Com delegar eficaçment a la feina

Us ofegueu en un mar de tràmits?

Al final de cada jornada laboral, us preocupa el nombre de coses que encara no s’han eliminat de la llista de tasques pendents?

Us sentiu aclaparat per tots els compromisos que heu pres amb altres persones?

Al mateix temps, mentre us estresseu per quant heu de fer, us sentiu ansiós de deixar intervenir altres persones per ajudar-vos?

Si us sembla, aleshores és hora d’aprendre l’art d’una delegació eficaç.

El treball s’acumula al vostre escriptori? Això és un senyal que heu de començar a prioritzar el vostre temps i delegar més feina al vostre personal.

Pixabay.com

La delegació és crucial

Si teniu una posició de lideratge a la feina, heu d’aprendre a delegar les tasques al personal d’una manera justa i eficaç, en cas contrari seràs el que s’aclapara i comença a tenir un rendiment inferior.

La raó més freqüent per la qual les persones no deleguen més feina a altres persones, fins i tot quan estan enterrades sota una muntanya de tràmits, és la por a deixar-ho anar. Delegar una tasca a un empleat, un amic o un membre de la família significa que heu de renunciar a la vostra necessitat de controlar el resultat.

Quina és la definició de delegar?

Segons diversos diccionaris, el verb delegar significa enviar o nomenar diputat o representant; comprometre's (poders, funcions, etc.) amb un altre; transferir el poder a algú o assignar autoritat. Amb definicions com aquesta, no és estrany que algunes persones tinguin por de delegar feina a altres persones, fins i tot quan estan inundades?

Tanmateix, una delegació efectiva no consisteix en cedir el control ni renunciar al paper de lideratge. Es tracta d’escollir les persones adequades per fer la feina adequada perquè tothom assoleixi objectius comuns.

Com decidiu quines tasques s’han d’assignar a una altra persona i quines s’han de conservar al vostre full de treball? En triar projectes que necessiteu que algú completi en nom vostre, recordeu que el lideratge no consisteix a descarregar projectes avorrits que no voleu fer. Les persones que passen aquest dòlar tendeixen a gestionar-se per autoritat, en lloc de donar-se per exemple. Si repartiu feines que no tocaríeu amb un pal de deu peus, el vostre personal ho sabrà. Una delegació efectiva consisteix a saber quines són les vostres prioritats laborals (no les vostres preferències) i decidir on és el vostre temps i energia més necessaris. A continuació, es mostren alguns exemples de tasques que cal delegar:

• Aprofiteu les feines que us roben el temps i els recursos que necessiteu per afrontar problemes més grans.
• Delegar projectes en els quals no sigui bo. El veritable lideratge no vol dir que hàgiu de ser un expert en tot. Ser líder és esbrinar qui són els experts del vostre centre i després reclutar-los per ajudar-vos a fer la feina. Per què passar vuit hores jugant amb un programa de disseny gràfic quan hi ha algú al vostre departament que conegui el programari de disseny per dins i pugui fer la feina en una desena part del temps?
• No us quedeu en tasques que no us desafien a treballar més, de manera més intel·ligent i eficaç. Presteu atenció a aquells "projectes de treball" que us poden enganyar perquè us sentiu ocupats sense que realment us avanci.

Els líders efectius saben que delegar tasques és una habilitat essencial per gestionar el temps.

Pixabay.com

Com pot delegar feina a altres persones millorar les vostres possibilitats de promoció?

Assignar treball a altres persones us permetrà concentrar els vostres esforços en projectes que permetin mostrar els vostres talents naturals.

• Doneu al vostre personal tasques que els desafiaran i els faran sentir com si estiguessin contribuint significativament a l’empresa. (Perquè ho són!)
• Sempre, sempre, sempre reconeixeu i atorgueu el degut crèdit a les persones que han completat les tasques que se'ls assignen. Mai no tingueu crèdit per la feina d’una altra persona, fins i tot si sou un líder del projecte. La manera més ràpida de soscavar la vostra capacitat per dirigir els altres és no agrair i reconèixer els esforços d'altres persones.
• Comprengui la descripció del lloc de treball de la persona a qui demana que l’ajudi. Teniu l'autoritat per demanar-los ajuda o informen a algú més? Agraïu que la persona a la qual demaneu ajuda potser hagi de dir que no perquè informa a una altra persona. Intenteu mantenir obertes les línies de comunicació amb totes les parts afectades per la vostra sol·licitud. No poseu a la gent en una situació difícil ni amenaceu-la amb "Molt bé, vaig a parlar amb el vostre cap i ell us farà fer-ho!"

No sou l’únic que guanya quan delegueu tasques al vostre personal.

Els vostres empleats també guanyen perquè se’ls dóna l’oportunitat de desenvolupar les seves pròpies habilitats. Quan un membre del personal aborda amb èxit un projecte dur, la seva confiança en si mateixa creix. En oferir al vostre personal projectes desafiants, esteu dient al vostre personal: “Crec en tu. Sé que ho pots fer! ” Delegar pot ser una manera meravellosa d’expressar la vostra fe en els vostres empleats. Donar a un empleat una tasca tan fàcil de fer que un mico podria fer-ho té l’efecte contrari. Diu: "No crec que siguis capaç de fer res més que el treball menial". Delegar tasques a un grup de persones com a projecte en equip també és una manera excel·lent d’afavorir els sentiments de connexió, responsabilitat compartida i inclusió al lloc de treball.

© 2016 Sally Hayes