Nivell 3 de Nvq: resoldre problemes empresarials en empreses i administració

Esquema del procés de resolució de problemes

Per Marcel Douwe Dekker (Obra pròpia), vi

Totes les empreses i empreses tenen problemes. La diferència entre un negoci amb èxit i un èxit és la forma en què reaccionen als problemes i els tracten perquè no es tornin a produir. Analitzarem la comprensió dels problemes empresarials i les seves causes, la comprensió de les tècniques per resoldre problemes empresarials, la comprensió dels factors que influeixen en les solucions als problemes empresarials i la comprensió de com avaluar els enfocaments per resoldre problemes empresarials.

Aquest article està escrit per ajudar els candidats que treballen per obtenir el seu diploma de nivell 2 o nivell 3 en empreses i administració de NVQ. Es tracta d’una unitat de nivell 3 amb un valor de crèdit de 4.

Hi ha set resultats d'aprenentatge en aquesta unitat.

1. Comprendre els problemes empresarials i les seves causes (1.1 a 1.3)

2. Comprendre les tècniques per resoldre problemes empresarials (2.1 a 2.5)

3. Comprendre els factors que influeixen en les solucions a problemes empresarials (3.1, 3.2)

4. Comprendre com avaluar els enfocaments per resoldre problemes empresarials (4.1, 4.2)

5. Ser capaç de reconèixer i analitzar problemes empresarials (5.1 a 5.5)

6. Ser capaç de planificar i dur a terme la solució pròpia al problema empresarial (6.1 a 6.9)

7. Ser capaç d'avaluar la pròpia solució al problema empresarial (7.1 a 7.3)

Els resultats d'aprenentatge 1, 2, 3 i 4 s'avaluaran sobre la base del coneixement i la comprensió; He escrit aquí la informació basada en el coneixement només per als primers 4 resultats d'aprenentatge. Els resultats d’aprenentatge 5, 6 i 7 s’avaluaran observant la capacitat del candidat per resoldre problemes empresarials. Això pot ser mitjançant l’observació del vostre rendiment al lloc de treball, l’evidència de problemes resolts, l’examen de productes de treball, l’interrogació, la discussió professional, els testimonis de testimonis de companys o gerents, declaracions personals i altres evidències.

Nota : en una nota amable, escriviu els resultats basats en el coneixement relacionats amb els resultats amb la vostra àrea de treball, citant exemples i experiències allà on pugueu. Si us plau, no torneu a presentar el que es publica aquí. Gràcies. Tot el millor!

Comprendre els problemes empresarials i les seves causes

En aquesta secció, analitzarem maneres de reconèixer els problemes empresarials quan existeixin, maneres d’identificar les causes d’aquests problemes empresarials i també maneres d’analitzar els problemes empresarials.

1.1 Descriviu formes de reconèixer quan existeix un problema empresarial

Els problemes a les empreses existeixen a totes les petites i grans empreses / organitzacions, però no totes les organitzacions els reconeixen i resolen. Resoldre problemes empresarials és una part molt important d’un negoci i té un paper molt important perquè l’empresa tingui èxit.

Solucionar problemes

kent.ac.uk

Els problemes poden començar a un nivell de risc més baix, quedar-se sense identificar-se durant un temps i esdevenir un risc molt alt. Els problemes poden aparèixer de cop i volta sense cap avís o poden desenvolupar-se lentament durant uns dies, setmanes o mesos. De vegades el que creiem que és un problema pot no ser cap problema. Per evitar totes aquestes situacions, cada empresa o organització hauria de tenir mètodes o maneres de reconèixer o identificar qualsevol problema empresarial.

Els informes de gestió i els indicadors de rendiment són dades importants que ajuden a reconèixer els problemes empresarials. Els indicadors de rendiment es classifiquen en comparació amb el valor esperat estàndard i preveu una mesura de la qualitat del servei, els costos, la rapidesa del servei, la satisfacció del client, les pèrdues i els beneficis i molts altres factors. La variació d’aquests indicadors cap a un costat negatiu us advertirà i us ajudarà a reconèixer els problemes empresarials. Alguns problemes poden ser temporals i poden ser només un problema puntual, mentre que altres problemes poden començar a un nivell més petit i esdevenir altament arriscats.

De vegades, també es poden observar problemes comercials mitjançant observacions i experiències personals. Els comentaris de clients i empleats tenen un paper important en la identificació o reconeixement de problemes empresarials.

Hi ha diverses maneres en què es poden reconèixer els problemes empresarials i cada empresa té la seva pròpia manera de reconèixer els problemes. Algunes de les formes en què es poden reconèixer els problemes empresarials són:

• El primer i més important tema que cal examinar són els objectius de l'organització. Les metes no han de ser només cegament sistema o tot just es va imposar, sinó que han de seguir SMART (S ESPECÍFICS M edible Un ttainable R ealistic T imely) objectiu. Han de ser específics amb una línia temporal clara, sense la qual mai es podrà assolir aquest objectiu. Per exemple, actualitzar un programari existent. Això no s’hauria d’establir de la mateixa manera, sinó que s’haurien d’establir característiques específiques per a l’actualització, investigacions sobre el que caldrà per assolir aquest objectiu, el límit de temps en què s’hauria d’assolir aquest objectiu i els seus resultats realistes. per a l'objectiu.
• Els comentaris o enquestes o qüestionaris són una manera de recollir estadístiques de rendiment i problemes empresarials dels empleats. També ajudarà a identificar problemes en la gestió. Un punt important que cal recordar aquí és que el rendiment dels directius no es basa en els beneficis que obtinguin, sinó que també depèn de com tracten els empleats i de la seva proximitat.

• Molts problemes empresarials es poden corregir si els empleats són apreciats i cuidats bé apreciant la seva feina, recordant-los la seva importància i com ajuden les seves habilitats, donant crèdit allà on sigui necessari, animant-los i interactuant amb ells.
• Cal fer reunions amb freqüència per analitzar i debatre els problemes als quals s’enfronten els negocis i els departaments. Es pot utilitzar com a oportunitat per discutir els objectius, establir objectius i fer un seguiment del progrés i establir plans futurs.
• Cerqueu problemes en el flux de caixa. Si no es manté el flux de caixa, pot bloquejar el desenvolupament i el flux normal del negoci.
• Comproveu si hi ha xifres d’estoc. És bo comprovar si hi ha excés d’inventaris, comproveu que teniu el nombre correcte d’empleats, ni més ni menys.

• El següent pas és comprovar les finances. Comproveu que les declaracions siguin exactes i que siguin completes, si no, poden ser perilloses per al rendiment de l'empresa. Comproveu les despeses i identifiqueu-ne les necessàries i les innecessàries ( elimineu les innecessàries ).
• Mireu el vessant de màrqueting del negoci per veure si es fa i es fa de la manera correcta. Compareu els productes i serveis i els seus costos amb organitzacions o competidors veïns, sense sacrificar la qualitat.
• Comproveu que els processos de contractació tinguin tota la documentació formal i legal amb pautes i informació sobre polítiques de contractació, normes de treball, ètica en el lloc de treball, disciplina, nòmines i tot el que sigui rellevant. Això ajudarà el negoci quan els empleats es posin en acció per demandar l'empresa o el gerent per qualsevol problema.
• Comproveu que teniu totes les tecnologies per dur a terme les tasques al màxim i sempre és millor estar al dia de les últimes tecnologies.

Tot i que tot l’anterior és una manera de reconèixer els problemes d’un negoci, es poden prevenir els problemes passant per ells diàriament, en lloc d’apilar-los per tractar-los més endavant. Consulteu tots els detalls, fixeu les prioritats i continueu treballant per assolir l'objectiu.

1.2 Expliqueu com identificar possibles causes de problemes comercials

Un cop reconeguts els problemes empresarials, el següent pas és identificar les causes d’aquests problemes. Només així podrem corregir o resoldre els problemes. Les causes dels problemes empresarials poden ser moltes de les raons, com ara: manca d’organització, mala gestió, mala planificació, objectius poc realistes, estratègies febles, insatisfacció dels empleats, mala gestió financera, no fer un seguiment del flux empresarial, etc.

Alguns indicadors de mostra d’un problema empresarial són: disminució dels beneficis, abandonament dels clients, no hi ha nous clients, no hi ha objectius nous, abandonen els empleats o no estan satisfets, manca de vendes, etc. productes de mala qualitat, preus massa elevats, manca de tecnologia, sistemes antics, manteniment deficient, etc. En totes aquestes situacions, "Per què" és la paraula a investigar. Heu d’esbrinar per què es va produir aquest problema i això us ajudarà a identificar les causes dels problemes. Utilitzeu diagrames de flux o histogrames per anotar el procés d’anàlisi.

Solucionar problemes

Teachengineering.org

Identificar molts o alguns problemes no sempre pot ser una tasca fàcil, ja que alguns problemes poden haver existit durant molt de temps, alguns poden estar ocults i difícils d’identificar, alguns es poden deure a factors externs fora de l’organització i alguns haurien estat problemes que va existir des del principi i sempre hauria estat així, " Sempre és un problema ".

Vegem com es poden identificar aquestes causes. Algunes de les maneres en què es poden identificar els problemes empresarials són:

• Primer comproveu la gestió i qui hi participa, ja que la mala gestió pot ser la causa fonamental de molts problemes empresarials. Reuneix tots els informes de gestió que preveuen informació relacionada amb el negoci i les seves finances.

• Cerqueu totes les estratègies que es van utilitzar per millorar o fins i tot dirigir el negoci. Comproveu si hi ha hagut resultats positius i, si no, comproveu què es va fer per corregir-los.
• Mireu tots els plans de negoci, com s’estableixen i què es fa per implementar-los. Comproveu com funcionen els plans, qui hi participa i la seva contribució al negoci.
• Comproveu si hi ha estratègies de màrqueting, mètodes i què es va aconseguir.
• Consulteu els estats financers, les despeses, els ingressos, els beneficis i com ha millorat o disminuït el negoci durant els darrers mesos o anys. Comproveu els motius d’aquest canvi.

• Consulteu totes les polítiques, procediments i legislacions rellevants per a l’empresa, els seus empleats i els seus clients. Comproveu si estan actualitzats i compleixen les lleis. Les polítiques i els contractes han d’estar presents i estar actualitzats en tot moment.
• Un altre factor important és fixar-se en la gestió del personal, el comportament del personal, com es tracta, quina satisfacció es troba i el seu progrés professional. A més, mentre treballeu per aconseguir objectius, comproveu si els empleats estan ben formats i posseeixen els coneixements i habilitats necessaris per fer la feina, etc.
• Obteniu l' opinió i els comentaris d'altres persones en lloc de buscar-ne causes. Fer reunions, consultes i discussions i reunir idees i informació.
• Vigileu els competidors i procureu sempre ser el millor.

1.3 Descriviu formes d’analitzar els problemes empresarials

Ara que els problemes han estat reconeguts i identificades les causes dels problemes, cal analitzar-los per trobar la millor solució. Els punts importants a tenir en compte són:

• Analitzar i esbrinar què va passar, definir el problema
• Existeix realment el problema?
• Analitzeu el motiu pel qual va passar
• Quant de temps ha persistit aquest problema?
• La sèrie de causes que van provocar aquest problema, els diners i els recursos que va costar
• Altres problemes menors que van provocar aquest problema important
• Efecte o impacte d’aquest problema en el negoci
• Esbrineu possibles solucions i mètodes per reduir-ho i evitar que això passi en el futur i com s’implementaran
• Hi ha riscos?

Hi ha diverses maneres en què podeu analitzar els problemes empresarials. Alguns d’ells es comenten aquí.

• El primer pas seria definir els problemes. Necessiteu informació clara sobre els problemes que heu identificat, inclosos els motius pels quals es van produir i què es podria fer millor per evitar-los. Aleshores hauríeu de ser capaç d’extreure solucions a aquest problema i idear mètodes o procediments per evitar que es produeixi en el futur.
• Heu d’identificar què passa amb les operacions de l’empresa i com afecta això al negoci. Feu un seguiment dels intervals o del temps entre la repetició de problemes. Busqueu els efectes que aquest problema té sobre el negoci i els empleats. Vegeu si aquest problema crea altres problemes en diferents aspectes o en diferents parts del negoci. Analitzeu les tasques que depenen de l'objectiu que sigui problemàtic. Recopileu informació sobre qui hi participa, què hi participa, quina part de l’empresa es veu afectada i el temps que ha estat en marxa, quant ha costat l’empresa i també si això ha estat intencionat.

• Durant aquest període, seguiu supervisant el rendiment del negoci i de totes les persones implicades, inclosos els empleats, els clients i els proveïdors. Això us ajudarà a analitzar els problemes, els seus efectes secundaris i a treure conclusions sobre determinats fets i xifres.
• Observeu el personal i el seu comportament, ja que és molt important en el funcionament d’un negoci. Parleu amb ells i identifiqueu qualsevol dubte que tinguin. Preneu mesures per ajudar-los.
• Durant el procés d’anàlisi, haureu de revisar constantment les xifres i comparar-les amb les estadístiques anteriors per veure com canvia el rendiment. Intenteu reduir problemes enormes i complexos dividint-los en una sèrie de petits problemes. Això ajudarà a ordenar-los més fàcilment. Cal avaluar els efectes que tenen els problemes sobre el negoci i proporcionar recursos satisfactoris. Cerqueu pistes sobre com es podria haver produït aquest problema. Cerqueu quina informació, recursos i altres coses haurien impedit que es produís aquest problema.

2. Comprendre les tècniques per resoldre problemes empresarials

En aquesta secció veurem diferents maneres de resoldre un problema empresarial, la importància del suport i la retroalimentació d’altres mentre es resolen problemes empresarials, la importància i el propòsit de revisar el progrés i els plans i maneres d’esbrinar si el problema es resol realment.

2.1 Descriviu diferents maneres de planificar per resoldre un problema empresarial

Quan tingueu previst resoldre un problema empresarial, reuneu persones rellevants per a un debat o per a una reunió i ideeu les accions o solucions que cal dur a terme per resoldre el problema. No decidiu sol. Formeu grups amb persones de diferents departaments i nivells d’experiència i recopileu les seves opinions i idees. Trieu accions o solucions adequades entre les moltes idees recollides. Realitzeu més reunions per perfeccionar el problema i la solució fins que arribeu a la millor solució possible.

Un cop arribada la solució més adequada, escriviu les accions necessàries per resoldre el problema. Comproveu que tothom hi estigui d'acord. Comproveu els impactes que aquesta solució pot tenir en el negoci. Elaboreu plans per eliminar les causes del problema. Comproveu els costos d’implementació de les solucions. Tot això s’ha de registrar i analitzar.

Resolució de problemes de 7 passos

En resum,

• Identifiqueu el problema
• Esbrineu la causa del problema
• Analitzeu el problema
• Preneu idees de la gent per trobar una solució
• Arribeu a les millors solucions possibles
• Seleccioneu els que vulgueu implementar
• Implementar la solució
• Supervisar i avaluar

Quan s'hagin completat totes les accions anteriors, haureu d'implementar les accions o solucions. Seguiu supervisant l'impacte que això té sobre el problema i el negoci. Cal tenir paciència i esperar a veure el canvi. Si el problema encara persisteix, haureu d’organitzar discussions de grup i sessions de pluja d’idees i continuar fent-ho fins que el problema estigui ordenat.

Després d'ordenar el problema, heu de desenvolupar procediments a partir de la lliçó apresa i portar-los a la pràctica per evitar que això passi en el futur.

2.2 Descriviu diferents maneres de resoldre problemes empresarials

Hi ha moltes maneres de resoldre un problema. Tots els problemes són diferents i la solució dels problemes depèn de l'experiència, de l'enfocament del problema, del coneixement del negoci i de la recerca de la millor solució.

Heu d’utilitzar el mètode divideix i conqueriu per resoldre problemes complexos. Els problemes complexos poden tenir tants altres problemes menors que s’agrupen per formar el problema complex. Per tant, com hem comentat abans, hem de dividir el problema en parts menors ( dividir ) i resoldre primer els problemes menors, fins que només quedi el problema principal. Aleshores serà més fàcil centrar-se en aquest problema i solucionar-lo ( conquerir -lo). Els passos principals implicats en aquesta lògica anterior són:

• Trobar el problema exacte
• Identifiqueu les causes del problema
• Analitzant el problema
• Elaboració de plans per resoldre els problemes
• Implementació dels plans
• Seguiment del problema i avaluació dels resultats

Per tant, per dur a terme el procés anterior de resolució d’un problema, cal tenir en compte diversos factors i tenir en compte les diferents maneres que són rellevants per resoldre aquest problema en particular.

Recopileu tota la informació sobre el problema, les solucions i estructureu-les. Per exemple, desenvolupeu un mapa conceptual ( representació visual dels fets i supòsits i les relacions entre ells, es dibuixen o s’escriuen en quadres ).

Com podeu utilitzar Mind Maps per resoldre problemes?

Les altres maneres de resoldre problemes són:

• Presentació de noves tecnologies i nous productes
• Contractació d’empleats qualificats
• Bons procediments i polítiques d’organització
• Suport als empleats, bona formació
• Seguiment del progrés
• Gestió de finances i diners
• Reestructuració de personal i departaments
• Reduir els inventaris no desitjats
• Realització de reunions freqüents
• Satisfacció i retroalimentació del client
• Respondre als comentaris
• Gestió d’estocs
• Negociació amb proveïdors
• Enviar factures a temps i pagar les factures rebudes a temps

Tot això o alguns d’ells són maneres de resoldre problemes en funció de cada problema.

2.3 Doneu raons per comptar amb el suport i la retroalimentació d'altres persones en la resolució de problemes

Quan es tracta d’organitzacions i empreses i de qualsevol qüestió relacionada amb l’empresa, sempre és millor treballar junts com a equip o grup des del principi fins al final. Hi ha diverses raons per comptar amb el suport i la retroalimentació d’altres persones durant la resolució de problemes. Ells són:

• No us sentiu aclaparat i sabeu que hi ha gent amb vosaltres sempre que necessiteu ajuda.
• A l’hora de resoldre problemes, és possible que estigueu estressat o que tingueu ansietat i que pugueu prendre decisions equivocades. És possible que no trobeu la solució adequada. És possible que no hàgiu investigat o analitzat correctament el problema. És possible que no entengueu certs factors. Per tant, tenir assistència i comentaris us ajudarà a superar tots aquests problemes.
• Es comparteixen totes les parts i passos del procés. Per tant, si es tracta d’un èxit o d’un fracàs, es comparteix.
• No es fa responsable exclusivament de res relacionat amb aquesta tasca.
• Els comentaris us ajuden a corregir errors i errors i us ajuden a aprendre i a millorar.
• Els comentaris també ajuden a millorar el rendiment i a millorar les formes d’aconseguir tasques.
• Els comentaris i l'assistència us ajuden a identificar el correcte i el dolent.

2.4 Expliqueu el propòsit de revisar regularment el progrés i ajustar els plans durant la resolució de problemes

Un cop implementada una solució, no podeu deixar-la així. És necessari un seguiment i revisió constants. És possible que calgui establir / ajustar diferents plans i arribar a solucions durant el procés de resolució de problemes si les solucions anteriors no funcionaven. Això també ajuda a l'èxit a llarg termini del negoci. El propòsit de fer-ho és:

• Aprens i coneixes molt sobre el procés de resolució de problemes, et motives i trobes maneres innovadores d’abordar els problemes i de dirigir el negoci amb èxit.
• Sabeu com prioritzar i què prioritzar en un negoci.
• La revisió us ajuda a identificar els avantatges i els inconvenients del problema.
• Us ajuda a fer un seguiment freqüent del negoci i dels problemes.
• T’ajuda a evitar més problemes en el futur.
• Ajuda a identificar amb detall la causa real del problema.
• T’impliques i et mantens motivat.
• Els plans d’ajust són necessaris per obtenir les millors solucions. Si un pla no funciona, és possible que hàgiu de fer canvis al pla ja existent o crear un pla totalment diferent.
• Això us mantindrà en el bon camí i us ajudarà a identificar les millors solucions per a problemes particulars en el futur.
• Aquest procés us ajudarà a identificar escletxes i errors en l'estructura empresarial i les seves polítiques i procediments.
• Treballareu junts i això enforteix la relació empresari-empleat i la relació empresa-client, cosa que ajuda a créixer el negoci.
• Això ajuda a estalviar temps, diners i recursos.

2.5 Descriviu formes de reconèixer quan s’ha resolt un problema

Un cop hagueu implementat la solució i hàgiu determinat que el problema s'ha resolt, heu d'assegurar-vos que el problema estigui completament resolt. Hi ha moltes maneres de reconèixer si s’ha resolt un problema. Algunes de les diferents maneres són:

• Definiu objectius i atributs per al problema, seguiu-los supervisant i comproveu si s’aconsegueixen.
• Podeu fer diverses proves i enquestes per comprovar si el problema s'ha resolt.
• Els comentaris dels empleats si hi ha un problema intern i els comentaris dels empleats i els clients si es tracta d’un problema extern són maneres de comprovar si el problema s’ha resolt.
• Comproveu si hi ha possibilitats de recurrència.
• Podeu comprovar manualment el procés a l'empresa si hi ha problemes.
• La recopilació de dades històriques, la comparació de les dades recents amb les antigues són altres maneres de comprovar-ho i això us ajuda a veure com va variar el rendiment de l’empresa durant un llarg període de temps quan no tenia problemes i quan tenia problemes.
• Després que el rendiment es normalitzi, el procés de supervisió ha de continuar durant força temps per garantir que el problema no es repeteixi.

Si us plau, retroalimentació

Espero que a tots us hagi estat útil la informació i les directrius aquí. La següent part d’aquesta secció que tracta els resultats d’aprenentatge 3 i 4 es troba a l’enllaç següent.

Resoldre problemes empresarials - Diploma NVQ de nivell 3 en administració i empreses - 2

Livingsta