Taula de continguts:
- 3: entendre com informar del rendiment contra pressupostos
- 3.1 Expliqueu el propòsit i els avantatges d’informar de la informació sobre el rendiment contra el pressupost
- 3.3 Expliqueu el propòsit i els avantatges de gravar informació que ajudarà a la preparació futura dels pressupostos
La gestió dels diners és una part molt important de tots els negocis i de la vida personal i ajuda a controlar els diners d’una manera més eficaç i eficaç. Els pressupostos són eines financeres per a un negoci i els informes de rendiment són avaluacions de tasques o projectes en entorns empresarials. Els informes de rendiment ajuden a identificar o fer un seguiment de les variacions dels pressupostos; per exemple, on es gastaven els diners i des d’on es generaven ingressos. Els informes de rendiment també poden incloure informació diferent de les finances; per exemple, requisit de nous equips, inventaris, personal, etc.
3: entendre com informar del rendiment contra pressupostos
Aquest article respon a la unitat de nivell 4 de NVQ, "Gestiona pressupostos" i té un valor de crèdit de "5".
Per obtenir una comprensió clara de l'objectiu del pressupost, que és la primera part d'aquesta unitat, seguiu l'enllaç següent
Gestioneu els pressupostos: enteneu l'objectiu dels pressupostos
Per obtenir una comprensió detallada de com gestionar els pressupostos, que és la segona part d'aquesta unitat, seguiu l'enllaç següent
Gestiona pressupostos: entén com es gestionen els pressupostos
3.1 Expliqueu el propòsit i els avantatges d’informar de la informació sobre el rendiment contra el pressupost
Per informar de la informació sobre el rendiment respecte al pressupost, cal controlar si els pressupostos estimats van bé amb els resultats reals que s’assoleixen. El titular del pressupost o el gestor del pressupost són els responsables de controlar de prop aquests fets i dades. També és deure de la resta de personal implicat proporcionar al gerent informació precisa segons el seu propi nivell de responsabilitat. A canvi, els gestors han de proporcionar comentaris sobre el rendiment i també proporcionar suggeriments i assessorament sobre les accions o variacions previstes.
La informació d’informació sobre el rendiment és un procés on es recopilen totes les dades bàsiques i es desenvolupa informació sobre el rendiment que aclareix detalls sobre com s’utilitzen els recursos i s’assoleixen els objectius.
El propòsit i els avantatges d’informar de la informació sobre el rendiment respecte al pressupost són:
- Es millora l'eficàcia de la informació financera
- Es ajuda a examinar qualsevol risc o futura estimar els riscos i les perspectives
- Ajuda a identificar i comparar el rendiment entre l’exercici actual i el passat i elaborar una estimació dels futurs procediments pressupostaris.
- Ajuda a identificar les variacions en el pressupost i els resultats assolits. A més, ajuda a planificar i establir objectius per a les actuacions futures. Les variacions si són favorables indiquen un bon rendiment, mentre que les variacions que no són favorables indiquen un rendiment baix.
- Ajuda a reduir els costos i augmentar els beneficis, bàsicament el control de les despeses.
- Els diners en excés del pressupost es poden utilitzar per ampliar o desenvolupar el negoci. Els informes de rendiment hi tenen un bon paper.
- Ajuda a planificar els passos següents que cal fer per tal que es completi una tasca.
- Ajuda a completar les previsions de futurs projectes potencials, la necessitat d’accions de gestió o els canvis de polítiques i procediments
- Ajuda a identificar errors en qualsevol moment de la tasca o projecte real o de qualsevol cosa relacionada amb l'empresa
- Ajuda a decidir si el pressupost i les despeses són raonables.
- Ajuda a identificar qui és responsable de qui i de què i també reflecteix els plans financers
- Ajuda a corregir els problemes que necessiten accions i això es pot fer abans que el problema es descontroli.
3.2 Expliqueu com es comprova la precisió dels càlculs del pressupost.
La precisió en el pressupost és una habilitat molt important a l’hora de gestionar una empresa o organització. Les variacions del pressupost respecte a les previsions poden provocar dèficits i posar en risc l'empresa. Si es fa un procés exhaustiu de pressupostos, és probable que desenvolupin un pressupost més precís.
Com es pot comprovar la precisió dels càlculs pressupostaris? Vegem alguns mètodes per fer-ho.
- Assegureu-vos sempre que totes les partides de despeses i ingressos relacionats amb l'empresa estiguin incloses al pressupost; per exemple, fins i tot articles menors com factures petites, despeses petites del dia a dia, etc.
- Comproveu que heu afegit tota la informació relacionada amb el dia a dia de l'empresa en el procés de pressupostos; fins i tot les tasques menors i les seves despeses
- A l’hora d’estimar els costos, feu sempre hipòtesis realistes; això es pot aconseguir investigant a fons sobre aquesta partida concreta del pressupost. Hauríeu de poder explicar la vostra suposició juntament amb el raonament lògic.
- No decidiu les estimacions per vosaltres mateixos; més aviat, agafeu informació i idees de tots els membres implicats de l’organització. D’aquesta manera, és molt improbable que es desvii la precisió.
- Disposi sempre de fons addicionals per cobrir variacions, cosa que ajudarà el negoci a funcionar dins del pressupost assignat, evitant així desviacions de precisió
- Consulteu cada línia de la partida pressupostària, com ara els costos de la formació, les donacions, els esdeveniments de recaptació de fons, etc., i estimeu amb la màxima cura. En resum, enumereu TOTS els ingressos i les despeses.
- Classifiqueu els articles de manera que sigui més fàcil comprovar els detalls pressupostaris de cada tasca o objectiu. Per exemple, despeses de formació, despeses de salari del personal, despeses de reforma, transport, serveis legals, assegurances, etc. Feu-ho tant per ingressos com per despeses.
- Afegiu tants detalls com sigui possible per tenir una xifra precisa.
- Feu una estimació del total, una estimació d’elements individuals i sumeu-los per obtenir el total; tots dos haurien de comptar; per exemple, trobeu subtotals de categories i sumeu els subtotals; trobeu el total global de tots els articles. El total global ha de ser igual a la suma dels subtotals.
- Teniu un format estàndard on llistareu les vostres partides pressupostàries i feu els càlculs. Calculeu els totals mitjançant fórmules i també manualment. Sempre feu càlculs de comprovació doble / triple.
- Feu llistes de comprovació i ajudeu els altres per comprovar la precisió dels ítems, estimacions i càlculs.
- Anoteu els imports / costos de cada article individual
- Estigueu preparats per respondre a qualsevol dubte o dubte que pugui sorgir dels tràmits pressupostaris. Afegiu notes i comentaris sempre que sigui necessari, ja que estalvieu temps en respondre a preguntes, fent que el pressupost sigui més clar i transparent. Consulteu els pressupostos i els estats financers anteriors i feu comparacions.
- Obteniu comentaris abans de finalitzar, no només d’una persona, sinó que tingueu suficient nombre de persones qualificades i experimentades. Per exemple, persones del departament de finances, comptables, equip del projecte, director, consell, etc.
3.3 Expliqueu el propòsit i els avantatges de gravar informació que ajudarà a la preparació futura dels pressupostos
Quan prepareu un pressupost per a un any concret, feu un registre de tota la informació que hàgiu utilitzat per desenvolupar el pressupost, incloses notes, comentaris, extractes i documentació que us ajudaran a fer pressupostos futurs per a l'organització o l'empresa.
El propòsit i els avantatges de fer-ho són:
- Ajuda a coordinar el procés de pressupost en diverses àrees funcionals i integrar -los amb el propòsit de l'organització. Sabeu que teniu a la mà els plans i els materials per al proper exercici, en lloc de començar les coses des de zero.
- T’ajuda a aprendre i a evitar errors del que has après i experimentat durant el darrer any.
- Estàs motivat i el procés es fa molt més fàcil. No considereu el pressupost com una tasca trepidant, sinó que ho feu amb motivació. Millora la satisfacció laboral.
- Ajuda a la millora contínua, ajudant-vos a evitar errors del passat i a prendre mesures alternatives per aconseguir millors resultats.
- Ajuda a millorar el rendiment dels departaments i de l’organització en general. Tens els conceptes bàsics a la mà i saps on buscar recursos i com gastar-los amb prudència.
- Teniu una millor comprensió del seguiment, control i revisió dels pressupostos. També podeu millorar els informes de rendiment i, de ben segur, veureu una gran diferència en els informes de pressupostos i rendiment.
- Redueix les incerteses de la majoria de les àrees, redueix els conflictes que puguin sorgir i millora la presa de decisions.
- Us ajuda a mantenir la vostra concentració i fer un seguiment de la direcció cap a l’empresa. Podeu relaxar-vos i revisar el rendiment i els factors que contribueixen o afecten el creixement del negoci
- Us ajuda a concentrar-vos en el futur del negoci en lloc de només les situacions i actuacions actuals.
Espero que la informació aquí us sigui útil i interessant. No dubteu en fer comentaris i compartir els vostres pensaments i experiències.
Gràcies per passar per aquí. Tot el millor.
Livingsta.