Com celebrar reunions efectives a la feina

Com evitar que les reunions siguin una pèrdua de temps

Les reunions són una de les maneres més comunes de comunicar-se entre elles a la feina. Quan es fan bé, les reunions poden reduir els malentesos, generar noves idees, reforçar els objectius comuns de l’equip i resoldre problemes. En la majoria de les organitzacions, les reunions són una part important del procés de presa de decisions. Però un líder intel·ligent també sap que cada vegada que convoca una reunió, els seus empleats s’alliberen de la feina per la qual han estat contractats. Quan no es planifiquen ni s’executen adequadament, les reunions poden deixar a la gent frustrada, per descomptada i amb excés de treball.

Els participants haurien de deixar les reunions sentint-se empoderats i inspirats, no confosos ni desil·lusionats. Aquests són alguns consells i suggeriments per ajudar-vos a dirigir reunions efectives i agradables al lloc de treball. Quan es planifiquen detingudament, les reunions acaben amb la sensació que tothom s’ha complert.

La celebració d’una reunió eficaç comença triant l’espai adequat per reunir-se. Assegureu-vos de reservar la sala de reunions amb suficient antelació perquè estigui disponible quan la necessiteu.

9 maneres de celebrar una reunió de treball eficaç i productiva

1. Trieu el lloc adequat per a la reunió.

Escolliu el lloc adequat per a la reunió i assegureu-vos que l’heu reservat amb un temps de reserva raonable abans i després de la reunió perquè pugueu configurar la sala, saludar els clients i respondre les seves preguntes després. En crear espai abans i després de la part principal de la reunió, evitaràs aquelles situacions incòmodes en què la gent aparegui abans que estiguis a punt o la reunió faci hores extres i hagis de sortir de la sala perquè el grup programat després de tu pugui començar a temps.

2. Compreneu quin tipus de reunió tindreu (i seguiu aquest objectiu).

Serà una reunió de col·laboració on s’espera que tothom participi en el debat o serà una reunió on estigueu parlant la major part? En termes generals, hi ha tres tipus principals de reunions basades en el flux d’informació.

Reunions de difusió d’informació: el líder presenta fets, explica una nova direcció política o demostra un procés o procediment. Pot haver-hi temps perquè els participants facin preguntes després de la presentació principal, però, en la seva major part, la informació flueix de dalt a baix.
Reunions de recollida d’informació: el líder busca aportacions i comentaris dels participants. Per exemple, es pot demanar als presidents de subcomitès que aportin les conclusions del seu grup. O potser el líder de la reunió necessita idees per ajudar a millorar els processos de fabricació o administratius i vol donar al personal l’oportunitat d’oferir les seves idees. En aquest tipus de reunions, el flux d'informació va des dels participants del grup fins al líder.
Reunions de col·laboració: sessions de pluja d’idees, tallers interactius, planificació estratègica i reunions que tenen com a objectiu generar idees per resoldre un problema o desenvolupar un pla avançant, que requereixin un flux mutu d’informació d’anada i tornada. En aquest tipus de sessions, el líder de la reunió sovint serveix com a facilitador que manté les coses funcionant sense problemes i canalitza l’energia creativa del grup en solucions útils que serveixen a tota l’organització.

3. Feu circular una agenda amb antelació.

En enviar una agenda a tots els assistents a la reunió amb antelació, la gent es pot preparar adequadament per al seu paper. Sabran de quins temes s’està debatent, de quines seccions s’espera que parlin i de qui més estarà a la reunió. Simplement és poc professional i ineficaç esperar que la gent es presenti a una reunió per a la qual no es pot preparar. Esteu organitzant una reunió de negocis, no una festa sorpresa, així que assegureu-vos de proporcionar informació clara.

4. Convida les persones adequades.

Alguna vegada us heu assegut en una reunió i us heu preguntat per què diables hi erau? Els problemes que es debaten no afecten el vostre departament, no teniu l'experiència ni els coneixements especialitzats necessaris per contribuir a la discussió o teniu un termini limitat per a un projecte departamental propi i no teniu temps. Sí, per desgràcia, alguns directius planifiquen reunions amb una mentalitat "com més, millor" i, en lloc de convidar només a les persones que més necessiten per debatre sobre els temes de l'agenda, s'envia una invitació general i hi ha gent de tots els racons de l'organització. s’espera que hi assisteixi.

Si voleu planificar una reunió efectiva, seleccioneu quan redacteu la llista de participants. Una manera de decidir si algú ha d’assistir a una reunió és preguntar-se si la persona haurà de dur a terme alguna de les decisions preses a la reunió. Si la resposta és afirmativa, incloeu aquesta persona a la llista de convidats.

Els planificadors de reunions més eficaços són aquells que valoren el temps dels participants tant com valoren el seu.

5. Configureu el to a l’inici.

Arribeu aviat i organitzeu els vostres materials abans que comenci la reunió. Configureu i proveu el vostre equip AV abans que els participants comencin a arribar. Quan entrin per les portes de les sales de reunions, hauríeu d’haver tingut temps de fer una revisió ràpida de la preparació i després estar preparats per donar-los la benvinguda amb un somriure amable i una cordial salutació. Poseu els participants a la reunió a gust i assegureu-vos que sàpiguen que s’aprecia la seva presència: quan comenci la reunió, serà més probable que prestin atenció i es mantinguin compromesos amb el que està passant.

6. Trieu la configuració de sala adequada per a la reunió.

El tipus de reunió que tingueu (informació, presa d’informació o resolució de problemes) us ajudarà a decidir com instal·lar les taules i les cadires. Per exemple, en una reunió d'informació on una persona estigui fent la majoria de les intervencions (per no dir totes), seria adequat organitzar les taules i les cadires a l'estil de l'aula amb els participants cap a la part davantera. En una reunió més interactiva, com ara una reunió de resolució de problemes en què vulgueu que les persones puguin parlar-se i escoltar-se mútuament, a continuació, s’ajustaria una ferradura (un quadrat o un rectangle amb seients i cadires a tres dels quatre costats) ser adequat.

7. Assegureu-vos que estigueu correctament descansat i ple d’energia.

Com a líder de la reunió, definiu el to de com es farà la reunió. Si ofegueu badalls o remeneu per l’habitació com si us fos la bateria, no podeu esperar que altres persones de l’habitació es mantinguin compromesos i interessats en el que dieu.

8. Proporcioneu refrescos adequats.

Si teniu una reunió llarga que durarà gairebé tot el matí o la tarda, sempre que sigui possible, és una bona idea proporcionar algun tipus d’avituallament lleuger, com ara te, cafè, fruita i galetes de te per ajudar a marear la gent. Com a mínim, proporcioneu aigua. Si no podeu proporcionar refrescos, assegureu-vos de fer un descans durant la reunió perquè la gent pugui menjar els seus propis aperitius o prendre alguna cosa al quiosc del cafè.

9. Obteniu pràctica addicional sobre com organitzar reunions efectives prenent cursos i programes de formació.

Els consells i suggeriments d’aquest article sobre com organitzar una reunió eficaç s’inspiren en una organització que fa gairebé 100 anys que ensenya habilitats de parla i lideratge: Toastmasters International. En una reunió de Toastmasters, no només apreneu a calmar les vostres pors de parlar amb el públic, sinó que també apreneu a planificar i presidir una reunió, a gestionar el temps amb eficàcia, a fer front a les distraccions i a donar comentaris i suport significatius als vostres companys. Fins i tot s’aprèn a mantenir la calma i a pensar de peus quan les coses no surten com estava previst.

En desenvolupar les vostres habilitats de planificació de reunions i esdeveniments com a part del vostre compromís continu amb el desenvolupament professional, us preparareu per a l’èxit a mesura que avanceu en la vostra carrera. Qui no estima un empleat que pugui reunir magistralment una reunió agradable i productiva?