Com mantenir-se organitzat amb una llista de comprovació

En aquest article es desglossarà la manera d’utilitzar les llistes de comprovació per mantenir-se organitzat.

mohamed_hassan, CC0, via PIxabay

Tens la sensació d’haver perdut el control?

Heu tingut mai algun dia d’aquests dies en què deixeu la feina sentint que no heu aconseguit res?

El vostre escriptori sembla més desordenat que quan vau arribar.
La vostra safata d’entrada es va esgotar la setmana passada.
Les notes post-it cobreixen la pantalla de l'ordinador.
No queda cap espai per als peus sota l’escriptori.
I aquella reunió del matí finalment va acabar fa una hora.

Mantenir-se organitzat és un repte. La informació ens bombarda des de totes direccions. Missatges de text, xarxes socials, correu electrònic, respostes de formularis web, sol·licituds de reunions, converses passades, trucades telefòniques i correu electrònic estàndard competeixen per la nostra atenció.

No és estrany que els nivells d’estrès siguin alts. L'Associació Americana de Psicologia (APA) informa que el 2017 un 39% dels nord-americans van patir un estrès "una mica significatiu" fins a un "significatiu" causat per una "càrrega de treball massa pesada" al lloc de treball.

Desorganització del lloc de treball

Els rols poc realistes o incerts també es van incloure entre els cinc principals estrès laborals de l'enquesta de l'APA el 2017. Aquests aspectes negatius, juntament amb massa feina, dificulten mantenir-se al dia.

I no només els empleats de l’oficina lluiten amb una sobrecàrrega de tasques i restriccions de gestió de temps. Els comerciants, els treballadors al detall i els artistes també lluiten per fer les coses.

La majoria dels llocs de treball us proporcionen una descripció de la feina que posa de relleu les tasques i tasques. De vegades, no estan actualitzats o no cobreixen tot el que fas. I, tot i que poden comunicar una llista de responsabilitats, els falta informació.

Fins i tot quan un lloc de treball té procediments documentats pas a pas, encara podeu tenir massa a fer. Saber prioritzar i gestionar una gran càrrega de treball amb una llista de comprovació té avantatges. I les llistes de comprovació serveixen com a eina organitzativa essencial.

Si us sentiu aclaparat a la feina, organitzeu-vos amb l'ajuda d'una llista de tasques. Al començament de cada matí, escriviu tot el que heu de fer. Sigues específic.

Guardeu una llista diària que es transmeti

Una llista de tasques i activitats diàries:

Actua com a recordatori
Us ajuda a prioritzar el vostre dia
Mostra si esteu comprometent massa
Estalvia temps

Gestioneu el vostre temps i les vostres prioritats cap amunt

Una llista de comprovació també ajuda al flux de treball. Si sou secretari o assistent personal que respon a més d’un gestor de línies, una llista de comprovació us ajudarà a gestionar cap amunt. Incloeu una columna a la llista per registrar una estimació del temps per a la realització de cada tasca.

Animeu els vostres gestors a registrar les tasques que us ofereixen a la vostra llista de tasques. La llista de comprovació amplia la consciència de la vostra càrrega de treball. Veuen què més heu de fer i quan cal. La llista gestiona les seves expectatives.

Fins i tot si només teniu un gestor de línia, una llista de comprovació és una prova vital de la vostra càrrega de treball. Utilitzeu la vostra llista de tasques per:

Descobriu processos de treball més eficients
Alleugereu la vostra càrrega de treball
Demaneu ajuda
Argumentar per un ajudant o un nou membre de l'equip

No obstant això, el que estic a punt de compartir amb vosaltres no és una llista de tasques habituals. És un organitzador de llistes de comprovació.

El que necessiteu per crear la vostra llista de comprovació

Llibreta de notes (es recomana utilitzar un llibre de mida A5).
Almenys quatre bolígrafs de colors, com el verd, el groc, el morat i el vermell
Regle (opcional)
Adhesius estrella (qualsevol color)

Quan hàgiu completat totes les tasques de la pàgina, doneu-vos una estrella.

Organitzador de la llista de comprovació en 7 passos

Obriu el quadern a la primera pàgina disponible.
Escriviu la data d’avui a la part superior.
Anoteu totes les coses que heu de completar abans de tornar a casa.

* Incloeu tasques noves, fins i tot aquelles que no necessiteu completar aquell dia.

* Utilitzeu una línia per tasca.

* Prioritzeu cada tasca amb bolígrafs de colors (consulteu la guia de colors següent).

Consell: és possible que vulgueu dividir algunes tasques en diverses tasques per gestionar-les amb més facilitat.
Regleu una línia recta a través de cada tasca a mesura que la completeu. O col·loqueu una marca al final de la línia.
Comenceu una llista nova en una pàgina nova demà.
Torneu al llibre cada dia i cerqueu les pàgines sense estrelles. Avalueu les tasques pendents. Si necessiteu avançar una tasca a una pàgina nova, completeu la tasca a la pàgina antiga per no continuar revisant-la.
Recompenseu-vos amb una estrella quan es completi la llista d'un dia. Col·loqueu l'adhesiu estrella a la pàgina on el pugueu veure fàcilment. Quan premieu visualment els vostres esforços, també indica que s'ha completat cada element de la pàgina. Una pàgina sense estrella té assumptes pendents.

Els adhesius estrella indiquen que els elements de la llista s'han completat o es transfereixen a un altre dia.

Prioritzeu la vostra llista amb colors

Les tasques vermelles tenen un sentit d’urgència. Han de completar-se aquell dia.
Les tasques blaves són repetitives.
Les tasques ecològiques són per a projectes llargs. Espereu que trigaran més d’una setmana a completar-se.
Les tasques negres són tasques generals que podeu trobar a la descripció de la vostra feina.

Podeu utilitzar altres colors per classificar-los més. Per exemple, és possible que vulgueu utilitzar diferents colors per diferenciar les tasques repetitives diàries i setmanals.

Organitzeu-vos a casa amb la vostra llista de comprovació

Un organitzador de llista de comprovació funciona a qualsevol lloc. És possible que vulgueu conservar dos quaderns: un per al treball i un per a la vostra vida personal.

Mantingueu la casa neta i la gespa tallada afegint tasques a la llista de comprovació de l’organitzador de casa. També podeu utilitzar-lo per:

Organitzeu el vostre casament
Recerca de feina
Planifiqueu la festa de la jubilació de l’oncle Ben
Prioritzar i pagar les factures
Organitzeu les vostres properes vacances a l'estranger

Podeu utilitzar-lo per gestionar la majoria de tipus d'esdeveniments o circumstàncies de la vida.

Organitzadors de llistes de comprovació digitals

Té un procés de treball que requereix un control freqüent? Penseu en automatitzar l’organitzador de la llista de comprovació per utilitzar-lo en un telèfon intel·ligent o una tauleta. Creeu un formulari PDF o proveu una de les aplicacions que es mostren a continuació.

Formulari de l'organització de la llista de comprovació PDF

Els llocs de treball on els clients accedeixen a les instal·lacions sovint comencen el dia amb una auditoria del lloc per inspeccionar equips i instal·lacions. Creeu una llista amb prioritat, com la següent, perquè un empleat designat pugui revisar o comentar. Un cop finalitzada, l’empleat desa i envia per correu electrònic la llista de comprovació de l’auditoria a un gerent o agent d’OH&S.

Llista de comprovació d'aplicacions per a PC, telèfons intel·ligents i tauletes

Si no voleu portar un portàtil, aquestes aplicacions també us poden ajudar a organitzar-vos.

L’iOS d’Apple inclou una aplicació de recordatori estàndard. Utilitzeu-ho com a procés alternatiu per mantenir-vos organitzat.

Trobeu que l'aplicació Apple Reminder limita o no fa servir un dispositiu iOS? Proveu Todoist: llista de tasques i gestor de tasques. Està disponible de forma gratuïta en diversos dispositius, però també inclou una opció premium. Inicieu la sessió a l'aplicació amb el vostre compte de Google o Facebook o creeu-ne un de nou. L’utilitzo al meu PC amb Windows 10.

Altres aplicacions de llista de comprovació i organitzatives (algunes tenen una petita tarifa o contenen compres des de l'aplicació) inclouen:

Llista de Wunder
Google Keep
Habitica (una llista de tasques gamificades)
OmniFocus 2
2Do (llista de tasques, tasques i notes)

Aplicacions versus llistes de comprovació basades en paper

Les aplicacions automatitzen llistes de comprovació. Faciliten la compartició i la integració del flux de treball amb altres persones, programes i processos de treball. Tanmateix, quan un sistema informàtic s’atura o s’alimenta l’alimentació, un organitzador de llista de control manual us manté en control.

Una llista de control en paper és una eina essencial per a emergències. Considereu tenir a mà una còpia impresa de la vostra llista de comprovació digital.

Si teniu el control de la seguretat del vostre lloc de treball, guardeu un portapapers i una còpia impresa de les llistes de control de seguretat i salut en un lloc de fàcil accés. També pot ser una bona idea tenir una llista de verificació dels procediments d’apagada.

Conserveu llistes de verificació basades en paper per quan s’apagui l’alimentació.

Per què us heu d’organitzar amb una llista de comprovació?

En utilitzar un organitzador de llistes de comprovació, com ara una llista de tasques pendents, podeu recuperar el control del vostre treball. En lloc de recordar constantment tot el que heu de fer, anotar les vostres tasques us allibera els vostres pensaments per centrar-vos en la feina que teniu a l’abast.

Un organitzador de llistes de comprovació també s’estén més enllà de la llista de tasques diàries. Utilitzeu-lo per completar un procés específic, com ara un control de seguretat i salut laboral o auditoria del lloc. O per organitzar tot el que cal fer per relaxar-se i gaudir d’un cap de setmana fora.

En fer que les llistes de control formin part del dia, alleujarà l’estrès en el lloc de treball. També podeu utilitzar una llista de tasques per:

Proposa un cas empresarial per obtenir més recursos
Actualitzeu una descripció del lloc de treball i assigneu responsabilitats

Sobretot, les llistes de comprovació ajuden a gestionar i organitzar visualment un procés o coses que heu de fer. Com a resultat, aquesta paparreta final et treu una gran quantitat de pressió.

Com us manteniu organitzats? Feu servir llistes?

Serà anglès l'1 de maig de 2013:

no organitzat? Això és jo cada dia jejeje. És meravellós que encara estigui sa. En realitat tinc un iphone i faig servir l'aplicació "Recordatori" tot el temps, no sé quant estic organitzat gràcies a ell, però m'ajuda molt. Bon hub.