Taula de continguts:
- Introducció:
- 1.1 / 2 Quin és l’objectiu dels procediments de seguretat per a la manipulació de correu o paquets?
- 2.1 Per què heu de distribuir / enviar el correu al destinatari correcte en els terminis acordats?
- 2.2 Quina és l’estructura organitzativa i els noms, rols i ubicacions de les persones i dels equips?
- 2.3 Quins serveis de correu intern i extern estan disponibles per a les organitzacions?
- 2.4 Indiqueu les raons per seleccionar serveis de correu interns i externs
- 2.5 Quins mètodes utilitzeu per calcular l’enviament
- 2.6 Quin tipus de problemes es poden produir amb el correu entrant i sortint i com s’enfronta a aquests?
Introducció:
Aquesta unitat és una unitat opcional del grup B de nivell 2 amb un total de tres crèdits. Aquesta unitat ajuda el candidat a retratar les seves habilitats en serveis de correu. Els candidats tindran un bon coneixement de seguir els procediments de seguretat mentre manipulen el correu intern i extern, tant entrant com sortint, i el motiu pel qual s’ha de tractar així. Tindran un bon coneixement dels diversos serveis disponibles, de per què es necessiten aquests serveis i de com s’utilitzen. Sabran triar serveis particulars en funció de les necessitats i prioritats, calcular les despeses d'enviament, tractar problemes, seguir els procediments i informar d'errors i problemes.
També s'ha inclòs una declaració personal per a aquesta unitat.
1.1 / 2 Quin és l’objectiu dels procediments de seguretat per a la manipulació de correu o paquets?
El correu pot tenir informació confidencial. Pot incloure informació personal sobre empleats o contenir secrets empresarials com ara els noms dels clients i informació confidencial relativa a l'empresa, als clients i als clients. També s’ha de comprovar si hi ha funcions sospitoses per al correu i els paquets. Per tant, s’hauran de seguir els procediments de seguretat.
Per exemple, quan rebem correus o paquets d’adreces estranyes o que presenten formes, formes o mides sospitoses, cal seguir els procediments de seguretat i comunicar-los al gerent de l’oficina.
2.1 Per què heu de distribuir / enviar el correu al destinatari correcte en els terminis acordats?
Els correus sempre s’han d’enviar o distribuir al destinatari correcte, ja que poden ser informació important i confidencial que no s’ha de divulgar als altres. També s’han de distribuir a temps, de manera que la tasca especificada al correu electrònic s’acabi dins del termini esmentat i es compleixi el termini, de manera que evitem queixes o altres problemes greus.
2.2 Quina és l’estructura organitzativa i els noms, rols i ubicacions de les persones i dels equips?
No he publicat les meves respostes aquí, ja que es tracta d'una informació confidencial. Podeu dibuixar un diagrama de flux per a la vostra organització o podeu accedir al lloc web de la vostra organització si en teniu. Comenceu pel cap del vostre departament i, a continuació, dirigiu-vos als diferents equips i gestors i, finalment, acabeu amb els membres del vostre equip. Assegureu-vos d'esmentar el nom, la posició i la ubicació de cada persona per obtenir un retrat clar.
Espero que això ajudi!
2.3 Quins serveis de correu intern i extern estan disponibles per a les organitzacions?
Els serveis de correu intern disponibles són per a la distribució de correu a les oficines i departaments de ______________________ (eliminats per motius de confidencialitat) . Es recullen i es lliuren diàriament.
El correu extern s’envia mitjançant ___________________ (s’elimina per motius de confidencialitat) . S'utilitzen serveis de correu extern quan el correu pot o no cobrir els criteris de serveis de correu intern. Per exemple, on s’ha de lliurar el correu als clients o a altres empreses o bé per correspondències fora del comtat. També s’entrega i es recull diàriament.
2.4 Indiqueu les raons per seleccionar serveis de correu interns i externs
Els serveis de correu extern se seleccionen quan el lliurament es fa fora del comtat i on és per a altres empreses o clients. Seran àrees que no entren a les àrees d’oficina ___________________ (eliminades per motius de confidencialitat) .
El correu intern s’utilitza quan cal fer lliuraments a oficines o departaments que pertanyen a ____________________ (s’elimina per motius de confidencialitat) . El correu intern estalvia temps i diners. Per tant, qualsevol correu que es pugui enviar per correu intern s’envia per aquest mitjà i només el restant s’envia mitjançant un sistema de correu extern.
2.5 Quins mètodes utilitzeu per calcular l’enviament
El lloc s’ha d’ordenar segons la urgència i la importància com a primera classe o segona classe. Cal publicar qualsevol publicació a l’estranger. Cal conèixer els càrrecs postals per a publicacions de diferents mides i també sobre els càrrecs postals per al correu massiu. Els serveis de correu poden oferir un descompte per al correu massiu i només es pot aplicar si classifiquem prèviament el correu.
Si hem d’enviar un article i garantir-ne l’entrega el dia hàbil següent o el mateix dia, o si s’ha d’enviar el correu en el moment de l’enviament gravat, haurem de buscar els càrrecs postals i el termini en què s’ha d’enviar el correu enviat i enviat en conseqüència.
2.6 Quin tipus de problemes es poden produir amb el correu entrant i sortint i com s’enfronta a aquests?
Els principals problemes que es poden produir són retards, falta de lliuraments i correu sospitós. Per evitar retards, hem d’enviar el correu en el moment adequat, amb el franqueig correcte. Per evitar la falta de lliuraments d’un document important, es pot lliurar mitjançant un lliurament gravat que permet fer un seguiment del lliurament. Qualsevol correu o paquet sospitós ha de ser manipulat amb la màxima cura i comunicat al responsable interessat.
© 2012 livingsta