Nivell 3 de Nvq: produir documents en un entorn empresarial

Reviseu les polítiques i els procediments relacionats amb la creació de documents empresarials d’alta qualitat.

Foto de Sharon McCutcheon a Unsplash

Introducció a aquesta unitat

Es tracta d’una unitat opcional del grup B de nivell 3 amb 4 crèdits. Els candidats tindran un coneixement profund i habilitats pràctiques relacionades amb la finalitat de produir documents d’alta qualitat. Hauran de saber quins recursos estan disponibles a l’organització / empresa i com utilitzar-los, seguir totes les polítiques i procediments per produir documents, utilitzar els recursos de manera eficaç i mantenir-se segons les especificacions.

1.1 Posa exemples de diferents tipus de documents que es poden produir per a l’entorn empresarial i explica els diferents estils que es poden utilitzar.

Hi ha molts tipus diferents de documents que es poden produir en un entorn empresarial. Aquests inclouen: documents de fax, targetes de visita, memòries, agendes, minuts, fulls de càlcul, gràfics d’anàlisi, fulls de dades, cartes, presentacions de diapositives i molts més. Tots tenen finalitats i usos diferents;

Targetes de visita

S'utilitzen per proporcionar informació al client sobre com contactar amb l'empresa. Poden ser cartes petites.

Document de fax

Un altre tipus de document utilitzat en empreses és el document de fax; Són molt útils a les empreses i són les formes més ràpides de transmetre documents. Aquests són en format paper, ja sigui en color o en blanc i negre.

Agenda

Les agendes us indiquen què tindrà lloc. Ajuden a la gent a organitzar-se perquè sàpiguen exactament què han de fer i què passarà. Aquests són en format paper quan es porten a les reunions i es poden distribuir electrònicament.

Memòries

Les memòries s’utilitzen per a la comunicació informal amb una organització i poden ser en format paper o electrònic.

Minuts

Aquests contenen detalls del que va tenir lloc en una reunió. Es poden imprimir en paper per a reunions i es poden distribuir electrònicament.

Fulls de càlcul

Es poden utilitzar per a diversos propòsits, des de l’estadística fins a l’anàlisi. Estan en format electrònic, es poden gestionar en un mateix llibre o en diferents fulls segons les necessitats.

Gràfics d’anàlisi

Aquests poden ser gràfics o diagrames que ajuden a controlar les estadístiques de rendiment. També estan en format electrònic i es poden imprimir en paper quan calgui.

Fulls de dades

Aquests fulls poden estar en format Word o Excel. Es poden utilitzar per recopilar dades concretes que es comunicin dins o fora de les organitzacions, o també per controlar estadístiques i rendiments.

Cartes

Són documents que s’utilitzen per a diferents tipus de comunicacions en tots els departaments amb diversos propòsits. Hi ha diversos tipus de cartes, formals, informals, comercials, etc.

Presentacions de diapositives

Es tracta de documents PowerPoint i s’utilitzen amb motius de demostració a les reunions. Estan en format electrònic i es poden imprimir si cal.

1.2 Posa exemples i explica diferents formats utilitzats per al text.

Quan deseu un document, podeu establir el nom del fitxer i on voleu emmagatzemar-lo al vostre ordinador.

També podeu canviar el format del fitxer. En canviar el format, és el disseny, el disseny o els tipus de lletra els que canvien. És un format totalment diferent, mentre que el contingut continua sent el mateix.

Cada processador de textos té el seu propi format d’emmagatzematge. Molts fitxers de text utilitzen text pla (.txt), format de text enriquit (.rtf), així com Microsoft Word (.doc) i ara.docx. Però hi ha facilitats per importar i exportar en format Word .

Tots els paquets de processament de textos poden llegir els fitxers RTF i la seva mida és més petita.

PDF és un altre format de fitxer portàtil que no es pot editar. Tanmateix, n’hi ha uns quants que es poden editar i permeten certs camps que contenen quadres de text que permeten introduir dades. Els fitxers PDF es poden convertir a Word i formatar-los i convertir-los de nou a PDF si cal. Però els PDF sempre s’utilitzen per a documents acabats que no requereixen edició addicional. Si envieu documents a altres persones que no requereixen o no s’han d’editar, el millor és enviar-los en format PDF.

1.3 Quin és el propòsit i els avantatges de produir documents atractius i de gran qualitat?

Els documents que produïu per a la vostra organització són una imatge o una representació de la vostra organització. Per tant, crea automàticament una impressió al lector sobre els estàndards de l’organització i sobre com valora els seus clients. Un document de bona qualitat també es veu bé als ulls del lector i és fàcil de seguir i llegir.

Els documents de bona qualitat atrauen clients i proveïdors, augmentant així els beneficis de l’organització. Ajuda a millorar diversos camps i augmenta la creativitat en el que feu, cosa que al seu torn atraurà els clients. Un document ben elaborat tindrà una explicació pas a pas, un pla o estadístiques del que es demana i ajudarà a identificar, gestionar i controlar els riscos. Al seu torn, això ajudarà l'organització a tenir cura i ser responsable dels seus clients.

A més, la qualitat dels vostres documents és un reflex vostre.

2.1 Expliqueu els diferents recursos necessaris per produir documents atractius i de gran qualitat.

Els recursos que és possible que necessiteu per produir documents atractius i de gran qualitat són

Per a la producció

1. Un usuari de fotocopiadora i fotocopiadora d’alta qualitat perquè obtingueu una impressió neta i clara

2. Una impressora d'alta qualitat per obtenir impressions de qualitat

3. Escàner, de manera que pugueu escanejar documents en la seva forma original.

4. Ordinador per processar i operar totes les màquines anteriors

5. Programari d'alta qualitat, és a dir, Microsoft Word per al processament de textos

6. Un mecanògraf capaç o qualificat per produir el document de manera que el document es prepari amb el format i la disposició requerits

7. Probablement una tapa o enquadernació per a aquest aspecte net i acabat

Per qualitat

1. Imatges perquè els documents siguin atractius i més simpàtics

2. Tipus de lletra llegible perquè tothom pugui llegir-lo sense cap dificultat

3. Mida de lletra decent per tal que sigui llegible per tothom

4. Disseny senzill per a un aspecte net i agradable.

2.2 De quines maneres podeu utilitzar diferents recursos per produir documents atractius i de gran qualitat?

Mitjançant l’ús de papers d’alta qualitat, impressores de raig làser de qualitat i un bon programari d’edició, es pot produir un document atractiu i de gran qualitat.

2.3 Descriviu els diferents tipus de tecnologia disponibles per introduir, formatar i editar text, i les seves característiques principals.

Les diferents tecnologies disponibles per introduir, formatar i editar text són:

• Ordinador amb monitor, teclat i ratolí o un portàtil
• Impressora, escàner
• Programari de processament de textos

Una manera normal o estàndard d’introduir text a l’ordinador (o antigament era una màquina d’escriure) és mitjançant un teclat. Pot ser un teclat sense fil o amb cable o un teclat tàctil en funció del dispositiu que utilitzeu. En un teclat, l'usuari prem la tecla específica per a cada caràcter que necessita l'entrada i es transfereix al programari de processament de textos que està disponible, instal·lat o que s'utilitza al dispositiu. Normalment és l’aplicació de paraules de Microsoft que s’utilitza normalment per al processament de textos a la majoria d’organitzacions.

Una altra forma d’introducció de text és mitjançant un escàner. L'escàner pot escanejar en format JPEG o PDF, segons les necessitats. També es poden convertir documents escanejats a word i fer canvis, en alguns casos. Hi ha programari disponible per aconseguir-ho.

Tecnologia disponible per introduir text

El teclat (i el ratolí) serveixen per a l’entrada manual de text. Pot ser lent o propens a errors, depenent de l'habilitat de l'operador de teclat. Estan disponibles universalment i normalment es subministren amb un PC.

Els documents s’escanegen mitjançant un escàner i després es poden convertir a text mitjançant un programari de reconeixement òptic de caràcters. La precisió de la conversió depèn de la qualitat del sistema. El document original ha de ser molt clar i amb una font adequada. No tots els sistemes poden fer front als gràfics de l’original.

Tecnologia disponible per formatar i editar text

L’editor de text més senzill disponible és el bloc de notes. Només es pot utilitzar per a edicions bàsiques. no es pot buscar massa tipus de lletra o formats de moda ni inserir caràcters. S'utilitza bàsicament per a l'edició i la correcció i no ocupa massa espai a la memòria, ja que la seva mida és massa petita en comparació amb altres processadors de text.

Quan hàgiu d’optar per dissenys i estils de moda, el millor processador de textos que s’utilitzarà serà Microsoft Word. Té una varietat de funcions integrades que permeten nivells més alts d’edició, correcció i millora del text. Disposa d'una infinitat de tipus de lletra, dissenys, plantilles, funcions, colors, etc. A causa d'aquests avantatges, la mida del fitxer és relativament gran en comparació amb el bloc de notes o el bloc de paraules, ja que tots aquests detalls de format es guarden juntament amb els caràcters.

Altres programes (full de càlcul, aplicacions de bases de dades) s’utilitzen per ordenar text i altres dades. També s’utilitzen amb finalitats estadístiques i analítiques.

3.1 Quins avantatges té acordar la finalitat, el contingut, l’estil i els terminis per a la producció de documents?

Tots els documents

• s’escriuen a un públic específic;
• tenir un missatge coherent
• hauria de tenir informació del document fàcil d’accedir, clara, precisa i llegible;
• Arribeu al públic previst.
• Ha d’arribar a temps al públic previst

Quan escriviu documents o prepareu documents, sempre hi ha d’haver un propòsit. També ha d’haver un disseny o estil determinat per al document en funció de la finalitat, també hi haurà terminis per al document. Per tant, cal tenir en compte tots aquests aspectes i acordar-los amb el vostre gerent, l’organització o l’equip, sigui quina sigui la política i el procediment. Això decidirà si el document serà una rèplica exacta del que es requereix per a l'organització i us ajudarà a crear-ne un sense errors i que sigui coherent amb els requisits de públic al qual arribeu. Per tant, si planifiqueu tot això amb antelació, acabareu de preparar el document a temps amb una pèrdua de temps i errors mínims.

3.2 Descriviu formes d’organitzar el contingut necessari per als documents.

Abans de començar a treballar en un document, cal esbrinar-ho

• Com s’ha de presentar el document
• La informació que cal incloure.
• A qui va dirigit el document
• Quant de temps pot durar el document
• Finalitat del document
• Quins formats seran necessaris
• Elabora un esborrany
• Trieu l'idioma correcte (formal / informal)

Tota la informació necessària per preparar el document s’ha d’emmagatzemar de manera segura amb noms de fitxers clars, una llista o una base de dades de recursos. La forma de presentar i organitzar el document acabat dependrà de per a què s’utilitzarà el document, del format i del contingut. Per tant, cal acordar-ho amb el creador i actualitzar-lo regularment per assegurar-se que el producte acabat sigui adequat per al seu propòsit. Els subtítols són útils perquè sigui fàcil trobar un punt d'informació concret.

3.3 Descriviu les formes d’integrar i distribuir text i no text.

El text i el no text es poden integrar fàcilment amb Microsoft Office Word. Microsoft Office Word us permet inserir imatges, gràfics, imatges predissenyades i incloure text i us ajuda a treballar amb les seves diferents funcions per obtenir aquest format coherent. Hi ha una varietat de funcions diferents que també es poden utilitzar. També hi ha diverses altres aplicacions d’oficina que ajuden a integrar i distribuir text i no text, per exemple Excel i PowerPoint, que ajuden a integrar text i no text en fulls de càlcul i diapositives. Qualsevol aplicació que s’utilitzi, s’ha de fer el format i altres processos, tenint en compte com necessiteu l’aspecte del document de sortida.

3.4 Com comprovaria la precisió dels documents completats, com ara ortografia i gramàtica, puntuació, correcció? Per què ho faria?

La majoria dels processadors de text tenen correctors ortogràfics. De manera que, a mesura que escriviu qualsevol cosa en un ordinador, constantment es revisarà l'ortografia. Els correctors ortogràfics no són totalment precisos i, a més, si escriviu una paraula diferent en lloc de la necessària, el corrector ortogràfic no l’identificarà. Necessitareu un diccionari. El corrector ortogràfic no tindrà totes les paraules, de manera que sempre haureu d’afegir paraules noves quan les necessiteu al diccionari. També es poden afegir paraules i noms que utilitzeu repetidament, però no al diccionari, per evitar que sempre es revisin l'ortografia.

Un cop finalitzada la comprovació ortogràfica, també és bo fer una revisió gramatical, tot i que els correctors gramaticals no són tan bons i no seleccionaran tots els errors gramaticals. Per tant, és millor llegir el document vosaltres mateixos una o dues vegades, fins i tot després de fer totes aquestes comprovacions i, si podeu, és bo que el llegeixi una altra persona experimentada, perquè sempre no veiem tots els errors al nostre propi document escrit..

Es comprova la precisió i la correcció ja que els documents són una imatge de l’organització i han de ser d’alt nivell. També ajuda el lector a entendre fàcilment allò que intenteu explicar o presentar.

Hi ha solucions d’emmagatzematge físic i digital tant per a documents.

3.5 Expliqueu per què desaríeu documents de manera segura. Posa exemples de com ho faries.

Els documents importants, ja siguin menors o majors, s’han d’emmagatzemar de forma segura seguint les polítiques i els procediments de l’organització. Pot ser emmagatzematge digital o emmagatzematge físic en funció de les necessitats i tenint en compte la seva naturalesa confidencial. L'emmagatzematge digital pot ser el servidor, la unitat o les unitats flaix de l'organització que siguin segures. L’emmagatzematge físic pot ser arxivador. De qualsevol manera, s’emmagatzemen per a futures referències i, per tant, són importants. També cal complir la Llei de protecció de dades.

Els fitxers i registres s’han d’emmagatzemar per complir la normativa per garantir la seguretat d’aquesta documentació / dades i és vital perquè el negoci funcioni sense problemes. La informació s’ha d’emmagatzemar de manera segura, de manera que no es pot divulgar a tercers sense els permisos relatius. És important perquè totes les dades que no siguin segures es poden difondre per internet. Assegureu-vos també de desar el treball i assegurar-lo correctament.

També heu de desar sempre els canvis al document, al dibuix o al full de càlcul en què esteu treballant tan sovint com sigui possible, en cas de tall d’alimentació o fallada de l’ordinador.

Actualment, la majoria de les empreses confien en dades electròniques i, per tant, és millor tenir una bona solució de còpia de seguretat. La nostra organització fa còpies de seguretat de les dades cada nit al seu servidor i és possible a mitjans externs sempre que sigui necessari per evitar la pèrdua de dades en cas d’errors inevitables.

3.6 Quin és l’objectiu de la confidencialitat i la protecció de dades a l’hora de preparar documents?

L’alliberament d’informació personal pot comportar greus conseqüències. Probablement no hi ha cap aspecte més important de cap empresa que la protecció de dades i la confidencialitat. Ajuda a salvar l’empresa, els seus valors i la confiança dels clients.

3.7 Quin és el propòsit i els avantatges de complir els terminis?

És important complir els terminis perquè estalvia temps, diners i recursos i sempre volem estar per davant dels nostres competidors.

El propòsit i els avantatges de complir els terminis són estalviar en aspectes financers com reduir costos i estalviar temps preciós. Si no es compleixen els terminis, invertiu més diners en l'obra pendent de finalització i afectarà la facturació global, cosa que afectarà dràsticament el vostre pressupost.

El fet de no complir el termini també afecta indirectament a diversos altres departaments relacionats. Alguns exemples poden ser el departament de finances, el de nòmines i el de comptes, i segur que tots els altres departaments que estan connectats. A continuació, afecta els ingressos o beneficis globals de l’organització, que al seu torn tindran efectes sobre els salaris dels treballadors, l’augment salarial i les bonificacions.