Com organitzar el cap desorganitzat

Són cap per una raó (però les habilitats organitzatives no ho són)

Ajudar al vostre cap a organitzar-se augmentarà la seva imatge professional. Ajudeu-los a fer-ho sense ser un espectacle.

Maggie a través de Flickr, CC-BY-SA 2.0, modificat per FlourishAnyway

Ajudeu el vostre cap a reunir les seves coses

És el cap per una bona raó, però aquest motiu no és sens dubte les seves habilitats organitzatives.

De vegades descuida els detalls clau. El seu despatx és una muntanya d’arxius fora de lloc. Quan el vostre cap no troba aquest document important, els terminis imminents poden fer que l’oficina se senti com una olla a pressió. Us sembla familiar? Si és així, ajudeu el vostre cap a gestionar el seu temps i doneu-hi prioritat; tot això, deixant-li pensar que era la seva idea.

A mesura que el vostre cap s’organitzi, millorarà la seva imatge professional. També serà més conscient del que està previst i desenvoluparà un domini més gran del seu temps. Al seu torn, es pot collir els beneficis residuals de menys estrès i més eficiència.

Penseu en el temps i l’esforç addicional necessaris per organitzar-lo com a inversió. Mitjançant la gestió, gestionareu el vostre propi progrés professional i la vostra imatge professional al mateix temps.

A punt per començar?

Tens això!

Donar exemple. Primer, demostreu vosaltres mateixos habilitats organitzatives sòlides.

StartUpStockPhotos a través de Pixabay, domini gratuït

First Build Trust

Abans d’intentar solucionar res, heu de guanyar-vos el dret. Això significa construir bases de confiança.

Plom per exemple

Assegureu-vos de demostrar vosaltres mateixos habilitats d’organització sòlides ajustant el vostre sistema per mantenir-vos en la pista. Mantingueu ordenat el vostre propi espai de treball. Presentar-se a les reunions preparades. Complir tots els terminis. A més, demostreu el vostre enginy tenint al vostre abast la informació més freqüentment confiada (per exemple, contactes clau, informes amb accés freqüent).

Cerca d’entendre

Mentre guanyeu la confiança del vostre cap, també escolteu, prestant especial atenció a qualsevol sentiment que s’expressi. Escolteu si hi ha indicis que les pobres habilitats organitzatives del vostre cap li causen frustració, conflictes o fins i tot conseqüències a l’organització. Alguns exemples inclouen els terminis o reunions perduts, els tràmits perduts i els comentaris d'altres persones.

Avalueu la situació abans d’anar a ajudar-vos i, sobretot, eviteu proporcionar-li comentaris que us puguin produir. (Recordeu que esteu en un mode de recopilació d'informació.) És possible que hi hagi un mètode per a la seva bogeria, encara que ineficaç, que hàgiu d'entendre.

A més, per molt que t’irrigui la seva deixadesa, no toquis mai amb ningú que el digui malament. El seu desafiament podria tornar a ell, i aquests comentaris crítics són incompatibles amb la vostra intenció d’ajudar.

Construir una associació de confiança és la clau de l’èxit

Demostreu les vostres habilitats organitzatives sòlides presentant-vos a les reunions preparades i mantenint el vostre propi espai de treball ordenat. Escolteu amb quina sensació o conseqüències estan relacionades les pobres habilitats organitzatives del cap.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Proporcionar suport estratègic

Assegureu-vos que tant el vostre paper com el vostre comportament donin suport al millor rendiment del vostre cap, minimitzant les distraccions i augmentant la seva eficiència.

Alinear els objectius

Esbrineu quins són els objectius del vostre cap i com es mesura a l'empresa. Assegureu-vos que els vostres objectius de rendiment estiguin relacionats amb els seus. Si percebeu una desconnexió, digueu-li que voleu obtenir més claredat sobre com els vostres objectius poden recolzar més plenament els seus i els de l'organització.

Minimitzar les interrupcions

Pregunteu-li com prefereix rebre informació, tant pel que fa al seu canal (per exemple, electrònic, presencialment, per telèfon) com per preferències de temps. Algunes persones són "gent del matí" i gaudeixen de bussejar fins al seu dia, mentre que d'altres tarden a escalfar-se.

Compreneu també com vol que es gestionin les interrupcions i ajudeu-lo a evitar aquelles que no són necessàries. La investigació indica que els empleats de l'oficina es veuen interromputs una mitjana cada tres minuts. ¹ Tenint en compte que poden trigar fins a 23 minuts a tornar a la tasca original, no és estrany que ningú pugui acabar el que comença.

En lloc d’aparèixer per fer aquesta pregunta ràpida (que sovint no és tan ràpida, oi?), Proveu aquesta tècnica. Agrupeu diversos articles menys importants i, a continuació, reserveu 15 minuts al calendari del vostre cap per ocupar-vos de tots en una sola sessió. Després d’utilitzar aquesta tècnica unes quantes vegades, expliqueu-li que el vostre fonament és l’eficiència i minimitzar les interrupcions. Comenteu com funciona per a tots dos. És possible que trobeu que aquest és un inici de conversa excel·lent quant a l'eficiència.

Feu que un bon cap sigui organitzat

Sigueu succint en les comunicacions i ajudeu el vostre gestor a evitar distraccions.

ernestoeslava a través de Pixabay, domini gratuït

Enquesta del lector

Comunicar-se clarament

Sigues breu

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal. "Distraccions en el lloc de treball: aquí teniu per què no acabareu aquest article". Darrera modificació de l'11 de desembre de 2012.