Com ser un gran gestor de projectes

Aquests consells i trucs us ajudaran a ser el millor gestor possible.

Canva.com

Un gran gestor de projectes és algú que es preocupa profundament per entendre tots els aspectes d’un projecte abans que es posi en marxa i després assegurar-se que tothom estigui al punt, treballant junts i a la mateixa pàgina durant tot el cicle de vida de la gestió del projecte. Els gestors de projectes d’elit entenen que podeu prevenir moltes molèsties en les fases posteriors d’un projecte dedicant molt de temps a les primeres fases. En aquest article es descriu què fa que sigui un gran gestor de projectes.

Com ser un gran gestor de projectes

1. Tenir un pla clar.
2. Saber comunicar-se amb totes les parts interessades.
3. Sigues honest.
4. Gestioneu l'abast.
5. Seguiu avançant l’equip.
6. Tracteu immediatament les disputes de l'equip.

1. Tenir un pla clar

Tenir un pla de projecte sòlid a l’inici dels vostres projectes no garanteix que el projecte sortirà dels rails més avall, però reduirà el risc que això passi de manera enorme. I si un projecte surt de la via, et dóna alguna cosa tangible que pots demostrar al teu cap que il·lustra que has fet tot el que estàs a la teva disposició per mantenir les coses ben rastrejades.

Tot i que un pla de projecte és un document viu, que continuarà canviant i adaptant-se a mesura que els projectes avancin en les fases del cicle de vida de la gestió del projecte, és necessari que els elements següents s’integrin al vostre pla de projecte aviat i s’actualitzin sovint.:

No només és important assegurar-se que heu identificat tots els grups d'interès, sinó que també heu de gestionar la comunicació que rebeu i les seves expectatives durant tot el procés.

SimpliLearn

2. Saber comunicar-se amb totes les parts interessades

Un gran gestor de projectes ha d’anar més enllà de tenir un pla de comunicació sòlid i treballar realment per comprendre les personalitats dels grups d'interès del projecte i el que els fa marcar. Alguns grups d’interès poden apreciar que passeu ocasionalment pel seu despatx i xategeu personalment sobre l’estat del projecte, mentre que altres parts interessades només poden voler saber de vosaltres si alguna cosa té problemes. També heu de tenir en compte les polítiques d'oficina que poden estar en joc entre els grups d'interès. La majoria dels equips del projecte inclouen representants de diferents grups funcionals, i aquests grups solen tenir la seva pròpia agenda que treballen per impulsar.

Com obtenir els requisits del projecte dels interessats del projecte

3. Sigues honest

Sobretot, un gran gestor de projectes sempre és honest i treballa per establir les expectatives adequadament i, si les notícies són dolentes, la responsabilitat de vosaltres és lliurar-les. Tot i això, sovint podeu suavitzar el cop proposant una solució. Potser no és la direcció que decideix l’equip, però els grups d'interès sempre són més receptius si presenten una solució en lloc de deixar caure un problema a la falda. A més, exposeu clarament el problema i com hi heu arribat, però no treballeu per culpar a altres persones. Culpar a altres persones poques vegades aconsegueix res i només retarda l’inici de la solució.

4. Gestioneu l’abast

Després de treballar amb tots els grups d'interès necessaris per reunir els requisits al voltant de la feina que es farà, obtenir la signatura d'aquests requisits, generar estimacions i alinear els recursos en funció d'aquests requisits, és important gestionar aquest abast per evitar la fluïdesa de l'abast. Scope Creep és l’últim destructor de projectes i es produeix quan una part interessada continua afegint requisits al projecte després que s’hagi assegurat el finançament i els recursos en funció de les estimacions inicials. Quan això passi, podeu trobar-vos ràpidament en una situació en què intenteu fer més feina amb la mateixa quantitat de diners i el mateix nombre de recursos durant la mateixa durada, cosa que sovint fa que la feina es faci malament. Si tothom va subscriure els requisits que s’expliquen al pla del projecte,aleshores, el gerent del projecte pot recórrer a les parts interessades que sol·liciten que incloguin requisits addicionals i diguin que, si volen que s’incloguin aquests requisits, necessitaran més recursos i més temps. En aquest moment, la pilota es col·loca al camp de l’interès i, si volen avançar amb la inclusió d’aquests requisits, els correspon arrodonir el finançament i vendre la resta de l’equip del projecte en augmentar la cronologia del projecte. Mai no hauríeu de tenir por de retrocedir. Si no retrocedeix i intenta afegir més requisits sense afegir recursos i temps, llavors la culpa d’aquesta decisió recau en vostè.llavors necessitaran més recursos i més temps. En aquest moment, la pilota es col·loca al camp de l’interès i, si volen avançar amb la inclusió d’aquests requisits, els correspon arrodonir el finançament i vendre la resta de l’equip del projecte en augmentar la cronologia del projecte. Mai no hauríeu de tenir por de retrocedir. Si no retrocedeix i intenta afegir més requisits sense afegir recursos i temps, la responsabilitat d’aquesta decisió recaurà en tu.llavors necessitaran més recursos i més temps. En aquest moment, la pilota es col·loca al camp de l’interès i, si volen avançar amb la inclusió d’aquests requisits, els correspon arrodonir el finançament i vendre la resta de l’equip del projecte en augmentar la cronologia del projecte. Mai no hauríeu de tenir por de retrocedir. Si no retrocedeix i intenta afegir més requisits sense afegir recursos i temps, la responsabilitat d’aquesta decisió recaurà en tu.No retrocedeixis i intenteu afegir més requisits sense afegir recursos i temps; llavors, la culpa d’aquesta decisió recau sobre vosaltres.No retrocedeixis i intenteu afegir més requisits sense afegir recursos i temps; llavors, la culpa d’aquesta decisió recau sobre vosaltres.

Com poden fer servir Microsoft OneNote els gestors de projectes

5. Seguiu avançant l'equip

Els projectes es poden aturar si els membres de l’equip del projecte no tenen clar quins són els objectius pels quals haurien d’estar treballant. Un gran gestor de projectes pot evitar-ho assegurant-se que hi hagi objectius de projecte més grans a curt, mitjà i llarg termini, i que totes les persones tinguin clar el que estan treballant tant a curt com a mitjà i llarg termini. Tenir punts de contacte regulars i ràpids amb els membres de l’equip pot ser una bona manera d’assegurar-se que la gent es mantingui en tasca. Com a alternativa, fer que els membres de l’equip passin cinc minuts al final del dia i redactin un resum ràpid i d’alt nivell del que van fer aquell dia i del que tenen a la coberta per demà és una altra bona manera d’assegurar-se que tothom avança.

6. Tracteu immediatament les disputes de l'equip

Els desacords i els debats entre els membres de l'equip poden ser molt saludables per a un projecte. Il·lustra la passió que la gent té pel que està treballant i, sovint, condueix a una exploració profunda al voltant del millor camí cap a endavant. No obstant això, els enfrontaments ocasionalment poden anar massa lluny i poden provocar una mala sang entre els membres de l’equip. Un excel·lent gestor de projectes treballarà per frenar una discussió si sembla que es pot escalfar massa. Tanmateix, si comporta mala voluntat entre companys d’equip, un gran gestor de projectes treballarà per gestionar adequadament aquest conflicte, tant si vol dir arrossegar a aquelles persones a una sala per parlar dels seus problemes, mantenint converses 1 a 1 sobre ells. o treballant a través dels seus gestors per posar fi a la disputa.El pitjor que pot fer un director de projecte en aquesta situació és ignorar el problema i deixar que la disputa empitjori, ja que això pot començar a enderrocar el projecte.

Primeres preguntes que un gerent de projectes hauria de fer en iniciar un nou projecte

© 2016 Max Dalton