Taula de continguts:
Julie DeNeen 2012
A l’època d’Internet, sembla que l’escriptura de notes s’ha passat de moda. Qui ha d'enviar una nota quan pugueu enviar missatges de text o enviar un correu electrònic? Però el fet és que encara hi ha moltes raons per enviar-ne una i, si voleu semblar professional, hi ha normes a seguir. A continuació s’explica com fer-ho correctament.
Situacions que requereixen una nota en paper
- Enviar documents per fax a organitzacions que necessiten còpies en paper en lloc de correu electrònic (consultoris mèdics, oficines governamentals, etc.)
- Enviament d’un paquet, llibre o document que requereixi una nota que expliqui els elements d’acció del receptor
- Un missatge privat que no és adequat per enviar per correu electrònic
- Un lliurament massiu d'informació als treballadors distribuïts a les seves bústies de correu (si encara no hi ha un sistema de correu electrònic a tot el treball)
Tingueu en compte que, fins i tot si podeu enviar informació per correu electrònic, utilitzar un format de nota informal al correu electrònic és una manera professional de comunicar-vos.
L'encapçalament
Totes les notes comencen amb la paraula "nota" o "memoràndum". Si utilitzeu Microsoft Word, cerqueu una plantilla que s’adapti a l’estil de la vostra empresa o organització. Moltes oficines utilitzen un fitxer de capçalera personalitzat per al seu negoci. A continuació, voleu incloure la informació més important a la part superior perquè sigui fàcil per al lector.
- A qui és
- De qui és
- La data
- Qui més pot haver rebut la nota
- L’assumpte
Julie DeNeen 2012
El cos
Escriure el cos d’una nota és bastant senzill. Digueu el que necessiteu dir amb el menor nombre de paraules possible. Si podeu utilitzar subtítols i llistes en negreta, continueu i feu-ho, ja que això facilitarà que el vostre lector pugui obtenir la informació important ràpidament. Utilitzeu les mateixes regles i gramàtica que si escrivíssiu un article en línia. No utilitzeu paraules d'argot com "va" o "vull". Eviteu les sigles com "LOL" o "TTL". Aquests són massa informals fins i tot per a una nota informal.
Utilitzeu la correcció ortogràfica al vostre programa Word i assegureu-vos que esteu lliure d’errors tipogràfics i de frases incòmodes. Escriviu amb majúscula tots els noms i llocs, però no escriviu amb majúscula les paraules de l’encapçalament (a excepció de la primera paraula).
Al final del document, tanqueu la sessió com ho faria amb una carta. Tot i que col·loqueu la informació "de" a la capçalera, és bo tancar-la. Com que la majoria de les notes estan copiades de manera dura, deixeu un espai per signar-lo. Si l’envieu per correu electrònic, no és necessari.
Julie DeNeen 2012
Diferents tipus de memòries
- Directives: aquest tipus instrueix els vostres companys de feina sobre una nova acció que voleu que segueixin.
- Respostes: aquest tipus normalment s’escriu com a resultat d’un canvi d’element d’acció. Si la vostra nota directiva anunciava un canvi d'hora setmanal de reunió, és possible que la nota de resposta sigui d'un company de feina que tingui un conflicte.
- Informes de viatges: aquest tipus proporciona informació resumida sobre una reunió, viatge de negocis o qualsevol altra empresa que requereixi que un membre del personal informi a un supervisor o a un grup més gran.
- Informes de camp: aquest tipus sol respondre a una inspecció.
- Notes de crèdit: aquest tipus és un format molt diferent, ja que sol descriure informació financera sobre serveis o béns. Consulteu les plantilles de Microsoft Word per obtenir notes de crèdit per veure el format.
Un memoràndum s’ha anat malament
Com sempre…
Tingueu en compte que la informació escrita no es pot retirar. Assegureu-vos que en la vostra redacció tingueu cura de semblar professional i factual, encara que sigui una nota informal. Amb la pràctica, vosaltres també us convertireu en un expert en redacció de notes.