Taula de continguts:
- Introducció a aquesta unitat
- 1.1 Identificar diferents fonts d'informació sobre productes i serveis per a una organització.
- 1.2 Expliqueu com utilitzar diferents fonts d'informació sobre productes i serveis.
- 1.3 Descriviu com escriure una especificació per a un producte o servei.
- 1.4 Identificar fonts de productes i serveis que compleixin les expectatives de qualitat d’una organització.
- 1.5 Expliqueu el propòsit de seleccionar productes i serveis que compleixin les expectatives de qualitat d'una organització.
- 1.6 Descriviu com negociar la millor relació qualitat-preu.
- 1.7 Expliqueu el propòsit de desenvolupar i mantenir bones relacions amb els proveïdors i les formes de fer-ho.
- 1.8 Descriviu una cadena de subministrament i com funciona.
- 2.1 Descriviu els procediments per a la comanda i subministrament de productes i serveis per a una organització.
- 2.2 Descriviu les necessitats i les prioritats per a l'ordre i el subministrament de productes i serveis per a una organització.
- 2.3 Expliqueu el propòsit de tenir polítiques organitzatives d’acceptació de regals i hospitalitat.
- 3.1 Expliqueu la finalitat del seguiment i l'avaluació dels procediments per a la comanda i subministrament de productes i serveis i les formes de fer-ho.
- 3.2 Descriviu les accions que es poden prendre per millorar l'eficiència en l'ordre i el subministrament de productes i serveis.
- 3.3 Descriviu formes d’obtenir una millor relació qualitat-preu per als productes i serveis prestats.
- Per què és important seleccionar productes i serveis que representin la millor relació qualitat-preu?
Aconseguir el diploma de nivell 3 en administració i empresa requereix un coneixement exhaustiu de la comanda de productes i serveis.
Introducció a aquesta unitat
Aquesta unitat és una unitat opcional de nivell 3 del grup B amb 5 crèdits, una unitat força llarga. En finalitzar aquesta unitat, el candidat podrà identificar i utilitzar diferents productes i serveis, escriure especificacions per a productes i serveis i assegurar-se que els productes i serveis compleixen les expectatives i els estàndards de l’organització o empresa.
El candidat hauria de poder explicar la raó per la qual s’escullen productes de bona qualitat, però amb la millor relació qualitat-preu. També haurien de poder explicar com negociar la millor relació qualitat-preu. El candidat haurà de saber com i per què mantenir bones relacions amb proveïdors i proveïdors de serveis i també saber i entendre què és una cadena de subministrament i com funciona.
A més d’aquest article, hi ha una declaració personal que cobreix la majoria de la unitat.
1.1 Identificar diferents fonts d'informació sobre productes i serveis per a una organització.
Les empreses sempre busquen informació sobre els productes que utilitzen en diferents fonts i proveïdors, de manera que puguin prendre una bona decisió sobre el que necessiten per fer efectiu el seu negoci. Analitzen els costos dels productes amb diferents empreses; miren el preu dels serveis individuals i troben la millor coincidència, és a dir, el producte que millor s’adapta a la seva organització pel que fa al cost i la qualitat. Es pot recollir informació per mitjà de catàlegs, llocs web, diaris, fulletons o trucant a empreses i visitant-les.
1.2 Expliqueu com utilitzar diferents fonts d'informació sobre productes i serveis.
La informació sobre productes i serveis està disponible en línia o en fulletons o es pot obtenir directament de la companyia. Cal utilitzar aquesta informació per identificar el servei o producte que millor s’adapti a les necessitats de l’empresa i dels empleats. Diferents fonts també ajuden a comparar diferents productes i serveis per triar el correcte. Podem sol·licitar-los que ens enviïn mostres i catàlegs per conèixer els costos i la qualitat. També per a compres massives podem sol·licitar pressupostos i triar-ne la millor.
1.3 Descriviu com escriure una especificació per a un producte o servei.
L'especificació és una descripció dels articles que voleu comprar i del que el proveïdor ha de citar i proporcionar.
Quan escriviu una especificació per a un producte:
- Les directrius han de ser clares i curtes.
- Ha d’incloure els costos, la quantitat i especificar si es tracta de lliurament o recollida.
- També ha d’incloure manuals o notes de seguretat i salut.
- Assegureu-vos d’entendre el que cal.
- Investigueu el mercat a fons parlant amb diversos proveïdors sobre els costos i els terminis de lliurament
- Identificar els possibles riscos associats a l’adquisició de productes
- Tingueu una comprensió clara dels béns i serveis de cada proveïdor
1.4 Identificar fonts de productes i serveis que compleixin les expectatives de qualitat d’una organització.
Quan seleccioneu productes i serveis per a una organització, assegureu-vos que obtingueu pressupostos de diferents proveïdors de serveis i empreses, de manera que pugueu comparar els diferents serveis i escollir el que sigui més rendible. El segon que cal tenir en compte és la qualitat. Compareu diferents serveis i realitzeu visites a les empreses per veure quins serveis ofereixen i ser testimoni de la qualitat dels serveis abans de triar què comprar. La qualitat significa molt per a una organització.
Un cop completats els anteriors, compareu per triar el millor servei que sigui alhora rendible i de bona qualitat i adquireu-los.
1.5 Expliqueu el propòsit de seleccionar productes i serveis que compleixin les expectatives de qualitat d'una organització.
Totes les organitzacions pensen bé abans de comprar cap producte. Compren només les coses que són necessàries. Per tenir èxit en el seu negoci, han de comprar productes o serveis amb una clara comprensió de quins són els requisits dels seus clients. Només si l’organització selecciona productes i serveis que compleixin les expectatives de qualitat, podran proporcionar el millor servei als seus clients.
També és essencial per als beneficis dels empleats que treballen per a l'organització. Perquè una organització tingui èxit i eficàcia, la qualitat s’ha d’estendre a totes les persones, departaments, activitats i funcions.
1.6 Descriviu com negociar la millor relació qualitat-preu.
Negociar la millor relació qualitat-preu és important per mantenir-vos al dia amb el vostre pressupost i també estalviar en despeses. Abans de negociar, recopileu tanta informació sobre els productes o serveis que vulgueu comprar i, després, assegureu-vos que el servei o producte sigui qualitatiu i útil per a l'organització. Comproveu el mateix producte amb diferents empreses; ho podeu fer investigant en línia, revisant fulletons, trucant a empreses o visitant-les personalment.
Un cop decidit, busqueu el preu de compra i mantingueu-vos ferm. Si el proveïdor no hi està d’acord, hauríeu d’estar preparats per marxar. És possible que us tornin a negociar o que una altra empresa us proporcioni tarifes competitives.
1.7 Expliqueu el propòsit de desenvolupar i mantenir bones relacions amb els proveïdors i les formes de fer-ho.
Mantenir bones relacions amb els proveïdors és una bona pràctica comercial. Beneficia tant l’organització que sou vosaltres com el proveïdor. Els proveïdors poden oferir-vos ofertes i ser flexibles en fer negocis si la vostra relació amb ells és bona. Assegureu-vos sempre de liquidar tots els comptes a temps, tingueu en compte els representants de vendes, feu comandes amb molta antelació, donant temps suficient al proveïdor per lliurar-vos-ho a temps, en lloc de fer-ho a l’últim moment i, finalment, tingueu molta precaució. sobre béns danyats o desapareguts. S’ha de tractar amb cura.
1.8 Descriviu una cadena de subministrament i com funciona.
Segons Wikipedia i altres definicions a la xarxa,
En una cadena de subministrament es duen a terme diverses activitats, com la transformació d’un producte d’un recurs natural o matèries primeres en un producte final o acabat que es lliurarà al client o client. La cadena de subministrament està formada per totes les parts implicades, com ara l'equip de producció, l'empresa, el proveïdor, l'organització a qui es lliura i els clients que la compren. Bàsicament són els fabricants, els proveïdors o majoristes, els minoristes i els consumidors.
En resum, una cadena de subministrament fa arribar un producte d'un proveïdor a un consumidor i totes les persones que participen a la cadena contribueixen a la cadena de subministrament.
2.1 Descriviu els procediments per a la comanda i subministrament de productes i serveis per a una organització.
La comanda i el subministrament de productes i serveis per a una organització és una tasca molt important, ja que implica atendre els clients. Els productes poden incloure coses bàsiques com ara material d’oficina, com ara material d’impressió, equips fixos, equips informàtics, etc., que poden costar molts diners. Els serveis poden incloure qualsevol servei pres d’una organització o proveïdor diferent. Per exemple, la nostra organització atén serveis del NHS i de les llars d’atenció.
En demanar serveis i productes, el responsable ha de demanar la quantitat suficient, de manera que no esgotin les existències i afectin el funcionament de l'organització. Per exemple, si ens quedem sense sobres, material d'impressió, etc., pot afectar l'organització de diverses maneres.
Cal seguir els procediments següents durant la comanda de productes:
- Quan feu una comanda de material d’oficina, indiqueu els detalls clars i exactes dels productes, inclòs el codi del producte, sempre que sigui possible.
- Cal especificar la mida, el color i qualsevol altre detall
- Assegureu-vos que obteniu el formulari de comanda autoritzat pel gerent de l’oficina
- La comanda es pot fer mitjançant un formulari de comanda o mitjançant catàlegs del sistema, i a la nostra oficina es fa a SRM.
- Quan es lliura la comanda de subministrament fix, s’ha de revisar a fons article per article per assegurar-se que tots els subministraments sol·licitats a la comanda de sol·licitud s’han lliurat correctament i en la quantitat correcta ordenada.
- La persona que revisa els subministraments signa l'ordre de sol·licitud per demostrar que la comanda lliurada està d'acord.
- Qualsevol article que no es trobi correcte o malmès de totes maneres hauria de ser retornat el més aviat possible i substituït pel proveïdor per evitar retards innecessaris.
2.2 Descriviu les necessitats i les prioritats per a l'ordre i el subministrament de productes i serveis per a una organització.
Quan feu una comanda de productes i serveis per a una organització, comproveu si són realment essencials per a l’organització i com ajudarà al bon funcionament de l’organització, quins són els avantatges i els contres, qui ho necessita i quins seran els altres avantatges d’utilitzar aquests productes i serveis. També prioritzeu els productes segons les seves necessitats i sol·liciteu només els més essencials, ja que demanar tot el que es demana pot causar un problema més endavant en l’exercici.
2.3 Expliqueu el propòsit de tenir polítiques organitzatives d’acceptació de regals i hospitalitat.
És important que una organització tingui establerta una política escrita que reguli la relació entre l’empresa, el seu personal i l’entorn extern. Totes les organitzacions tenen una política d’acceptació de regals. A la nostra empresa, no és acceptable acceptar regals o hostaleria sense autorització ni divulgació . Això clarifica els estàndards per a l'organització i informa als empleats què s'espera d'ells i protegeix l'empresa o l'organització. L’acceptació de regals pot donar lloc a sospites de conducta incorrecta.
Segons la política de regals i hostaleria,
3.1 Expliqueu la finalitat del seguiment i l'avaluació dels procediments per a la comanda i subministrament de productes i serveis i les formes de fer-ho.
El seguiment i l’avaluació dels procediments de contractació són una part integral de la gestió d’una organització. Hi ha un alt nivell d’atenció i concentració durant el procés de contractació. Cal controlar i avaluar qualsevol comanda per evitar pèrdues per a l'organització.
Monitorització: en aquest procés, els productes es revisen de forma contínua. Es controlen les comandes per veure si s’acaben completant el temps requerit i si s’està complint l’objectiu, que inclou pressupost i altres necessitats. Mitjançant el seguiment, es poden prendre les accions necessàries si es produeixen problemes i evitar males pràctiques.
Avaluació: aixòes fa per analitzar el progrés cap a objectius i objectius ja establerts. En totes les organitzacions, els productes i serveis s’han d’avaluar mensualment, trimestralment o anualment, en funció de la seva capacitat o capacitat. Ajuda a fer un seguiment de si s’han assolit els objectius i els plans, obrint així un camí per a futurs plans.
Aquests es poden aconseguir mitjançant
- Elaboreu una llista de comprovació per veure si s’estan seguint els procediments de contractació. Prepareu la llista de comprovació amb un debat entre els membres de l’equip i els membres de l’organització, ja que ho fa amb tothom i no només amb vosaltres
- Si hi ha dubtes, es pot identificar seguint un gràfic o gràfic. Es poden identificar àrees de risc i buscar solucions a persones experimentades.
- Haureu de rastrejar i rastrejar cada compra durant tot el procés de compra.
- Determineu també sempre si el mètode de contractació utilitzat era adequat per als béns o serveis que s’adquireixen.
- Documenta totes les compres i transaccions.
3.2 Descriviu les accions que es poden prendre per millorar l'eficiència en l'ordre i el subministrament de productes i serveis.
L'eficiència en la comanda i subministrament de productes i serveis es pot millorar fent el següent:
- Feu una comanda mitjançant el sistema subministrat per l’empresa per evitar problemes.
- Trieu l’empresa més rendible i qualitativa
- Conserveu sempre una llista dels articles que cal demanar, si la comanda es fa periòdicament, per exemple, un cop al mes, de manera que no es perdi cap article.
- Si no rebeu una comanda a temps, consulteu el proveïdor per saber quin és el motiu.
- Assegureu-vos de triar els articles correctes amb els codis i la quantitat correctes i comproveu sempre si el gestor ha aprovat comandes superiors al límit límit.
- Un cop subministrada la comanda, comproveu la factura i la recepció de mercaderies de la factura i envieu-la a l’equip central de pagaments, de manera que el proveïdor es pagui a temps.
3.3 Descriviu formes d’obtenir una millor relació qualitat-preu per als productes i serveis prestats.
Tota compra pública de béns i serveis s’ha de basar en la relació qualitat-preu. La relació qualitat-preu no consisteix en aconseguir el preu inicial més baix, sinó en la qualitat i el cost d’un servei qualitatiu
Es pot aconseguir una millor relació qualitat-preu derivada de la contractació de moltes maneres:
- Obtenir un nivell o una qualitat de servei augmentats al mateix cost.
- Evitant compres innecessàries, ja que això malgasta diners.
- Assegurar que les necessitats dels usuaris es compleixen qualitativament.
- Sempre podeu treballar juntament amb altres departaments i fer comandes massives, ja que hi pot haver millors descomptes en la compra massiva.
- La relació entre vosaltres i el proveïdor ha de ser bona per tenir un negoci rendible.
Per què és important seleccionar productes i serveis que representin la millor relació qualitat-preu?
A l’hora d’escollir productes i serveis, és important triar aquells que representin la millor relació qualitat-preu en qualsevol moment. Això és important perquè:
- Té un equilibri adequat entre cost i qualitat i aquests serveis són els més fiables.
- La millor relació qualitat-preu deixa contents tant al proveïdor com al client, ja que el saldo descarta els desacords.
- Ajuda a establir relacions client-proveïdor
- Aquests productes duren més i estalvien en moltes altres despeses petites. Per exemple, quan es fixa en el cost d'un producte car, serà molt més barat en comparació amb el cost total de la vida d'un producte comprat inicialment més barat i que després va tenir altres despeses petites durant la seva vida útil.
- Els terminis de lliurament seran més ràpids, amb la qual cosa s’estalviaran pèrdues al negoci i a les seves operacions.
- Les condicions de pagament seran flexibles i els preus no varien sovint.
- D’aquesta manera, estalvieu diners sense sacrificar la qualitat, però la millor relació qualitat-preu no sempre significa estalviar diners. Per exemple, un proveïdor que ofereix un servei de qualitat amb respostes ràpides a un preu més elevat encara pot ser la millor relació qualitat-preu, ja que heu rebut serveis de qualitat pels diners que heu gastat.