coses.

• Idoneïtat : comproveu si el lloc és prou gran per acollir tots els assistents a la reunió.
• Ubicació : Assegureu-vos que el lloc es troba en un lloc accessible per a tots els assistents a la reunió.
• Disponibilitat : Comproveu si el lloc és gratuït en la data sol·licitada per evitar decepcions a l’últim moment. Pot generar problemes addicionals al no saber que el lloc no està disponible després que s'hagin fet tots els arranjaments i hagin arribat tots els assistents.
• Mida : comproveu si el lloc pot allotjar tots els assistents i els recursos que necessitaran i si hi ha ajuda per utilitzar els recursos necessaris.
• Instal·lacions : Consulteu el lloc per veure si podeu celebrar la reunió allà sense problemes per utilitzar els recursos.
• Cost : Comproveu també si el local s’adapta al pressupost i si és rendible.

1.6 Descriviu els tipus de recursos necessaris per a diferents tipus de reunions

Els següents són alguns dels recursos bàsics necessaris per a una reunió.

• Material d’escriptura: per retirar notes a la reunió.
• Retroprojector: per demostrar o mostrar documents o diapositives.
• Pissarra seca: ajuda la persona que demostra a escriure coses o idees clarament per als assistents, de manera que no hi hagi dubtes.
• PC / ordinador portàtil: s’utilitzen juntament amb el retroprojector per mostrar presentacions de diapositives o documents.
• Impressions d'informació per a altres participants: inclouen agendes i altres documents que els assistents poden requerir per seguir la reunió sense problemes.

1.7 Esbossar els punts principals que haurien de ser coberts per una agenda i documents de reunió

L’agenda es prepara abans de la reunió i s’envia a tots els assistents. És una llista de temes que es proposaran per a la discussió.

Una agenda ha d'incloure:

• una breu descripció dels objectius de la reunió
• una llista dels temes a tractar
• una llista on s'indiqui qui tractarà cada tema i durant quant de temps.
• L'hora, la data i el lloc de la reunió i qualsevol informació de fons que els participants hauran de conèixer per mantenir un debat informat sobre el tema de la reunió.

Les ponències de la reunió són constants

• els presents
• el moment en què va començar i va acabar la reunió
• tots els temes tractats; no s’ha de deixar res.

1.8 Expliqueu el propòsit de les necessitats i requisits especials dels assistents a la reunió i proporcionar-los la informació necessària per a la reunió.

Un organitzador de la reunió s’haurà d’assegurar que es compleixin les necessitats de tots els assistents. Veniu sempre preparats, si se us ha assignat alguna cosa específica. Si esteu programant una trucada de conferència, assegureu-vos de fer-la amb antelació. És possible que se us demani que porteu menjar o begudes.

• Si només assistiu a la reunió, heu de portar almenys dos bolígrafs i paper suficient per prendre notes.
• Si és responsable de l’organització de menjar i beguda per als assistents, comproveu si algun dels assistents té requisits dietètics especials.
• Si la cadira o l'altaveu ha de fer servir un portàtil i un projector, assegureu-vos que estiguin preparats i preparats.
• Si un assistent té discapacitat física i requereix disposicions especials d’accés, assegureu-vos que hi hagi instal·lacions per a aquesta persona al recinte.
• Consulteu amb el lloc la data i hora de la reunió i si el lloc estarà disponible durant tot el temps.
• Si els assistents necessiten l'adreça i les indicacions, assegureu-vos que rebin per correu electrònic les dades amb suficient antelació.

Informeu als assistents externs de l’objectiu de la reunió i de les tasques individuals.

1.9 Descriviu els requisits de seguretat, salut i seguretat que cal tenir en compte a l’hora d’organitzar les reunions

La salut, la seguretat i la seguretat són els factors més importants a tenir en compte durant la realització d’una reunió.

• Comproveu si el lloc és una estructura segura per al tipus de reunió que té lloc.
• Comproveu que els cables elèctrics estiguin fixats correctament i que no quedin a terra.
• Assegureu-vos que l’equip que s’utilitzarà, com ara els ordinadors portàtils i els OHP, tingui un bon funcionament i hagi passat les proves de les TIC per evitar problemes de seguretat.
• Assegureu-vos que els documents confidencials que es portin a la reunió no es quedin enrere i es retornin amb seguretat. A més, assegureu-vos que només es permet l'accés a aquests documents a les persones autoritzades.

1.10 Expliqueu el propòsit i els avantatges d’informar el president abans d’una reunió

Cal informar el president de la reunió sobre la reunió perquè sàpiga què pot esperar a la reunió. Alguns presidents tenen molta feina en el seu horari i, per tant, no poden dedicar tota la seva atenció a un projecte o àrea. La persona responsable d’informar la presidència és la persona responsable de mantenir la reunió sense problemes.

1.11 Expliqueu el propòsit d’acollir i proporcionar refrescos adequats als assistents

L’objectiu d’acollir i proporcionar refrescos adequats als assistents és fer-los sentir benvinguts i relaxats i aconseguir que estiguin de bon humor per estar atents i participar. Els avituallaments adequats també impedeixen que la gent se senti cansada.

1.12 Descriviu els tipus d’informació, assessorament i suport que cal proporcionar durant una reunió

El tipus de suport més evident que se us pot demanar és demanar minuts. És possible que se us demani que proporcioneu una agenda i altres documents justificatius. Altres tipus d'informació i suport poden incloure recursos de TI com ara un projector, ordinadors portàtils o fins i tot menjar i beguda.

1.13 Descriviu els tipus de problemes que es poden produir durant una reunió i com resoldre'ls

Hi ha diversos problemes que poden sorgir durant una reunió, que poden originar-se amb les persones que participen a la reunió o amb els recursos utilitzats a la reunió.

Problemes en les TIC

És possible que un ordinador portàtil o un projector utilitzat per a la reunió no funcioni correctament a causa d’un conflicte amb el programari. La majoria de les vegades, el problema no és la connexió a la intranet. Aquests problemes només es poden resoldre si es tenen drets administratius per fer canvis al sistema. En cas contrari, s’ha de buscar l’assessorament d’un tècnic de TI.

Problemes amb els participants

A part d'això, pot haver-hi conflictes derivats de les reunions. Els tipus de conflicte de les reunions de negocis poden incloure:

• Diferències professionals: sorgeixen a causa de diferències d’opinions. Quan aquestes diferències no es resolen, poden espatllar les relacions laborals.
• Lluites de poder i problemes de personalitat: sorgeixen quan a individus o grups no els agrada. Provenen de la personalitat de les persones més que dels conflictes laborals.

Resoldre conflictes

Aquests són alguns enfocaments i tècniques que podeu utilitzar per resoldre conflictes.

Els conflictes poden ser:

• Desacords sobre les càrregues de treball
• Diferències d’opinió
• Desacords en les pauses per dinar, vacances anuals, vacances, etc.
• Diferències respecte a les diferents formes de treballar.

Els conflictes es poden resoldre de les maneres següents:

• Cal dur a terme discussions cara a cara en què la gent escolta clarament. Són necessaris per entendre el problema en detall i també per conèixer la gravetat del problema
• Rotas es pot canviar o modificar per adaptar-se a les necessitats i per resoldre qualsevol conflicte
• Quan els simples debats cara a cara no resolen els conflictes, la direcció s’ha d’implicar.
• Els procediments de reclamació s'han de dur a terme si el problema és greu i si la persona afectada vol dur a terme un procediment de reclamació pel que fa al conflicte.

1.14 Expliqueu què s'ha d'incloure en un registre d'una reunió i el propòsit d'assegurar-se que el registre sigui precís i aprovat

L'acta ha d'incloure tota la informació relativa a les decisions preses en una reunió i les accions que cal dur a terme en un període de temps determinat. Quan es registren les decisions, això permet a totes les persones implicades mantenir les coses en el bon camí i els recorda el que han de fer. Qualsevol dubte o confusió que sorgeixi després de la reunió es pot aclarir remetent i revisant l’acta.

Els minuts han de ser clars i concisos. El prenedor de minuts s’ha de preparar abans de la reunió, estar atent i alerta durant la reunió i escriure l’acta posterior a la reunió.

Abans de la Trobada

El que pren minuts no ha de ser un participant actiu a la reunió, ja que pot ser difícil gestionar les dues tasques. Creeu una plantilla per gravar els minuts de la reunió i assegureu-vos de deixar un espai en blanc per enregistrar les notes. Incloeu la informació següent:

• Data i hora de la reunió
• El propòsit de la reunió
• El líder de la reunió o el nom del president
• Elements d'acció assignats
• Decisions preses
• Accions a emprendre
• Qualsevol altre problema
• Data de la propera reunió

Abans de la reunió, recopileu tota la informació que pugueu de l’organitzador. Demaneu una llista dels assistents, així com informació sobre l'objectiu de la reunió.

Decidiu com voleu enregistrar les notes. Si no us sentiu còmode confiant en el vostre bolígraf i bloc de notes, proveu d’utilitzar una gravadora.

Durant la Trobada

Quan la gent entri a la sala, marqueu-ne els noms a la llista d’assistents o escriviu-los quan entrin a la sala de reunions. Si hi ha gent nova que no coneixeu, pregunteu a la presidència o a la persona que els presenti a l'equip. També és bo presentar a tots els presents, perquè és possible que els visitants o alguns assistents no siguin conscients de qui és present a la reunió. Les presentacions també us ajuden a anotar a l’acta qui ha assignat per fer què.

El que pren minuts ha de ser un oient molt acurat, no desviar la ment cap a cap altra cosa, per tal d’escriure les notes amb precisió. Si no enteneu exactament quina decisió s'ha pres o quina acció s'ha assignat, demaneu al responsable de reunió que ho aclareixi.

Després de la reunió

Després de la reunió, reviseu les notes i afegiu els punts addicionals que queden fora, aclarint els dubtes de tant en tant perquè no perdeu la pista del que es va discutir a la reunió. Escriviu les notes a la plantilla que heu creat abans de la reunió, cosa que farà que les notes siguin més fàcils de llegir i utilitzar.

Quan escriviu les vostres notes:

• Numereu les pàgines a mesura que avanceu perquè no us confongueu més endavant.
• Centreu-vos en els elements d’acció, no en la discussió.
• Sigues objectiu.
• Si necessiteu consultar altres documents, adjunteu-los en un apèndix o indiqueu on es poden trobar.
• Quan hàgiu acabat d'escriure l'acta, demaneu al president de la reunió que revisi el document si hi ha errors.

Els bons minuts asseguren que les decisions i accions resultants d’una reunió no es perdin ni s’obliden. També serveixen com a registre de futures referències i, per tant, són documents importants per al bon funcionament de l’organització.

1.15 Expliqueu com gravar accions i fer un seguiment si cal

Qualsevol acció discutida en una reunió s’ha de registrar allà i allà. Les accions a seguir poden implicar una persona o l’equip en el seu conjunt. Per tant, abans de la propera reunió d’equip, si el seguiment té alguna cosa a veure amb vosaltres o el vostre equip, assegureu-vos que estigui complet. Si es relaciona amb un equip diferent o amb una persona d'una organització externa, seguiu per telèfon o per correu electrònic per veure si es va fer un seguiment de la tasca.

1.16 Expliqueu el propòsit de recollir i avaluar els comentaris dels participants de la reunió

Els comentaris són un reflex del rendiment de les persones a l’equip. Cada persona d’un equip funciona de manera diferent. Des del nostre punt de vista, algunes situacions poden semblar correctes, però també hem de veure les coses des del punt de vista de l'observador. Els comentaris ofereixen l’oportunitat d’entendre la visió d’altres persones sobre la nostra manera de treballar.

Els comentaris poden ser positius, negatius o neutres.

Els comentaris es poden enviar de diverses maneres i és important prestar atenció al màxim d’ells. Els comentaris transmeten la forma en què la gent veu la nostra manera de treballar i com es pot millorar. No tots els comentaris són necessàriament precisos.

El propòsit de recopilar i avaluar els comentaris d'una reunió és:

1. Com que una organització treballa per als seus clients, l'atenció al client és molt important per al bon funcionament de l'organització. Per tant, hem d’escoltar els comentaris per millorar el servei al client.

2. Obtenir comentaris us ajuda a distingir entre el que està bé i el que està malament. També podreu conèixer què és necessari o essencial i què no, cosa que us ajudarà a millorar la vostra eficiència.

3. Vivim en una comunitat que té diferents cultures i creences. Així, recopilar comentaris us ajudarà a millorar el vostre treball amb la comunitat diversa.

4. Treballem amb persones que tenen diferents personalitats, relacions i personatges a la comunitat. Obtenir comentaris ens ajuda a treballar de manera eficient d’una manera que s’adapti a totes les persones de la comunitat.

5. Els comentaris us indiquen si la vostra manera de treballar és correcta o no. També us ajudarà a considerar maneres alternatives de millorar el vostre rendiment.

6. A través dels comentaris arribem a saber si hem fet mal a algú o hem fet que algú se senti incòmode o hagi faltat el respecte a algú. Podríem fer-ho sense voler, de manera que els comentaris ens ajuden a identificar aquests errors.

7. Els comentaris ens ajuden a centrar-nos en el que requereixen els participants en una reunió i no en el que necessitem.

Utilitzant els comentaris dels participants:

1. Podem utilitzar els comentaris per entendre millor les necessitats de la comunitat.

2. El podem utilitzar per entendre els canvis a la comunitat.

3. El podem utilitzar per millorar el propi programa.

4. Els comentaris ajuden a desenvolupar una cultura organitzativa que abraça i aplica allò que s’ha obtingut d’altres.

1.17 Descriviu com acordar punts d'aprenentatge per millorar l'organització de futures reunions

Anoteu els problemes que trobeu a les reunions i discutiu-los amb els administradors. Així, la gent pot decidir com tractar aquests problemes en el futur.

Els problemes s’han d’abordar perquè afecten tots els assistents i visitants d’una reunió. Si no es pren cap mesura, els problemes no resolts poden ser perjudicials per al bon funcionament de l'organització.