Integració de dades externes amb l’hris de la vostra empresa

Integració de dades externes a HRIS

Aquest article proporciona una visió general completa de la integració de dades externes en un HRIS bàsic, les oportunitats i els reptes d’aquesta integració i proporciona les millors pràctiques a tenir en compte a l’hora de planificar la integració. Tot i que aquest tema s’aplica a totes les àrees de recursos humans i dades de recursos humans, el principal objectiu d’aquest article examina la integració de les enquestes salarials i les dades del mercat.

Un sistema d'informació de recursos humans (HRIS) es defineix com un sistema de registre de totes les dades de recursos humans. HRIS eficaç proporciona a les organitzacions la capacitat de gestionar els fluxos de treball d’activitats habituals de recursos humans com ara el reclutament, la incorporació, el seguiment de beneficis i la presentació d’informes (Celergo.com, 2017). No és estrany que les diverses funcions de RH utilitzin un sistema especialitzat per gestionar el dia a dia de la funció. Tradicionalment, l’organització compra un HRIS bàsic que serveix com a sistema operatiu fonamental i allotja dades de recursos humans com ara els empleats:

nom
adreça
número de la Seguretat Social
títol de la posició
Estat FLSA, etc.

Un cop establert el sistema bàsic, les organitzacions solen trobar la necessitat de consolidar-se en sistemes addicionals per satisfer les creixents necessitats de l'empresa. En un món perfecte, es poden satisfer les necessitats addicionals de la funció de recursos humans comprant i implementant mòduls del sistema bàsic. En algunes situacions, els complements del sistema bàsic no admeten adequadament els processos empresarials. En aquests casos, s’ha de prendre la decisió de canviar els processos organitzatius, comprar un programari diferent que doni suport al procés empresarial actual o desenvolupar sistemes de cultiu casolans totalment personalitzats. Cada vegada més, es crida a experts en HRIS a integrar diversos sistemes de recursos humans (Kavanagh i Johnson, 2018). A més de la integració del sistema, també es pot demanar als experts de HRIS que integrin elements de dades al sistema que ajudin els líders organitzatius a prendre decisions.

Sistemes d'Informació Integrats

Kavanagh i Johnson (2015) defineixen els sistemes d’informació integrats com a “sistemes basats en plataformes comunes que permeten utilitzar una única instància de dades en diverses aplicacions i la transferència perfecta de dades entre sistemes” (p. 165). Com a mínim, la integració de dades implica enllaçar la informació en dos sistemes, però la necessitat empresarial pot requerir més de dos enllaços. Les integracions sovint impliquen enllaçar operacions transaccionals en un sistema que engegui alguna acció en el sistema posterior. Un exemple d'això és un sistema de seguiment de sol·licitants (ATS) que està vinculat a diversos sistemes. En nom de l’exemple, un cop seleccionat i confirmat un candidat,l'ATS activa l'accés al sistema de nòmines que activa l'accés al sistema d'assistència i horari i alerta al departament de badges que un nou empleat està començant i que s'hauria de crear una insígnia perquè l'empleat pugui entrar i sortir al rellotge horari. En aquest exemple, les dades es transfereixen sense problemes sense la necessitat d'una intervenció humana addicional més enllà del disparador inicial a l'ATS. Aquest tipus de suport al flux de treball allibera els professionals de recursos humans de moltes de les funcions administratives i transaccionals que tradicionalment havien format part de la funció de recursos humans i proporciona als recursos humans la possibilitat de convertir-se en socis comercials estratègics i donar suport a la presa de decisions organitzatives.les dades es transfereixen sense problemes sense la necessitat d’intervenció humana addicional més enllà del disparador inicial a l’ATS. Aquest tipus de suport al flux de treball allibera els professionals de recursos humans de moltes de les funcions administratives i transaccionals que tradicionalment havien format part de la funció de recursos humans i proporciona als recursos humans la possibilitat de convertir-se en socis comercials estratègics i donar suport a la presa de decisions organitzatives.les dades es transfereixen sense problemes sense la necessitat d’intervenció humana addicional més enllà del disparador inicial a l’ATS. Aquest tipus de suport al flux de treball allibera els professionals de recursos humans de moltes de les funcions administratives i transaccionals que tradicionalment havien format part de la funció de recursos humans i proporciona als recursos humans la possibilitat de convertir-se en socis comercials estratègics i donar suport a la presa de decisions organitzatives.

Mitjançant la integració de sistemes i altres dades, els experts de HRIS tenen el potencial de crear i produir mètriques significatives i proporcionar suport integral a la presa de decisions. En integrar la compensació, el mercat laboral i el temps per omplir les dades de l’activitat de reclutament, RRHH pot identificar elements actuables per millorar l’administració de reclutament i / o compensació. Per il·lustrar aquest punt, es proporciona l'exemple següent de reclutament d'infermeres:

Exemple de contractació d’infermeres

El temps mitjà global per cobrir vacants a l'ABC Medical Center és de 40 dies. El temps mitjà per ocupar llocs d'infermeria, però, és de 70 dies. Alguns poden argumentar que hi ha una manca d’infermeria que condueix al temps més llarg per omplir la xifra. Combinant dades, un professional qualificat de HRIS descobreix, però, que quan els reclutadors anuncien vacants amb el percentil 75 del salari de referència del mercat, el temps per cobrir disminueix a 50 dies…

… en comparació amb els temps en què es va utilitzar la filosofia estàndard de compensació de l'empresa i el temps d'ompliment va ser de mitjana de 80 dies. Amb aquesta informació, la direcció pot prendre la decisió de canviar la filosofia de compensació de l'ABC Medical Center pel que fa a les infermeres. En aquest exemple simplista, les dades es van extreure del HRIS bàsic, l’ATS i el mercat laboral i es van utilitzar per prendre una decisió que afectés el pressupost de l’organització. La integració de dades proporciona a l’organització la capacitat d’entendre les condicions canviants i adonar-se del seu impacte al llarg del temps (o immediatament) per influir en el canvi.

Avantatges de la integració de dades

Hi ha diversos motius pels quals una organització opta per integrar dades externes amb el HRIS bàsic. Tal com s’explica a l’exemple anterior, les dades integrades permeten als líders obtenir analítiques puntuals i informes ad hoc. En integrar els conjunts de dades, HRIS crea valor en posar a disposició les capacitats d'informes de finestreta única. En el cas de la planificació de la compensació, els sistemes integrats poden incloure pautes de mèrit basades en la ubicació i dins del rang salarial adequat en funció de les qualificacions de rendiment. D’aquesta manera, la integració de dades elimina la necessitat dels gestors d’interpretar una matriu complexa i redueix la probabilitat d’errors basats en càlculs manuals i interpretació de polítiques. A més, la planificació de la compensació que no es realitza mitjançant un sistema integrat en temps real requereix molt de temps i és costosa.En una enquesta d’autoservei de recursos humans del 2002, el grup Cedar va estimar que a Amèrica del Nord les empreses van experimentar un estalvi de 5,29 dòlars per transacció mitjana amb un sistema automatitzat de planificació de compensacions (Wright, 2004). Si aquesta xifra és certa, fins i tot les empreses petites i mitjanes poden guanyar amb la integració de dades i l’automatització de la planificació de compensacions per crear aquest tipus d’aplicació d’autoservei de gestors.

HRIS integrat també proporciona un compliment d'informes federals sense preocupacions. Per a les organitzacions a les quals s’ha d’informar de dades anualment, els esforços de recollida de dades poden ser tediosos i requereixen molt de temps. Un sistema integrat que rastreja la formació requerida, per exemple, es podria manipular fàcilment per crear informes estàndard de la Comissió Mixta. El mateix passa amb els informes EEO-1 i Vets-100. A més del compliment previst, els sistemes integrats permeten a les organitzacions proporcionar respostes oportunes als auditors i produir dades per realitzar auto-auditories. La integració de dades de plataformes basades en web d’autoservei dels empleats també augmenta l’eficiència i disminueix els errors en fer que els empleats presentin les seves pròpies dades a l’HRIS.

Reptes a considerar

La integració de dades externes no és tot positiu i, sens dubte, comporta un conjunt de reptes per a una organització a tenir en compte. La integració de dades i sistemes és costosa i sovint requereix solucions o pegats per proporcionar dades que siguin útils per donar suport a la presa de decisions. Si una organització vol integrar un sistema de producció pròpia amb un sistema de proveïdor o integrar dos o més sistemes de proveïdor, es requerirà un expert en HRIS amb coneixements tècnics de protocols i llenguatges de programació per compartir dades entre sistemes (Kavanagh i Johnson, 2018). Si actualment aquest programador no forma part del personal de l’organització, el líder HRIS haurà de pressupostar la posició addicional. Tot i que HRIS altament integrador pot proporcionar majors eficiències mitjançant l’ús del servei autònom de sol·licitants, empleats i gestors,alguns argumenten que aquests sistemes poden transferir la feina de RRHH a directius i empleats, de manera que sobrecarreguen els directius de la línia i els empleats de la línia. Es diu que això té l’efecte a llarg termini de disminuir la productivitat global de les organitzacions. Els sistemes de beneficis poden no ser ben rebuts pels empleats que consideren que necessiten suport addicional per prendre decisions (Stone, et al. 2015). A més, és possible que alguns empleats no se sentin còmodes amb l’ús de la tecnologia i puguin preferir els formularis en paper a l’entrada d’ordinadors.és possible que alguns empleats no se sentin còmodes amb l’ús de la tecnologia i prefereixin els formularis en paper a l’entrada d’ordinadors.és possible que alguns empleats no se sentin còmodes amb l’ús de la tecnologia i prefereixin els formularis en paper a l’entrada d’ordinadors.

Un altre repte important que s’hauria de considerar és la flexibilitat del sistema, que és fonamental per a l’èxit de la integració de dades. En l'exemple d'automatització de compensacions, els plans de compensació canvien amb el pas del temps i HRIS ha de poder estar al dia amb aquests canvis. Els canvis poden incloure elegibilitat, regles empresarials (per exemple: quantitats mínimes i màximes d’increment), pressupostos, directrius, dates d’accés, càlculs i fins i tot presentacions de pantalla. Cal afegir o eliminar components de paga base, plans de bonificació o plans d’accions per proporcionar flexibilitat als canvis típics del programa (Wright, 2004). Els sistemes també han de proporcionar la flexibilitat necessària per adaptar-se també a les necessitats canviants relacionades amb el compliment. La planificació de compensacions per a empleats exempts i no exempts, per exemple, pot seguir diferents pautes.La integració de dades de compensació també pot proporcionar als directius indicadors per indicar possibles problemes de compliment, per exemple, indicadors per a dones i empleats minoritaris quan els seus sous es redueixen per sota dels empleats masculins i majoritaris qualificats de manera similar. Aquest tipus de bandera pot ser complicat d’implementar perquè requereix que el sistema extregui dades de diversos sistemes diferents (HRIS bàsic, ATS, dades del mercat salarial), apliqui càlculs (ràtio compa basada en la tarifa horària o salari anual segons l’estat de FLSA), i enviar un indicador o indicador al gestor en funció de la definició de l'empresa del que constitueix un element que requereix revisió (Wright 2004).Aquest tipus de bandera pot ser complicat d’implementar perquè requereix que el sistema extregui dades de diversos sistemes diferents (HRIS bàsic, ATS, dades del mercat salarial), apliqui càlculs (ràtio compa basada en la tarifa horària o salari anual segons l’estat de FLSA), i enviar un indicador o indicador al gestor en funció de la definició de l'empresa del que constitueix un element que requereix revisió (Wright 2004).Aquest tipus de bandera pot ser complicat d’implementar perquè requereix que el sistema extregui dades de diversos sistemes diferents (HRIS bàsic, ATS, dades del mercat salarial), apliqui càlculs (ràtio compa basada en la tarifa horària o salari anual segons l’estat de FLSA), i enviar un indicador o indicador al gestor en funció de la definició de l'empresa del que constitueix un element que requereix revisió (Wright 2004).

Bones pràctiques per integrar dades

Wright (2004) ofereix vuit suggeriments a observar quan s’integren dades i s’utilitzen per automatitzar la planificació de la compensació. Els suggeriments són aplicables a totes les funcions de recursos humans i els experts en HRIS han de tenir en compte les recomanacions.

Planifica a fons. La integració de dades no ha de ser una decisió d’última hora ni una reflexió posterior. Les dades de tots els sistemes implicats en l’enllaç s’han de mapar per garantir que els conjunts de dades siguin compatibles per a la transferència.
La funcionalitat s’ha d’anar introduint progressivament amb el pas del temps. Es recomana que les organitzacions no intentin fer massa ràpid. Mitjançant la implementació per fases, les organitzacions es donen l’oportunitat de respondre als reptes i redirigir recursos si cal.
És important investigar i seguir les millors pràctiques específiques del sector. Les necessitats d’un centre mèdic probablement serien molt diferents de les d’un fabricant. No hi ha cap solució única per a les necessitats d’integració de dades i els experts en HRIS n’han de ser conscients en iniciar un projecte.
HR hauria de comprovar la freqüència de les excepcions a les regles empresarials per determinar si el sistema recentment integrat s'ha de configurar per adaptar-les a les excepcions.
Les organitzacions haurien de tenir en compte les implicacions dels càlculs basats en l’arrodoniment. Aquest consell és específic de les dades de compensació, però és important tenir-lo en compte. Si s’arrodoneixen les xifres, pot afectar el pressupost d’una manera inesperada i alterar les projeccions pressupostàries. Sembla poca cosa, però, amb el pas del temps, pot resultar costós.
Valideu les dades necessàries al HRIS bàsic i planifiqueu el temps per implementar la neteja de dades programada si cal.
Wright subratlla la necessitat de provar qualsevol modificació del sistema abans que es publiqui. És important que es posin a prova tots els escenaris possibles al sistema per assegurar-se que la seguretat està intacta i que el sistema integrat funciona com es preveia.
I, finalment, la vuitena recomanació és planificar la comunicació de gestió de canvis. Es diu que les implementacions de HRIS fracassen no per problemes de maquinari o programari, sinó pel líder del canvi i per les qüestions relacionades amb el canvi de persones i organitzacions (Kavanagh i Johnson, 2015).

En conclusió, la integració de dades externes té diversos avantatges. La integració de dades permet un millor suport a la presa de decisions i metrix. Tot i que finalment s’aconsegueix una eficiència, hi ha costos inicials associats a la integració de dades que han de tenir en compte els experts de HRIS. A més, alguns empleats i directius poden ser resistents a utilitzar les funcions d’autoservei de què depenen les dades integrades. Si els líders apliquen mètodes de gestió de canvis efectius i planifiquen els recursos en conseqüència, la integració de dades probablement tindrà un impacte positiu en la funció de recursos humans i en el negoci en general.

Fonts:

Integració de HRIS amb la nòmina global: quatre claus per a l’èxit. (2017, 06 d'octubre). Recuperat el 24 de febrer de 2018, a

Kavanagh, MJ i Johnson, RD (2018). Sistemes d’informació de recursos humans (4a ed.). Los Angeles, CA: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM i Johnson, R. (2015). La influència de la tecnologia en el futur de la gestió de recursos humans. Revisió de la gestió de recursos humans, 25 (Gestió de recursos humans: passat, present i futur, volum 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). No us conformeu amb menys: els programes de compensació global necessiten eines de compensació global. Revisió del pla de beneficis per als empleats, 58 (9), 14.