Vine a Carnegie Hall: practica la resolució de problemes

Carnegie Hall de Nova York

Model de categoria de problemes de FJG

Gairebé tot el que fem a la vida és resoldre problemes i prendre decisions. Vull dir, pensi-hi un segon. Mirem constantment algun tipus de problema i decidim com tractar-lo. Prenem moltes de les nostres decisions sota estrès i amb poc temps per pensar-hi a fons. En conseqüència, immediatament busquem una solució que funcionés abans. Però aquest enfocament ens fa encallar en un cercle per resoldre el mateix problema amb la mateixa solució una vegada i una altra. Però, i si canvia la naturalesa del problema? La solució de cadascun perdrà inevitablement l’efecte i passarà en el pitjor moment possible. Per tant, és útil fer servir un mètode organitzat per entendre un problema i, finalment, solucionar-lo. El primer que hem de fer és determinar quin és el problema.

Definiu i emmarqueu el problema

Als set hàbits de les persones efectives, el cinquè hàbit de Stephen R. Covey és: " Busqueu primer per entendre". La comprensió del problema és crucial, ja que simplement ens permet saber què hem de resoldre. Molts de nosaltres perdem un temps preciós resolent el problema equivocat. Molt pocs de nosaltres ens podem permetre aquesta pèrdua de temps. Per tant, una bona manera de començar és fer servir una llista de control senzilla on es poden fer preguntes breus però perspicaços.

1. A quin tipus de problema ens trobem?
2. Què estàs veient o sentint que et fa pensar que hi ha un problema?
3. Hi ha manifestacions del problema que puc assenyalar?
4. Quan i com està passant?
5. On i a qui està passant?
6. Per què està passant?

Basant-se en les preguntes anteriors, cal preparar una declaració de problemes que serveixi de punt de llançament per a una comprensió refinada i una anàlisi centrada en la resolució de problemes. Un exemple d’un format d’enunciat de problema senzill però eficaç són els 5 W: qui, què, on, quan i per què. Aquesta afirmació fixa el problema i el seu marc, tot i que de vegades primitiu, pot ampliar la nostra comprensió del problema.

Classificació del problema

La dicotomia del control és un concepte filosòfic i psicològic clau. És una eina de resolució de problemes que identifica la manera com cal respondre amb èxit als reptes de la vida. En primer lloc, identifiqueu els elements de la situació que podeu controlar. A continuació, els elements que no podeu controlar, però que podeu influir. I, finalment, s’identifiquen les coses que no es poden controlar ni influir, cosa que obliga a adaptar-se en conseqüència. De manera similar, els problemes s'han de posar en perspectiva per tenir una idea del que es pot i no es pot aconseguir. Això permet enfocar l'energia i els esforços on tindran més impacte.

Una manera de fer-ho és mitjançant el model de categoria de problemes creat per l'autor per classificar el problema al qual s'enfronta la influència i la importància.

El model mostra quatre quadrants de categoria i dos eixos. Un eix y que demostra la influència del grau (baix a alt) en un problema i l'eix x mostra el grau d'importància i / o nivell de prioritat. Cada quadrant és la categoria en què es troba el problema en funció del nivell d’influència i importància del problema.

La categoria I és Ignora. En aquest quadrant, el problema és poc important i no volem malgastar-hi molta energia. Per tant, s’ignora per al futur previsible, presentant-se efectivament com un cas fred.

La categoria II és Collita. Aquest tipus de problemes es poden analitzar i resoldre, sempre que ho permeti, si no apareixen problemes amb prioritat més alta. Els problemes d’aquest quadrant s’han de mantenir actius, revisats i resolts quan sigui possible. El repte és que si s’ignoren massa temps, s’acumulen i per la seva massa i velocitat esdevenen problemes més grans que poden dificultar el progrés a gran escala.

La categoria III és Resoldre. Es tracta de problemes d’alta importància / prioritat que podem i necessitem resoldre. En aquest cas, l'individu o l'organització posseeixen les habilitats necessàries per resoldre el problema d'una manera eficaç.

La categoria IV és Gestiona. Hi haurà problemes crítics per resoldre, però tan complexos i dinàmics que triguen a resoldre’s.

Treballar per aconseguir una solució

Ara que hem emmarcat el problema i categoritzat el problema, és hora de començar a identificar cursos d’acció (COA) per resoldre el problema. Com que considerem el millor curs d’acció, hauríem de tenir en compte els punts següents:

1. Quin COA té més probabilitats de resoldre el problema a llarg termini?
2. Quin COA és el més factible, acceptable i adequat per aconseguir ara?
3. Quin és el risc associat a cada COA?

En aquest moment, és útil entendre com un líder pot comunicar-se millor amb el seu equip i assessors de confiança per obtenir comentaris i crear un conjunt de solucions per a un problema concret. Tres formes que poden conduir a una retroalimentació efectiva i al desenvolupament de COA són la pluja d’idees, la defensa i la investigació.

Tots entenem com la pluja d’idees recopila tantes idees com sigui possible i després les examinem per trobar la millor idea. Això funciona millor quan ajunteu un grup de companys que siguin còmodes i que puguin escopir idees sense que els líders superiors presentin judicis reals o percebuts. Dues altres formes són la defensa i la investigació.

En defensa, cada membre exposa directament la seva opinió. Tot i que permet a tots els jugadors saber quina és la posició dels altres, no permet una comprensió molt gran, ja que hi ha poca investigació sobre la posició dels altres. Aquest procés, si no es supervisa detingudament, pot conduir a la defensa plena d’una posició en particular, ja que pot considerar que el líder del grup designat està impulsant la seva agenda i vol fer arribar a aquells de l’equip que s’oposen a la proposta.

D'altra banda, la investigació intenta crear un terreny de joc més equitatiu mitjançant l'ús de preguntes per difondre informació sobre el problema. Permet que tothom pugui desafiar el problema mitjançant les seves respostes a una pregunta. Aquest mètode pot permetre més implicació, ja que tendeix a crear un ambient de intercanvi i diàleg.

Un darrer mètode es pot anomenar híbrid. Aquí és on el líder combina els millors aspectes de la defensa i la investigació sobre el discurs de resolució de problemes.

Respondre a la declaració del problema

Abans parlàvem de la creació d’una declaració de problema que ens permetés iniciar l’anàlisi que va obrir la porta a crear cursos d’acció per al nostre problema. Ara, hem de desenvolupar un procediment per respondre a la nostra afirmació de problema. Una manera útil és la recomanació de la solució de set passos d’aquest autor.

1. Repetiu el problema. És l’últim moment per assegurar-se que s’aborda el problema adequat.
2. Punt de partida; on érem.
3. El punt final desitjat en funció dels cursos d’acció. Podria ser més d’un.
4. Per què era important per a nosaltres resoldre el problema? Quina era la teoria que subratllava el problema?
5. Què ens deien les dades? Quins van ser els indicadors que ens van apuntar a les nostres conclusions?
6. Presentar només anàlisis fets. No doblegueu mai les dades per donar una opinió esbiaixada. Deixeu que les dades parlin per si soles.
7. Feu una recomanació.

Observar-orientar-decidir-actuar

Fins a aquest punt, tenim una última cosa a fer d'acord amb el cicle de bucle OODA de John Boyd, observar-orientar-decidir-actuar ; hem d’actuar: prendre una decisió. L’objectiu és una decisió audaç i ben informada. Tanmateix, hi haurà vegades que calgui una decisió abans que entri tota la informació desitjada. Una decisió és crucial perquè res pot ser pitjor que arribar massa tard.

En termes pilot, un avió no vola per si mateix. El pilot al comandament ha de volar l’avió i mai no pot acceptar ser-ne el passatger, de manera que convida al perill. Pren el comandament i el control i sigues decisiu. Aquesta és una capacitat fonamental per a un líder amb èxit.

Amb el vostre pla d'acció a la mà, cal tenir en compte algunes coses importants.

1. Tingueu en compte els indicadors que espereu començar a veure. "Com serà la situació quan solucionem el problema?"
2. Quins passos s’haurien de prendre per implementar la millor alternativa en un termini acceptable. El temps poques vegades és amic.
3. Com supervisareu l'execució del pla?
4. Quins recursos necessitareu?
5. Qui mana i té les autoritats necessàries?
6. Comunicar-se, comunicar-se i comunicar-se.
7. No ho oblideu, sempre hi ha alguna cosa més a fer. Cal estar atents. Presteu atenció a problemes com una classe d’infantil i res no us sorprendrà.

Al final, un líder ha d’obtenir resultats. Si es vol un equip compromès i orientat als resultats, la visió, l’orientació i la motivació han de coincidir amb el repte. Això permet als membres de l’equip de tota l’organització encarnar el lideratge tant d’una manera quantitativa com qualitativa, on tots es centren en els resultats alhora que comprenen i maximitzen les habilitats interpersonals. Per tant, deixeu que arribin els problemes, lluiteu per solucionar-los i milloreu-los cada dia. Recordeu, hem de practicar per arribar a Carnegie Hall.

© 2019 Fernando Guadalupe Jr.