Com assignar treballs ocupats als empleats

Hi ha una gran varietat de treballs ocupats que es poden assignar a un empleat.

Per geralt, domini públic, a través de Pixabay

Com a supervisor, pot ser que hagueu d’assignar feina ocupada als empleats. Llavors, què és exactament la feina ocupada? Bàsicament, és un treball destinat a mantenir ocupat un empleat que pot no tenir un impacte directe a l’organització. Tanmateix, hi ha una manera que el treball ocupat pot resultar beneficiós per a l’empleat i l’organització, fins i tot si es pretén omplir el temps amb el que es percep com un treball inútil.

En aquest article es descriu per què el treball ocupat pot ser beneficiós, les possibles trampes i els tipus de treball ocupat. També vaig a la meva pròpia experiència personal amb un treball ocupat.

Els avantatges del treball ocupat

Hi ha diversos avantatges quan assigneu un treball ocupat a un empleat:

Us pot alliberar per altres assumptes més importants. Bàsicament, si necessiteu deixar-vos sols per dur a terme un projecte crític amb què l’empleat no pot ajudar realment, la feina ocupada els pot mantenir distrets perquè pugueu fer la feina que necessiteu.
Pot millorar els coneixements o les habilitats d’un empleat. Aquesta pot ser l’oportunitat de millorar les habilitats de l’empleat, encara que sigui una habilitat rudimentària. Fins i tot l’empleat pot aprendre alguna cosa nova que pugui beneficiar l’organització en el futur.
Es pot descobrir un possible problema ocult o una millor manera de fer les coses. Mentre treballa, l’empleat veu un problema i el posa en coneixement, o bé troba que hi ha una manera millor de realitzar una altra tasca.

Tenir una gran quantitat de fitxers per organitzar pot ser un gran tipus de feina, però també pot ser avorrit.

Per myrfa, domini públic, a través de Pixabay

Els inconvenients del treball ocupat

Hi ha aspectes negatius que cal tenir en compte quan assigneu un treball ocupat a un empleat:

L'empleat pot sentir-se infravalorat. Si l’empleat està atrapat fent treballs que no tenen cap benefici real, poden sentir que no s’utilitzen en la mesura de les seves capacitats. Poden perdre l’interès per la seva feina i, fins i tot, podrien marxar-ne.
És possible que demostri a la vostra organització que és possible que no sigui necessària la posició. Si els més grans observen que només s’està assignant feina ocupada als empleats, poden sentir que no són necessaris aquests llocs i intenten transferir o eliminar els llocs.
El treball ocupat pot acabar sent un procediment estàndard. Depenent de la tasca, pot acabar convertint-se en un procediment estàndard. Això podria ser bo si demostra que és un benefici, però molt bé pot ser només una tasca addicional que no té cap benefici. La gent ho continua fent perquè "sempre s'ha fet així".

Tipus de treball ocupat

Quin tipus de treball ocupat assigneu al vostre empleat? Doncs bé, tot depèn del tipus d'empleat amb què estigueu tractant i del que vulgueu aconseguir, tot i que només sigui feina per mantenir l'empleat ocupat. A continuació es mostren algunes idees d’alt nivell.

Formació. Una de les millors maneres d’omplir el temps dels empleats és fer-los participar en alguna formació. La formació en línia, com ara a través de LinkedIn Learning, pot ser fantàstica. Això es pot utilitzar per basar-se en habilitats existents o noves habilitats si l’empleat vol créixer a una altra posició. El problema és que l’empleat pot experimentar un burnout, així que repartiu les sessions de formació que fan.
Reunions. Feu que les persones assisteixin a reunions a les quals no assisteixen normalment, encara que no tinguin cap comentari. Poden prendre notes i informar d’allò que van aprendre. Fins i tot poden tenir alguns comentaris que altres no havien tingut en compte.
Recerca. Demaneu a l’empleat que investigui alguna cosa que pugui beneficiar l’organització en el futur o que investigueu un projecte fallit per veure quina és la seva opinió sobre per què va fallar.
Organitzar. No importa si es tracta de materials en un magatzem, un arxivador o fitxers en una base de dades. Sempre hi ha una organització que s’ha de fer, que es pot fer com a feina ocupada.
Demaneu-los idees. Podeu tornar això a l’empleat. Pregunteu-los quines tasques han estat desitjant fer en el seu temps lliure, per molt que estigui fora de la caixa. Pot ser una manera excel·lent de complir el que volen i alhora de fer alguna cosa que fer.

La taula següent mostra tipus més específics de feina ocupada que pot fer un empleat, si necessiteu idees més específiques.

Diferents tipus de feina

Aquests són només alguns dels tipus de treball ocupat que es poden assignar a un empleat. Com que en penso més, els afegiré a la llista.

Escaneja documents	Reviseu documents	Converteix PDF a documents editables
Actualitat de recerca aplicable a l'organització	Organitzeu material d’oficina	Superviseu la presència de l’organització a les xarxes socials
Poseu-vos en contacte amb els clients per registrar-vos	Verifiqueu la informació de contacte	Shadow Altres empleats
Assistiu a seminaris web	Assistiu a reunions en altres seccions	Trucades fredes
Neteja l’oficina	Feu un curs universitari sobre temps d’empresa	Formar altres empleats

Experiències amb treball ocupat

He tingut diverses experiències amb feina ocupada, tant bona com dolenta, que he compartit a continuació.

Durant el brot de COVID-19, es va dirigir a tots els empleats a treballar des de casa. El meu personal no tenia moltes funcions per realitzar des de casa, però, va ser una gran oportunitat per a l’empleat de fer una formació en línia en una àrea que els interessava. Havíem parlat de les seves aspiracions poques setmanes abans, de manera que aquest era el una oportunitat perfecta per formar-se en aquesta àrea encara que no s'apliqués a la seva posició actual.
Un empleat ja no podia exercir la funció que se li assignava, de manera que se l’assignava a una altra àrea amb l’objectiu principal d’escanejar documents. Tot i que no era una prioritat elevada i estava clarament ocupat, l’empleat necessitava formar-s’hi i tenia dificultats per fer-ho. No obstant això, es trobava dins de les seves funcions laborals i amb el temps van demostrar créixer en aquest paper. Els va donar feina a fer i al final hi va haver un benefici per a l’organització.
Quan vaig entrar com a supervisor a una àrea on treballava anteriorment, algunes feines que feia eren un procés estàndard establert, tot i que no va ser la darrera vegada que hi vaig treballar. Tanmateix, òbviament es va fer com una feina ocupada només per dir que s’estava fent alguna cosa. El primer dia vaig suspendre el procés, tot i la irritació dels empleats que bàsicament donaven a entendre que així es feia sempre. No obstant això, interrompre el treball ocupat no va tenir cap impacte negatiu en l'organització.

Al final, assegureu-vos de no sobrecarregar els empleats amb una feina massa ocupada que no puguin fer les seves funcions regularment assignades.

Per mrkaushikkashish, domini públic, a través de Pixabay

M'encantaria conèixer quins tipus de treballs ocupats assigneu als vostres empleats perquè puguin incloure'ls a la taula. Així que si us plau, comparteixi els comentaris següents.