Com s'utilitza el gràfic pert per a la gestió de projectes

Què és PERT?

PERT, la tècnica d'avaluació i revisió del projecte, és un mètode per a la planificació detallada del projecte que inclou aquests dos components:

• La mitjana PERT: tècnica d’estimació precisa de temps i cost, mitjançant una mitjana estadística.
• El gràfic PERT: un gràfic que permet una programació detallada de totes les activitats del projecte.

PERT va ser desenvolupat per la NASA, però no és ciència de coets. Les matemàtiques són simples (suma i resta) i, de totes maneres, les fa qualsevol programa de gestió de projectes. La lògica també és senzilla.

• Estimem el temps per a cada tasca tenint en compte estimacions optimistes, probables i pessimistes.
• Disposem un calendari de planificació que inclou totes les activitats laborals i també té en compte les dependències entre activitats, és a dir, quines activitats cal fer abans que es puguin fer altres.

Vegem cadascun d’aquests dos elements de la tècnica PERT: estimació PERT i el gràfic PERT. Acabarem parlant de com convertir un gràfic PERT en un calendari de projectes del món real, anomenat gràfic Gantt.

Taula de continguts

• Estimació PERT

  Calculeu una estimació realista del temps que trigareu a fer cada tasca

• El gràfic PERT

  Presentació del gràfic PERT clàssic

• Termes del gràfic PERT

  Un glossari per a PERT

• Des del gràfic PERT al món real

  Prenem les nostres tasques i les incorporem a un calendari.

• L’ús de PERT al vostre projecte L’

  estimació i la programació de PERT redueixen els costos i les molèsties

Estimadors optimistes i pessimistes

Alguns estimadors són optimistes, d’altres són pessimistes. Utilitzeu PERT per obtenir una estimació realista de qualsevol dels dos.

Sid Kemp

Estimació PERT

Quan pregunteu a algú, "quant trigareu a fer aquesta feina?" normalment obteniu una resposta amb parcialitat. Algunes persones són sempre pessimistes, pensen o us diuen que la feina trigarà més del que probablement farà. D’aquesta manera, tenen bon aspecte quan ho fan abans. Altres són constantment optimistes, es presenten submergint-se i fent la feina plena d’energia fresca i sense tenir problemes. Les seves estimacions són realment baixes, perquè ningú té bona energia i molta sort tot el temps.

Per fer les coses més difícils, la gent no sap que ho fa. Generalment és un hàbit inconscient.

Com aconseguim, doncs, una estimació realista? Ho fem fent tres preguntes sobre cada feina a realitzar i després realitzem un càlcul especial anomenat mitjana PERT.

Què estimem?

Volem calcular el temps que trigarà a completar cada petita part del nostre projecte. L’estimació i la planificació del PERT s’han de fer a un nivell detallat, mitjançant la llista d’activitats, que es crea a partir de l’estructura de desglossament del treball. PERT no forma part de l’estimació primerenca abans de crear el WBS. Forma part de l’estimació detallada, basant-se en el pla d’abast del projecte, ja que WBS es fa a un nivell detallat i la llista d’activitats també està completa. Estimem l’esforç (quantitat de treball) necessari per completar cada tasca i el nombre de persones assignades a la tasca.

El millor és que cada treballador creï la seva pròpia llista d’activitats i la seva estimació PERT. Com a cap de projecte, podeu ensenyar a fer-ho a cada persona de l’equip. O, si ja ho coneixen, poden treballar en parelles, fent-se preguntes d’estimació PERT i comprovant també el treball dels altres.

Les tres preguntes PERT

En lloc de preguntar "Quant trigarà a fer aquesta feina", feu tres preguntes:

• Si la feina va molt bé, sense problemes, quant de temps trigarà? (La resposta optimista)
• Si ho feu quan esteu cansats i teniu problemes, quant de temps trigareu? (La resposta pessimista)
• Donades aquestes respostes, quant de temps és probable que trigui? (La resposta probable)

Feu les preguntes per aquest ordre i obteniu l'última resposta probable. D’aquesta manera, les persones, que sempre són optimistes o pessimistes, s’ajustaran i donaran una resposta realista bastant realista. Amb una mica de pràctica, tothom pot ser molt bo en això.

Introduïm les tres estimacions en un full de càlcul, sota els encapçalaments "Pessimista", "Probable" i "Optimista", tal com es mostra a la taula 1.

Càlcul de la mitjana PERT

L’ús de tres números com a estimacions de cada element detallat tornaria boig a un planificador. Ho evitem resolent les tres estimacions en un sol nombre, la mitjana PERT. La lògica és que el temps probable és més probable que pessimista o optimista, però les tres xifres són importants. Utilitzant O, L i P per a Optimista, Probable i Pessimista, aquesta és la nostra equació: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Temps estimat. Probablement es multiplica per quatre perquè diem que és quatre vegades més probable que el temps real coincideixi amb el temps probable que el que coincideixi amb el temps optimista o el temps pessimista.

D’on diables són els 6? (Tothom ho demana quan ensenyo això a una classe.) Això és senzill: tenim un total de sis punts de dades: 4 Likelies, 1 Optimista i 1 Pessimista. Per obtenir una mitjana, dividim el total pel nombre total de punts de dades. (Consulteu la barra lateral sobre molts tipus de mitjanes i tot tindrà sentit.)

La mitjana PERT es mostra a la columna dreta de la taula 1.

Molts tipus de mitjanes

Algunes persones pensen que només hi ha una manera de calcular una mitjana: sumem tots els ítems i dividim pel nombre total d’ítems. En estadístiques, aquest és en realitat un dels tres tipus comuns de mitjanes, i s’anomena mitjana . També hi ha la mediana i el mode . Fins i tot la gent familiaritzada amb les estadístiques pot pensar que només hi ha tres tipus de mitjanes. Però, en realitat, n'hi ha almenys una dotzena més.

Per exemple, en esports olímpics jutjats, la puntuació final es calcula d'aquesta manera: elimineu les puntuacions més altes i les més baixes i, a continuació, agafeu la mitjana de la resta de puntuacions. D’aquesta manera, s’elimina el biaix provinent dels jutges del país d’origen i del principal rival. Aquest és un tipus de mitjana especial.

La mitjana PERT, que compta la puntuació probable com a quatre vegades més probable que el temps optimista o el temps pessimista, és un altre tipus de mitjana central. Es basa en una idea simple, que l’esdeveniment probable és, de fet, més probable que els esdeveniments extrems. Es va escollir quatre vegades més probablement en funció de la teoria estadística, treballant amb la corba normal i la desviació estàndard.

Taula núm. 1: càlcul del temps mitjà PERT per a una tasca

Per a cada tasca, el treballador proporciona 3 estimacions: Optimista, Probable i Pessimista. El full de càlcul calcula la mitjana PERT (Optimista + 4xProbable + Pessimista) / 6. En aquest cas, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Tasca	Optimista	Probablement	Pessimista	PERT Mitjana
Instal·lació del Framistat	3	6	18	7.5

Feu servir PERT?

Figura # 1: un node gràfic PERT

Aquest és el format d’un sol node en un gràfic PERT. Cada activitat obté un node. Antigament, els gestors de projectes els feien servir per sumar la programació del projecte a mà.

Sid Kemp

El gràfic PERT

Curiosament, el gràfic PERT gairebé mai es veu, tot i que és la peça central de cada programa detallat del projecte.

Aquesta secció presenta diversos termes que probablement són nous per a vosaltres. És possible que vulgueu llegir-lo, després llegir la secció següent, Termes del gràfic PERT, i tornar a llegir aquesta secció de nou. Dediqueu-vos una mica de temps amb això i tot tindrà sentit. També és una bona idea fer referència a la figura 2: un gràfic PERT simplificat, mentre llegiu

El gràfic PERT es va desenvolupar com a eina de càlcul. Ja als anys setanta, els gestors de projectes omplien tots els noms de cada activitat i les estimacions del PERT per al temps. Cada tasca de la llista d'activitats del projecte obtindria un quadre, anomenat node al gràfic PERT. Es mostra un node de mostra a la figura # 1. Després dibuixarien fletxes que indiquen dependències, com ara quan una tasca no es podia iniciar fins que una altra no acabés. A continuació, fessin una passada directa, sumarien el temps per a totes les tasques que anaven endavant, per calcular un calendari d’inici anticipat, incloses les dates d’inici anticipat i d’inici tardà. Si seguim el calendari d’inici anticipat, iniciem cada tasca del projecte el més aviat possible. Aleshores, el cap de projecte afegiria fer una passada enrere , sumant-ho tot cap enrere, des del final del projecte, i calculant l' última data en què podia finalitzar cada tasca (la data de finalització tardana) i l'última data en què podia començar cada tasca (la data d'inici tardà).

Si, per exemple, la tasca 2 no pot iniciar-se fins que no es fa la tasca 1, la tasca 2 depèn de la tasca 1. Digueu que la tasca 1 és "Enviar Framistat" i la tasca 2 és "Instal·lar Framistat". És evident que no podem instal·lar el Framistat fins que no hagi estat enviat i arribi. La tasca 1 comença el primer dia i dura 4 dies. La data d’inici anticipat de la tasca 1 és el dia 1 i la durada és de 4, de manera que la finalització anticipada és el dia 4. La tasca 2 pot començar un dia més tard, el dia 5. La passada directa ens permet calcular el temps de cada tasca determinant les dates d’inici anticipat i finalització anticipada. El pas enrere comença a partir del final del projecte i resta la Durada de Finalització tardana per calcular la data d’inici tardà de cada tasca.

Per a algunes tasques, la data d'inici anticipada i la data d'inici tardana són diferents. Aquestes tasques tenen flotació. En anglès senzill, això vol dir que podeu iniciar la tasca en una data determinada o deixar-la flotar durant un cert nombre de dies i iniciar-la en qualsevol moment fins a la data d'inici tardana. Tant se val, perquè el projecte es farà el mateix dia, sigui com sigui.

Altres tasques tenen zero float. La data inicial inicial és la mateixa que la data inicial tardana. Si una d'aquestes tasques comença un dia tard, acabarà un dia tard i empenyrà alguna altra tasca tard. Tot arribarà fins al final del projecte i el projecte es lliurarà un dia tard. Les tasques que tenen flotació zero es troben en el camí crític. Això vol dir que volem assegurar-nos que cadascuna d’aquestes tasques es faci a temps. No hi ha cap flotant: retardar l’inici de qualsevol tasca al camí crític retardarà l’entrega del projecte.

El gràfic PERT es calcula sense fer referència a un calendari real. El primer dia és la primera data del projecte i la darrera data es determina pel temps que trigarà a fer totes les tasques en l’ordre adequat.

Amb tota aquesta informació, podrien crear un gràfic de Gantt, que és un calendari fàcil de visualitzar basat en el gràfic PERT.

Ara fem servir un programari de gestió de projectes. Introduïm les dates d'inici i finalització del projecte i, a continuació, el PERT estimat de temps per a cada tasca. Entrem en bonics programes gràfics per crear enllaços o dependències entre tasques. Fem clic a un botó de càlcul i, al gràfic de Gantt, apareix el calendari del projecte, a tot color, amb fites. No us alegra que tingueu un ordinador?

Si això no tenia sentit per a vosaltres, consulteu la llista de termes de la programació PERT a continuació.

Podeu veure un gràfic PERT a qualsevol programari de gestió de projectes, però ningú ho fa, perquè és difícil de llegir. I mai ningú n'imprimeix cap, excepte com a fons de pantalla gegant. Recordeu, totes les tasques del projecte tenen una caixa pròpia, com la casella de la figura 1. I fins i tot un projecte petit pot tenir dotzenes de tasques. Els grans projectes tenen desenes de milers de tasques o més.

Si ningú ja no fa servir un gràfic PERT, per què se’n coneix? Hi ha dues bones raons. En primer lloc, tots els termes del gràfic PERT són essencials per a una bona gestió del projecte. Heu de saber com treballar amb Anàlisi de camins crítics i mantenir el calendari sota control, ja que el vostre projecte es lliurarà tard. En segon lloc, és possible que vulgueu obtenir la certificació com a professional de la gestió de projectes i PERT segur que estarà a prova.

Figura 2: gràfic PERT simplificat

Aquest gràfic PERT simplificat mostra les tasques 1 a 5, cadascuna de les quals no pot iniciar-se fins que no s'hagi completat la tasca anterior, al camí crític, i la tasca 6, que s'ha de fer després de la tasca 1 i abans de la tasca 5, amb float

Sid Kemp

Termes del gràfic PERT

El gràfic PERT necessita el seu propi glossari. Aqui venim!

• Les dates del gràfic PERT comencen amb el primer dia, el primer dia del projecte, i acaben en la data de finalització del projecte, que es calcula quan fem la passada directa. El gràfic PERT no es troba en un calendari del món real. Això es produeix més tard, després de completar l'anàlisi PERT.
• Una dependència entre dues tasques diu que aquestes dues tasques estan vinculades. El tipus de dependència més comú és la finalització d’inici. Això significa que la tasca A s'ha d'acabar abans de començar la tasca B. Per exemple, hem de fer les compres i portar el menjar a casa abans de cuinar el sopar. Hi ha altres tipus de dependències, com ara quan les tasques han de començar al mateix temps o acabar al mateix temps. Però el 90% de totes les dependències acaben de començar, creant una cadena de tasques necessàries per completar el projecte. Les dependències també s’anomenen enllaços.
• L’inici anticipat és la data més primerenca en què pot començar una tasca determinada. La primera tasca d’un projecte té una data d’inici primerenca. Però una tasca vinculada a aquesta tasca no pot començar fins que no es fa la primera tasca, etc.
• La durada és el nombre de dies (o hores) que trigarà a completar una tasca.

• Finalització anticipada és la data més primerenca en què es pot completar una tasca. Per a qualsevol tasca, finalització inicial = inici anticipat + durada.
• Forward Pass és un càlcul realitzat en cada tasca, que determina la data d’inici i la data d’acabament inicial. La passada prèvia també determina la durada total del projecte i la data de finalització del projecte.
• La durada total del projecte és el temps que trigarà tot el projecte, totes les tasques, de començar a acabar, segons es calcula amb el pas previ. És igual a la longitud del camí crític.
• Data de finalització del projecte és el número del dia que acabarà el projecte. Un projecte sempre comença el primer dia. Per tant, un projecte amb una durada de 50 dies finalitzarà el dia 50, i és la data de finalització del projecte.
• Passar cap enrere és un segon càlcul per a cada tasca del projecte, que comença a la data de finalització del projecte i treballa cap enrere fins a la primera tasca. Calcula la data d’acabament tardà i la data d’inici tardana de cada tasca.
• Data d’acabament tardà és l’última data en què una tasca pot acabar sense endarrerir el projecte.
• La data d’inici tardana és l’última data en què es pot iniciar una tasca sense endarrerir el projecte.
• Float és el nombre de dies que podem deixar flotar una tasca sense iniciar-la després de la data inicial inicial. Es pot calcular de dues maneres. Flotació = Data d’inici tardà - Data d’inici anticipat i també Float = Data d’acabament tardà - Data d’acabament anticipat.
• El camí crític són totes les tasques que tenen zero float, és a dir, tasques que tenen la mateixa data d'inici anticipat i data d'inici tardà. Per descomptat, la seva data de finalització anticipada també és la mateixa que la data de finalització anticipada. Cadascuna d'aquestes tasques ha de començar i acabar a temps perquè el projecte acabi a temps.

Del gràfic PERT al món real

En un gràfic PERT, el projecte comença el primer dia i acaba en la data d’acabament del projecte, que vam calcular a mesura que construïm el gràfic PERT al pas directe. Però, quan és el primer dia? I quan es farà el projecte? La resposta a això ve amb posar el gràfic PERT en un calendari del món real. Això és més difícil del que sembla. Fins i tot després de completar el gràfic PERT, crear un calendari de treball del món real o el diagrama de Gantt per al nostre projecte requereix tenir en compte aquestes coses:

• El calendari laboral, inclosos els caps de setmana i els dies festius quan no es treballa.
• Resolució de conflictes de recursos. Què passa si a un empleat amb una habilitat particular se li assignen dues tasques alhora? O què passa si es necessita un lloc de treball o un equipament, com ara una sala de reunions o una excavadora, per realitzar dues tasques diferents alhora? S’han de resoldre aquests conflictes i això pot allargar la programació.
• Anivellament de recursos. Si una empresa assigna un nombre determinat d'empleats a tot el projecte, és possible que no coincideixi amb el projecte tal com estava previst al gràfic PERT. El gràfic PERT pot mostrar que, una setmana, només necessitem deu persones i, la setmana següent, en necessitem 50. No podem pagar 40 persones per seure i no fer res durant la primera setmana. L’anivellament de recursos ajusta les tasques de manera que fem servir totes les persones que tenim disponibles tot el temps, però també pot ampliar la durada del projecte.
• Triar una data d’inici o una data de finalització. A continuació, la direcció tria que el projecte començarà en una data determinada. O bé tria que acabarà en una data determinada i, per tant, haurà de començar per una data determinada. Aquesta data es veu sovint afectada per consideracions pràctiques, com ara que els diners estiguin disponibles per al projecte en un nou exercici fiscal. I té conseqüències per a la durada del projecte. És probable que un projecte de dos mesos que comenci el 15 de setembre finalitzi el 15 de novembre. El mateix projecte que comença el 15 de novembre probablement no acabarà el 15 de gener, ja que hem de tenir en compte les vacances de Nadal, i el Cap d’Any dels EUA.

Quan posem el projecte en un calendari del món real, l’anomenem gràfic de Gantt. El gràfic de Gantt és una eina de gestió i informes que guiarà el projecte cap a l'èxit.

Utilitzant PERT al vostre projecte

Quan imparteixo classes de gestió de projectes, trobo que qualsevol persona que hagi estudiat gestió de projectes hagi après el PERT, però gairebé ningú l’ha utilitzat mai. Això és comprensible: sembla una molèstia real crear tres estimacions de temps per a cada tasca i fer tot això pensant. Que sembla tenir sentit per simplement fer una ràpida llista de tasques pendents i saltar a i posar-se a treballar.

Pot semblar així, però això no és cert. La realitat és que l’estimació i la planificació del PERT necessiten molt poc temps i val la pena. De fet, l’estimació i la planificació del PERT us poden estalviar molt de temps i molèsties en cada projecte.

Quan ensenyo a un equip del projecte a fer les estimacions PERT, pensen que serà una molèstia, però acaben gaudint. La clau és que s’imaginen fent la feina, trobant-se amb problemes i resolent-los. Miren seriosament allò que és optimista, realista i pessimista. Com a resultat, s’emocionen per seure i fer la feina. I també saben què els queda per davant. Sovint veuen problemes i prenen nota per abordar-los aviat, investigar una mica i comprovar les coses abans d’hora.

Hi ha dos resultats de fer que un equip creï un gràfic PERT. Una d’elles és que la direcció té un pla de treball i un calendari de projectes molt reals i fiables. L’altra és que cada membre de l’equip és clar, està preparat i està entusiasmat amb la feina. Quan comença la feina, l’equip funciona com una màquina ben greixada. Es preveien problemes i l'equip va treballar abans que els problemes causessin retards. Sovint, l’equip troba que treballa abans del previst i tothom (l’equip, els directius i el client, estan contents amb la feina i els resultats).