Com utilitzar de manera efectiva un sistema de diari a la feina

Mike Tinnion (CC0) mitjançant Unsplash (modificat amb Canva)

Es manté un sistema de diari per utilitzar el temps i completar les tasques i les cites d’una manera molt eficaç i eficaç. Ajuda l'organització en general i ajuda a gestionar el temps propi i aliè. Els diaris es poden mantenir manualment o electrònicament.

Personalment tinc els dos tipus de diaris. Tinc el meu calendari electrònic a l'Outlook que es comparteix amb el meu gestor i altres administradors. També tinc un diari manual que es pot utilitzar en casos d’emergència.

Per què és important tenir un diari manual?

El diari manual que faig servir és un llibre enquadernat amb tres dies per pàgina, ja que no tinc moltes entrades per a cada dia.

Com he esmentat anteriorment, només faig servir aquest diari en cas d’emergència. Això inclou els moments en què estic malalt o estic fora de la feina i no puc accedir al meu diari electrònic o quan els sistemes informàtics no funcionen i l'Outlook no és accessible.

Quins avantatges té un diari electrònic?

Com he esmentat, el diari electrònic que mantinc es troba al calendari d'Outlook de l'ordinador de la meva feina.

Aquests són els avantatges de tenir un calendari electrònic:

• Puc destacar un potencial conflicte entre cites.
• Només cal introduir els esdeveniments que es produeixen regularment una vegada.
• No s’utilitza paper.
• Hi ha protecció per contrasenya.
• Hi puc accedir des de gairebé qualsevol lloc.
• Hi ha recordatoris de cites a la pantalla.
• Comunica automàticament els canvis als implicats els sistemes dels quals estan connectats amb el meu.

Com puc utilitzar el meu diari?

Faig servir el meu diari per a alertes i cites.

Les entrades més habituals al meu diari seran:

• reunions del panell
• reunions d’equip
• ordres estacionàries
• sessions d’entrenament
• visites
• preparació d’agendes
• vacances anuals
• altres tasques d’oficina
• supervisió
• altres tasques setmanals i quinzenals que es repeteixen amb una freqüència determinada (això garanteix que no les perdré)

De vegades he de reservar reunions i enviar invitacions a reunions a companys o altres delegats, i es fa de manera electrònica.

Així és com gestiono aquest tipus de reunions.

• Intento introduir tants detalls com puc, com ara data, lloc, durada, visitants, etc.
• Poques vegades em trobo amb una situació en què es cancel·li o posposi una reunió, però si això passa, m’asseguro de comprovar els efectes que tindrà un canvi sol·licitat abans d’acceptar-ho.
• També recopilo tota la informació rellevant per assegurar-me que tots els assistents a la reunió o cita tenen accés a tots els detalls pertinents de manera que no hi hagi lloc per a males comunicacions.
• Normalment, tracto les sol·licituds i els canvis d'altres assistents per ordre cronològic, però prioritzaré les sol·licituds més urgents si en tracto un gran volum.
  • Quan s’acorden sol·licituds o es fan canvis, m’asseguro que es posi en contacte amb totes les persones implicades i que sigui convenient abans que es confirmin els canvis.
• També m'asseguro que a totes les persones que participen en la cita o reunió se li dóna el temps suficient per planificar, viatjar i qualsevol altra necessitat perquè la reunió vagi sense problemes.

Sóc conscient que cal mantenir els diaris actualitzats quan s’hagin acordat canvis. M'asseguro que he suprimit les cites cancel·lades. Un diari que no es manté completament actualitzat pot arriscar tot tipus de confusió. També soscavarà la confiança i animarà la gent a sentir la necessitat de comprovar els arranjaments, cosa que és una pèrdua de temps o, encara pitjor, mantenir un diari propi.

Una nota final

En una nota amable, no copieu res enviat aquí i mostreu-lo al fitxer. Això s'ha publicat aquí únicament per ajudar-vos a tenir una idea / comprensió del que esperen que feu un seguiment. Haureu de relacionar-vos amb la vostra pròpia àrea de treball i organització i seguir-vos-hi mentre prepareu els fitxers. Gracies per la teva cooperació.

© 2012 livingsta