Com viatjar per negocis: consells pràctics

Marco Nürnberger, CC BY 2.0, a través de flickr

Viatjar per feina és un dels avantatges principals de la meva feina. No obstant això, quan estava a punt d’emprendre el meu primer viatge de negocis, sabia que fins i tot els més mínims problemes havien de ser ben atesos, per evitar distraccions innecessàries respecte a l’objectiu del viatge de negocis.

Malauradament, vaig trobar que la majoria dels consells que rebia en aquells moments a través d’amics, familiars o fonts en línia no eren realment útils ni rellevants.

Això era degut a que necessitava consells pràctics sobre com clavar el meu primer viatge de negocis davant dels col·legues amb els quals viatjaria. No necessitava una introducció a les últimes eines de comptabilitat de despeses ni un desglossament dels diversos programes de fidelització que ofereixen els hotels.

A més, com molts altres, abans havia viatjat per vacances i, per tant, esperava conèixer quins són els diferents matisos que comportaven els viatges de negocis. Tot i que els recordatoris per portar el meu adaptador de viatge o per reservar vols directes per estalviar temps tenen un sentit absolut, eren coses que ja sabia, de manera que no em van proporcionar informació nova sobre com viatjar de manera intel·ligent per negocis.

Mirant enrere en els viatges de negocis que he vist des de llavors, vaig recórrer a algunes pràctiques bàsiques que m’agradaria que algú m’hagués dit al principi.

Llum de viatge

Viatjar només amb un equipatge de mà us permet saltar l’espera interminable del vostre equipatge

jaimekop, CC BY-ND 4.0, mitjançant flickr

En un llarg viatge, fins i tot una palla pesa molt. Viatjar només amb l’equipatge de mà us permet minimitzar el temps transcorregut entre el desembarcament i l’obtenció d’un taxi al vostre proper destí. El temps estalviat pot ser absolutament crucial si teniu un horari ajustat. Això és especialment important si teniu en compte que un estudi realitzat el 2014 al Regne Unit va trobar que els temps d’espera mitjans per a les reclamacions d’equipatge eren d’entre 15 i 30 minuts.

A part de l’estalvi de temps, la llum de viatge també us pot ajudar a evitar situacions incòmodes. Si viatgeu amb companys majors d’edat, haureu d’explicar a tothom que encara esteu esperant l’arribada de l’equipatge de facturació pot ser una mica vergonyós. Si us dirigiu directament a una reunió des de l'aeroport, arribar a la vostra destinació amb un equipatge massiu al remolc també pot aixecar algunes celles.

Això s'aplica fins i tot si viatgeu durant un període de temps prolongat. Quan hagi de viatjar durant un parell de mesos, preferiria emportar cinc dies bàsics per viatjar i visitar la bugaderia els caps de setmana si fos necessari, en lloc d’emportar-me roba fresca d’unes quantes setmanes a tot el món. A més, viatjar minimalista m’ajuda a mantenir-me concentrat en allò que és una necessitat absoluta en comparació amb un bé per tenir, que crec que és una mentalitat important que heu d’adoptar quan viatgeu per negocis.

Treballar fora de línia

Anna & Michal, CC BY-SA 4.0, a través de flickr

El temps passat en trànsit, ja sigui en avió, tren o taxi, pot ser força important. Estimo que un viatge d’una setmana per a mi normalment comportaria entre 12 i 15 hores de trànsit. La millor part d’estar en trànsit és que normalment hi ha molt poques distraccions. Estàs aturat al seient gairebé tot el temps i, si estàs en un avió, també no hi ha interferències per correu electrònic i trucades telefòniques. Tot i que fer servir aquest temps per dormir molt necessari és perfectament raonable, des de llavors he après a utilitzar aquestes bosses de temps per fer una mica de feina.

Abans del viatge, estalvieu qualsevol treball inacabat que no requereixi cap investigació en línia a la unitat local del vostre ordinador portàtil, de manera que pugueu acabar-les més tard mentre voleu. També podeu imprimir informes o presentacions per disseccionar-los lentament durant el viatge. Una altra cosa que m'agrada fer durant el trànsit és preparar correus electrònics escrits completament i guardar-los a la carpeta d'esborrany. Després, un cop puc tornar a connectar-me en línia, trigaré uns quants segons a enviar-lo.

És francament una gran sensació quan saps que el teu temps a l’avió s’ha passat de manera significativa i que t’ho passaràs més fàcil la resta del dia.

Porteu diners en efectiu juntament amb la vostra targeta de crèdit

Philip Brewer, CC BY 4.0, a través de flickr

Després d’haver observat el ràpid creixement dels pagaments sense efectiu en els darrers temps, inicialment em sentia temptat d’anar als meus viatges de negocis amb només la meva targeta de crèdit. Tanmateix, aviat vaig comprovar que el pagament sense efectiu s’adopta en diferents graus a diferents parts del món. Amb el temps, vaig aprendre a guardar una bossa petita amb uns centenars de dòlars en divises. Aquesta bossa ha estat des del meu rescat diverses vegades durant els meus viatges, com ara quan el venedor només acceptava efectiu o si la meva targeta de crèdit no funcionava per algun motiu.

Per a despeses més grans, com ara reserves d’hotels, tindria més sentit pagar amb targeta de crèdit. En una nota relacionada, també em va semblar més convenient sol·licitar el pagament en la meva pròpia moneda nacional sempre que fos possible, ja que facilita la tramitació de despeses a la meva empresa. Per exemple, és probable que algú que tingui la seva seu als Estats Units sol·liciti les seves despeses d’hotel australianes amb un rebut denominat en dòlars nord-americans en lloc de dòlars australians, ja que aquest últim podria significar haver de lluitar contra problemes de conversió.

Paraula final

Aquests pocs consells m’haurien estalviat molt de temps i dolor, si els hagués conegut des del principi. Tanmateix, aquesta no és de cap manera una llista exhaustiva, de manera que si teniu les vostres pròpies anècdotes sobre el que us ha funcionat quan viatgeu per feina, compartiu-les en els comentaris següents.

© 2019 Stan Churley