Com formatar i escriure una carta comercial professional

Una carta comercial és un ritual diari per a alguns.

Per Petar Miloševi? (Obra pròpia), CC-BY-SA-3.0, a través de Wiki Commons

La comunicació empresarial és la clau per dirigir una empresa rendible i respectada. Una carta comercial és un ritual diari per a moltes empreses i els seus empleats. Una carta comercial pot fer o trencar un acord comercial i, òbviament, una carta ben escrita és millor capaç de segellar l’acord.

Mostra de format professional de carta comercial. Els números fan referència als components principals d’una carta comercial.

Teresa Coppens, 2012

Components principals d’una gran carta comercial

Hi ha deu components principals d’una gran carta comercial:

Adreça del remitent
Data
Adreça del destinatari
Una bona primera impressió (salutació)
Motiu de l'escriptura (el cos de la carta)
Acabant a la carta
Referent a futurs contactes
Tancament de la carta
Tancaments
Inicials dels mecanògrafs

1. Adreça del remitent

Aquest component sovint s’inclou al capçal de l’empresa. Tanmateix, si no utilitzeu capçalera, l'adreça del remitent apareix justificada a l'esquerra a dos centímetres de la part superior de la pàgina. Incloeu només l'adreça postal, la ciutat i el codi postal seguit d'un número de telèfon, número de fax i adreça electrònica de contacte, si escau. El tipus de lletra adequat per a la vostra carta ha de ser fàcil de llegir i formal. La font àmpliament acceptada és Times New Roman, mida 12, que és una font conservadora.

2. Data

Aquest component s’utilitza per indicar la data en què es va escriure la carta. Si heu trigat uns quants dies a redactar la carta, feu servir la data en què es va acabar la carta. Quan escriviu a empreses dels Estats Units, utilitzeu el format de data nord-americà que apareix el mes anterior al dia (12 d'abril de 2012). La línia de dades s'ha de deixar justificada i ha d'aparèixer una línia a sota de l'adreça del remitent.

3. Adreça del destinatari

Deixeu una línia en blanc després de l'adreça del remitent seguida de l'adreça del destinatari, que també s'hauria de deixar justificada. Per a les adreces internacionals, escriviu el nom del país en majúscules a l'última línia. Si és possible, haureu d’escriure a una persona concreta. Truqueu a l'empresa o parleu amb els empleats de l'empresa si no teniu el nom de la persona. Incloeu un títol personal precís, com ara la Sra., La Sra., El Sr. o el Dr. Si teniu dubtes sobre la preferència d'una dona pel títol personal, utilitzeu la Sra.

4. Una bona primera impressió (salutació)

La vostra primera impressió en el lector serà la salutació de la vostra carta. Assegureu-vos que el nom i el títol de la persona siguin exactes i escrits correctament. Si ha estat impossible trobar l'ús del nom de la persona, "Benvolgut senyor o senyora:" Si no esteu segur del gènere de la persona, podeu utilitzar el nom complet en una salutació. Per exemple, podeu escriure Benvolgut Chris Williams: si no esteu segur del gènere de Chris. El nom de la vostra salutació hauria de ser el mateix que l’adreça del destinatari. Deixeu una línia en blanc després de la salutació.

5. Motiu per redactar una carta comercial (el cos de la carta)

Les cartes comercials es poden escriure per molts motius, com ara:

Consulta (per demanar informació)
Sol·licitud (per demanar a algú que faci alguna cosa)
Disculpeu (per dir perdó)
Reclamació (per queixar-se d’un problema)

En escriure una carta de consulta o sol·licitud, podríeu començar la vostra carta dient: "Podríeu…" o "Estaria agraït si ho féssiu…" En donar males notícies o disculpar-vos, haureu de ser tàctils i educats, donant la raó pel problema. "Malauradament, no podrem processar la vostra comanda a temps degut a…" o "Malauradament, no podrem reunir-vos amb vosaltres a causa de compromisos anteriors aclaparadors".

Utilitzeu un format de bloc quan escriviu la vostra carta. No sagneu paràgrafs, però feu un espai únic. Deixeu un espai en blanc entre paràgrafs. Quan escriviu una carta comercial, és molt important recordar que la concisió és fonamental. Al primer paràgraf, obriu de manera amistosa i, a continuació, indiqueu per escrit el vostre propòsit. El següent paràgraf hauria de proporcionar detalls que justifiquessin el motiu de l’escriptura. Un tercer paràgraf pot proporcionar informació general i detalls de suport.

6. Finalització de la carta comercial

El paràgraf final hauria de reiterar l'objectiu de la carta i, si cal, sol·licitar algun tipus d'acció. "Poseu-vos en contacte amb nosaltres si teniu més preguntes." "M'agradaria reunir-vos amb la vostra conveniència per discutir més sobre aquest tema". A més, si s’han d’adjuntar documents, s’ha d’indicar al paràgraf final. "Si us plau ho trobaràs adjunt…"

7. Permetre futurs contactes

El paràgraf final també hauria de referir-se a futurs contactes, com ara: "Espero reunir-vos amb vosaltres dimecres vinent".

8. Tancament de la carta

El tancament de la vostra carta depèn de la vostra relació amb el destinatari. "El vostre fidel" és molt més formal que "El vostre sincerament". Si el lector és conegut per a vosaltres, es pot utilitzar "Salutacions cordials". Després del tancament adequat seguit d'una coma, deixeu quatre línies per a la vostra signatura i escriviu el vostre nom i posició.

9. Tancaments

Si s'inclouen recintes amb la carta, indiqueu-ho escrivint "Enc." una línia per sota del tancament. Si s’inclouen diversos documents, convé nomenar cada document.

10. Inicials dels mecanògrafs

Si heu escrit la carta però algú la va escriure o ho heu escrit per a una altra persona, apareixen les inicials del mecanògraf després dels recintes. Si sou el remitent i heu escrit la carta vosaltres mateixos, omet les inicials del mecanògraf.

Pren-te el teu temps!

Les cartes professionals de negocis segueixen un esquema formal que els dóna un aspecte elegant. Tanmateix, el contingut és la característica més important que assegurarà un resultat positiu a l’objectiu de la vostra carta. És imprescindible que la vostra ortografia i gramàtica siguin immaculades. Per tant, reviseu el vostre treball dues o tres vegades abans d’enviar-lo. Assegureu-vos que el vostre fraseig sigui educat, amb tacte i al punt. Els executius tenen limitacions de temps i és probable que no passin temps llegint proses que divaguen i triguen massa a arribar al punt. Preneu-vos el temps per seguir les directrius d’aquest article i editar acuradament el vostre contingut concís i el resultat serà una carta professional.