Taula de continguts:
- Quantes línies necessiteu?
- Per què no és necessària la trucada en espera?
- Com funciona un sistema de telèfons PBX amb el canvi de dispositiu?
- Com funciona la trucada amb diverses línies?
- En resum, totes les coses considerades
Imatge de Gerd Altmann de Pixabay
Us heu preguntat mai com les grans empreses poden rebre tantes trucades telefòniques simultànies sense rebre cap senyal d’ocupació?
Els telèfons domèstics i els mòbils ofereixen trucades en espera. Ja ho coneixeu. Però la trucada en espera no funcionarà amb els sistemes de telefonia. Si voleu que un sistema de telefonia, com ara una centraleta automàtica de telefonia mòbil, pugui gestionar diverses trucades, necessiteu diverses línies de telèfon amb el canvi de dades.
El canvi de línia telefònica és el mètode que s’utilitza per permetre passar a més d’una persona que truca enrutant cada persona que truca a la següent línia telefònica disponible.
És important entendre que el bolcament no és una funció del vostre equip de telèfon intern. El vostre proveïdor de serveis de telefonia ho ha de fer. Heu de demanar a la companyia de telefonia que traslladi les trucades addicionals a la següent línia superior. Això també es coneix com a grup de caça.
Totes les persones que truquen marcaran el vostre número principal, però si s’utilitza la primera línia, la següent trucada sona a la següent línia que no utilitzeu. Si s’utilitzen totes les línies, la següent trucada rebrà un senyal d’ocupat.
D'altra banda, la trucada en espera permetrà respondre a una segona persona que truca en una sola línia. Això no és bo per a un sistema de telefonia, que està dissenyat per dirigir cada persona que truca simultàniament a un departament o personal concret.
Un sistema telefònic respondrà a les línies de telèfon que sonin. Si el vostre proveïdor de serveis de telefonia no desplaça les línies ocupades cap a la línia següent, no hi ha cap manera que el sistema telefònic pugui respondre a aquestes trucades addicionals.
Quantes línies necessiteu?
Resposta senzilla: una línia per a cada persona que truca. Per tant, si necessiteu atendre, per exemple, deu trucades simultànies, necessiteu deu línies del vostre operador de telefonia.
Encara feu servir un sol número de telèfon. Les línies addicionals tenen els seus propis números i es poden marcar directament. Però la idea principal és que el primer número és l’únic necessari. Si s’utilitza la línia, la persona que truca passa a la següent línia gratuïta.
En altres paraules, la primera persona que truca sona a la primera línia física i la següent persona que truca passa a la següent línia física disponible. Aquesta transició continua fins que s'utilitzen totes les línies.
Si s’utilitzen totes les línies, la següent persona que truca rebrà un senyal d’ocupat. Per tant, si voleu donar suport a un volum elevat de trucades per al vostre negoci, heu d’obtenir línies addicionals de la vostra empresa de telefonia i sol·licitar que es configurin aquestes línies amb el pas a la següent línia del grup.
El servei de trasllat es proporciona normalment sense cap cost addicional. La companyia de telefonia es beneficia de les despeses addicionals de la línia de totes maneres.
Es poden rebre diverses trucades entrants passant a la següent línia disponible.
Per què no és necessària la trucada en espera?
Tingueu en compte que el sistema telefònic està automatitzat per encaminar les trucades entrants.
Si teniu trucada en espera en alguna de les vostres línies, la següent persona que truca NO passarà a la següent línia. Es quedaran atrapats esperant que la persona d’aquesta línia respongui al to de trucada en espera.
Funciona bé per a una sola línia, com ara un telèfon de casa o un mòbil. Però quan utilitzeu el canvi de línia a línies addicionals, la trucada en espera interferirà amb el seu funcionament.
Com funciona un sistema de telèfons PBX amb el canvi de dispositiu?
Totes les línies entrants organitzades en un grup de recerca de bolcats estan connectades al sistema telefònic (PBX) i tots els telèfons interns estan connectats als seus connectors d’extensió.
La primera persona que truca sonarà a la primera línia. El següent trucant entrarà a la segona línia, i així successivament.
No importa en quina línia entra una persona que truca. La centraleta gestionarà totes les persones que truquen de la mateixa manera. Si el sistema inclou un auxiliar automàtic, us ajudarà a guiar la persona que truca cap a la destinació desitjada proporcionant un menú d'opcions.
Hi ha dos mètodes per aconseguir els mateixos resultats.
- A cada telèfon se li assigna un número d’extensió pròpia. Totes les persones que truquen marquen el mateix número principal, seleccioneu opcions de l’operador automàtic per fer sonar l’extensió desitjada o marcar un número d’extensió conegut si el sistema telefònic proporciona aquesta opció.
- Cada telèfon pot tenir un número de marcatge directe. Normalment, els darrers quatre dígits del número de telèfon representen l'extensió. El sistema telefònic detectarà els darrers quatre dígits i dirigirà automàticament la persona que truca a aquesta extensió.
Tingueu en compte que, en el segon cas, no necessiteu cap línia individual per a cada número. Només necessiteu línies suficients per donar suport al màxim nombre de trucades que s’espera als pitjors moments de càrrega.
Com funciona la trucada amb diverses línies?
La convocatòria funciona de manera diferent amb diversos models de PBX. Quan qualsevol personal intern agafa una extensió, la majoria de sistemes de telefonia requereixen que la persona que truca premi 9 per obtenir una línia exterior. El sistema proporcionarà el to de marcatge des d’una de les línies externes disponibles.
Alguns PBX donaran automàticament to de trucada des de qualsevol línia exterior disponible sense marcar 9, de manera que es poden fer trucades sense prémer cap altra tecla.
Imatge de Pete Linforth de Pixabay
En resum, totes les coses considerades
Si sou l’únic responsable de configurar el sistema telefònic, hi ha coses que cal tenir en compte.
Saps com gestionaràs simultàniament totes les teves trucades? Té personal suficient per atendre totes les trucades? Si no, per què no només teniu una línia i deixeu que el desbordament vagi al correu de veu proporcionat per la vostra empresa de telefonia.
Heu decidit com dirigireu totes les trucades? Per descomptat, només podeu tenir un telèfon connectat a cada línia. Però llavors no teniu cap manera de transferir les trucades d'una a una altra. Tampoc no teniu una transició fluida per dirigir les trucades al personal o als departaments.
Aquí és on el sistema de telefonia PBX esdevé tan important. Un simple sistema telefònic permet a una recepcionista en directe respondre a totes les trucades entrants i transferir-les a les ubicacions adequades.
El següent pas serà un sistema automàtic de telefonia d’atenció, sobretot si no teniu cap recepcionista a temps complet per atendre totes les trucades. Això us permet oferir una benvinguda de benvinguda a totes les persones que truquen i un menú d'opcions que poden seleccionar per dirigir-les al personal o als departaments desitjats.
Un sistema telefònic complet també hauria d’incloure correu de veu per a cada extensió que donarà una salutació personal a cadascun del personal i rebrà missatges per a trucades sense resposta.
Ara ja sabeu què hi ha darrere d’una interfície ben equipada per a empreses amb moltes trucades.
© 2015 Glenn Stok