Taula de continguts:
- Salari Brut vs. Salari Net
- Salari Brut
- Pagament net
- Fulls de temps
- Hores regulars vs. hores extres
- Com es calculen les hores extres si l’empleat treballa 42 hores?
- Retencions fiscals
- Nous formularis de lloguer
- Altres coses importants que cal saber
- Períodes de pagament
- Requisits de nòmines trimestrals i finals d’any
Recentment, vaig treballar en una empresa mundial de recursos humans del seu departament d’atenció al client i vaig rebre un curs de formació de deu setmanes en nòmines. Aquesta era una nova via de negoci a la qual mai no m’havia exposat mai. Durant la meva formació, vaig aprendre els fonaments de la nòmina.
En aquest article es tractarà la terminologia de la nòmina i els seus impostos, que és útil per intentar aprendre a realitzar les funcions requerides.
Primer comencem per la definició de nòmina, que és:
- Enviament de nòmines als empleats, ja sigui mitjançant xec en viu o ingrés directe.
- Portar registres de les taxes de retribució dels empleats, retencions fiscals, deduccions, temps lliure pagat, etc.
- Comptabilització dels ingressos totals de cada empleat en un any fiscal.
Salari Brut vs. Salari Net
Quina diferència hi ha entre el sou brut i el sou net? De fet, és bastant senzill.
Salari Brut
Aquest import inclou el total de la remuneració de l’empleat calculada abans de treure res (com ara impostos, deduccions, etc.). Com es calcula el sou brut dels empleats assalariats o per hora?
- Per hora: la taxa de salari multiplicada per hores treballades és igual al salari brut total.
- Salari: l'import salarial establert per a l'empleat per a aquest període de remuneració és igual al sou brut total.
Pagament net
Aquest import inclou la remuneració bruta dels empleats, o l'import total, menys totes les retencions i deduccions fiscals. El salari net és igual al que es paga a l’empleat pel seu sou o dipòsit directe.
Verifiqueu els requisits de salari mínim tant a nivell estatal com federal
Poseu-vos en contacte amb el vostre Departament de Treball de l’Estat o el Departament de Treball dels EUA per obtenir informació sobre el que la llei obliga a obtenir un salari mínim al vostre estat. En un cas en què el vostre empleat estigui subjecte als requisits de salari mínim tant federals com estatals, haureu de pagar a l’empleat la taxa més alta de les dues taxes de salari mínim.
Fulls de temps
S'ha d'utilitzar un mètode per fer un seguiment del temps de cada empleat per quan entra i surt de la feina, per dinar i per qualsevol temps de descans personal que es prengui durant la jornada laboral. Això és especialment important per als empleats per hora, ja que les seves hores treballades s’utilitzen per calcular la seva remuneració habitual, així com les hores extres. Hi ha dos mètodes comuns per cobrar el temps d'un empleat:
- Targetes de perforació manuals: és una targeta que identifica l’empleat i s’utilitza per perforar manualment una màquina, que posa una marca de temps a la targeta. Més tard, una persona amb nòmina introdueix manualment aquesta hora al seu sistema.
- Seguiment electrònic del temps: es pot utilitzar una targeta magnètica o un segell de polze per demanar a una màquina que registri electrònicament l’hora del treballador. Ningú no ha d’introduir manualment aquestes hores, ja que es registren en el moment del cop del rellotge de l’empleat.
Independentment del mètode que s’utilitzi, el propòsit és registrar amb precisió el temps de l’empleat perquè es pagui pel nombre correcte d’hores treballades.
Hores regulars vs. hores extres
Quina diferència hi ha entre les hores habituals i les hores extres?
- Tarifa regular: és la tarifa regular o directa de l’empleat. És la seva taxa de pagament normal, per exemple $ 12 / hora. Aquesta quantitat es multiplica per les primeres 40 hores treballades.
- Hores extraordinàries: si l’empleat treballa més de 40 hores, se li paguen hores extres per les hores extres. Aquesta és la seva taxa de salari habitual, que s’indica com a temps més la meitat de la seva taxa de salari habitual, que s’indica com a "mig". Multipliqueu aquesta quantitat per les hores treballades per rebre la seva tarifa d'hores extres.
Per a l'exemple anterior, si la tarifa habitual de l'empleat és de 12 $ / hora, la seva tarifa extraordinària és de 18 $ / hora (12 $ + 6 $ = 18 $). També podeu calcular les hores extres de l’empleat d’aquesta manera: ($ 12 + ($ 12X0,5) = $ 18) o ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).
Com es calculen les hores extres si l’empleat treballa 42 hores?
40 hores X 12 dòlars = 480 dòlars regulars
2 hores X 18 $ = 36 $ hores extres
Total = (480 $ regulars + 36 $ hores extres) = 516 $ bruts de pagament
Retencions fiscals
- Empleats a jornada completa: per als empleats que no es consideren empleats contractuals, l’empresari reté els impostos dels seus sous per als impostos sobre la renda federals, estatals i locals. Les retencions fiscals de cada empleat es determinen de manera diferent en funció del seu W-4 que van completar en el moment del contracte. Els empresaris s’han d’assegurar que retenen la quantitat correcta de seguretat federal, de Medicare i de seguretat social per a cada empleat.
- Empleats contractats: aquests empleats són responsables de pagar els seus propis impostos sobre la renda al final de l'any, ja que l'empresari no reté els impostos del seu sou.
Nous formularis de lloguer
Hi ha diversos formularis que l’empleat ha d’emplenar en el moment de contractar-lo. Aquests formularis inclouen el W-4 per a la retenció federal d’impostos sobre la renda, un formulari de retenció d’impostos sobre la renda de l’estat i un formulari I-9 per a l’elegibilitat laboral.
- Formulari de sol·licitud de feina: la informació de la sol·licitud de feina es pot utilitzar per introduir al vostre sistema de nòmines pel que fa al nom, adreça, informació de contacte de l’empleat, etc. Aquesta informació es pot verificar, com ara empresaris anteriors i / o formació.
- Formulari de retenció d’impostos federals sobre la renda W4 : aquest formulari proporciona informació sobre l’estat civil de l’empleat, el nombre de persones dependents i les quantitats de retenció addicionals elegides.
- Formulari de retenció d’impostos sobre la renda de l’Estat: primer us heu de registrar al departament estatal de l’agència d’ingressos com a empresari d’aquest estat. T’informaran sobre quins formularis i quants impostos retenir per a l’empleat.
- Formulari I-9: aquest formulari serveix per a la verificació de l’elegibilitat laboral i requereix que el nou contractant proporcioni la prova d’elegibilitat, que pot consistir en el certificat de naixement o la targeta verda. L'empresari verificarà aquesta informació, però no cal enviar-la a l'agència estatal.
Altres coses importants que cal saber
- Verificació electrònica: l’empresari pot utilitzar el sistema de verificació electrònica per comprovar la seva I-9 i comparar-la amb bases de dades federals per assegurar-se que l’empleat és elegible per treballar als Estats Units.
- Sistema estatal de notificació d’ocupació: els empresaris han de registrar els seus empleats a l’Estat, cosa que permet a l’estat recopilar informació i pagaments com ara embargaments (per exemple, manutenció infantil, embargaments, etc.) d’aquests empleats.
Hi ha diversos formularis que heu d'emplenar, tant com a empleat com com a empresari, perquè la vostra nòmina i impostos funcionin sense problemes.
fasefotografia
Períodes de pagament
Aquest és un període de temps recurrent en què es paga als empleats. Pot ser un període setmanal, quinzenal, semestral o mensual. Conèixer la quantitat de salari per període i any és important per calcular la quantitat de treballadors que han de rebre per cada període de sou.
- Setmanalment: 52 períodes de pagament / any
- Bimensual: 26 períodes de pagament a l'any
- Semestral: 24 períodes de paga / any
- Mensualment: 12 períodes de paga / any
Requisits de nòmines trimestrals i finals d’any
Els formularis següents es poden utilitzar per presentar els impostos dels empresaris a l’IRS o a la vostra agència estatal:
- Formulari 941 (trimestral): aquest formulari de l’IRS resumeix els salaris pagats i és utilitzat pels empresaris tant si estan exempts d’impostos com si no. Cada trimestre, l’empresari informarà de l’import dels impostos federals sobre la nòmina retinguts, els impostos sobre la seguretat social, els impostos sobre l’assistència mèdica i qualsevol altre pagament i / o retenció relacionats.
- Formulari 940 (anual): aquest formulari de l'IRS és utilitzat pels empresaris per informar dels salaris pagats i dels impostos federals per desocupació acumulats en aquells salaris subjectes a FUTA durant tot l'any.
- Impostos estatals per desocupació: la majoria dels empresaris paguen impostos federals i estatals per desocupació.
- Formulari W-2: proporcioneu W-2 als vostres empleats abans de la data límit. Haureu de presentar formularis W-2 a l’Administració de la Seguretat Social mitjançant la presentació electrònica i / o la presentació dels formularis reals.