Com redactar millors informes i presentacions empresarials

Penseu en els informes i les presentacions com un viatge per a vosaltres i per al vostre públic.

Pixabay (modificat per Catherine Giordano)

En els negocis, sovint se’ns crida a escriure un informe o nota o fer una presentació. Aquests són alguns consells per ajudar-vos a ser un comunicador més eficaç.

Pensem en aquesta tasca com un viatge. Hi ha coses a fer al principi d’un viatge, coses a fer per fer el viatge més fàcil i divertit i coses a fer al final d’un viatge.

Consells per a presentacions de principi a fi

1. Comenceu amb un esquema
2. Posa les primeres coses en primer lloc
3. Aneu de la imatge gran als detalls
4. Seguiu les conclusions amb suports
5. Està bé començar pel mig
6. Utilitzeu l’anglès normal
7. Sigues concís i directe
8. No abusis del Power Point
9. Assegureu-vos que el vostre format funcioni bé
10. Feu de l'espai en blanc el vostre amic
11. Escriviu per al vostre públic
12. Lligueu-ho tot amb un resum
13. Assoliu el vostre objectiu

Comenceu bé amb la planificació i l’organització.

Pixabay (modificat per Catherine Giordano)

Començant el viatge

Abans d’emprendre un viatge, potser voldreu recopilar informació, per exemple, investigar les opcions de transport i allotjament i obtenir fulletons per a la destinació. De la mateixa manera, la primera etapa per preparar un informe o presentació empresarial és recopilar i organitzar la informació sobre els fets i les dades que voleu incloure.

Aquests són alguns consells per ajudar-vos a començar.

1. Comenceu amb un esquema

Enumereu tots els punts que vulgueu fer al vostre informe, memòria o presentació. Agrupeu-los per àrees temàtiques. Decidiu quins punts són les vostres conclusions i quines són les vostres proves.

Aquest és el vostre full de ruta. Planeja la ruta: com arribaràs des del principi fins a la conclusió. És possible que trobeu una ruta millor a mesura que avanceu, així que no dubteu a fer canvis a mesura que avanceu.

2. Primer de tot

Si teniu previst fer un viatge, primer heu de saber algunes coses abans de continuar. Per exemple, no decidireu quina roba voleu embalar abans de decidir el vostre destí.

De la mateixa manera, en un informe, els vostres punts s'han de presentar en el seu ordre adequat. No comenceu a discutir cap punt abans d’haver introduït tota la informació que necessitarà el vostre públic per entendre aquest punt.

Si utilitzeu un terme tècnic que potser no coneixeu el vostre públic, heu de definir-lo abans d’introduir-lo a l’informe o a la presentació.

3. Aneu de la imatge gran als detalls

Si anés de viatge per carretera, començaria per la carretera interestatal, després passaria a les carreteres estatals i, finalment, arribareu als carrers de la ciutat o camins de terra.

Quan escriviu un informe, voleu començar amb el panorama general: els principals problemes, els punts més importants. A partir d’aquí, passareu als detalls i als punts menys importants.

4. Seguiu les conclusions amb suports

Aquí és on el vostre esquema us serà útil.

Cada paràgraf hauria de començar amb una conclusió. A continuació, proporcionareu les proves que avalen aquesta conclusió. Cada conclusió ha de tenir dues o tres afirmacions de suport.

Si teniu una llarga llista de declaracions justificatives, heu de replantejar-vos l'esquema. Potser intenteu combinar dues o tres conclusions diferents en una conclusió. Intenteu reagrupar els vostres punts en dos o fins i tot tres títols en lloc de posar-los tots sota un mateix títol.

5. Està bé començar pel mig

Quan viatgeu, no podeu començar enmig d’un viatge. Afortunadament, quan escriviu, està bé començar pel mig.

De vegades tenim bloc d’escriptors. Simplement no podem trobar la manera correcta de començar. Quan això passi, mireu el vostre esquema. Cerqueu la part amb la qual us sentiu més còmode. Escriu aquesta part. Un cop ho hàgiu fet, la resta sovint fluirà fàcilment.

Podeu reorganitzar les parts de l'informe o de la presentació més endavant per obtenir el flux adequat.

Aneu de primera classe. Escriu sempre amb estil.

Pixabay (modificat per Catherine Giordano)

Viatjar amb estil

En un viatge, sempre és bo viatjar amb estil, si us ho podeu permetre.

Per sort, no costa més escriure amb estil. Sempre heu d’escriure amb estil perquè la forma d’escriure o parlar pot ser tan important com el que dieu.

Aquests són alguns consells per escriure i presentar amb estil.

6. Utilitzeu l'anglès normal

Oblideu-vos de les paraules de moda i de l'argot. Potser intenteu semblar un membre privilegiat o intentar impressionar el vostre públic, però potser acabareu sonant pompós.

Utilitzeu un llenguatge normal que tothom pugui entendre. Preneu un to de conversa tant com sigui possible. Aquest consell no és només per a presentacions, sinó també per a informes i memòries escrites.

7. Sigues concís i directe

Fes-ho simple. Doneu la conclusió i les afirmacions justificatives i, tot seguit, continueu. No siguis repetitiu. No enganxeu la presentació. No la sobrecarregueu amb trucs.

Si feu servir gràfics o taules, limiteu la quantitat d'informació de cadascun als elements bàsics bàsics.

• Proveu de tenir només una o tres columnes en un gràfic: cinc haurien de ser el màxim. Sempre podeu proporcionar la resta de dades en un altre gràfic o taula.
• El lector o l’espectador hauria de poder examinar el gràfic o la taula d’un cop d’ull. Podeu proporcionar taules detallades a l'apèndix de l'informe o en un fullet independent.

8. No abusis del Power Point

El fet que el programari Power Point inclogui moltes campanes i xiulets, no vol dir que hàgiu d’utilitzar-les totes en una sola presentació. No voleu enlluernar el vostre públic; els voleu informar.

Mantingueu les diapositives mínimes. De vegades, n'hi ha prou amb una paraula o una frase breu. El propòsit de la diapositiva és actuar com a punt de referència per al punt que voleu fer i centrar l’atenció del públic en el tema.

• No voleu que la gent llegeixi les vostres diapositives mentre parleu.
• A més, quan hi ha molt text en una diapositiva, el text es fa massa petit perquè els que es troben al fons de la sala puguin veure-ho.

Si es necessiten dues o tres diapositives per completar el punt que voleu fer, repetiu la capçalera a cada diapositiva. Repetir la capçalera permet que el públic sàpiga que encara segueix el mateix punt. Per exemple, suposem que vull presentar una llista de les xifres de vendes de dotze mercats principals. La meva capçalera és "Xifres de vendes" i repetiria aquesta capçalera per a cada diapositiva amb només tres o quatre mercats a cada diapositiva.

9. Assegureu-vos que el vostre format funcioni bé

No deixeu que les diapositives semblin "massa ocupades". Si voleu utilitzar imatges o efectes especials, reduïu-los al mínim.

Decidiu un esquema de format i sigueu coherent durant tot l'informe o la presentació. La revisió final ha d'incloure una comprovació de format.

• Utilitzeu només un tipus de lletra. Si varieu la mida del tipus de lletra, sigueu coherents. Per exemple, una capçalera pot ser amb un tipus de lletra més gran. Si és així, comproveu que heu utilitzat el tipus de lletra de la mateixa mida per a cada capçalera.
• Feu servir sagnats o punts vius? Si és així, comproveu que aquest format s’utilitza de manera uniforme i que el nombre d’espais sagnats és el mateix.
• Feu servir efectes especials a PowerPoint? Si és així, trieu només un efecte especial i utilitzeu-lo de manera coherent. Per exemple, les declaracions d'assistència poden incloure-s'hi, però no les capçaleres ni les conclusions.

Si utilitzeu un format d'esquema, no supereu els dos nivells. Si ho feu, el text quedarà tan lluny a la dreta que semblarà que estigui a punt de caure de la pàgina.

10. Feu de l'espai en blanc el vostre amic

Les pàgines de text dens no són fàcils de llegir. Els espais en blanc són com les petites zones de descans al costat de la carretera.

Mantingueu els paràgrafs curts. Mantingueu els gràfics curts. Utilitzeu sagnats per separar les afirmacions justificatives de les conclusions.

Heu d’orientar el vostre públic cap a la destinació.

Pixabay (modificat per Catherine Giordano)

Arribar a la destinació

Ja gairebé hi sou: només hi ha algunes parades més i el vostre viatge està complet.

Aquests són alguns consells per a un "aterratge feliç".

11. Escriviu per al vostre públic

Heu escrit per al vostre públic? Heu tingut en compte el que ja saben i el que volen saber? Heu abordat algunes percepcions errònies que poguessin tenir? Els hi expliqueu informació que estaran encantats de sentir o voldran refutar-vos?

Reviseu el text tenint en compte aquestes preguntes i feu els canvis necessaris. Voleu preveure preguntes i objeccions i respondre-les en el transcurs de l'informe o durant la presentació.

12. Lligueu-ho tot amb un resum

El resum executiu no és un lloc per repetir les dades que es mostren a la part principal de l'informe ni de la presentació. És un lloc per explicar la història. És un lloc per lligar-ho tot.

En una presentació escrita, el resum sol precedir el text. En una presentació, arribarà al final. És un resum.

Eviteu utilitzar números al resum. En lloc d’això, informeu-ne del significat darrere dels números. Feu un cop d'ull als aspectes més destacats i discutiu les implicacions de la informació que heu proporcionat.

No cal que presenteu els fets en el mateix ordre que vau utilitzar per a l'informe. Això és un resum, no un resum. Esmenta els fets en l’ordre que millor explica la història. Elimineu la informació tangencial o poc important.

Utilitzeu el resum per explicar les contradiccions de les dades. Si no podeu explicar les contradiccions de les dades, no esteu preparat per enviar el vostre informe ni fer la presentació. Treballeu amb les dades fins que trobeu les respostes.

13. Assoliu el vostre objectiu

On voleu que arribin els vostres lectors i oients? El vostre objectiu és defensar una línia d’acció? Voleu que el vostre públic arribi a una determinada conclusió?

És possible que hàgiu establert el vostre objectiu abans de començar a escriure, però de vegades l'objectiu no queda clar fins que no hàgiu treballat amb les dades. Quan hàgiu completat el primer esborrany, reviseu el vostre treball i editeu-lo per assegurar-vos que esteu assolint el vostre objectiu.

Penseu en vosaltres mateixos com si porteu a la mà el vostre públic i el conduïu pas a pas cap allà on voleu anar. Quan arribeu a les vostres conclusions o recomanacions finals, voleu que el vostre públic assenteixi amb el cap sí, sí, sí. Els heu portat exactament on voleu que siguin.

Estàs explicant una història, sense escampar un munt de dades. El públic hauria de poder veure com encaixen totes les peces de la història. Com la trama d’una història, cada informació porta al final.

A mesura que presenteu cada nou fet, mostreu com encaixa amb els altres fets donats anteriorment.

És hora de celebrar una gran feina.

Pixabay (modificat per Catherine Giordano)

Gaudeix del viatge

Si heu seguit els consells anteriors, us sentireu segurs quan envieu el vostre informe o nota o quan feu la presentació. Igualment important, el vostre públic estarà content.

Així que ara podeu tenir aquest mai-tai a la platja. T'ho has guanyat.

© 2016 Catherine Giordano

Accepto les vostres preguntes i comentaris.

Catherine Giordano (autora) d’Orlando, Florida, el 12 de setembre de 2016:

Gràcies Larry Rankin. M'alegro que t'agradi.

Larry Rankin d'Oklahoma el 12 de setembre de 2016:

Anàlisi de processos meravellós.

Catherine Giordano (autora) d’Orlando, Florida, el 25 d’agost de 2016:

teahes12345 És molt fantàstic que un professor em digui que el meu assaig sobre la redacció de millors informes i presentacions (especialment Power Point) és útil. La part que més m’agrada és la de mirar un reportatge o presentació com un viatge i l’escriptor / presentador com a guia que condueix el públic a la conclusió.

Dianna Mendez el 25 d'agost de 2016:

He trobat excel·lents els teus consells sobre Powerpoint. Aquesta és la informació que vaig donar als estudiants per a les presentacions i ajuda a assenyalar els aspectes més destacats. El vostre article proporciona als lectors informació valuosa que us portarà a l’èxit.

Catherine Giordano (autora) d’Orlando, Florida, el 21 d’agost de 2016:

AudreyHowitt: Thamks per fer-me saber que us agraden les habilitats que he ensenyat en aquest article.

Catherine Giordano (autora) d’Orlando, Florida, el 21 d’agost de 2016:

heidithorne: Moltes gràcies per mostrar el vostre agraïment. M'alegro que hagi resultat útil algun dels meus consells.

Audrey Howitt de Califòrnia el 21 d'agost de 2016:

Quin article tan divulgatiu: hi ha una gran habilitat en presentacions empresarials efectives.

Heidi Thorne de Chicago Area el 21 d'agost de 2016:

Alguns consells fantàstics sobre les diapositives de PowerPoint i l'espai en blanc. Compartir aquí a HP.

Catherine Giordano (autora) d’Orlando, Florida, el 21 d’agost de 2016:

ChitrangadaSharan: Gràcies pel vostre comentari. Sembla que ja sabíeu la major part d’això, però espero que hagueu agafat un consell o dos. Com dieu, escriure bons informes i presentacions és una habilitat important per al negoci.

Chitrangada Sharan de Nova Delhi, Índia, el 21 d'agost de 2016:

La presentació empresarial és una habilitat que tenen molts professionals, mentre que altres l’aprenen a través de l’experiència.

Heu explicat molt bé punt per punt com escriure informes i presentacions millors. Realment impressionant.

Estic segur que ajudarà a molts professionals interessats.

Gràcies per compartir!

Catherine Giordano (autora) d’Orlando, Florida, el 21 d’agost de 2016:

FlourishAnyway: estic d'acord. Les presentacions de PowerPoint massa ocupades són més molestes que informatives. És feina del parlant omplir les dades. El text a PowerPoint és només per centrar l’atenció de l’espectador en el tema. Les imatges només s’han d’utilitzar si afegeixen alguna cosa a la presentació, no només per tenir imatges. Gràcies pel vostre comentari.

FlourishAnyway des dels Estats Units el 21 d'agost de 2016:

Consells fantàstics aquí per a informes i presentacions empresarials. Una de les meves mascotes és una diapositiva de PowerPoint plena de melmelades que està tan ocupada que l’atenció del públic es desvia cap a la lectura en lloc d’escoltar. No hi ha cap motiu per a l’orador.