Com es crea un diagrama de flux bàsic

Els diagrames de flux són diagrames que representen l’inici al final de com funciona un flux de treball, un procés o un algorisme. Aquests gràfics s’utilitzen per documentar, dissenyar i analitzar en totes les àrees del negoci.

Creat per Joshua Crowder

Com planificar un diagrama de flux

Crear un diagrama de flux per a un procés és fàcil. Només cal tenir les eines adequades i una mica d’imaginació. Per descarregar un full de càlcul amb eines de diagrama de flux, feu clic aquí. El fitxer conté tots els símbols bàsics que la majoria dels professionals podran llegir i comprendre. Hi ha més de 80 símbols que podeu utilitzar, però no serveix d'aprendre'ls si els vostres espectadors no saben el que representen. Dit això, el fitxer conté els símbols més populars.

Abans de començar, només heu de saber el descriptiu que voleu ser. Tractar grans processos amb molts detalls pot ser minuciós. Es recomana dibuixar un gràfic algunes vegades a mà abans d’utilitzar eines electròniques.

Pas 1: tingueu en compte la direcció del flux

Quan inicieu un procés, hi ha un rectangle arrodonit que es diu terminal que dóna cua al vostre usuari. El millor lloc per iniciar el procés és col·locar el terminal d’inici a l’extrem superior esquerre del gràfic. No hi ha regles reals sobre com haureu de crear diagrames de flux, però he trobat que és millor iniciar un procés a l'extrem superior esquerre i acabar el procés a l'extrem inferior dret de l'àrea del gràfic.

Començant des de la zona superior esquerra i desplaçant-vos cap a la zona inferior dreta es mostra un flux clar per a l'activitat. Algunes persones utilitzen un enfocament de dalt a baix i està bé sempre que sigui coherent.

Creat per Joshua Crowder

Pas 2: afegiu línies de diagrama de flux

Quan creeu un diagrama de flux, no voleu que les vostres dades estiguin a tot arreu. Els elements del vostre procés seran més fàcils d’entendre si els agrupeu. A continuació es mostra un exemple d'un diagrama de flux que està separat per "carrils". Tot i que no és obligatori i de vegades serà difícil de seguir, l’ús dels carrils mantindrà el gràfic organitzat.

Generalment, quan s’utilitzen carrils com aquest en un diagrama de flux, el nom del gràfic sol anomenar-se diagrama de flux de carril nedat.

Creat per Joshua Crowder

Pas 3: utilitzeu els símbols d'inici, atura i transició

Per iniciar un diagrama de flux cal tenir un terminal. Aquest símbol inicia el procés de flux i el deté. Realment no hi ha altres motius per tenir més de dos terminals.

És possible que arribeu a un punt en què ja no pugueu encabir dades gràfiques en una pàgina. En aquest moment, faríeu servir un connector fora de pàgina. Per tant, en lloc d’utilitzar un terminal per finalitzar el procés, utilitzeu un connector fora de pàgina i una referència al mateix com a "a". Quan comenceu a la pàgina següent, feu referència al connector fora de pàgina amb la "a" amb un altre connector fora de pàgina. La referència us ajudarà a identificar on tornar a recollir.

El connector d'una pàgina funciona igual, però s'utilitza quan no hi ha prou espai en una pàgina per dibuixar una fletxa cap a una altra part del procés. En aquest cas, salteu la fletxa i utilitzeu una referència de connector a la pàgina per apropar-vos a l’altra part del procés. Un exemple és si teniu diversos processos que es desen en un disc, però el disc es troba a la part superior de la pàgina quan els processos que cal desar es troben a la part inferior de la pàgina. En aquesta situació, pot ser una bona idea utilitzar el connector de la pàgina per evitar que les línies confonguin altres parts dels processos.

Segons la directriu general de diagrama de flux, aquestes formes són els únics símbols que representen un punt inicial o final dins d'un diagrama de flux.

Creat per Joshua Crowder

Pas 4: Connecteu símbols amb línies

Les línies són les que utilitzeu per connectar els vostres símbols. Una línia recta representa anar d'una part del procés a una altra. Una línia recta només es mou en un sol directe i mai no implica tornar a fluir a través del procés. →

També hi ha una línia bidireccional i un enllaç de comunicacions i tots dos tenen dues fletxes. La línia bidireccional mostra un procés que pot anar en qualsevol direcció o anar i venir. Podeu utilitzar una línia bidireccional per desar un programa d'ordinador al disc, però assenyalar cap a on us trobeu perquè el procés es pugui continuar. L'enllaç de comunicacions mostra una línia de comunicació, ja sigui d'ordinador a ordinador, d'ordinador a servidor. telèfon a telèfon, fax a telèfon o fins i tot persona a persona.

Els diagrames de flux no es limiten a l’ús de les línies anteriors. Hi ha més línies disponibles per a un diagrama de flux més avançat.

Creat per Joshua Crowder

Pas 5: afegiu símbols d'emmagatzematge

A continuació es mostren els símbols que representen algun tipus d’emmagatzematge. El disc s’utilitza quan deseu algun tipus de procés informàtic tal com s’ha dit anteriorment.

Un altre símbol d'emmagatzematge és la cinta i es coneix principalment com a símbol de dades seqüencials. S'utilitza per fer una còpia de seguretat d'un servidor. Normalment, la cinta es considera un disc de còpia de seguretat que s’elimina per a un emmagatzematge segur o un disc que s’utilitza per recuperar informació. En realitat, podeu fer referència a una unitat flash amb aquest símbol.

El símbol del triangle amb la cara plana cap amunt serveix per emmagatzemar manualment els fitxers. Indiqueu a l'interior del triangle com s'ordenen els fitxers (per exemple, "A" per ordre alfabètic, "N" per nom).

Símbols d'emmagatzematge

Creat per Joshua Crowder

Pas 6: afegiu símbols de procés

Un símbol de rectangle situat al costat llarg representa un procés informatitzat. Voleu utilitzar aquest símbol quan s'utilitzi qualsevol tipus de tasca dirigida pel programa. Si aquesta tasca implica desar, el procés de l'ordinador hauria d'actualitzar un disc. El trapezi serveix com a procés manual. Podria ser qualsevol acció física, com ara una inspecció o tasca que requereixi moviment. La forma de diamant és per a la presa de decisions. Heu d’assegurar-vos que col·loqueu sí / no i les fletxes a les posicions adequades.

Símbols de procés

Creat per Joshua Crowder

Pas 7: afegiu símbols de sortida d'entrada

Per últim, tenim els símbols que representen les dades d’entrada i sortida. Teniu l'oportunitat de moure un sol document o diversos documents durant el procés. El trapezi representa una entrada amb clau. Això realment pren la forma d'un teclat i representa qualsevol entrada de dades amb teclat.

Símbols de sortida d’entrada

Creat per Joshua Crowder

Gràfic d'exemple 1: explicació

L'exemple següent mostra un procés que representa la vida d'una comanda en una empresa que distribueix resina de plàstic. Com podeu veure, el carril que es va discutir anteriorment manté el procés organitzat fent saber a l'usuari del document on es troba en el procés.

Exemple 1 Organigrama. Aquest procés es va escriure per al processament de comandes de distribució de resina plàstica. Quan sorgeixen problemes i el procés no compleix un punt final, es manté recíproc fins que es completa una comanda.

Creat per Joshua Crowder

Gràfic d'exemple 2: explicació

L'exemple 2 mostra un procés de la mateixa empresa. Més detalladament, aquest gràfic mostra els passos exactes presos per iniciar un pressupost de clients dins del sistema CRM. Com podeu veure, el procés continua en una altra pàgina amb un connector fora de pàgina.

Exemple 2: diagrama de flux

Creat per Joshua Crowder

En conclusió

Espero que us hagueu pogut beneficiar d’aquest breu tutorial. No volia donar massa de les meves regles perquè el diagrama de flux no hauria de tenir massa restriccions. La vostra feina consisteix a fer evident el procés en paper perquè el vostre públic sàpiga el que us passa al cap. Dit això, mantingueu els vostres diagrames de flux senzills tret que la gent necessiti més detalls. No hi ha res pitjor que els empleats que passen temps en gràfics que ningú es prengui el temps per aprendre. D’acord, hi ha pitjor…

© 2018 Joshua Crowder