Departament de recursos humans: realitzeu una anàlisi laboral: avantatges i inconvenients

L’objectiu típic d’una anàlisi de llocs de treball és mantenir el personal actual sense provocar una sobrecàrrega de treball. No obstant això, l’objectiu final d’una anàlisi de treball és definir una descripció de feina. Cal una descripció del lloc de treball per contractar l’empleat més qualificat per a un lloc concret. Un cop hàgiu completat una anàlisi de feina, millor entendreu quines tasques i responsabilitats necessita un lloc.

Això pot ajudar la direcció a determinar si contractar un empleat a temps complet, a temps parcial, contractual o temporal. Conèixer els desavantatges d’una anàlisi de feina també ajudarà a dur-la a terme. Estareu armats per a la batalla si es produeixen enfrontaments entre els empleats.

En aquest article s’examinarà la història d’una anàlisi de feina, diverses perspectives d’una anàlisi de feina, la definició formal d’una anàlisi de feina, quan es fa, per què es fa, els desavantatges de fer-ne una, com realitzar la tasca (única i mètodes tradicionals) i enllaços per obtenir més informació.

Michele Jones

Michele Jones

La teoria de l’anàlisi laboral va ser originada per dos psicòlegs, Fredrick Taylor i Lillian Moller Gilbreth, a principis del segle XX (Muchinsky, 2012).

Imagineu-vos com a empleat…

Estàs ocupat. Teniu un horari complet per al dia. Sempre heu sabut que vosaltres i el secretari registren part de la mateixa informació, de manera que les vostres feines es superposen. Tanmateix, també sabeu que estar ocupat fa que el dia passi més ràpid, de manera que mai no ho heu assenyalat.

De sobte, s’interromp. Se us convoca a una reunió i us donen instruccions sobre com completar la vostra part d’anàlisi de feina, que pel que podeu entendre és només una paraula fantàstica per dir el que feu durant el dia.

La part insegura de vosaltres pensa: "Per què necessiten saber què faig tot el dia? Acabo la feina, oi? Intenten aprendre el que faig tot el dia perquè puguin transmetre deures als altres? Estan enmig de deixar-me anar? Potser no hauria de ser completament honest. Potser hauria d'afegir més funcions als requisits de la meva posició… "

Imagineu-vos com a representant de recursos humans…

El Consell d’Administració ha decidit que vol que realitzeu anàlisis de llocs de treball a tots els empleats de l’empresa. Coneixeu moltes maneres d’aconseguir aquesta tasca, però també sabeu que hi ha trampes.

Actualment, els assumptes que tracteu a Recursos Humans inclouen, disputes entre empleats sobre qui té càrrec, disputes entre empleats sobre qui és responsable de quines tasques i disputes entre els empleats sobre qui va assolir quin èxit.

Dit d’una altra manera, estàs fins al coll discutint entre els empleats. Per descomptat, això forma part de la feina. El problema és que aquestes disputes afecten directament aquesta tasca. Intentar esbrinar qui és el supervisor "real", qui realitza quina tasca i qui ha aconseguit quins èxits són elements que han de formar part d'una anàlisi laboral.

Un dels avantatges d’una anàlisi de llocs de treball és que pot limitar les disputes polítiques aclarint les relacions d’informació i les àrees de responsabilitat, de manera que aquest problema es pot resoldre d’alguna manera (Fisher, Schoenfeldt i Shaw, 2006).

Per tant, si bé hi ha avantatges i finalitats importants en les anàlisis de llocs de treball, tant els empleats com els analistes de llocs de treball poden tenir problemes amb aquesta tasca. Tant si sou empleat com si és analista de feina, intenteu visualitzar l’altra cara de la moneda per veure quines dificultats poden sorgir.

Michele Jones

Què és una anàlisi de feina?

L’anàlisi de llocs de treball és el procediment on el departament de recursos humans recopila, documenta i analitza informació sobre el contingut i els requisits de la feina. Demostra la clara relació entre les tasques laborals i els coneixements, habilitats i habilitats necessàries per realitzar les tasques (Office of Personnel Management dels Estats Units, 2007).

Per obtenir una anàlisi precisa, el Departament de Recursos Humans hauria de confiar en els supervisors i els empleats per proporcionar una anàlisi de treballs completada, l’organigrama departamental i qualsevol altra informació sobre qualsevol canvi del departament que hagi afectat aquesta posició en particular.

Michele Jones

Quan sol esperar el departament de recursos humans fer una anàlisi de feina?

• Quan es produeixen fusions o adquisicions
• Quan les noves empreses s’apoderen de les antigues
• Quan una empresa fa avaluacions de rendiment
• Quan s’estan fent canvis a l’empresa

Michele Jones

El Departament de Treball dels Estats Units va crear una base de dades de 20.000 descripcions de llocs de treball basades en anàlisis de treballs realitzades pels departaments de recursos humans. La base de dades s’anomena O'NET. És lliure de fer cerques i conté una eina d’exploració de carreres que ajuda els usuaris a conèixer noves carreres. Exploreu el diccionari en línia de títols ocupacionals (O'NET) creat avui pel Departament de Treball dels Estats Units per obtenir més informació.

Michele Jones

Per què es fan les anàlisis laborals?

1. Per identificar el que es necessita per fer la feina amb èxit comprenent:

• Com es fa la feina
• Quan es necessiten les tasques laborals
• Qui està afectat per la feina
• Quines qualitats es necessiten per exercir la feina
• Quines funcions i funcions es compleixen periòdicament
• Quins requisits físics i mentals es consideren necessaris

2. Reassignar, eliminar, descobrir o distribuir responsabilitats i deures addicionals

3. Per crear una descripció del treball i documentar els atributs de la posició

4. Fer millores en els processos o procediments

5. Desenvolupar un millor rendiment dels empleats

6. Gestionar eficaçment els sistemes de formació i promoció

7. Ajudar els empleats a maximitzar els seus talents i avançar en la seva carrera professional

8. Trobar la millor qualitat d'empleats per a cada lloc en particular

9. Determinar si una persona amb discapacitat és capaç de realitzar les tasques d'un lloc amb o sense acomodació especial

10. Ajudar a la defensa legal sobre la selecció de l'empresa o l'eliminació de la cobertura de llocs; per obtenir més informació sobre com es relaciona una anàlisi de llocs de treball amb la llei, consulteu el lloc web de la Comissió per a la igualtat d’oportunitats laborals

11. Classificar adequadament els llocs de treball en funció del seu títol i rang salarial adequats

Per què hi ha desavantatges en les anàlisis laborals?

• Cada persona pot ser tractada de manera diferent, ja que fa deures diferents.
• A molts treballadors no els agrada adaptar-se a un nou entorn.
• Es poden produir actituds pertorbadores si les persones se senten amenaçades a la feina.
• Les qualificacions mentals poden ser difícils de detectar, ja que no es poden observar directament.
• Un cop finalitzada l’anàlisi, es pot determinar que s’eliminaran algunes posicions.
• Els biaixos personals de l'analista de treball poden distorsionar les dades recollides.
• Si les persones se senten insegures en la seva posició actual, poden distorsionar la veritat quant al que realment fan en un dia.
• L’anàlisi del treball requereix molt de temps, ja que es desitja informació precisa.
• Si els treballadors no entenen què és una anàlisi de feina, és possible que no participin d’una manera útil.
• Realitzar una anàlisi de feina pot ser molt difícil si canvien sovint de feina.
• La coordinació d’una anàlisi laboral completa requereix molta mà d’obra i cooperació.

• Una història impactant sobre el fracàs en completar una anàlisi de feina

  Aquesta història és un exemple d’un desavantatge associat a una anàlisi de feina. La contractació d’un candidat que no estigués qualificat per a un lloc va ser el resultat del fet que l’empresa no va dur a terme una anàlisi laboral satisfactòria.

Michele Jones

Com es fan les anàlisis laborals?

Sovint, el Departament de Recursos Humans presenta la seva pròpia manera de fer una anàlisi de llocs de treball per crear descripcions de llocs de treball uniformes basades en els seus mètodes. Hi ha, però, altres maneres de fer anàlisis de treballs.

Hi ha molts mètodes tradicionals i únics que es poden implementar per fer anàlisis de treballs per facilitar els empleats durant aquest procediment. A continuació s’il·lustraran sis exemples de maneres de dur a terme aquesta tasca.

Michele Jones

1. Participació dels empleats

Feu que cada empleat empleni una anàlisi laboral. Tots els empleats haurien d’estar obligats a completar una anàlisi de feina. Si hi ha alguna pregunta o problema a l’hora d’emplenar una anàlisi de feina, el Departament de Recursos Humans hauria d’ajudar cada empleat.

Això permetrà al Departament de Recursos Humans l’oportunitat de veure on hi ha una sobrecàrrega o on es poden canviar les funcions. El departament pot analitzar la informació obtinguda dels empleats i supervisors i determinar si cal fer algun canvi.

Si es considera que s’elimina la posició d’un empleat, normalment l’objectiu de l’empresa és trobar un paper diferent per a ells i tornar-los a formar si cal. Una bona empresa hauria de creure que les persones amb talent acolliran el repte d’un nou rol i gaudiran del creixement professional amb les responsabilitats addicionals que s’acompanyen.

Michele Jones

2. Un sistema de bonificació

Un cop finalitzada l’anàlisi de cada feina, una empresa pot decidir que s’atorgarà una bonificació a aquells que es determinin que són elegibles. Aquesta elegibilitat es pot determinar en funció de l’avaluació de rendiment més recent del supervisor i de la durada del temps en què l’empleat ha treballat a l’empresa. El percentatge de la bonificació hauria de ser el mateix per a tots els empleats elegibles.

Un calendari de bonificació fixat com aquest motivaria els supervisors i els empleats a participar amb ganes i alegria en una anàlisi de feina. Potser ho veurien com una oportunitat més que com una amenaça.

Juntament amb un calendari de bonificació, es podria establir un sistema d’incentius de manera que aquells a qui s’observa la bonificació també estiguin motivats. Bàsicament, el sistema podria donar "esperança" als treballadors sense bonificació. Podien saber per què no rebien cap bonificació i què podien fer en el futur per millorar el rendiment de la seva posició.

Michele Jones

3. Detalls de l’anàlisi de treballs

Per obtenir una anàlisi precisa d’una posició, és possible que els empleats hagin de portar un diari de les seves activitats durant diversos dies per tal d’observar com passen el seu temps a la feina. L'anàlisi del treball també hauria de ser aprovat per cada supervisor.

L’anàlisi hauria d’enumerar:

• El nom del departament
• Un resum de la posició de les seves responsabilitats generals o objectiu principal
• Un relat detallat de totes les tasques que comporta la realització de la seva posició
• Una estimació de la quantitat mitjana de temps dedicat a realitzar cada tasca que suma un cent per cent, ordenant-les per ordre d’importància
• Una llista d’empleats les activitats de les quals coordina o supervisa aquesta posició
• Una llista que identifica els tipus de responsabilitats de supervisió implicades, com assignar feina, contractar o fer avaluacions de rendiment

El supervisor ha de descriure breument l'experiència mínima, l'educació i qualsevol llicència necessària per al lloc.

Michele Jones

4. Dues aproximacions a l’anàlisi de llocs de treball

Dos enfocaments populars per a l'anàlisi de llocs de treball estan orientats a les tasques i als treballadors. El mètode orientat a tasques es concentra en les tasques que implica la realització del treball. El mètode orientat als treballadors s’esforça per examinar les qualitats humanes necessàries per poder desenvolupar la feina amb èxit.

Aquestes característiques normalment es classifiquen en quatre seccions anomenades KSAO:

• Coneixement
• Habilitats
• Habilitats
• Altres (personalitat, interessos i experiències)

Michele Jones

5. Mètodes d’anàlisi de treballs

Algunes de les maneres de dur a terme una anàlisi de treball inclouen mètodes tradicionals i mètodes únics. Molts departaments de recursos humans presenten les seves pròpies maneres de fer anàlisis laborals. És possible que vulguin fer-ho a causa de la forma en què tenen previst utilitzar l’anàlisi de la seva feina.

La raó principal per fer una anàlisi de feina és presentar una descripció de feina adequada. Molts especialistes en recursos humans volen que totes les descripcions de feina siguin similars. Volen que tinguin el mateix format i que es creïn amb el mateix mètode.

Maneres úniques de fer una anàlisi de treballs
Mostres de treball
Anàlisi de fons
Qüestionaris
Observacions, tant directes com indirectes
Entrevistes amb empleats o supervisors
Investigacions d'incidents crítics
Diaris de treball
La tècnica de la xarxa de repertori
Llistes de comprovació
Anàlisi de tasques jerarquitzades

Què és una PAQ? El PAQ és un instrument d’anàlisi de treball que completa un analista professional i mesura la validesa dels components laborals de les qualitats que es troben a les proves d’aptitud. Què és JASR? Aquest mètode és ràpid i orientat a tasques.

Maneres tradicionals de fer una anàlisi de treball
Entrevistes personals
Enquestes
Avaluacions del treball
Entrevistes telefòniques
Revisions de procediments i processos
Qüestionari d'anàlisi de posició (PAQ)
Entrevistes d'esdeveniments conductuals
Anàlisi de feina a la velocitat de la realitat (JASR)
Fulls de treball d’anàlisi de treballs

Michele Jones

6. El procés d'anàlisi de feines en 6 passos

Moltes empreses utilitzen un procés de sis passos pel que fa a l’anàlisi del treball. Normalment es disposa de la següent manera:

1. Recopileu les dades i decidiu com utilitzar-les millor. Això pot comportar escriure descripcions de llocs de treball, determinar els estàndards de rendiment o realitzar estudis laborals posteriors.
2. Enumereu les tasques i les qualificacions necessàries per realitzar la feina amb èxit. Reviseu els organigrames i els processos.
3. Identifiqueu les tasques crítiques o els treballs representatius per a l'anàlisi principal.
4. Analitzeu la feina recollint dades sobre les activitats laborals, les condicions laborals i les habilitats necessàries per realitzar la feina. Valoreu les habilitats, identificant quines són les competències més importants.
5. Reviseu les conclusions amb el treballador i el seu supervisor. Un cop confirmat, elimineu tasques que no estiguin relacionades amb competències.
6. Documenta totes les troballes i desenvolupa una descripció de treball precisa amb les especificacions del treball.

Michele Jones

Probablement el més difícil, però també el més important per fer una anàlisi laboral, és aconseguir que tothom s’incorpori. En aquest article s’ofereixen moltes opcions per orientar-vos a aconseguir-ho. Pot ser millor una nota, una reunió formal o una entrevista individual. Explicar als participants de l'anàlisi del lloc de treball els motius pels quals s'està acabant pot ajudar-los a entendre la decisió de l'empresa.

Demostració O'NET: anàlisi de llocs de treball

Referències

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF i Shaw, JB (2006). Gestió de recursos humans (6a ed.). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psicologia aplicada al treball. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Oficina de Gestió de Personal dels EUA. (2007). Manual d’operacions d’examen delegat: una guia per a oficines d’exàmens d’agències federals. Recuperat el 30 de novembre de 2013 a