Taula de continguts:
- Com sol·licitem productes i serveis
- Seguiment i avaluació de comandes
- Com ens assegurem d’obtenir el millor valor en serveis i productes
- Revisió i coordinació amb proveïdors i proveïdors de serveis
Per administrar empreses i organitzacions de manera eficaç, tots els productes i serveis han d’estar al seu lloc en el moment adequat. Cada empresa té el seu propi proveïdor. Recopilen informació sobre proveïdors i productes a través de diverses fonts. La nostra organització feia servir __________ (eliminat per motius de confidencialitat) per fer comandes de papereria en el passat i recentment s’ha traslladat a _______________ (eliminat per motius de confidencialitat) perquè ha trobat que és més rendible. Es comparen els costos dels productes i s’obté un pressupost global dels proveïdors. L’empresa que ofereix la millor oferta juntament amb la qualitat és escollida pels serveis.
Truquem als proveïdors i, sempre que sigui possible, organitzem una visita al proveïdor per veure la qualitat del servei que proporcionen. La nostra empresa pren serveis de _____________ (s’elimina per motius de confidencialitat) . Per tant, en general s’organitza una visita per comprovar si compleixen totes les polítiques i procediments, i també si serà un lloc més segur i millor per al client. També comprovem si hi ha pressupostos per trobar la millor qualitat i servei.
Com sol·licitem productes i serveis
Després d’escollir el proveïdor, continuem prenent serveis d’ells. Cada mes es fan comandes segons els requisits per a serveis estacionaris i diaris per a altres serveis. En sol·licitar un servei o producte, ens assegurem que especifiquem les necessitats i les especificacions de manera molt clara. Anotem el nom del producte, un codi si està disponible, la quantitat i els costos. Això només és possible si conec els productes i serveis.
Quan selecciono productes i serveis, el meu gerent d’oficina es relaciona amb els proveïdors i rep pressupostos de diversos proveïdors. Els proveïdors també proporcionen productes de mostra per comprovar-ne la qualitat. Després d’investigar a fons els costos i la qualitat, el cap de la meva oficina decideix amb quina empresa voleu rebre i en rep serveis.
La qualitat és molt important a l’hora d’escollir serveis i productes. Ha de complir les expectatives dels clients. Igualment també és important que aquests serveis beneficiaran els empleats.
Una altra cosa important a tenir en compte és comprar només els productes que necessitem, tenint en compte els requisits de clients i empleats. Si no, els diners gastats en articles no desitjats es convertiran en un malbaratament. Una planificació clara ajuda a estalviar pressupost.
A l’hora de trobar proveïdors i productes, el gerent empresarial es manté en contacte amb els diferents proveïdors per obtenir el millor pressupost. Això ajuda l’organització a estalviar diners i mantenir-se al dia amb el pressupost.
En establir contactes amb els proveïdors, tothom s’assegura de mantenir la professionalitat, de realitzar els pagaments a temps i de perseguir les comandes i els lliuraments. Ens assegurem que realitzem la comanda amb molt d’antelació i donem al proveïdor el temps suficient per lliurar els productes o serveis a temps.
La comanda, la recepció i tot el relacionat amb la prestació i la recepció de béns i serveis pertanyen a l’anomenada cadena de subministrament. La cadena de subministrament comença des de les matèries primeres que s’utilitzen per fabricar el producte fins al producte lliurat per al consumidor, inclosos tothom, com ara el majorista, el minorista, etc. Per tant, tothom inclòs en aquesta cadena és responsable del rendiment i la qualitat.
En demanar productes, tinc la màxima cura per assegurar-me de proporcionar detalls clars dels productes que necessito, que inclouen, codi, mida, color i altres detalls necessaris. Comprovo si tots els articles que heu demanat són necessaris i qui els necessita. Prioritzo la comanda segons les necessitats i ordeno només les essencials. Aleshores els autoritzo pel meu gestor. Faig comandes mitjançant un sistema anomenat ____________ (eliminat per motius de confidencialitat) . Les comandes es realitzen a través del catàleg del proveïdor que ja està disponible al sistema. Un cop rebem les comandes, es comproven a fons la factura per veure si hem rebut tots els articles segons la factura i, a continuació, es signa el rebut. També rebo la comanda el dia ____________ (eliminat per motius de confidencialitat) de manera que alerta l'equip de pagaments que hem rebut la comanda. El sistema genera un número de comanda de compra. A continuació, escric el número de la comanda de compra a la factura i el publico a l’equip de pagaments, que lliura els pagaments al proveïdor.
Seguiment i avaluació de comandes
Les comandes realitzades es controlen per fer un seguiment del que està passant. Les comandes es controlen per a un lliurament ràpid i de qualitat per evitar que es produeixin problemes. Les comandes d'equips TIC es realitzen a través del nostre servei de serveis TIC i es fa un seguiment de tots els productes, des de la comanda fins al lliurament.
Les comandes i els serveis també s’avaluen cada mes per comprovar si compleixen la qualitat i el rendiment requerits. Això també ajudarà a millorar les actuacions i a trobar maneres de millorar-les, ja que afectarà no a una persona, sinó a l’equip i a l’organització.
Un cop finalitzat el seguiment i l'avaluació, es pot utilitzar per millorar l'eficiència dels procediments implicats. Es pot millorar triant l’empresa adequada i utilitzant el sistema adequat per fer comandes. Sempre tinc una llista d’elements que he de demanar. També envio un missatge de correu electrònic a l’equip per demanar-los els requisits, i després els recopilo i els poso a la comanda. Si no rebo la comanda a temps, em poso en contacte amb el meu director d’oficina que, al seu torn, la persegueix amb el proveïdor. Quan es rep la comanda, la rebo de mercaderies al sistema, de manera que el proveïdor es paga a temps.
Com ens assegurem d’obtenir el millor valor en serveis i productes
Treballem en equip per obtenir una millor relació qualitat-preu pels serveis que proporcionem i rebem. Una millor relació qualitat-preu consisteix en tenir el producte qualitatiu adequat a un preu més barat. Per aconseguir-ho, haurem de negociar amb proveïdors o proveïdors de serveis, evitant compres innecessàries. Realitzem comandes massives quan sigui necessari, ja que estalvia temps i diners. Per mantenir tot això, mantenim una bona relació amb el proveïdor.
Recordo estar en contacte amb un ____________ (eliminat per motius de confidencialitat) 3 setmanes abans quan intentava ______________ (eliminat per motius de confidencialitat) per a un client. El _______________ (eliminat per motius de confidencialitat) em va informar que no podran proporcionar el servei, ja que no estaven segurs de si algú ho requeria. De seguida els vaig informar de la pèrdua de la nostra organització, si aquell client no ___________ (eliminat per motius de confidencialitat) . La nostra organització pagarà diners pel servei, però ningú no els ha tingut, ja que són __________ (eliminats per motius de confidencialitat) . La senyora del telèfon va parlar amb el seu gerent i va acceptar seguir el que jo demanava. Aquesta és una manera d’estalviar diners per a l’organització.
Els empleats que treballen a la nostra organització no poden acceptar cap regal ni hospitalitat sense autorització o divulgació. La política estableix que " ___________________ (eliminat per motius de confidencialitat) ". Si algun empleat no segueix les polítiques i els procediments de l’organització, es duran a terme accions formals i, fins i tot, podrien conduir a l’acomiadament, ja que serà una falta de conducta greu.
Sempre rebem comunicacions dels proveïdors de serveis sobre els nous serveis que proporcionen. Ens envien fulletons actualitzats que donem als clients que els necessiten. Qualsevol comunicació que rebi és en cascada amb l’equip i qualsevol altre departament que crec que els requerirà.
En fer comandes, tinc un límit d’autorització ______________ (eliminat per motius de confidencialitat) . També quan arriba una factura per un import o un servei més gran, o quan s’ha de fer una comanda per un import superior, ho miro i comprovo si és quelcom que realment necessitem i només continuo amb la comanda.
En demanar productes, comprovo que estigui allò que volem. Per exemple, en demanar una màquina de fax, vaig negociar amb el meu gerent i l’equip TIC una màquina cara, perquè una màquina més barata consumia massa tinta o cintes, costant més diners, mentre que una màquina cara consumia menys tinta. Vaig plantejar l'argument de gastar una vegada i després estalviar diners després d'això, en lloc de comprar una màquina barata en la qual haurem de gastar diners cada vegada.
En demanar productes i serveis, m’asseguro de seguir i complir les polítiques i procediments de l’organització. M’asseguro que les factures que rebo són factures genuïnes i originals i no copien les factures. Sol·licito productes només a les empreses amb les quals tenim contractats i se’ns permet fer comandes.
Quan estic en contacte amb ____________ (eliminat per motius de confidencialitat) per proporcionar servei als clients, quan no hi ha ___________ (eliminat amb finalitats de confidencialitat) disponible, aconsello a l’equip que sol·liciti ___________ (eliminat amb finalitats de confidencialitat) . D’aquesta manera fem servir els diners que hem pagat, sense deixar els nostres serveis inutilitzats, per tant no malgastem ni perdem diners.
Revisió i coordinació amb proveïdors i proveïdors de serveis
A l’hora d’escollir proveïdors de papereria o serveis d’atenció, els directius i la gent gran es reuneixen junts i, si cal, organitzen visites als proveïdors de serveis per veure si són prou bons per als clients i, a continuació, acorden un contracte de serveis. En fer una comanda de papereria, estic d’acord amb els productes que caiguin en el límit d’autorització i sempre m’asseguro que demano els productes necessaris i no els que no desitgi. Quan supera el meu límit, rebo l’assessorament del meu gestor i li explico per què és important abans de continuar amb la comanda.
Quan mantinc contactes amb els proveïdors de serveis, mantinc la professionalitat. Negocia els serveis que necessitem perquè puguem fer el millor per als nostres clients. Com s'ha explicat anteriorment, he parlat amb les llars per evitar la pèrdua de diners per a la nostra organització, que pertany a la meva autoritat.
Quan es proporcionen serveis als clients, envio contractes que són un contracte entre el proveïdor de serveis, el client i la nostra organització. Com a organització, ens assegurem que tots respectem el que s’ha signat al contracte. Els serveis prestats sempre es controlen i es realitzen revisions per assegurar-se que compleixen els contractes i les lleis de les organitzacions. Qualsevol problema que es produeixi es dirigeix a una direcció superior i es prenen discussions i es prenen decisions mitjançant reunions urgents.
Periòdicament es realitzen revisions per discutir sobre els proveïdors de serveis. Qualsevol problema que es produeixi es pren seriosament i els serveis rebuts es suspendran temporalment o definitivament tenint en compte el benestar dels clients.