Com escriure una reclamació efectiva a una empresa: guia pas a pas i exemples de cartes

Escriptura d'una carta de queixa

Tots hi hem estat quan una empresa no ens deixa satisfets amb el seu producte. Sempre s’hauria d’abordar la compra d’un article defectuós, de mala qualitat o que simplement no superi les vostres expectatives. De vegades, un restaurant us pot servir menjar que no és el que esperàveu (pèl a la carn, algú?).

Tot i que la gent generalment està satisfeta amb un producte o servei, de vegades l’empresa pot fer una excepció o simplement deixar-lo complet.

Rebre un producte defectuós o ser tractat malament per un cambrer no hauria de passar desapercebut. Problemes com aquests es poden resoldre fàcilment amb una carta o correu electrònic de reclamació.

Com escriure una carta de queixa amb un text fort: un resum

Cadascun d'aquests passos es descriu completament a continuació.

Passos	Què cal dir	Exemple: producte
Pas 1: assegureu-vos que l’envieu al lloc correcte	Adreça del departament i empresa a l'esquerra. Saluda amb Benvolgut Senyor / Senyora	Direcció, Benvolgut senyor / senyora o benvolgut senyor / senyora Blakey
Pas 2: inicieu la carta amb el to adequat	Vau comprar un producte a _store_ el _date_. Proporcioneu altra informació rellevant com ara codis de referència, detalls de la garantia, garanties i dates de caducitat dels aliments.	Recentment he comprat les cortines de lavanda pastel de 1,5 mx 2 m a Super Stores, Bakers Lane el 12 de setembre de 2020. El codi de referència de les cortines és 338J.
Pas 3: expliqueu el problema amb eficàcia	Què passava amb el producte o servei? Sigues breu, precís i concís. Esmenta exactament el que no passa amb el producte.	Les cortines tenien un esquinç a la costura exterior que es nota molt i no es pot arreglar sense danyar la tela.
Pas 4: suggeriu una solució	Indiqueu com voleu que es solucioni el problema, què modificarà el problema? Podria ser un reembossament / reparació / substitució / canvi del servei / cupó / productes gratuïts	Per esmenar el problema, voldria una substitució totalment remunerada del tipus de cortina esmentada anteriorment.
Pas 5: adjuntar o adjuntar documents rellevants i necessaris	També podeu esmentar que hi ha documents rellevants adjunts, és a dir: garanties, rebuts	Trobeu adjunt el rebut amb les dades necessàries i la garantia d’un any.
Pas 6: definiu un límit de temps	Donar un període de temps adequat per a una resposta.	Estaria encantat de poder enviar la substitució en qualsevol moment del 6 de juny al 15 de juny.
Pas 7: escriviu un final fort	Per acabar, digueu que espereu que solucionin el problema i tanquin la sessió.	Tinc la màxima confiança que enviarà la substitució i esmenarà el problema. Atentament….

Com escriure una carta de queixa efectiva

Pas 1: assegureu-vos que l’envieu al lloc correcte

El primer que necessiteu és el

adreça de la seu de l 'empresa al vostre país i
el departament al qual l’enviaràs.

Al principi pot ser difícil trobar el lloc on escriure, perquè és possible que les empreses no mostrin on la seva base és molt efectiva. El més probable és que pugueu trobar la seva informació de contacte a:

una pàgina de garantia o de garantia subministrada amb el vostre producte
el seu lloc web. Feu clic als enllaços "Contacteu amb nosaltres" o "Qui som" que contenen la informació rellevant
el producte en si. Els aliments i les begudes solen tenir informació de contacte a l’embalatge, així que assegureu-vos de comprovar-los. Us sorprendria que la informació estigui al lloc més fàcil.

Un cop tingueu la seva adreça, assegureu-vos de consultar el departament corresponent al qual enviareu la carta. Per a serveis petits com els restaurants, no hi ha necessitat, però per a empreses d’alta potència (Unilever o Pepsi, per exemple), caldrà un departament. Al seu lloc web, l’empresa especificarà on enviar la vostra carta si es tracta d’un servei tècnic, d’atenció al client, etc.

Pas 2: inicieu la carta amb el to adequat

Un cop tingueu aquesta molesta adreça descoberta i llesta per començar, podeu començar la carta.

El primer que heu de fer és posar l'adreça del remitent a l'extrem superior dret i la vostra adreça a l'extrem esquerre. Això és pel bé de la formalitat, que sempre dóna un toc agradable a la vostra carta.
A continuació, escriviu Benvolgut senyor / senyora si no sabeu qui és el representant del servei d'atenció al client. Si escriviu a un gerent o director general, escriviu Benvolgut senyor / senyora…..

A continuació, comenceu el cos real de la carta, que serà el centre d’atenció de qui la llegirà.

Comenceu dient que heu comprat un article a qualsevol botiga en qualsevol data. Per al menjar esmenteu la data de caducitat i el codi de botiga. Per a qualsevol altra cosa, això és rellevant. per exemple: fa poc vaig comprar una ampolla de 2 litres de Pepsi Max a Super Stores el 19 de novembre de 2014. La data de caducitat de l'ampolla era el 30 de novembre de 2014 i el codi del coll d'ampolla deia 113A.
Digueu que sempre heu esperat la màxima qualitat d’aquella empresa i aquell dia concret, les vostres expectatives es van esvair, per exemple: sempre he valorat molt TechnoPC i he confiat en tots i cadascun dels vostres portàtils. Vaig entrar a Super Stores per comprar un ordinador portàtil amb les mateixes expectatives, però la meva experiència amb el portàtil considera que aquesta afirmació és falsa.

Pas 3: expliqueu el problema amb eficàcia

La següent part és la més important perquè esmenta exactament el que va passar quan vau utilitzar el producte o assistí al servei.

Digueu en quin estat es trobava el producte quan vau obrir l’envàs i què li passa exactament. Si no podeu identificar què està malament internament, només cal que digueu que no funciona correctament i que l’empresa ho examinarà, per exemple: he trobat que la càmera no funcionava correctament. Cada vegada que encenia la càmera entrava a la galeria de fotos. Això no em va permetre fer una foto, ja que només em va permetre accedir a la galeria.
Si parleu d’un servei, indiqueu què va passar a la vostra visita, per exemple: quan vaig tenir una cita amb la perruqueria que es deia "Lizze", va estar 30 minuts parlant amb els seus amics i vaig acabar esperant un llarg temps!

Consells per transmetre el to adequat:

Mantingueu la calma en tot moment. No us enfadeu, teniu tot el dret a estar-vos, però imagineu quantes queixes va rebre aquell dia l'equip d'atenció al client. El lector es podria frustrar, molestar amb tu i llençar-lo, considerant-lo fals o spam.
Mantingueu-vos concisos, no ompliu la vostra carta amb afirmacions irrellevants, com ara dir quina pèrdua de diners va ser, quant vau patir o quin producte dolent és. Simplement volen saber què està malament i solucionar-ho, normalment no llegeixen ni la meitat de la carta, només les frases clau.
Sigueu el més precís possible a l’hora de dir què no passa amb el producte o servei. Això estalviarà molt de temps per a l’empresa.

Si tens alguna queixa, no ho dubtis! Per això serveixen els serveis d’atenció al client. Fes-ho!

Pas 4: suggeriu una solució

En aquesta secció, dirà què voleu fer per solucionar el problema. Teniu diverses opcions que podeu sol·licitar a l'empresa, incloses:

Un reembossament del producte
Un val per utilitzar amb qualsevol de la seva gamma
El producte a reparar
Un canvi en el seu servei, com ara servir menjar de més qualitat, augmentar la higiene o canviar l’actitud del personal.
Cupons alimentaris

Exemples: m'agradaria un reembossament complet de la meva càmera, ja que voldria comprar una càmera alternativa.

Digueu com us agradaria que fos el producte en el futur si el compréssiu de nou, per exemple: espero que aquest problema no torni a passar per a altres clients i que sempre rebrà la màxima qualitat dels vostres productes.

Pas 5: adjuntar o adjuntar documents rellevants i necessaris

Si teniu imatges que vulgueu adjuntar (sobretot per a correus electrònics), pàgines de referència com garanties, pàgines de garantia o rebuts, haureu d’esmentar-ho a la carta.

Digueu que hi ha una garantia / garantia / rebut inclosa.

Exemples:: "Adjunteu una còpia del meu rebut original, juntament amb la pàgina de garantia del despertador i informació sobre el número de sèrie."

Si teniu un producte malmès que voleu reparar, assegureu-vos de mencionar-ho també.

Exemple: trobeu també la càmera defectuosa a la qual he fet referència a la meva carta.

Pas 6: definiu un límit de temps

Per què establir un límit de temps? Doncs bé, les empreses reben desenes de cartes cada dia, si no centenars. El més probable és que pugui passar de 6 setmanes a 3 mesos per obtenir una resposta d’una empresa i, si voleu una reparació, trigarà encara més. Ara és una espera molt llarga.

La majoria d’empreses donaran un cop d’ull a la vostra carta unes dues setmanes després d’enviar-la, a causa de l’endarreriment. Per evitar que el llancin al backburner, podeu establir un període de temps quan vulgueu una resposta. Ara això és astut.

Exemples: M'agradaria una resposta amb la màxima comoditat, en qualsevol moment del 16 al 30 d'agost. Això seria molt agraït.

Pas 7: escriviu un final fort

Podeu finalitzar la vostra carta dient que espereu que es resolgui el problema i signeu-lo amb la vostra fidelitat (si no en sabeu el nom o sincerament ) si coneixeu el seu nom.

Exemple: espero que es resolgui aquest problema i tinc la màxima confiança en que esmenarà el problema.

Envieu la vostra carta i hauríeu d’esperar una resposta dins del termini que hàgiu indicat.

Motius per escriure una carta de queixa

Molta gent ignora un producte que els deixa caure en no fer res. Com a consumidor, teniu dret a que el vostre producte sigui reembossat o substituït per un altre. A continuació, es detallen alguns motius pels quals és eficaç escriure una carta de queixa:

Es notificarà a l’empresa qualsevol producte defectuós de la seva línia que pugui causar més perill per a d’altres. En posar-se en contacte amb ells, poden veure per què era defectuós i evitar que torni a passar.
Les empreses odien veure un client insatisfet, de manera que teniu moltes possibilitats de reemplaçar o reembossar el vostre producte.
Per a begudes i aliments, en lloc de substituir-los, podeu rebre cupons gratuïts o fins i tot productes gratuïts. Les empreses sempre enganxen per endolcir-vos.
Un restaurant o una altra empresa que presti un servei es pot posar en coneixement d’un membre del personal que potser no està fent la seva feina correctament.
Si alguna cosa no està bé, fess up up! Heu pagat els vostres diners per aquest producte o servei, de manera que haureu de tenir un producte d’alta qualitat. No us mantingueu en silenci, ja que resoldreu el vostre problema amb força rapidesa.

La següent carta és una queixa per un telèfon intel·ligent defectuós.

William, domini públic, a través de Pixabay

Carta de mostra per a un telèfon intel·ligent defectuós

Estimat Senyor / a, Fa poc vaig comprar un telèfon intel·ligent Samsung Galaxy S5 a Super Stores, Baker Street, Londres, el 17 de juliol. La garantia és vàlida durant un any i el número de referència de la caixa indica SSF319.

El telèfon intel·ligent estava defectuós i estic molt decebut pels vostres productes. El telèfon intel·ligent continua mostrant la pantalla del menú, però no em permet accedir a les aplicacions ni obrir una finestra nova. La pantalla continua congelada a la pantalla del menú.

Us demano que repareu el telèfon al més aviat possible, preferiblement en el termini que s’indica a continuació.

Trobeu adjunta la garantia subministrada amb el telèfon junt amb el rebut que em va donar la botiga en comprar-lo. Trobareu tots els codis de referència necessaris en aquests documents.

M'agradaria rebre una resposta en el termini del 27 de juliol al 10 d'agost i m'agradaria que el telèfon es reparés completament i funcionés amb normalitat.

Espero que això no torni a passar i als altres clients. Seguiré sent el vostre client si es modifica el problema. Espero que el problema es solucioni i tinc la màxima confiança.

Atentament, Susan Wells

Carta de mostra per mal servei al restaurant

Estimat Senyor / a, Escric per detallar la meva decebedora experiència al Taco Hut, el dimecres 26 de juliol. Com a client habitual vostre, em molesta molt dir que he tingut una experiència molt horrorosa al vostre restaurant.

Quan vaig demanar els meus tacs, el personal va endarrerir completament el procés ignorant la meva comanda. Quan els vaig preguntar que podia demanar, ho van prendre, però eren molt ràpids i grollers. Un membre del personal anomenat "Emma" va atendre la comanda, però no va ser el que vaig demanar en primer lloc. Ella no canviava l’ordre i em vaig deixar menjar menjar que no vaig demanar.

Crec que el personal necessita un canvi d’actitud envers els seus clients. M’agradaria que fessin la seva feina correctament i que fossin amables i servicials. La seva rapidesa i la seva actitud "uf, un altre client" haurien de desaparèixer. i L’única manera d’aconseguir un restaurant d’èxit és amb un personal amable i disposat a ajudar-lo.

Seguiré sent client vostre un cop esmenat el problema. Avisa’m si hi ha hagut algun canvi.

Atentament, Susan Wells.

Quina és la millor manera de reclamar: carta o correu electrònic?

Pot ser difícil decidir si escriviu un correu electrònic o una carta. Tots dos tenen els seus avantatges i desavantatges, però en general es prefereix escriure una carta escrita a mà. Això es deu al fet que l’empresa us prendrà més seriosament i us podrà enviar per correu la reparació / substitució molt més ràpidament.

Tanmateix, algunes empreses (com Apple) no tenen una adreça vàlida a la qual pugueu escriure per fer una reparació, de manera que haurà d’enviar-les per correu electrònic al departament corresponent.

Consells principals

Els consells principals següents us ajudaran a resoldre el problema en el vostre curs.

Sigues concís. Qualsevol tipus de discussió sobre el tema només provocarà confusió i frustració per al lector, i això és l'últim que voleu. Les empreses volen cartes concises i formals que es puguin escanejar fàcilment i que després s’utilitzin per recuperar informació vital, com ara el que està malament, el període de temps en què voleu respondre i el que solucionarà el problema. Això farà que el procés sigui més ràpid i senzill.
No jureu, no us molesteu ni tingueu temperament! És un ambient molt dolent per donar i només empitjorarà les coses.
No feu amenaces a l’empresa tret que hagueu consultat un advocat. Per a problemes petits, com ara productes defectuosos, no cal fer amenaces legals.
Assegureu-vos de donar-los la impressió que continuareu sent client seu si resolen el problema. Si dieu que no tornareu a comprar els seus productes, és possible que ignorin la vostra carta i no solucionin mai el problema. Però dient que si us reembossen / canvien els assumptes, ho faran per mantenir-vos com a client.
Doneu un termini quan vulgueu una resposta o una resolució. Això fa que les coses siguin ràpides i funcionin sense problemes. Sense cap termini, l’empresa pot no respondre durant setmanes.

Tots els comentaris són d’agrair. Heu experimentat mai un producte o servei insatisfactori? Comparteix la teva experiència a continuació. Gràcies per llegir!