Com esdevenir gestor d’ofertes

Què és un gestor d'ofertes?

Un gestor de licitacions escriu documents de propostes a altres empreses, intentant guanyar feina per a la seva pròpia empresa.

O bé escriuran una proposta basada en un esbós del que el client ha especificat que vol, o bé respondran a preguntes específiques formulades pel client potencial.

La feina del gestor d’ofertes és vendre la seva empresa al client potencial per guanyar-la.

Un gestor d’ofertes pot marcar una gran diferència en els ingressos d’una empresa i es veu com un actiu valuós en moltes indústries. Són més habituals a la indústria de la construcció que cap altra.

Què fa un gestor d'ofertes?

Un gestor d’ofertes rebrà diversos documents de clients potencials amb les abreviatures següents:

• PQQ - Qüestionari de pre-qualificació. Aquesta és la primera etapa del procés de licitació i redueix els possibles proveïdors o subcontractistes per al client.
• ITT: invitació a licitació. Aquesta és la segona fase del procés de licitació i hauria de comportar que el client seleccionés una organització final.
• BAFO: millor i final oferta. Alguns clients afegiran una fase final al procés de licitació per intentar reduir els preus que heu enviat a la fase ITT.
• RFQ: sol·licitud de pressupost. Alguns clients només volen un pressupost sense massa documentació de vendes que produïu habitualment.
• RFP: sol·licitud de proposta. Això requereix un pressupost i la documentació de vendes que creeu per vendre l’empresa. És possible que se us doni un resum del que vol veure el client o tindreu regnat lliure per fer una proposta que creieu que mostra a la vostra empresa amb la millor llum.

Un gestor d’ofertes respondrà a aquestes sol·licituds assegurant-se que entén plenament les instruccions del client i produeix un document que els convencerà de contractar la seva empresa per a la feina.

Per produir aquesta documentació, probablement treballaran amb diversos grups d'interès de tot el negoci, inclosos l'assessor de seguretat i salut, el departament comercial (per a preus) i el departament d'operacions (per determinar com es durà a terme el contracte).

El document de la proposta sol tenir un termini. Els terminis poden ser molt curts (n’he tingut fins a 24 hores) o poden ser força llargs (aproximadament sis setmanes). Per això, heu d'estar preparats per a dedicar de tant en tant hores addicionals per complir aquests terminis.

Quines habilitats necessito per ser gestor d'ofertes?

Una de les principals habilitats necessàries, que manca a molta gent, és una organització excel·lent. Podeu fer malabars amb diverses licitacions al mateix temps, i diferents parts les completen. Cal saber com avança cada licitació i quins són els terminis. Per fer-ho, faig servir un full de càlcul a mida on puc constatar si he assignat parts del treball a altres grups d'interès, els terminis i els progressos realitzats.

Els gestors d’ofertes també han de tenir molt bones habilitats de comunicació escrita. Intentar vendre productes o serveis d'una empresa mitjançant paraules pot ser molt difícil i el client no voldrà dedicar-se hores i hores a llegir un document llarg. Heu de ser capaços de donar al client una imatge clara del que podeu fer sense deixar de ser concís. Alguns clients establiran límits de paraules que heu de complir.

També heu de tenir molta atenció als detalls, tenint en compte els seus requisits exactes, ja que podeu descalificar-vos del procés de licitació si no seguiu les seves instruccions.

Què és el salari?

El salari dels gestors d’ofertes pot variar molt i depèn de l’experiència i de la indústria en què treballeu.

Al Regne Unit, el salari mitjà probablement oscil·li entre els 30.000 i els 40.000 lliures esterlines, però no és estrany veure anuncis de posicions de fins a uns 80.000 lliures esterlines. Amb els salaris més elevats, probablement haureu de tenir coneixements especialitzats i qualificacions d’un sector concret i assumireu més responsabilitat amb un equip de licitació per gestionar-lo.

No és habitual treballar per comissió.

Com puc aconseguir el meu primer paper?

Si la vostra pròpia empresa té una posició de gestor d’ofertes, aquesta seria la millor introducció al rol si estigui disponible, ja que ja coneixeu l’empresa prou bé per escriure-hi.

Tanmateix, és poc probable que sorgeixi aquesta oportunitat per a molts.

Ofereixi ajuda al gestor d’ofertes actual responent a tots els petits qüestionaris que puguin tenir. Respondre a aquestes és una bona idea del tipus de preguntes a les quals han de respondre en licitacions més grans.

Cerqueu feines amb les paraules "oferta" o "oferta", com ara "Bid Writer" o "Tender Executive", on formareu part d'un equip que ajuda un gestor d'ofertes i podreu aprendre el paper amb una mica menys responsabilitat i se’ls proporcionarà l’orientació del gestor de les ofertes.

Assegureu-vos d’escriure una bona carta de presentació de la feina, venent-vos a vosaltres mateixos. Si no us podeu vendre en una carta, com pot saber l’empresari si podríeu vendre la seva empresa?

Vaig entrar en la meva primera funció de gestor d’ofertes quan l’empresa on treballava es va reestructurar i va crear una nova funció de gestor d’ofertes. Vaig sol·licitar el lloc i vaig millorar el meu salari quan vaig acceptar una oferta. Aquesta va ser l’oportunitat que em va preparar per fer una carrera en la que ara fa poc menys de cinc anys. Des d’aleshores he augmentat el meu salari en més d’un 60% respecte d’aquella feina inicial i les meves perspectives de futur són molt més brillants que abans.

Puc dir amb veritat que m’agrada la meva feina i, tot i les frustracions amb altres persones que no poden ajudar-vos quan més les necessiteu i l’estrès per complir uns terminis ajustats, és gratificant saber que alguna cosa que heu fet ha tingut efecte positiu en l’empresa per a la qual treballeu.