Com delegar tasques a subordinats

La delegació de responsabilitats demostra la fe del supervisor en els seus subordinats.

Autor

L’art de delegar

Amb pressupostos reduïts i menys empleats per fer la mateixa quantitat de feina, els empresaris han hagut d’aprendre a treballar amb menys. El fet és que els reptes econòmics dels darrers anys han requerit canvis en la forma en què els empresaris fan negocis. Els administradors han hagut de delegar tasques als subordinats i reassignar la feina a causa de les càrregues de treball pesades que una sola persona ja no pot gestionar. El lloc de treball no és el que abans era. Els empresaris han après una nova manera de fer negocis antics sense deixar de créixer. L’art de delegar és una eina que els gerents han utilitzat amb freqüència al llarg dels anys perquè saben que no ho poden fer tot. Quan es delega adequadament el treball, els gerents poden assolir els objectius de l’organització d’una manera eficient i eficaç. Posteriorment,els empleats es beneficien de poder brillar a mesura que creixen i es desenvolupen professionalment a partir de l’experiència.

Quina és la definició de delegació?

"Delegació", tal com es defineix al Free Merriam-Webster Dictionary, és "l'acte de donar poder a actuar per un altre".

Quines tasques podríeu delegar en subordinats?

Al lloc de treball, els supervisors solen delegar responsabilitats, tasques específiques o deures a un empleat. La delegació d’aquestes tasques permet a aquest empleat prendre determinades decisions que normalment no prendrien. El fet d’habilitar un empleat per executar una tasca o assumir una responsabilitat és un recurs excel·lent per a qualsevol organització, ja que permet als empleats adquirir una valuosa experiència laboral. L’experiència pràctica que s’obté realitzant la feina realment, en comparació amb veure com la fan altres, pot ser gratificant.

En algunes organitzacions, els supervisors són reticents a delegar responsabilitats. Per a aquests supervisors, és necessari tenir un control total de tot el que estigui sota la seva autoritat. Uns altres afavoreixen aquesta filosofia de control assumint que l'única manera de fer una cosa bé és fer-ho vosaltres mateixos. Pensar que un pot fer-ho tot sol és una ximpleria, ja que es necessita l’esforç de tot l’equip per tenir un èxit real. Les raons per les quals els supervisors deleguen responsabilitats als subordinats varien. El resultat final, però, pot ser gratificant per a l’empleat, el supervisor i el lloc de treball.

Per què deleguen els supervisors?

Els supervisors opten per delegar tasques a subordinats per diversos motius. Els motius habituals per delegar són:

• Oportunitat de creixement professional: els empleats que tenen delegades noves responsabilitats tenen l'oportunitat de destacar en una tasca que ha estat confiada a la seva cura i direcció. Els supervisors que deleguen determinades tasques seleccionen algú que pugui realitzar la feina de manera que obtingui un resultat reeixit.
• Formació creuada: els supervisors intel·ligents saben que una organització eficaç inclou un personal complet que pot intervenir per cobrir quan el supervisor està de baixa per malaltia o vacances. La delegació de tasques permet aquesta oportunitat.
• Nous projectes i tasques per a l'empresari: si l'organització té una nova responsabilitat, els supervisors poden trobar la nova tasca com una gran oportunitat per delegar noves responsabilitats. Atès que la tasca delegada hauria de ser la que faria el supervisor, la nova tasca podria ser una cosa nova per a l'organització que podria requerir la diligència del subordinat amb la supervisió del supervisor. Tot i que el supervisor no hauria de ser prepotent ni examinar tots els moviments, el supervisor hauria de posar-se a disposició si el subordinat amb la nova tasca delegada necessita ajuda o direcció.
• Personal limitat a l’organització: la reducció del personal per restriccions pressupostàries fa que les organitzacions reassignin les tasques de tant en tant. Els supervisors solen avaluar els seus punts forts i els seus punts febles per determinar la millor persona per realitzar la tasca delegada. Com que els supervisors s’estiraran fins que continuïn sent “pràctics” en bona part del treball, sovint es fa necessari delegar algunes responsabilitats als subordinats.
• Necessitat de demostrar suport a l’equip: la delegació de responsabilitats demostra la confiança que té el supervisor perquè els seus subordinats sota la seva supervisió assumeixin la responsabilitat.

La conclusió de la majoria de supervisors és que no ho poden fer tot ells mateixos. Qualsevol supervisor que creu que pot és insensat perquè es necessita la contribució de tots els membres de l’equip perquè una organització tingui èxit. Els supervisors han de recordar que quan els seus empleats brillen, també ho fan. A més, en confiar certes responsabilitats als empleats, el supervisor demostra la seva confiança i fe en l’equip. Tots els empleats d’una organització tenen una contribució que fer a l’èxit de l’organització. Pensar que els objectius assolits o els èxits experimentats no es deu als empleats que ajuden a assolir aquests objectius, és poca vista del supervisor. Cal un gran lideratge per liderar i donar bons exemples a l’equip. Malgrat això,cal l’esforç de tot l’equip per tenir èxit. Delegar tasques al personal adequat ajudarà el supervisor a conduir altres persones al seu propi desenvolupament professional.

Selecció de la persona adequada per al lloc de treball

Un cop un supervisor hagi determinat la necessitat de delegar una responsabilitat, el següent pas serà seleccionar la millor persona per a la tasca. La delegació de tasques als empleats s'ha de fer de manera que garanteixi una experiència exitosa als empleats que tinguin la nova oportunitat. Tot i que certament hi ha molts nivells de responsabilitats i importància de les tasques reassignades, hi ha algunes coses similars a tenir en compte per part del supervisor. Algunes coses útils a tenir en compte a l’hora de decidir delegar responsabilitats són:

1. No delegueu mai una tasca a un subordinat amb ràbia. Deixeu que els caps més frescos prevalguin examinant realment la naturalesa del treball i qui de l’equip té la capacitat de tenir èxit en realitzar-lo. La delegació d’una tasca no s’ha de fer mai amb ràbia ni com a càstig.
2. Seleccioneu la persona amb experiència i formació rellevants. Per tal de seleccionar la millor persona per a la tasca, els supervisors han de fer un cop d'ull a l'experiència, l'educació i la formació que tenen els membres de l'equip individual. Atès que el supervisor vol que l’empleat tingui èxit, serà important seleccionar l’empleat que tingui la capacitat per realitzar les tasques delegades.
3. No prengueu el no com a resposta. Atès que l’oportunitat d’assumir la responsabilitat pot resultar una mica descoratjadora per a l’empleat seleccionat, caldrà oferir la tasca de manera solidària per fer saber a l’empleat que no seran "llançats als llops". Més aviat, el supervisor hauria de mantenir una comunicació constant per mostrar suport a aquest empleat i la seva fe que aconseguiran fer la feina.
4. Recompensa un bon rendiment. Delegar una tasca és una oportunitat per premiar el bon rendiment i oferir una nova ocasió per veure un empleat brillar i créixer professionalment.
5. No deixeu que els biaixos personals siguin el factor determinant per a la selecció de l’empleat. Els supervisors sempre han de seleccionar l’empleat d’una manera exclusivament comercial. Deixar tots els biaixos fora de la selecció de l’empleat és primordial perquè aquesta tasca es pot considerar com un avantatge. La delegació no ha de ser una ocasió per mostrar favoritismes.

La comunicació és crucial

Un cop presa la decisió de delegar i seleccionat el subordinat, serà important que els supervisors tornin a consultar periòdicament amb l’empleat per oferir-li qualsevol suport o orientació. La comunicació amb aquest empleat esdevé crucial perquè ofereix una altra oportunitat per mostrar la fe que confiava a l’empleat la responsabilitat delegada. Els supervisors poden optar per exigir a aquests empleats que proporcionin actualitzacions periòdiques sobre el progrés de la tasca. A més, durant les reunions periòdiques i la reunió anual d’avaluació del rendiment, els supervisors poden donar alguns comentaris importants sobre com avança la responsabilitat delegada. Els empleats apreciaran l’oportunitat de proporcionar comentaris al supervisor.

La delegació pot enfortir el lloc de treball

Com es va esmentar anteriorment, cada empleat en el lloc de treball té una valuosa contribució a fer per assolir els objectius del lloc de treball. Els vincles reforçats que hi haurà entre supervisors i empleats seran el resultat directe de l’experiència que obtingui l’empleat en haver-li confiat una tasca delegada. La necessitat que l’empleat i el supervisor treballin entre ells per comunicar qualsevol problema que es produeixi es satisfarà quan tant l’empleat com el supervisor es reuneixin periòdicament per parlar del treball que s’està fent. La relació laboral es pot millorar sens dubte, ja que la confiança s’estableix regularment entre el supervisor i el subordinat. Els empresaris que utilitzin la delegació per les raons adequades i per a les persones que puguin assumir la responsabilitat tindran més èxit a causa del rendiment unificat de supervisors i subordinats.