Conèixer i donar la benvinguda als visitants: procediments, finalitat i responsabilitats

Quan els visitants entren a l’entorn empresarial, han de ser rebuts i acollits educadament.

Foto d'Helena Lopes a Unsplash

Quan reuneu i saludeu visitants / clients en un entorn empresarial, teniu aquests primers segons per crear una bona impressió que tindrà un impacte durador.

Els visitants entren en un entorn empresarial per diversos motius; podrien ser clients (existents o nous), representants, proveïdors, socis comercials, persones de diferents departaments / àrees / organitzacions, etc.

El primer punt de contacte amb un visitant depèn de l'estructura de l'organització. És probable que un entorn d’oficines o un entorn industrial tingui una zona de recepció, on l’oficial administratiu de recepció serà el primer punt de contacte, mentre que en un entorn comercial, qualsevol personal podria ser el primer punt de contacte.

Hi ha diverses coses que cal tenir en compte per reunir-se i saludar els clients. Si coneixeu i coneixeu bé les pràctiques empresarials, les polítiques, les regulacions, les legislacions i, sobretot, les habilitats interpersonals i comunicatives, podreu crear aquesta primera millor impressió.

Els continguts aquí es basen en la Unitat de Negocis i Administració de Nivell 2 de NVQ i aquesta unitat té un valor de crèdit de 3. Anem a discutir els diversos procediments que cal seguir i l’hospitalitat que s’espera oferir en reunions, salutacions i acollir visitants en un entorn empresarial.

Aquesta unitat té dues parts. La primera part s’avaluarà en funció del coneixement i comprensió que tingui un candidat sobre els procediments per reunir-se i acollir els visitants i la segona part s’avaluarà en funció del rendiment del candidat; és a dir, mitjançant observacions, declaracions personals, testimonis de testimonis, etc. Ambdues parts també es poden avaluar mitjançant interrogatoris i discussions professionals.

1. Comprendre els procediments per reunir i acollir els visitants

1.1. Descriviu diferents motius pels quals les persones visiten una empresa, els seus requisits i com es poden satisfer les seves necessitats

Tenint en compte l’entorn empresarial i el tipus de negoci, es pot esperar visitants per diverses raons que visiten els locals comercials. És responsabilitat de l'organització fer que els visitants se sentin benvinguts, compleixin els seus requisits i necessitats i els proporcionin informació i serveis relacionats amb la visita.

Els diferents motius pels quals la gent pot visitar un local comercial són:

• Consultes sobre productes i serveis
• Parleu amb un membre del personal sobre els serveis existents
• Queixes
• Màrqueting
• Diverses reunions, que inclouen reunions de juntes o comitès, reunions de serioses preocupacions, discussions en grup, etc.
• Col·leccions i lliuraments
• Reparacions i manteniment
• Auditories

Els diferents requisits per als visitants que visiten una empresa poden ser:

• Proporcioneu l'adreça correcta, inclosos els codis postals i també els punts de referència, si n'hi ha.
• Instal·lacions d’aparcament: assegureu-vos que hi hagi suficients places d’aparcament a una distància raonable i també que hi hagi places d’aparcament assignades per a minusvàlids
• Alguns clients poden tenir necessitats especials i, per tant, facilitats relacionades amb el tipus de clients o visitants que l’organització espera que hi hagi d’haver.
• Senyals visibles per conduir els visitants a la zona correcta sense cap confusió. Els rètols també han de ser professionals. Comproveu que les entrades siguin clares, netes i acollidores i que reflecteixin la naturalesa del negoci.
• Assegureu-vos que hi hagi algú que saludi i doni la benvinguda al visitant a la zona de recepció, que hi hagi suficients instal·lacions per a seients, lavabos, fulletons, revistes, revistes, etc.

Les diferents maneres de satisfer les necessitats dels visitants que visiten una empresa són:

• Mantingueu sempre les zones de recepció fàcilment accessibles amb indicadors i altra informació sempre que sigui necessari.
• L’entrada ha de ser neta i ordenada perquè reflecteix l’organització.
• S’hauria de disposar de totes les necessitats i instal·lacions bàsiques: aparcament, seients, lavabo, diaris / revistes a la zona d’espera, aigua potable.
• Estigueu preparats per respondre a qualsevol consulta relacionada amb l'empresa, si és possible, proporcioneu fulletons / fulletons o altres recursos d'informació.
• Les zones accessibles dels visitants han de seguir els estàndards de seguretat i salut.

1.2 Expliqueu el propòsit de tractar amb els visitants amb rapidesa i cortesia

Quan els visitants entren a l’entorn empresarial, han de ser rebuts i acollits educadament. Si l’organització serveix alguna cosa per menjar o beure, pregunteu-los si els agradaria tenir alguna cosa, si no, podeu preguntar-los si els agradaria tenir una mica d’aigua. Tracteu amb tots els visitants tan aviat com pugueu i responeu a les seves consultes amb rapidesa i educació.

Pot haver-hi moments en què l’àrea de recepció estigui ocupada i els visitants hagin d’esperar una estona. Assegureu-vos de disculpar-vos pel retard i agraïu-los l’esperada.

L’objectiu de tractar amb els visitants de manera ràpida i cortès és:

• Els visitants sabran que se’ls respecta, se’ls dóna importància i l’empresa també considera que són importants.
• A canvi, els visitants mantindran una actitud i un comportament professionals.
• Els visitants confiaran en l’empresa i també tindran una bona observació i impressió sobre l’organització.
• Cada empleat i el seu comportament seran un reflex de l'organització i, per tant, una resposta ràpida i cortès deixarà una bona imatge de l'organització.
• Els visitants recomanaran l’organització a altres persones i difondran la bona paraula i també faran servir aquesta organització en el futur.

1.3 Expliqueu el propòsit de presentar una imatge positiva de si mateix i de l’organització

Quan els visitants visiten un entorn empresarial, el seu primer punt de contacte serà la persona a la recepció (la majoria de les organitzacions en tenen), o almenys la persona que es reuneix i saluda. Com tots sabem, la primera impressió sempre marca la diferència i, per tant, és molt important presentar una imatge positiva de vosaltres i de l’organització. Vesteix-te i presenta’t ordenadament. Compliu el codi de vestimenta de l’organització. Somriure, mantenir el contacte visual, escoltar, ser positiu i fer tot el possible per ajudar-los en les seves consultes.

La finalitat de fer-ho és:

• En aquest moment concret, esteu representant l'organització per al visitant. Per tant, el vostre comportament i enfocament reflectiran l’organització en el seu conjunt. Vostè i l'organització seran jutjats o avaluats en funció del seu enfocament i servei.
• Crea una sensació de confiança en el visitant.
• Els visitants tenen una impressió positiva de l’organització.
• Ajuda a generar confiança entre l’organització, els seus clients i empleats.
• Atrau clients de qualitat que milloraran el negoci de l’organització, augmentant així els beneficis de l’organització.

1.4 Expliqueu el propòsit de seguir els procediments de seguretat, salut i seguretat quan tracteu amb els visitants, incloses les pròpies responsabilitats

Hi ha diversos procediments de seguretat i salut en cada organització. Aquests procediments han de ser seguits de manera responsable pels empleats en tot moment, que inclouen també el tracte amb els visitants.

nioh.ac.za

La finalitat de seguir aquests procediments és:

• Per mantenir l’organització i el seu entorn un lloc més segur per visitar i treballar
• Disposar de totes les instal·lacions de primers auxilis necessàries en els requisits adequats.
• Per prevenir riscos per a la salut per a empleats i visitants.
• Assegurar-se que les màquines i qualsevol dispositiu o equip que operi a les instal·lacions de l’organització siguin segurs d’utilitzar.
• Per ajudar a prendre mesures preventives o establir plans d’emergència quan i quan sigui necessari.
• Per registrar i notificar accidents, lesions i qualsevol altre problema de salut i seguretat.
• Assegurar-se que les pràctiques de treball són segures i que s’han implementat i seguit les mesures de seguretat i salut.
• Els pisos, les escales i altres zones han de ser segurs d’utilitzar

• Confirmar que si s’utilitzen materials perillosos si s’utilitzen s’emmagatzemen en un mètode segur, en un lloc segur i que es manipulen i s’utilitzen de manera segura, ja que poden causar danys de moltes maneres
• Assegurar-se que hi ha una ventilació adequada a les zones on els visitants tenen accés i on treballen els empleats
• Mantenir la temperatura de les àrees de treball i de visita als nivells adequats i també que els serveis de bany, rentat i lavabo estiguin en bones condicions perquè els visitants puguin utilitzar-los sense problemes ni problemes
• Les zones de visita i de treball han d’estar lliures de materials inflamables, explosius i altres materials radioactius nocius.

• Cal evitar maquinària i equips enormes lluny de les zones de visita per evitar accidents
• Cal col·locar senyals d’advertència a les zones obligatòries.
• Assegureu-vos que no hi hagi cables posteriors i procureu evitar riscos per a la salut i la seguretat
• Obteniu formació adequada si utilitzeu algun equip al lloc de treball i compliu les polítiques de seguretat i salut de les organitzacions i els procediments d'accidents.
• Assegureu-vos que heu registrat visitants segons els procediments de l’organització per garantir la seguretat.

Espero que la informació aquí us sigui útil i interessant. No dubteu en fer comentaris i compartir els vostres pensaments i experiències.

Gràcies per passar per aquí.

Livingsta.

Una amable nota per als candidats a la NVQ: només serveix de referència i no es reprodueixi. A més, tingueu en compte el vostre entorn empresarial i la descripció de la feina mentre anoteu les vostres unitats. Tot el millor!