Com es fa l'assignació de recursos a Excel

Introducció

La planificació de recursos pot ser un dels aspectes més desafiants de la gestió de projectes, especialment si es demana fer-ho per a diversos equips de projectes de tota una organització durant un llarg període de temps. Si teniu Microsoft Project Server, podeu fer l’assignació de recursos amb força facilitat perquè Microsoft Project Server pot examinar tots els projectes de la vostra organització i dir-vos on s’assigna un recurs específic. Tanmateix, l’edició estàndard de Microsoft no us permet fer-ho i, en aquest moment, és més fàcil referir-vos a les planificacions del vostre projecte a Microsoft Project o en altres llocs i crear la vostra documentació d’assignació de recursos a Excel. En aquest article us expliquem tot el que necessiteu per fer la documentació dels recursos a Microsoft Excel.

Treballar en l’assignació de recursos pot semblar que estigueu resolent un trencaclosques molt gran.

Construeix una llista

El primer pas és crear una llista de tots els recursos que us assignareu. Si es tracta d’un projecte únic o d’un departament petit, és possible que ho feu sol, però si assigneu recursos a un departament gran on els empleats treballen en centenars de projectes, és possible que hàgiu de treballar a través d’un departament d’assistència tècnica per assegurar-vos que teniu la llista completa de noms. Feu que algú revisi la llista. No voleu començar a moure gent i a ajustar els terminis del projecte, només per saber que hi havia altres persones que podrien haver omplert alguns dels forats.

Factor en el treball de suport

En algunes empreses, els empleats que treballen en projectes també fan una bona quantitat de treball de suport. El percentatge de treball de suport que fan els empleats varia d’empresa a empresa i d’empleat a empleat. És important entendre quin percentatge de treball de suport necessiteu incloure en els números de cada empleat durant la jornada mitjana de treball o la setmana laboral durant la durada per la qual assigneu recursos. I si no sou la persona prou familiaritzada amb la càrrega de treball dels empleats, assegureu-vos que obtingueu aquesta informació d'algú que ho sigui. Si fas una suposició i està equivocat, llançarà els teus números d’una manera gran que pot provocar molt dolor.

Què fer quan un projecte surt malament?

Conegueu la durada que assigneu

Com a punt d’aclariment, verifiqueu sempre la durada per la qual se us demana que assigneu recursos. És més fàcil fer la previsió de la ubicació de la gent a curt termini, però com més avall se us demani que vegeu, major serà el risc d'equivocar-vos i, si no heu de posar un número, per aquí, us recomanem que no ho feu.

Reuneix els horaris del projecte

La predicció que feu com a part de l'assignació de recursos es fa molt més precisa si teniu programades completes del projecte com a entrada. Fins i tot si el projecte encara no ha començat formalment, hauríeu de ser capaç de reunir una planificació de projectes d’alt nivell que descrigui totes les tasques conegudes que s’hauran de fer. Tanmateix, en aquesta etapa, el treball de desenvolupament probablement serà una gran quantitat de temps sense detalls, ja que encara no s'hauran construït una estructura de treball detallada que detalli totes les tasques. Però hauríeu de ser capaços de conjuntament els noms de les persones que realitzen el treball de desenvolupament, juntament amb els noms de les persones associades a totes les altres tasques. Després de revisar el cas empresarial i conversar amb l'entitat empresarial que va sol·licitar el projecte,Aconseguiré una sensació de molt alt nivell sobre la complexitat del projecte i seré capaç de preveure la durada de cadascuna de les tasques a partir d’aquesta. Si el projecte ja està en marxa i hi ha una estructura de desglossament del treball que convoca totes les tasques associades al treball de desenvolupament, tindreu informació encara més detallada sobre qui treballarà què i quan.

L’anivellament de recursos és un pas final crític per treballar l’assignació de recursos, ja que ajuda les empreses a entendre quan escalar la seva plantilla cap amunt i cap avall i ajuda els gestors de projectes a establir programacions de projectes realistes.

Campions de lideratge i gestió de projectes

Creeu el vostre full de càlcul d'assignació de recursos

Els passos per canalitzar tota la informació que heu recopilat en un full de càlcul d’assignació de recursos a Excel són els següents:

Obriu un llibre nou a Excel i creeu fulls nous per a cada recurs per al qual haureu de fer previsions.
Al primer full, començant un grapat de files cap avall, comenceu a connectar els noms dels projectes que treballarà cada individu a la primera columna, i cada projecte anirà a la seva pròpia fila.
A la fila buida que hi ha a sobre del lloc on heu introduït el vostre primer projecte, aneu a la segona cel·la de la fila i comenceu a introduir els dies individuals o els intervals de dates d'una setmana durant la durada per a la qual haureu d'assignar els recursos a tota la fila. En última instància, això depèn del granular que vulgueu obtenir vosaltres o el vostre cap.
Obriu la programació del projecte per al primer projecte de la vostra llista i filtreu-vos només a les tasques amb què participava el recurs. Cerqueu la durada de la primera tasca amb què va participar el recurs i pivoteu al full de càlcul d'assignació de recursos que esteu creant. Aneu a les cel·les de la fila del projecte que s'alineen amb l'interval d'aquest dia o d'una setmana i, a continuació, introduïu el nombre d'hores de visualització del recurs durant aquest període de temps. Repetiu aquest pas per a totes les tasques de tots els projectes per a tots els empleats.
Introduïu una fórmula a la part inferior de cada columna de l'interval de dates d'un dia o d'una setmana que resumeixi el nombre total de la nostra columna que també tingui en compte el treball d'assistència necessari per a aquest recurs.
Reviseu els totals. Si heu utilitzat dies laborals individuals i estàndard, qualsevol dia en què sembli que un empleat passarà més de vuit hores és una bandera vermella i s’ha de tenir en compte. És molt normal tenir-ho quan aneu a sumar les xifres, i realment posa de manifest com la majoria d’organitzacions assignen excessivament els seus recursos i ni tan sols se n’adonen fins que no passen per un exercici com aquest.
Anivelleu els vostres recursos. Aquí és on es realitza l'exercici de canviar la feina a altres persones o ampliar la durada de la tasca de manera que tothom s'assigni adequadament.