Com escriure polítiques i procediments per al vostre negoci

Aquesta és una guia sobre com escriure polítiques i procediments per al vostre lloc de treball.

David Livermore

Què és una política i un procediment?

Llavors, què és una política i un procediment? En poques paraules, són instruccions pas a pas sobre com fer alguna cosa a la vostra organització. Podria ser quelcom general, com el que s’espera de tots els empleats o la forma de completar una tasca laboral específica. Sigui com sigui, una política i un procediment poden fer arribar aquestes reflexions al paper perquè tothom les vegi i les segueixi.

En aquest article es tractarà el següent:

• Què cal incloure en una política i un procediment
• Com formatar una política i un procediment.
• Un exemple
• Consells
• Els pros i els contres d’utilitzar una política i un procediment.

Què cal incloure en una política i un procediment

A continuació es mostra el que es necessita en totes les polítiques i procediments.

• Capçalera: ha d'incloure el nom de la vostra organització, el departament, etc. Això identificarà a qui va destinat el procediment.
• Títol: títol del procediment. Intenteu no fer que això sigui massa llarg. Feu que sigui fàcil de recordar i de fer referència.
• Número de procediment: també serveix de referència fàcil. Això permet que els procediments estiguin en un ordre determinat en un llibre, carpeta, base de dades en línia, etc. No només haurien d'estar en ordre numèric, sinó que hi hauria d'haver un espai igual entre el número de procediment (és a dir, 100, 105, 110, etc.).
• Data de vigència: data en què es va fer efectiu el procediment. Pot ser important per intentar establir una línia de temps per a una determinada tasca laboral.
• Data revisada: si es van fer canvis al procediment en un moment donat, cal canviar aquesta data a la data en què es va revisar el procediment. Això fa que tothom estigui al dia dels canvis actuals.
• Data revisada: si es va revisar el procediment per veure si cal fer canvis, cal canviar aquesta data. Tant se val si no es van fer canvis, aquesta data s'hauria de canviar per indicar-ne l'última revisió.
• Autoritzat per: nom de la persona que va autoritzar la publicació de la política i el procediment. Es tractaria d’un cap de departament o supervisor.
• Política: hauria d’entrar en qui, què, quan, on, per què i com. Tanmateix, aquesta part hauria de ser breu. Com a màxim, hauria de ser una visió general de per què està vigent la política.
• Directiva: si s’ha de fer alguna cosa o si hi ha una instrucció general que la persona ha de seguir, hauria de figurar a la directiva. No ho inclogueu tret que hi hagi alguna cosa crítica que s’hagi de notar immediatament.
• Procediment: aquesta serà la majoria de la vostra política i procediment. Proporciona els passos detallats sobre com aconseguir el que dicta la política.
• Número de pàgina: hi ha d'haver un número de pàgina a cada pàgina.
• Capçaleres de pàgina: les capçaleres de pàgina han d'incloure el títol i el número de procediment de la política i el procediment.
• Inicials: haurien de ser les inicials de l'última persona que va revisar la política i el procediment. També ha d’incloure la data de la seva última revisió.
• Exemples: es mostraran en pàgines separades que no tindran capçalera, números de pàgina, etc. Aquests són exemples del que s'està descrivint en els passos importants del procediment.

Com donar format a una política i un procediment

Hi ha algunes regles bàsiques a l’hora d’escriure una política i un procediment:

• Tipus de lletra: el tipus de lletra hauria de ser un d’ús habitual i reconegut, però no es considera poc professional. Comic Sans, per exemple, és una font poc professional.
• Mida de la lletra: com a màxim no hauríeu d’utilitzar una mida de lletra gran durant tot el procediment. Sempre ha de ser coherent de procediment en procediment.
• Colors: els colors no són realment necessaris. El procediment hauria de ser sobre un fons blanc amb una lletra negra. No obstant això, es poden utilitzar colors en exemples.
• Espai: la part del procediment s’ha d’espaiar adequadament per facilitar la lectura. Si no hi ha espais entre passos, el text s'executarà junt quan algú llegeixi la política.
• Marges: s'han de fer segons el que sigui la norma de la vostra organització per a altres documents. Això fa que els usuaris siguin més inclinats a llegir i utilitzar el procediment.

A continuació es mostren els requisits d’estil recomanats per a cadascuna de les categories que he esmentat anteriorment.

• Capçalera: la capçalera sempre ha de ser central, en negreta, en majúscules i a la part superior de la política. També hauria de tenir el tipus de lletra de mida més gran en comparació amb la resta de la política i el procediment.
• Títol i número de procediment: tots dos haurien d'estar en la mateixa línia, ja que tots dos s'utilitzen com a referència a la política i al procediment. Aquests poden ser de la mateixa mida o lleugerament més petits que la capçalera, però han de ser en negreta i en majúscules. El títol hauria d’estar a l’extrem esquerre i el número de procediment a l’extrema dreta.
• Data efectiva, revisada i revisada: he vist fer-ho de diverses maneres. De vegades són a la seva pròpia columna, mentre que d'altres els he vist a la seva pròpia fila. És una preferència personal, però sempre han d’estar per sota del títol i tenir un tipus de lletra de mida petita. Igual que les categories anteriors, aquestes han d’estar en negreta i en majúscules.
• Autoritzat per: pot ser l'última línia de la part superior de la política i del procediment. Això hauria d’estar en negreta, en majúscules i a la part esquerra del document.
• Política: hi hauria d’haver alguna cosa que indiqui que la política comença en aquest moment. Normalment, podeu fer la paraula "política" en majúscules i en negreta, mentre que la política en si mateixa no s'explica en negreta ni en majúscula. També voldreu justificar el text del document.
• Directiva: és una cosa que normalment voleu destacar, de manera que estarà en negreta i en majúscules. Justifiqueu el paràgraf perquè quedi bé en la política i el procediment.
• Procediment: aquesta és la part més difícil d’explicar perquè està molt detallada. Bàsicament, voldreu separar els passos tant com sigui possible. No voleu paràgrafs d’informació, voleu que el text sigui senzill. Per tant, separeu tot el que pugueu fent servir diferents tipus de llistes a diferents sagnats. Per exemple, A.1.ia, cadascun amb una sagnia diferent de la que tenia abans. No obstant això, quan es passa a la "B", ha de ser el mateix sagnat que la "A" que hi ha abans. L'exemple següent mostrarà un exemple real d'això.
• Número de pàgina: s'hauria de centrar al peu de pàgina del document. Feu el número de cada pàgina o bé mostreu la pàgina actual i el nombre total de pàgines (és a dir, la pàgina 1 de 2). La primera pàgina no ha de tenir cap número de pàgina.
• Capçaleres de pàgina: la capçalera de cada pàgina posterior després de la primera ha de tenir el mateix aspecte que el títol i el número de procediment a la primera pàgina.
• Inicials: al final de cada procediment, la persona que revisi / revisi el procediment ha d'incloure les seves inicials i la data en què l'ha revisat / revisat per última vegada.
• Exemples: són independents del procediment que s'està escrivint. Poden incloure captures de pantalla d'un programa, taules on revisar-les, etc. En el moment pertinent del procediment s'hauria de fer referència a l'exemple (és a dir, a l'exemple A). A continuació, a l'extrem superior dret de cada exemple, hi hauria d'haver una referència a quin exemple és.

Millor tipus de lletra per fer servir la política i el procediment

Hi ha quatre tipus de lletra que recomano:

1. Arial: aquest tipus de lletra es considera l'estàndard de la indústria per a la majoria de documents. Molts ordinadors predeterminen aquest tipus de lletra i és fàcil de llegir. No us podeu equivocar mai amb aquest tipus de lletra.
2. Times New Roman: un altre estàndard de la indústria. També s’utilitza com a tipus de lletra per defecte per a alguns programes d’ordinador. Algunes persones consideren que aquest és un estil antic que la primera generació d’usuaris d’ordinadors reconeix.
3. Calibri: per obtenir un enfocament més suau, podeu utilitzar aquest tipus de lletra. És fàcil de veure i suavitza l’aspecte d’un document. Atès que la política i el procediment poden ser avorrits per llegir i escriure, aquest podria ser un dels millors tipus de lletra per utilitzar.
4. Geòrgia: aquest és un tipus de lletra poc utilitzat, però que us pot saltar. El considero un encreuament entre Arial i Times New Roman.

No faria servir cap front que sigui massa difícil de llegir o que sembli poc professional. Ningú es prendrà seriosament la política i el procediment si s’utilitza un tipus de lletra poc professional.

La imatge següent mostra els quatre tipus de lletra en acció.

Exemples de les fonts esmentades anteriorment.

David Livermore

Un exemple de política i procediment.

David Livermore

Format utilitzat a l'exemple de política i procediment anteriors

Aquesta taula cobreix el format que he utilitzat a l'exemple anterior. El tipus de lletra utilitzat és Arial i el text està predeterminat al costat let tret que s’especifiqui el contrari.

Categoria	Format
Capçalera	14 pt., Atrevit, al centre
Títol	14 pt., Negre
Número de procediment	14 pt., Negre
Dates	12 punts, negreta, central
Autoritzat per	12 punts, negreta, central
Política	12 pt., "Política" en negreta, justificat
Directiva	12 pt., Atrevit, Justificat
Procediment	12 pt., Justificat
Número de pàgina	10 pt., Centre
Capçalera de pàgina	12 punts, negreta
Inicials	12 pt.

Consells sobre política i procediment

Aquests són alguns consells generals a seguir pel que fa a la política i el procediment.

• Reviseu els procediments sovint. El fet d’escriure un procediment no vol dir que s’hagi fet. Periòdicament haureu de tornar enrere i revisar el procediment per si hi ha cap canvi. Alguns recomanen revisar-los cada pocs anys, però m'agrada revisar-los cada any, si és possible. A més, quan alguna cosa canvia a l'organització i afecta un procediment, la política i el procediment s'han de canviar immediatament.
• Feu que es revisi el procediment abans que estigui disponible. Feu que algunes persones revisin el procediment per verificar-ne el sentit. Incloeu empleats nous i experimentats en aquest procés. Poden proporcionar informació que potser no us hagueu imaginat. Si teniu un comitè regular que revisa els procediments, encara serà millor.
• Demaneu a tothom que hagi revisat el procediment un cop publicat. Un cop he acabat d’escriure o revisar un procediment, l’envio tot a tot el meu personal. Signen i daten quan ho revisen. També envio un correu electrònic al personal per informar dels canvis realitzats en una política i un procediment. D’aquesta manera tinc documentació que vaig notificar a tothom. En les grans organitzacions, els supervisors haurien de gestionar-los a nivell d’equip o secció.
• Elaborar una taula de continguts. Si acabeu desenvolupant moltes polítiques i procediments, desenvolupeu una taula de continguts per facilitar la localització d’una política específica.
• Permeteu una mica d'espai per moure's en un procediment. No s’ha d’esperar que el personal segueixi la política i el procediment al màxim. Ha de servir de guia per fer la feina. Mentre no es cometin errors i no es infringeixin les lleis, es pot permetre algun marge de maniobra en seguir un procediment.
• Mantingueu el procediment el més curt possible. No inclogueu tots els escenaris o situacions que puguin aparèixer. Si passa alguna cosa un cop l'any, per què desenvolupar-ne un procediment? Es pot publicar millor en una nota o un correu electrònic.
• Verifiqueu que no infringiu cap norma ni llei en un procediment. En les grans organitzacions, és possible que hagueu de verificar que no esteu posant en perill l’empresari o l’empleat en desenvolupar un procediment. Si cal, incloeu la base legal per la qual es va desenvolupar una política i un procediment a la part de la política del procediment.
• Google. Abans de començar a escriure una política, cerqueu en línia per veure si alguna altra organització ha escrit una política similar. No plagieu el procediment. En lloc d’això, només cal que el llegiu i creeu el vostre a partir de les idees de la que trobeu.

Els avantatges de fer servir la política i el procediment

A continuació es mostren els avantatges del desenvolupament d’una política i procediment:

• Permet fer una manera uniforme de fer les coses. Sense tenir una política i un procediment en vigor, podria permetre a les persones fer les coses com vulguin. Podrien produir errors o causar errors en el procés. La política i el procediment resolen aquest problema.
• Elimina les preguntes constants del personal. Com a supervisor, rebo constantment preguntes del meu personal. Ara que la nostra política i procediment està completament actualitzada, només puc apuntar-los al procediment per respondre a les seves preguntes. No obstant això, de vegades és necessari un aclariment sobre el procediment.
• La política i el procediment demanen comptes als empleats. Si es fa correctament, l'ús de la política i el procediment poden fer que el vostre personal compleixi una norma específica. Algú no pot dir que no eren conscients d’alguna cosa o que no hi ha res a què fer referència. Amb la política i el procediment, manté al personal conscient del que s’espera d’ells.
• Ideal per formar nous empleats. Quan rebo un nou empleat, passo el primer o dos dies treballant estretament amb ells. Els mostro la major part de la feina, però després me’n vaig. L'únic que els deixo és la política i el procediment. Com que tenen preguntes, les dirigeixo a aquest procediment. Aprenen sobre la feina i on anar si tenen dubtes. A més, això m’allibera per fer la meva feina.
• Pot establir objectius. El millor de tenir tasques laborals per escrit és que pot establir objectius per al vostre personal. El procediment pot esbossar què s’ha de fer i quan s’ha d’anar a dormir. El personal pot tractar-ho com un objectiu per a si mateix en un esforç per promoure, guanyar pujades, etc.

Els inconvenients d’utilitzar la política i el procediment

A continuació es mostren els inconvenients per desenvolupar una política i un procediment:

• Sufoca la creativitat. El personal sent com si no tingués llibertat en la presa de decisions. No pensaran fora de la caixa ni trobaran solucions noves i creatives per a un problema si consideren que sempre han de seguir un procediment definit. Sempre dic al meu personal que els procediments han de ser pautes, no regles ràpides i difícils. Mentre assoliu l’objectiu amb èxit, el com no importa.
• Requereix una actualització constant que pot trigar molt de temps. Sempre que alguna cosa canvia, algú ha de tornar a una política per revisar-la. Quan sorgeix una nova feina, algú ha d’escriure el procediment sobre com fer-ho. És un procés que requereix molt de temps. Cada setmana m’ocupo d’actualitzar, revisar o planificar com actualitzar una política i un procediment.
• Pot frenar el creixement d’una organització. Molts empleats tornen a la frase que alguna cosa "sempre s'ha fet d'aquesta manera, per què canviar-la?". Això no és el mateix que impedir que algú sigui creatiu. En canvi, la política i el procediment poden frenar els canvis en una organització si algú té un document que afirma que alguna cosa sempre s’ha fet d’una determinada manera.
• Els empleats poden interpretar un pas en un procediment de diverses maneres. Algú pot llegir un pas d’una manera, mentre que un altre pot llegir un pas d’una altra manera, quan l’escriptor del procediment podria haver significat una cosa completament diferent. Les paraules en un tros de paper estan obertes a la interpretació. Per tant, quan es desenvolupa un procediment, sobretot un de llarg, hi hauria d’haver alguna comunicació verbal al respecte.
• Són avorrits d’escriure. De vegades he passat diversos dies seguits escrivint i revisant el procediment. Pot ser un procés molt llarg i llarg, de manera que no és el més emocionant de la meva feina. El problema que suposa que és avorrit és que és més apte per cometre errors, per la qual cosa és important que diverses persones revisin la política després de qualsevol revisió.

© 2014 David Livermore