Taula de continguts:
- Què és un pla de comunicacions?
- Pas 1. Conegueu el vostre públic
- Pas 2. Quin és el vostre missatge?
- Pas 3. Quin és l’objectiu del vostre missatge?
- Pas 4. Quin és el mètode de lliurament?
- Pas 5. Quan és el millor moment per comunicar-se?
- Pas 6. Entregueu el vostre pla.
Collage de paraules de comunicació
catherinecronin a través de Flickr Creative Commons
Si alguna vegada us heu enfrontat a la resistència davant dels canvis en el lloc de treball, un bon pla de comunicació us pot ajudar a donar suport a la vostra iniciativa de gestió de canvis. Un bon pla de comunicació no només us pot ajudar a mantenir tots els vostres grups d’interès en coneixement, sinó que també pot ajudar a la vostra organització a obtenir suport per a un projecte o canvi d’organització.
Què és un pla de comunicacions?
Un pla de comunicació us ajudarà a organitzar allò que és important dir a tots els vostres grups d'interès, quin és el missatge que voleu comunicar, com dir-ho i quan dir-ho. Un pla de comunicacions hauria de cobrir les cinc grans preguntes: qui? Què? Per què? Com? Quan?
Comenceu creant una matriu senzilla, com la següent, per ajudar a mantenir el vostre pla organitzat i que podeu emplenar mentre passegeu per cadascun dels passos següents.
| Públic | Missatge (què) | Finalitat (per què) | Mètode (Com) | Objectiu (quan) |
|---|---|---|---|---|
|
Interessats interns |
||||
|
Interessats externs |
||||
Consulteu aquests senzills passos a continuació per ajudar-vos a començar a construir un pla de comunicacions reeixit per al vostre negoci.
Pas 1. Conegueu el vostre públic
El lloc més fàcil per començar a construir el vostre pla de comunicacions és identificar el vostre públic. Si el vostre projecte requereix que mantingueu informades i actualitzades les persones dins i fora de la vostra organització, comenceu per fer una llista d’interessats interns i externs.
Alguns exemples de grups d'interès interns o externs
| Exemples d'interessos interns: | Exemples d'interessats externs: |
|---|---|
|
Lideratge a nivell executiu |
Patrocinadors executius del projecte |
|
Responsables de departament |
Propietaris d’empreses |
|
Empleats de primera línia |
Clients de primera línia |
Un cop tingueu una llista de tots els vostres grups d'interès interns i externs, us pot ajudar a fer una nota sota cadascun dels quals respongui a les preguntes següents:
- Què saben?
- Què han de saber?
- Quins grups tenen més prioritat sobre els altres?
- Els diferents grups requereixen missatges diferents?
Un cop respostes a preguntes bàsiques sobre cada segment de públic, és hora de determinar què s'ha de comunicar a cadascun d'ells.
La vostra matriu de comunicacions hauria d'haver completat la columna de públic:
| Públic | Missatge (què) | Finalitat (per què) | Mètode (Com) | Objectiu (quan) |
|---|---|---|---|---|
|
Interessats interns |
||||
|
Lideratge executiu |
||||
|
Gestors |
||||
|
Empleats |
||||
|
Interessats externs |
||||
|
Patrocinadors executius |
||||
|
Propietaris |
||||
|
Clients de primera línia |
Pas 2. Quin és el vostre missatge?
Per pensar quin missatge heu de comunicar al vostre públic, només cal pensar a respondre a la pregunta "què?" El propòsit del missatge i com es publicarà arribarà més endavant.
Utilitzeu la llista de comprovació següent per determinar què és el que ha de saber el vostre públic:
- Què sap actualment el vostre públic objectiu? (identifiqueu-ho per a la llista de tots els segments de públic que heu creat al pas 1).
- Què han de saber?
- Què no necessiten saber?
- Quin to de veu haureu de prendre amb cada públic? (Podeu adoptar un enfocament professional i directe amb comunicacions executives, mentre que les vostres comunicacions directes als clients poden ser més enèrgiques i tangibles)
- Quines són les preocupacions del vostre públic? Assegureu-vos que els missatges de cada públic tractin les seves preguntes i preocupacions úniques i individuals. Recordeu que les preguntes d'un empleat intern sobre un projecte o canvi poden ser completament diferents de les que preocupen un patrocinador executiu.
Un cop respostes a aquestes preguntes, empleneu la segona columna de la vostra matriu:
| Públic | Missatge (què) | Finalitat (per què) | Mètode (Com) | Objectiu (quan) |
|---|---|---|---|---|
|
Interessats interns |
||||
|
Lideratge executiu |
El valor empresarial del canvi. |
|||
|
Gestors |
El que el vostre equip ha de saber sobre el canvi. |
|||
|
Empleats |
Com afectarà el canvi al vostre dia a dia. |
|||
|
Interessats externs |
||||
|
Patrocinadors executius |
Avantatges del canvi per a l'organització. |
|||
|
Propietaris |
Com afectarà el canvi al vostre resultat final. |
|||
|
Clients de primera línia |
Com impactarà el canvi en la vostra feina diària. |
Pas 3. Quin és l’objectiu del vostre missatge?
Durant aquest pas, responeu a la pregunta "per què?" Per què és necessari comunicar cada missatge (Què) a cadascun dels vostres públics? Respondre a aquesta pregunta us ajudarà a entendre per què és important comunicar cada informació als vostres empleats i clients i el valor que aportarà la vostra informació al negoci i al valor del client.
Alguns motius habituals per comunicar els missatges clau als grups d'interès:
- Incrementar la comprensió sobre el canvi i el projecte
- Per ressaltar els avantatges del projecte o el canvi
- Cridar els impactes positius en el resultat final de l’organització
- Per fer saber al públic qualsevol habilitat o informació que haurà d’aprendre en preparació
- Per ajudar el públic a entendre com els afectarà
Recordeu, proveu de respondre "Què hi ha per a mi?" en identificar el propòsit de cada comunicació per assegurar-vos que teniu ben informat a tots els vostres públics.
Una vegada que sap "el que està en ell" per a cada un dels seus grups d'interès, de farciment en el 3 rd columna de la matriu:
| Públic | Missatge (què) | Finalitat (per què) | Mètode (Com) | Objectiu (quan) |
|---|---|---|---|---|
|
Interessats interns |
||||
|
Lideratge executiu |
El valor empresarial del canvi. |
Informar del valor financer i del client. |
||
|
Gestors |
El que el vostre equip ha de saber sobre el canvi. |
Preparar els equips per al canvi abans que passi. |
||
|
Empleats |
Com afectarà el canvi al vostre dia a dia. |
Permetre als empleats aprendre habilitats i canvis del dia a dia abans que es produeixi el canvi. |
||
|
Interessats externs |
||||
|
Patrocinadors executius |
Avantatges del canvi per a l'organització. |
Per informar dels estalvis i beneficis. |
||
|
Propietaris |
Com afectarà el canvi al vostre resultat final. |
Per obtenir suport per al canvi, ressalteu l'impacte a la línia de fons. |
||
|
Clients de primera línia |
Com impactarà el canvi en la vostra feina diària. |
Preparar els clients per als canvis; ressaltar els avantatges. |
Xarxes socials mòbils
jasonahowie a través de Flickr Creative Commons
Pas 4. Quin és el mètode de lliurament?
Ara que ja sabeu a qui us comuniqueu, què direu i per què ho direu, heu de determinar la millor manera de lliurar el missatge. Depenent de la vostra organització, pot ser útil mantenir un "full de trucs" de tots els canals de comunicació disponibles.
Alguns canals de comunicació habituals poden incloure:
- Comunicacions per correu electrònic
- Comunicacions escrites lliurades per correu
- Recordatoris de missatges de text
- Missatges a les xarxes socials
- Reunions de l'Ajuntament
- Tècnica mixta
- comunicats de premsa
- Flyers o pòsters
Consell
Tot i que la comunicació per correu electrònic pot ser convenient, no dubteu a publicar el mateix missatge mitjançant diversos canals. No hi ha cap dany en enviar un recordatori amable. Massa comunicació és millor que insuficient.
Ara, es pot omplir el 4 ª columna de la matriu:
| Públic | Missatge (què) | Finalitat (per què) | Mètode (Com) |
|---|---|---|---|
|
Interessats interns |
|||
|
· Lideratge executiu |
El valor empresarial del canvi. |
Informar del valor financer i del client. |
Comunicació per correu electrònic |
|
· Gestors |
El que el vostre equip ha de saber sobre el canvi. |
Preparar els equips per al canvi abans que passi. |
Comunicació per correu electrònic |
|
Empleats |
Com afectarà el canvi al vostre dia a dia. |
Permetre als empleats aprendre habilitats i canvis del dia a dia abans que es produeixi el canvi. |
Comunicació per correu electrònic, pòsters, flyers, ajuntaments |
|
Interessats externs |
|||
|
· Patrocinadors executius |
Avantatges del canvi per a l'organització. |
Per informar dels estalvis i beneficis. |
Comunicació per correu electrònic |
|
· Propietaris |
Com afectarà el canvi al vostre resultat final. |
Per obtenir suport per al canvi, ressalteu l'impacte a la línia de fons. |
Carta escrita i per correu |
|
· Clients de primera línia |
Com impactarà el canvi en la vostra feina diària. |
Preparar els clients per als canvis; ressaltar els avantatges. |
Carta escrita, enviada per correu, recordatori de correu electrònic |
Nota
Assigneu sempre un "propietari" darrere de cada element que enumereu a la columna "mètode" sempre que sigui possible per assegurar que els missatges es lliurin a temps i amb precisió.
Pas 5. Quan és el millor moment per comunicar-se?
El vostre pla de comunicacions està gairebé completat. Heu identificat el vostre públic, el missatge que voleu comunicar, el propòsit que hi ha darrere de cada missatge i com el publicareu; ara heu d’esbrinar el millor moment per enviar aquests missatges a cadascun dels vostres públics. A continuació, es mostren algunes preguntes que potser voleu pensar per ajudar-vos a determinar el millor moment per a cada missatge.
- Qui s’ha d’informar primer?
- Quan es produeix el canvi?
- Amb quina antelació cal informar tothom?
- Hi ha terminis que cal tenir en compte?
- Hi haurà algun dels grups d'interès del vostre públic que no estiguin disponibles o que tinguin dates en què necessiteu treballar?
- Envieu el missatge amb més d'un mètode per a cada públic? Què ha de passar primer, segon, tercer, etc.?
Amb aquestes preguntes, respostes, hauríeu de poder completar fàcilment l'última columna de la vostra matriu amb les dates d'inici i de finalització per assegurar-vos que teniu comptes de la vostra cronologia:
| Públic | Missatge (què) | Finalitat (per què) | Mètode (Com) | Objectiu (quan) | |
|---|---|---|---|---|---|
|
Interessats interns |
|||||
|
Lideratge executiu |
El valor empresarial del canvi. |
Informar del valor financer i del client. |
Comunicació per correu electrònic |
Inici: mmddyyyy Final: mmddyyyy |
|
|
Gestors |
El que el vostre equip ha de saber sobre el canvi.. |
Preparar els equips per al canvi abans que passi. |
Comunicació per correu electrònic |
Inici: mmddyyyy Final: mmddyyyy |
|
|
Empleats |
Com afectarà el canvi al vostre dia a dia |
Permetre als empleats aprendre habilitats i canvis del dia a dia abans que es produeixi el canvi. |
Comunicació per correu electrònic, pòsters, volants, reunions de l’ajuntament |
Inici: mmddyyyy Final: mmddyyyy |
|
|
Interessats externs |
|||||
|
Patrocinadors executius |
Avantatges del canvi per a l'organització. |
Per informar dels estalvis i beneficis. |
Comunicació per correu electrònic |
Inici: mmddyyyy Final: mmddyyyy |
|
|
Propietaris |
Com afectarà el canvi al vostre resultat final. |
Per obtenir suport per al canvi, ressalteu l'impacte a la línia de fons. |
Carta escrita i per correu |
Inici: mmddyyyy Final: mmddyyyy |
|
|
Clients de primera línia |
Com impactarà el canvi en la vostra feina diària. |
Preparar els clients per als canvis; ressaltar els avantatges. |
Carta escrita i per correu; recordatori de correu electrònic |
Inici: mmddyyyy Final: mmddyyyy |
Pas 6. Entregueu el vostre pla.
Enhorabona! Heu completat amb èxit el vostre pla de comunicacions. Un cop compartiu el vostre pla amb els grups d'interès del projecte, ara podeu començar a treballar creant la vostra missatgeria, finalitzant l'aspecte dels vostres materials i lliurant la vostra missatgeria als vostres grups d'interès d'acord amb la vostra cronologia.
Amb una planificació una mica avançada que utilitza una plantilla matricial, la creació de plans de comunicació per als vostres projectes us permetrà mantenir informats tots els vostres grups d'interès, evitar confusions, malentesos i obtenir suport per al vostre projecte. El canvi pot ser incòmode per a moltes persones en el lloc de treball. El fet de dedicar temps per crear un bon pla de comunicació pot ajudar fins i tot els més incòmodes a enfrontar-se directament amb el coneixement desconegut.