Com delegar

No deixeu de treballar, delegat

Per a qualsevol persona nova en un càrrec directiu, pot ser important aprendre a delegar les tasques amb eficàcia. La delegació us permet desenvolupar empleats, aconseguir més resultats i fer que les coses que poseu siguin més efectives.

En les primeres etapes del procés, delegar a un subordinat pot ser que consumeixi temps en guiar-los i supervisar-los, però al final estalvieu temps i frustració a mesura que guanyeu empleats cada vegada més competents i invertits que us poden alliberar de les funcions que no necessiteu la vostra experiència.

Les tasques delegades adequadament també poden motivar els empleats, frustrar l’avorriment i dinamitzar els empleats que tenen un rendiment inferior. Certament, els empleats que assumeixen la responsabilitat d’una tasca o projecte estan més invertits en el seu resultat i és probable que estiguin motivats per la responsabilitat.

Tanmateix, una delegació efectiva requereix molt més que abocar treballs sobre altres. És un procés que requereix que:

• identifiqueu acuradament quins tipus de tasques s’han de delegar
• determinar qui ha d'assumir la tasca
• fer un seguiment coherent i solidari per assegurar-ne l’èxit

Quins tipus de coses s’han de delegar?

A l’hora d’aprendre a delegar feina, el primer pas és entendre a quins tipus de coses cal referir-se als altres.

Hi ha diverses tasques i tasques que es poden delegar adequadament.

• Certament, les tasques que no requereixen el nivell d’habilitat d’un gerent o les que requereixen una experiència que el gerent no posseeix són algunes de les que es poden considerar per reassignar.
• En una situació ideal, les coses que un gerent delega als empleats haurien de motivar-les o ensenyar-les. Simplement donar una feina addicional a un empleat per fer, que no els dóna l'oportunitat de créixer ni aprendre, no és motivador. Per a alguns empleats, això significa que necessiten responsabilitat per a tota una tasca, mentre que per a altres que operen a un nivell diferent, n’hi ha prou amb responsabilitzar-se d’un sol aspecte d’un projecte.
• Delegar tasques que simplement estimulin un empleat també pot ser bo, ja que l’avorriment pot ser una força destructiva a la feina.
• Proporcionar tasques que permetin un tren creuat és bo per motius similars i pot ajudar a assegurar un lloc de treball que funcioni sense problemes.

Qualsevol tasca o tasca que es delegui a una altra persona hauria de ser específica en el seu abast i quelcom que tots dos pugueu mesurar per tal de saber quan s'ha completat i quina èxit s'ha fet. L’ideal seria que l’empleat que assumeixi l’encàrrec estigui d’acord amb assumir-lo com a responsabilitat.

Nota: no s’ha de delegar cap tasca que requereixi el tractament d’informació confidencial o decisions que siguin responsabilitat de la direcció; com ara coses relacionades amb la planificació estratègica, la supervisió del pressupost, la dotació de personal i l’avaluació.

A qui s'ha de delegar la tasca o la tasca?

El següent pas per aprendre a delegar és entendre quines persones han de rebre la feina assignada.

• Perquè la tasca o la tasca tingui èxit, la persona que l’assumeixi ha de tenir el temps disponible per fer-la. Triturar un empleat amb una expectativa irracional garantirà el fracàs del projecte i probablement destruirà la moral de l’empleat.
• Per descomptat, identificar un empleat amb les habilitats i qualificacions adequades per al lloc de treball és igualment important. Per exemple, demanar a un empleat amb mala comunicació que dirigeixi un projecte grupal és probablement una mala elecció.
• Tot i que és important triar algú amb habilitats que coincideixin, també és bo tenir una tasca que repti un empleat a aconseguir una mica més.
• En general, un empleat assumirà fàcilment un deure delegat si creu guanyar-lo professionalment donant-li l'oportunitat de mostrar els seus talents, donar un pas més o desenvolupar una habilitat desitjada. Això també s’ha de tenir en compte a l’hora de fer la selecció.

Planificació

Un cop decidit quina tasca o tasca voleu delegar i quin empleat és el candidat més probable, és hora de parlar per establir objectius clars i establir un pla.

Clarament, el supervisor ha de discutir:

• exactament el que demanen que assumeixi l’empleat,
• quin és l'abast de la tasca,
• per què la tasca és fonamental
• què guanyarà l’empleat assumint aquesta feina; serà per desenvolupar noves habilitats, més sou, o simplement per satisfer el seu interès en una àrea determinada?

Per assegurar la satisfacció del projecte amb la vostra satisfacció, és important:

• definiu exactament el que s’ha d’aconseguir
• què constituirà l’èxit
• calendari general de finalització. Si l’empleat està disposat a assumir la tasca, la planificació serà la següent fase del procés.

La delegació efectiva a partir d’aquest moment serà fonamental en aquesta propera etapa de planificació. Un bon pla ben pensat assegurarà que l’empleat sap:

• les seves expectatives
• Restriccions de temps
• abast de la seva responsabilitat
• el vostre paper en la tasca

Els dos hauríeu d’elaborar un pla que defineixi:

• els recursos necessaris (persones, equips, materials, etc.) necessaris per a l'assignació
• terminis específics per a la finalització de diverses fases del projecte
• com supervisareu el progrés de vosaltres, el supervisor.

Definir com es supervisarà el progrés és fonamental en aquest moment per assegurar que el vostre paper és discret i esperat. Pot consistir en:

• un calendari regular d'informes escrits
• reunions breus amb actualitzacions verbals
• observacions
• o alguna combinació de cadascun

També és important assegurar-se que l’empleat que es fa responsable del treball tingui una veu activa en la planificació. És possible que no facin les coses de la manera que ho faríeu tu, però han de tenir un cert control sobre com es fan les coses, ja que seran la persona que almenys parcialment serà responsable del resultat. Una vegada més, no només accepten treballs addicionals, sinó que accepten responsabilitats.

Una altra part important de la responsabilitat és la concessió de l'autoritat necessària. Per exemple, si un empleat assumeix la responsabilitat de dirigir un grup en una tasca, el grup i qualsevol altre personal relacionat haurien de ser conscients del nou paper de lideratge. Cal demanar a qualsevol altre gestor implicat que els recolzi i reconegui la seva autoritat en qüestions relacionades.

De la mateixa manera, l’empleat ha de comprendre els límits de la seva autoritat en el projecte per davant, durant la fase de planificació. Per exemple, si cal comprar materials, han de saber si totes les sol·licituds han de passar pel gestor o si el seu criteri serà la paraula final.

Començar

Un gerent que realment sap delegar entén que, un cop establert el pla, el seu deure està lluny d’estar acabat. És un error greu deixar anar a l’empleat, deixar de supervisar periòdicament o proporcionar orientacions segons sigui necessari. En última instància, l’èxit continua sent responsabilitat del director supervisor, tot i que el treball diari correspon al treballador assignat.

Amb el pla establert, els informes i actualitzacions haurien de produir-se de manera rutinària i sense interrupcions. El gestor pot auditar mitjançant les interaccions planificades.

En funció de la tasca i de l’empleat, el gerent pot proporcionar:

• ànims
• comentaris
• orientació general
• ajuda en la resolució de problemes segons sigui necessari

No obstant això, l’empleat assignat s’hauria de guiar cap a la reflexió a través de problemes i solucions en lloc de fer-ho passar al gerent. El gerent només ha d’intervenir quan el seu paper és necessari per obtenir cooperació, per treballar qüestions de caràcter més ampli, etc. En general, el gerent ha d’actuar com a entrenador i mentor.

Finalitzant

Al final de la tasca, és important reconèixer l'esdeveniment. Si un projecte no té èxit, el gerent haurà d’assumir la responsabilitat. Si l’assignació ha tingut èxit, que sol ser, hauria d’haver un reconeixement públic per la feina realitzada.

Es poden identificar àrees de desenvolupament independentment del resultat global. Aquests poden guiar futures tasques.

Com s’ha dit abans, la delegació pot ajudar a fer més feina, però en última instància també hauria d’ajudar a desenvolupar i motivar els empleats. Correspon al gerent:

• fer les tasques adequades
• planeja amb cura
• supervisar regularment
• assegureu l'èxit de la tasca per obtenir una experiència positiva

© 2009 Christine Mulberry