Com organitzar els vostres registres financers

Any rere any vaig viure amb l’estrès de les piles de paper desorganitzades escampades per la casa. Hi havia petites piles aquí i allà, a l'entrada, a la cuina i al meu escriptori. Tenia un sistema de safata d’entrada / sortida, però no funcionava eficaçment. Les factures es perdrien, les declaracions poques vegades arribaven als seus fitxers i mai no podia trobar el que necessitava quan ho necessités. De la manera més bàsica, les meves finances no estaven organitzades correctament.

La gestió efectiva de les vostres finances requereix un sistema per fer un seguiment de totes les vostres factures, estats financers, pòlisses d’assegurança i altres tràmits importants. No requereix que guardeu cada tros de paper, rebut o factura que us passi per les mans. A continuació es mostra una guia per ajudar-vos a determinar què heu de mantenir i què podeu trencar. Un cop hàgiu tingut clar aquests requisits, podeu netejar els fitxers antics i les piles de papers i configurar un sistema que sigui ràpid i senzill de mantenir al dia.

Sistema de presentació a casa

Què s'ha de presentar? Què s'ha de llançar?

La majoria de nosaltres estalviem massa paperassa, cosa que es converteix en una càrrega de gestió. No cal desar tots els rebuts de caixers ni factures per cable. Amb quina freqüència les heu necessitat com a referència? Pren el costum de passar tots els correus cada dia i desfer-te de tot allò que no necessitis. Mantingueu-vos constantment a la vora del flux de paper que entra a la casa, a través de la vostra oficina o apilat a l’escriptori.

Quan hàgiu establert un sistema de treball, només trigareu uns minuts cada dia a mantenir-lo en ordre.

Aquí teniu un repàs a alguns dels documents financers que heu de penjar i arxivar i els que podeu llançar. Tingueu en compte quan "llenceu" que triturar i reciclar és el camí més responsable: la protecció de la vostra identitat i el planeta.

• Abonaments del salari: un cop hàgiu comprovat la precisió dels abonaments de pagament, no són necessaris. Podeu guardar-ne la més recent, en cas que la necessiteu per obtenir una prova d’ocupació en sol·licitar un préstec.
• Extractes bancaris, xecs cancel·lats: deseu i envieu extractes bancaris durant tres anys fiscals complets. Seran necessaris si se us audita i us pot servir com a rebut per demostrar les factures pagades. Els xecs anul·lats s’han de desar com a mínim durant un any. Quan les declaracions i els controls ja no siguin rellevants, cremeu-los o tritureu-los.
• Factures de serveis públics: no cal estalviar factures de serveis públics durant mesos o anys. Quan arribi una factura, comproveu que esteu acreditat per l'últim pagament i, a continuació, llenceu o tritureu la factura antiga. Deseu només el més actual.
• Extractes de targeta de crèdit: igual que amb les factures de serveis públics, comproveu que esteu acreditat pel vostre darrer pagament i conserveu només l'extracte més recent. No cal obstruir els fitxers amb extractes de targeta de crèdit antics, tret que es facin servir per a despeses deduïbles d’impostos.
• Pòlisses i factures d’assegurança: guardeu-les durant el temps que estiguin actualitzades i en vigor. Es poden retirar les polítiques cancel·lades i els extractes relacionats.
• Rebuts de dipòsit, rebuts de targetes de dèbit i rebuts de caixers automàtics: guardeu -los només fins que arribi el vostre següent extracte bancari perquè pugueu comprovar-los i verificar els imports. Sempre que no representin una despesa deduïble d'impostos i no siguin necessaris com a prova d'una reclamació de garantia, podeu llançar-los.
• Registres de propietats: els registres de béns immobles s’han de conservar durant la propietat. Si hi ha la possibilitat que els registres siguin necessaris a efectes fiscals, estalvieu-los després d'una transferència de propietat o venda.
• Registres d'inversions: s'han de guardar tots els registres d'inversió i extractes bancaris relacionats amb les inversions. Si les vostres declaracions són acumulatives, podeu conservar només les més recents i trencar la documentació obsoleta.

Preneu-vos el temps per revisar tot el paper, inclosos els fitxers antics, per esborrar tot allò que ja no sigui necessari. Això farà que la tasca d'organitzar els vostres registres financers sigui més fàcil i menys desordenada. En última instància, tindreu un sistema de fitxers organitzat que us permetrà trobar allò que necessiteu en un moment previ.

The Bill Payer, conjunt d’organització financera de la llar.

Configureu un sistema de fitxers

Hi ha diversos tipus de sistemes de fitxers que cal tenir en compte. Depenent de les vostres necessitats, pot ser necessari des d’un fitxer d’acordió portàtil fins a un petit arxivador. Quan hàgiu netejat l'excés de tràmits financers, avalueu la quantitat d'espai que necessiteu per emmagatzemar la resta de fitxers. Feu una mica més gran del que necessiteu actualment, de manera que no us haureu de preocupar de passar a un sistema més gran més endavant i podeu presentar documents de forma ràpida i senzilla.

Faig servir un simple sistema de fitxers tradicionals amb pestanyes per a cada categoria (vegeu la secció anterior per a categories generals). A més, tinc fitxers separats per emmagatzemar papers importants per a cadascun dels meus fills, factures mèdiques i assegurança. Cada pòlissa d'assegurança i declaració relacionada també tenen el seu propi fitxer.

Configureu una estació de pagament de factures. Pot ser una petita caixa d’emmagatzematge senzilla que contingui tot el necessari per pagar les vostres factures, un organitzador de fitxers d’escriptori o un producte d’organització basat en el calendari dissenyat específicament per a aquesta tasca. Fins i tot si pagueu la majoria de les vostres factures en línia, encara haurà de pagar inevitablement les factures senars de la manera "antiga" i necessitarà el vostre talonari, segells, etc. en un lloc convenient. En lloc d'un únic fitxer "a pagar", faig servir un sistema basat en el calendari. Pagar tantes factures en línia com sigui possible ajuda a reduir el paper al mínim i també puc marcar el meu calendari per als pagaments pendents.

Documents que s’haurien de guardar en una caixa forta

Per estar segur, penseu a guardar els següents documents importants, sovint irremplaçables, en una caixa forta de lloguer o en una caixa de seguretat ignífuga de casa vostra.

• Certificats de naixement, defunció i matrimoni
• Documents de liquidació, custòdia i divorci
• Documents d’adopció o ciutadania
• Escriptures de propietat, títols de vehicles de motor
• Accions, bons d’estalvi nord-americans
• Contractes hipotecaris i de terres, o qualsevol acord legalment vinculant
• Papers militars
• Patents, drets d'autor
• Una llista de l'inventari de la vostra llar, incloses les fotos i els rebuts.

En cas d'emergència

Ets l’únic de la teva família que s’encarrega del pagament de la factura i de la presentació econòmica? El vostre cònjuge o un altre ésser estimat podria trobar els tràmits necessaris en la vostra absència?

Preneu-vos el temps per configurar un fitxer "En cas d'emergència" que expliqui el vostre sistema, que aclareixi on s'emmagatzema informació legal i d'assegurances important i instruccions sobre com trobar el que pot ser necessari en cas d'emergència. Incloeu números de telèfon importants, com ara els del vostre comptable, advocat i corredor d’inversions. Marqueu el fitxer clarament perquè pugueu trobar-lo fàcilment en absència. Mantingueu-lo actualitzat regularment.

Feu un compromís

La clau per fer funcionar qualsevol sistema de fitxers i mantenir els vostres registres financers ben organitzats és comprometre’s a mantenir-lo al dia. Un cop el vostre sistema estigui instal·lat, preneu-vos uns minuts cada dia per ordenar el correu, presentar els extractes i estar al dia de les vostres factures.

Aviat, haureu establert un hàbit essencial per a la vostra salut financera a llarg termini i que haureu reduït part de l’estrès generat per la gestió de les vostres finances.

Vídeo útil sobre com organitzar els vostres tràmits