Les regles d’or de l’organització de l’oficina

Una oficina organitzada significa una ment organitzada. Seguiu llegint per obtenir consells organitzatius fantàstics.

Canva.com

És possible que hàgim reduït la quantitat de paper que manipulem, però això no ens ha facilitat fer malabars amb totes les exigències competents del nostre temps. De fet, és més difícil, perquè el "tràmit" arriba en tants formats diferents. Tot i això, si voleu organitzar el vostre treball, les regles d’or encara s’aplicaran.

Regles d’or per organitzar el vostre treball

1. Gestioneu cada tros de paper, correu electrònic o missatge de telèfon només una vegada
2. Quan hàgiu fet això, arxiveu-lo en un lloc adequat.
3. Quan hagi acabat completament, guardeu-lo o arxiveu-lo.

Per descomptat, a la vida real, sovint és difícil assolir aquests objectius. Però només intentant complir les normes, us facilitarà la vida.

Regla d’or: gestionar cada element només una vegada

Quan esteu ocupats, és temptador deixar de banda una factura o qualsevol altra cosa i dir que "hi arribareu més endavant". La realitat és que ja ho està mirant, de manera que ja està interromput. Serà més eficient en el temps fer alguna cosa amb ella, que tancar-la o deixar-la.

Ja ho sé, diràs "però he d'anar al banc / entrar a Internet / anar a Correus a pagar aquesta factura i no ho puc fer ara mateix". Ho entenc, però la idea és anar tan lluny com puguis cap a aquest objectiu, encara que sigui només un petit pas.

Opció 1: feu un petit pas endavant

Suposem que heu d’anar a Correus per pagar aquesta factura. En aquest cas, poseu-hi la factura a la bossa, de manera que, quan aneu a comprar, no ho pugueu oblidar. O si heu d’entrar a Internet, poseu la factura per l’ordinador. És possible que tingueu una safata d’arxiu per a “coses a fer”, o potser només poseu la factura a la part superior del teclat, de manera que no la podeu perdre la propera vegada que inicieu la sessió. Si es tracta d'un missatge de correu electrònic o missatge, moveu-lo a una carpeta "per fer" o afegiu-hi un recordatori.

Opció 2: delegar

Si algú més ha de fer alguna cosa amb el document, val la pena dedicar-se uns minuts a trucar-la o enviar-la per correu electrònic immediatament , per molt ocupat que estigui. Això vol dir que, mentre esteu ocupats, l’altra persona ja treballa en el problema: s’està avançant.

Consell!

Un cop hàgiu acabat amb un document, no el deixeu on el teniu: agafeu el costum de guardar-lo immediatament i al lloc adequat.

Què passa si no teniu un "lloc adequat"

Si no teniu un "lloc adequat", organitzeu alguna cosa ara. Necessiteu un "lloc adequat" per als articles que hàgiu acabat i un lloc adequat per als articles que encara haureu d'accionar.

Pot ser tan senzill com un fitxer concertina (un fitxer de cartró gran amb diverses ranures, una per a cada lletra de l'alfabet o amb etiquetes que podeu decidir vosaltres mateixos). Fins i tot si tot el que podeu gestionar és una caixa de cartró amb el nom de "factures", un altre amb el títol "impostos", assegureu-vos que tingueu alguna cosa.

Consell!

Recordeu que, de vegades, el "lloc adequat" és la paperera. No cal que ho guardeu tot!

No necessiteu conservar les factures de la llar

A menys que tingueu un negoci des de casa i que necessiteu reclamar impostos, no cal que guardeu les factures de la llar per sempre. Les factures d'electricitat, gas i telèfon es poden llençar tan bon punt rebueu la factura del mes següent i podreu veure que han rebut el vostre pagament. L'única raó per mantenir les factures de serveis públics és si voleu controlar l'ús i ara molts proveïdors us poden proporcionar aquesta informació en línia o, a petició, de qualsevol manera.

Si creieu que és possible que vulgueu sol·licitar un préstec en un futur pròxim, conserveu els extractes bancaris de sis mesos, ja que és possible que el banc cobri per tornar-los a imprimir. En cas contrari, una vegada que hàgiu comprovat una declaració i sabeu que és correcta, no tindrà cap valor conservar-la, tret que la necessiteu per al fiscal. El mateix pot aplicar-se als rebuts: consulteu la vostra normativa fiscal local.

Arxivament

Quan hàgiu acabat amb documents, però heu de conservar-los, el mètode més econòmic són els sobres.

Els sobres grans ocupen molt menys espai que les carpetes de cartró o les carpetes d’anells, de manera que són la forma més eficient d’emmagatzemar espais de documents que heu de conservar, però que poques vegades cal mirar-los. També són barats! Podeu guardar els sobres en una maleta vella o en una caixa d’emmagatzematge decorativa de la vostra papereria.

Quan hàgiu acabat amb un projecte de qualsevol tipus, poseu-ho tot en un sobre. Etiqueteu el sobre amb el tema i la data amb una lletra gran i maca, amb llapis gruixut. Un exemple podria ser sol·licitar una hipoteca: un cop hàgiu fet tots els tràmits, probablement no tornareu a mirar els documents, només pagareu les quotes. Poseu, doncs, totes les cartes i documents bancaris dels advocats en un sobre i guardeu-los en un lloc segur.

Les carpetes voluminoses ocupen massa espai

Què passa amb els impostos?

El mateix passa amb els impostos. Haureu de conservar la informació sobre els vostres impostos anuals durant diversos anys (consulteu els requisits locals), però probablement no els tornareu a mirar a menys que estigueu auditats. Col·loqueu els impostos de cada any en un sobre separat, etiqueteu-los i guardeu-los.

Si seguiu aquesta rutina, no necessiteu una gran quantitat d'espai per emmagatzemar els vostres documents actius, cosa que us facilitarà mantenir-vos ordenats i arxivar coses noves.

Consell!

Pren el costum de revisar els fitxers al final de cada exercici.

Cada final d’any, netegeu tots els documents que no necessiteu el nou any: envieu-los i guardeu-los o guardeu-los. Feu el mateix amb el vostre ordinador.

Els documents seran més fàcils d’arxivar i de trobar i el fitxer "actiu" no ocuparà gaire espai.

Ordenat!