Com escriure un comunicat de premsa per a una petita empresa

Com a propietari de petites empreses, és important saber redactar un comunicat de premsa.

Canva

Com aconseguir mitjans per cobrir la vostra història

Si la vostra condició de famós o la vostra influència amb el públic és molt elevada (penseu en els alts càrrecs governamentals i estrelles de cinema), és possible que els mitjans de comunicació us busquin per entrevistar-vos i incloure la vostra història a les seves emissions o publicacions. Però siguem sincers, la majoria dels professionals del màrqueting, sobretot de les petites empreses, no justifiquen (ni volen) aquest tipus d’atenció. Per tant, no, és improbable que els redactors de mitjans de comunicació o els periodistes del personal us busquin i escriviu una història sobre el vostre negoci o esdeveniments.

No obstant això, les empreses de totes les mides tenen una eina de màrqueting rendible per ajudar-les a obtenir cobertura mediàtica: el comunicat de premsa.

Què és una nota de premsa?

Un comunicat de premsa és un document que s’envia als membres de la premsa (més coneguts actualment com a mitjans de comunicació per incloure diaris, televisió, ràdio, llocs de notícies d’Internet, etc.) per alertar-los de notícies o altra informació que pugui ser d’interès. als seus lectors, espectadors o oients. Els editors dels mitjans de comunicació decideixen llavors si s’inclou la notícia a la seva publicació o emissió… o ignora-ho. Si s’accepten per a la seva inclusió, els editors poden publicar la nota de premsa tal com l’ha enviat l’emissor, poden editar-la per complir les seves directrius editorials o fins i tot poden assignar-la al seu personal d’escriptors i reporters per cobrir o ampliar la història.

Quan una nota de premsa o el contingut de la nota s’accepta i s’inclou en una publicació o emissió, és una victòria per a la persona o empresa que l’ha enviat. Sovint es considera un mitjà guanyat ja que, a part del cost de preparar i enviar el llançament, el remitent no suposa cap cost per rebre tinta o premsa, cosa que significa el privilegi de ser publicat o emès pel canal de mitjans. Per contra, la publicitat es considera un mitjà de pagament, ja que l’emissor (anunciant) paga per incloure la seva informació (anunci o història).

De què ha de tractar-se una nota de premsa?

Com a venedor de petites empreses, potser creieu que les vostres notícies ni tan sols serien dignes de l'atenció d'un editor. Això pot ser cert… o potser no. De vegades, depèn de com se senti l’editor aquell dia.

Recordeu que el vostre comunicat de premsa hauria de ser una "notícia", és a dir, que informa que alguna cosa ha passat o que passarà o que responeu a alguna cosa que ha passat, per a vosaltres i per al vostre negoci. A més, ha de ser factual i no infringir drets d’autor o marques comercials, no ser difamatori ni difamatori, no envair la privadesa de ningú i definitivament no infringir cap confidencialitat. Informeu-vos sobre qüestions de responsabilitat mediàtica i busqueu orientació legal sobre allò que convé publicar per a vosaltres i per al vostre negoci.

És una nota de premsa o un article de notícies?

Teniu informació sobre com fer-ho, consells o altra informació que agradaria l’audiència d’un canal de mitjans? Tot i que sovint es poden formatar aquests elements com a nota de premsa, tècnicament no ho són. Es considerarien articles o funcions. Reviseu els diversos departaments de la redacció d'un mitjà de comunicació per determinar quines persones haurien de rebre funcions a considerar, en lloc de les notícies.

L’estructura piramidal invertida per a comunicats de premsa

Per ser dignes de revisió per part dels editors de mitjans ocupats, les notes de premsa haurien de seguir una estructura i un format estàndard.

En termes d’estructura, un comunicat de premsa segueix una fórmula d’escriptura de piràmide invertida , el que significa que la informació més important (qui, què, per què, on, quan i com) de la història hauria d’ésser el més a prop possible del començament del document., idealment al primer paràgraf. A continuació, se segueixen detalls menys importants.

Per què és important seguir aquesta estructura? Els editors sovint han de retallar històries perquè s’adaptin a l’espai o al temps disponibles. Els editors retallen de baix a dalt. Per tant, si la vostra informació més important es troba a la part inferior, ja no està.

Com donar format a una nota de premsa

Hi ha algunes convencions que s’han de seguir quan s’escriu un comunicat de premsa. Aquests elements s’han d’incloure i normalment apareixen en aquest ordre:

Notació de PER A LA LLIBRE IMMEDIATA o MANTENIR-SE PER A LA LLIBRE FINS

Això indica a l'editor, escriptor o periodista quan està bé publicar el que heu enviat. Normalment, es situa al marge esquerre.

Títol

Tan crític! Aquesta és una frase que resumeix tota la notícia. Recordeu que la majoria de la gent escaneja els titulars i que molts no llegeixen la història sencera. Feu que sigui rellevant per al vostre públic perquè, almenys, estigui encantat de llegir el primer paràgraf tan important. El vostre títol també ha d’atraure els editors. Comprenen els desitjos i necessitats dels seus lectors, oients i espectadors. Per tant, si podeu demostrar la vostra comprensió del públic objectiu, teniu més possibilitats de ser considerat per a la seva publicació.

Normalment, el títol se centra a la pàgina o a la pantalla. Proveu de mantenir el titular amb el mínim de paraules possible. Apreneu a utilitzar Twitter per escriure bons titulars. Com que només teniu 140 caràcters per cridar l'atenció d'algú, és un bon camp d'entrenament.

Subtítol (opcional)

Si el títol no pot explicar completament la vostra història, pot ser útil un subtítol. Tanmateix, tingueu en compte si la reescriptura del títol pot tenir més impacte. Igual que el títol, el subtítol se centra a la pàgina o a la pantalla.

Paraula per a savis: com a editor, els subtítols em feien embogir perquè semblaven incòmodes en el nostre esquema de disseny de columnes concret. Per tant, normalment els he esborrat.

Ubicació i data de la història

Això s’hauria d’explicar per si mateix. Es situa al marge esquerre o, com he vist de vegades, al principi del primer paràgraf.

Cos

Expliqueu la vostra història a l’estructura piramidal invertida que s’indica més amunt. Escriviu sempre la vostra nota de premsa en tercera persona. Per què? Perquè aquesta és una història sobre tu, no tu que n’expliques la història. Així que eviteu "jo" i "nosaltres" quan parleu de la vostra història, tret que s'inclogui en una cita. Exemple: "Estem orgullosos d'anunciar aquesta nova innovació", va dir el Sr. Small Business. Mantingueu-ho breu i clar, limitar el text de la història a unes 500 paraules o menys és un bon objectiu.

Informació (opcional)

Freqüentment he vist notes de premsa que acaben la història amb un paràgraf sobre el que explica l’organització que l’envia. Els editors poden incloure'l (cosa que suposa una victòria per a l'emissor). Però sovint es redueix a causa de les limitacions d’espai i es pot considerar massa promocional. El valor d’incloure-ho és que si l’editor no està familiaritzat amb el remitent (com pot ser el cas de moltes petites empreses), pot ajudar-lo a verificar la credibilitat del remitent. Igual que amb el cos del document, s’escriu en tercera persona i s’inclou en el recompte total de paraules per a la publicació.

Informació de contacte

És possible que els editors, escriptors i periodistes vulguin aclarir la informació abans de publicar la versió. Incloeu, doncs, la millor manera d’arribar-hi (telèfon, correu electrònic, etc.) i incloeu el vostre lloc web. Però no us sorprengueu si ningú es posa en contacte amb vosaltres i, sorpresa, veieu que apareix la vostra història. Tingueu en compte que quan envieu un comunicat de premsa, esteu dient als mitjans que està bé publicar-lo i que es pot fer públic. Aneu amb compte que el que escriviu sigui el que voldríeu escoltar als informatius de la nit.

Notació de ### o END

Això indica als mitjans que no hi ha informació addicional a tenir en compte i que es col·loca a la part inferior de la versió. Algunes persones també inclouen el recompte de paraules de la versió al final (opcional). Aquestes notacions eren un problema més antigament, quan els comunicats de premsa en paper eren la norma i els editors havien de saber si hi havia alguna cosa més a la història en diverses pàgines. Però encara val la pena fer-ho, passi el que passi.

Com a nota lateral, si la vostra versió impresa física s’escampa en diverses pàgines, posar una notació de MÉS al final de la pàgina avisa la redacció que hi ha més informació a considerar abans del FINAL.

Alguns consells addicionals diversos:

Sense tipus de lletra funky ni format elegant. La publicació donarà format a la vostra informació perquè es publiqui com convingui. L’ús de tipus de lletra estàndard, com ara Times New Roman o Helvetica, facilita la lectura dels editors per als editors i us ajuda a destacar-vos com a professional.
Teniu un kit multimèdia. A més de la vostra nota de premsa, es recomana tenir un kit multimèdia disponible. Actualment, un kit de suports digitals en un lloc web és popular, ja que és de baix cost i és fàcil accedir-hi.

On envieu una nota de premsa?

Les publicacions més grans solen tenir diversos editors, cadascun dedicat a un ritme concret, el que significa que cobreixen un segment específic de la indústria, una ubicació geogràfica o un tipus de història. Una vegada més, consulteu el lloc web del mitjà per veure qui seria el vostre candidat ideal a l'editor i com voleu que es posés en contacte amb vosaltres.

La clau és que normalment l’envieu a un editor. Per als mitjans més petits, hi pot haver una persona que sigui l'editor, editor, reporter i escriptor. Consulteu el lloc web del mitjà de comunicació per determinar el contacte adequat.

Com a alternativa, algunes persones prefereixen distribuir les seves notes de premsa amb l'ajut de serveis de comunicats de premsa i relacions públiques. Un exemple seria PRWeb. Aquests serveis poden transmetre la vostra versió a centenars, fins i tot a milers, de mitjans de comunicació. Això pot ser eficaç, però també pot costar, ja que aquests serveis solen cobrar una tarifa per nota de premsa o una quota de subscripció mensual. Tingueu en compte també que si la vostra història només té interès local, la distribució àmplia pot ser contraproduent i costosa.

També es poden considerar serveis de distribució de comunicats de premsa gratuïts, però és possible que no tinguin l’abast que tenen els serveis de pagament i poden enviar el comunicat a mitjans de comunicació irrellevants. Tingueu en compte les capacitats i els costos de cada servei abans d’anar per aquesta ruta.

Val la pena desenvolupar relacions amb mitjans de comunicació clau per a la vostra indústria i públic. Llavors, quan un editor o un periodista rep la vostra publicació, potser estarà més disposat a considerar la vostra història per incloure-la. A més, distribuir la vostra publicació als mitjans no és l’única manera de donar a conèixer la vostra història. Enviar el vostre comunicat de premsa als clients i emetre’ls a través de les xarxes socials també pot ser molt eficaç i rendible.

Podeu enviar per correu electrònic una nota de premsa?

Actualment, les notes de premsa per correu electrònic són molt habituals, fins i tot preferides. Tot i això, tots els mitjans de comunicació són diferents. Consulteu el canal o el lloc web de publicació per obtenir instruccions d’enviament.

Com heu de fer un seguiment dels editors sobre la vostra nota de premsa?

Quan feia relacions públiques per a la indústria de les fires, recordo haver trucat als editors i tornar-los bojos amb trucades de seguiment. Ei, només feia la meva feina. Però, quan estava a l’altre extrem com a editor, les trucades de seguiment s’utilitzaven per tornar-me boig.

Tret que hàgiu establert una relació amb un editor o un periodista que acollís la vostra trucada, seguiu amb compte quan seguiu el comunicat de premsa que heu enviat. L'única cosa que no voleu establir és la reputació de ser una plaga. Utilitzeu sempre l’etiqueta comercial adequada quan feu un seguiment per telèfon.

Si no han recollit el vostre comunicat per publicar-lo ni han contactat amb vosaltres per obtenir més informació, és un senyal que no teniu res d’interès per a ells… almenys no avui. No us desanimeu. Seguiu enviant històries interessants i rellevants als mitjans de comunicació que tinguin més valor per a vosaltres i per al vostre públic. No en diuen "mitjans guanyats" per res!

Des de l'escriptori de l'editor: Com vaig decidir quines notes de premsa s'executaven

Com a editor de diaris comercials durant més de 15 anys, aquí hi ha algunes de les preguntes que em passarien pel cap quan considerés que s’utilitzaven munts de comunicats de premsa:

Té una importància local? Com que la publicació que vaig editar era local, les notícies locals van ser les primeres.
Hi ha una data límit o data d’anunci significativa que el públic hauria de conèixer?
Les notícies són rellevants i significatives per al públic o la indústria de la publicació?
És realment una notícia? O s’hauria de tenir en compte per a característiques o material de farciment?
La font és creïble?