Taula de continguts:
- Per què és important la precisió
- El món professional espera males estimacions
- Per què necessitem bones estimacions
- Eliminació del biaix
- Consells per fer una gran estimació
- Procés i tècniques d’estimació
- Fer una bona estimació: ràpid
Obteniu informació sobre com fer millors estimacions de projectes i fer-les més ràpides.
Canva
Per què és important la precisió
Com a gestors de projectes, sovint se’ns fa pressió per crear estimacions molt ràpidament i amb poca informació. Pitjor encara, se'ns pressiona per dir què volen escoltar els patrocinadors executius: "Només tinc 15.000 dòlars per a aquesta actualització de la base de dades. Ho podeu fer, oi? I també s'ha de fer en dos mesos".
Tot i això, si diem que sí i no és possible, això empitjora les coses. No ens veim molt bé dos mesos i quinze mil dòlars més tard quan tornem i demanem deu mil dòlars més i un mes més. I, tanmateix, 3 mesos i 25.000 dòlars van ser el millor que qualsevol va poder fer, i ho podríem haver sabut per davant.
El món professional espera males estimacions
Malauradament, moltes organitzacions s’han acostumat a acceptar estimacions baixes i a pensar que la majoria dels projectes superaran el pressupost i es lliuraran tard. Segons l'Institut de Gestió de Projectes, el 55% de tots els projectes no donen resultats satisfactoris. El percentatge de projectes que ofereixen resultats satisfactoris a temps i amb un pressupost inferior és molt inferior.
Els gestors de projectes, també, han arribat a creure que no podem fer estimacions realistes o, fins i tot si podríem, no podem fer-ho en el temps disponible. I, si poguéssim, el cap no voldria escoltar-ho.
En poques paraules, el món professional ha esperat males estimacions.
Per què necessitem bones estimacions
Això vol dir que ens veurem molt bé si podem fer bones estimacions. Ara, seré sincer, presentar-los no serà fàcil. Ser un repte és convèncer els nostres caps que necessitem una bona informació i prou temps per estimar bé. Fer estimacions realistes suposarà, al principi, presentar pressupostos de projectes més alts i calendaris més llargs, més arguments. Però mireu què passa per la part contrària: comencem a lliurar els nostres projectes a temps i dins del pressupost, o gairebé gaire. I nosaltres som els únics que ho fem.
Val la pena el seu pes en or.
Els ulls tapats sobre la justícia de les dones són un signe de la seva ceguesa davant les agendes personals, l’estat, el suborn i altres elements que ens distancien de la veritat.
Per obra pròpia (retocada), a través de Wikimedia Commons
Eliminació del biaix
En estimació, el biaix és una pressió que ens porta a arribar a una estimació massa baixa o massa alta. Per tant, el primer que hem de fer és voler fer una estimació precisa. Recordeu que, al final del projecte, voleu mirar enrere i dir: la meva estimació era correcta; la meva gestió va ser bona i vaig arribar directament a l'objectiu.
De fet, una manera d’entendre el biaix és pensar que és una cosa que et fa estar constantment fora de l’objectiu. En el tir amb arc, un vent creuat farà saltar les fletxes cap a l'objectiu en la direcció del vent. Això és biaix. Compensem el biaix en ser conscients de la pressió i negar-nos a deixar-nos tirar.
A continuació, es detallen algunes coses que ens podrien deixar de banda i què fer amb cadascuna d’elles:
- Pressupostos obligatoris o imposats i estats dels fons disponibles. Un pressupost obligatori o imposat és una declaració del que el patrocinador del projecte o el client està disposat a gastar. Una declaració dels fons disponibles indica quants diners hi ha al pressupost. Tingueu clar que cap d’aquests té res a veure amb una estimació. O bé no sabeu aquesta quantitat abans d’estimar-la (com la dama cega justícia de la figura 2) o, si la sabeu, reserveu-la. Un cop feta la vostra estimació realista, podeu presentar una comparació del pressupost estimat i del pressupost requerit.
- Pensament desitjat o ressentit. Si ens agrada el nostre cap, voldrem ajustar la feina al que ell es pot permetre. Si creiem que el nostre cap no és realista, voldrem exigir el doble. Són reaccions naturals i humanes de simpatia o ressentiment. Si us plau, reserveu-los. Centreu-vos en l'orgull professional que suposa crear una estimació realista i precisa del treball a realitzar i del seu cost i temps.
- Voleu fer servir només una còpia d’una estimació de projecte anterior. No copieu simplement un pressupost d’un altre projecte. Si hi feu, hi haurà dos errors. En primer lloc, és possible que aquesta estimació no sigui exacta. Utilitzeu sempre estats i horaris de costos reals precisos, no estimacions anteriors. En segon lloc, no hi ha dos projectes iguals. Fins i tot si el vostre projecte és molt similar a un projecte passat, concentreu-vos en les diferències, no en les semblances.
- Estimar tot el projecte com una sola cosa. Això no funciona. Les estimacions precises es basen en els detalls. Penseu quant costarà cada peça del projecte i quant trigarà. Obtindreu una imatge més precisa. A més, si un element és alt i un altre és baix, tot s’equilibrarà.
Ara ja sabeu evitar les pressions que creen biaixos. Vegem alguns consells per fer una bona estimació.
Massa sovint, la gent de la feina discuteix sense escoltar. Portar estimacions realistes als nostres caps pot ser un repte per a la vostra cultura corporativa.
Tambako el Jaguar (CC BY-ND), a través de flickr
Consells per fer una gran estimació
A continuació, es detallen algunes coses que podeu fer per fer una bona estimació:
- Assegureu-vos que sabeu què suposadament lliurarà el projecte. Sense un abast clarament definit, és impossible fer una estimació precisa.
- Doneu-vos tot el temps que pugueu. Les vostres primeres estimacions amb un mètode nou aniran lentament. Després, sabreu quant de temps necessiteu.
- Obteniu bona informació. No tan sols elimineu alguns correus electrònics. Preneu-vos temps per parlar amb la gent, per explicar què esteu fent, per assegurar-vos que entenen i per assegurar-vos que pensin en el que esteu demanant i que us proporcionin bona informació.
- Centreu-vos primer en les peces úniques. Cada projecte té alguns elements únics. Calculeu-los primer amb cura. A continuació, podeu copiar el pressupost i els horaris reals del projecte anterior de les parts més habituals.
- No deixeu res de banda. Un cop eliminat el biaix, els errors d’estimació més grans es deriven d’oblidar simplement una part del pla del projecte.
Procés i tècniques d’estimació
En un projecte mitjà o gran, podem crear dues estimacions. La primera estimació, o primerenca, es fa després que tinguem una declaració d’abast clara, però abans que s’elabori exactament a l’estructura de desglossament del treball. La primera estimació es pot crear comparant-la amb els primers projectes, mitjançant el mètode Bucket o mitjançant una tècnica sofisticada (i cara) anomenada Delphi de banda ampla modificada.
Després de completar el WBS i la llista d’activitats, es creen estimacions molt precises utilitzant PERT, la tècnica d’avaluació i revisió del projecte. La relació entre el procés de planificació del projecte i l’estimació primerenca i tardana es descriu amb més detall a Visió general.
Sempre que estigueu en el procés de planificació del projecte i la tècnica d’estimació que utilitzeu, s’apliquen tots els mètodes d’aquest article per evitar biaixos i facilitar l’estimació.
Fer una bona estimació: ràpid
A mesura que feu les primeres estimacions, voldreu configurar les coses per fer-ho més ràpid la propera vegada. A continuació s’explica:
- Organitzeu i emmagatzemeu les vostres dades. Feu servir sovint dades reals de projectes anteriors (horaris i pressupostos). Assegureu-vos que estigui disponible, ben organitzat i, si és possible, en formats estàndard i que es pugui cercar. Idealment, hauria d’estar en un format fàcil de copiar, com ara una base de dades, un full de càlcul o un document editable, en lloc d’un document preparat per imprimir, com ara un fitxer PDF.
- Feu una llista de contactes. Trobareu que algunes persones són realment útils. Comprenen el tipus de dades que voleu. Alguns seran altres gestors de projectes. Alguns seran comptables. Alguns seran venedors que estaran encantats de fer una estimació ràpida, amb l'esperança que els comprareu. Feu una llista de contactes de persones que siguin especialment bons a oferir-vos informació sobre estimacions i observeu les seves àrees d’especialització.
- Construeix plantilles. Creeu les vostres pròpies plantilles, formularis i fulls de càlcul. Això farà que les coses siguin molt ràpides la propera vegada. Assegureu-vos d'esborrar totes les dades de l'estimació actual de la vostra plantilla; no voleu que s'introdueixin errors. Tenir aquestes plantilles també facilita la formació d'altres persones per ajudar-vos a fer les vostres estimacions més ràpidament.
- Construeix un equip. La forma més ràpida de comprovar els números és fer que una persona llegeixi la font, mentre que l’altra comprova el document final. També podeu dividir parts del projecte i fer que els treballadors estimin el seu propi temps i costos. Això és molt més precís i també anima a fer-se càrrec de l’estimació, de manera que intentin estar a l’alçada del que van dir que podrien fer.
Finalment, quan el projecte estigui acabat, compareu el que ha passat realment amb el vostre pressupost. Si el vostre pressupost va ser correcte, teniu un bon procés. Si la vostra estimació estava desactivada (i està bé, de vegades ho serà), indiqueu-hi i esbrineu per què i actualitzeu les plantilles per millorar el vostre procés.
Seràs un estimador ràpid i precís en un tres i no res. Bé, no, això no és precís. Això és un bombo esbiaixat. Seràs un estimador ràpid i precís molt aviat, i abans si ho dediques al màxim.