Disseny d'una portada de proposta empresarial

En examinar Internet, em vaig adonar que hi havia diversos termes que s’utilitzaven indistintament amb “portada” que podrien crear confusió. El full de presentació, la pàgina de títol i la carta de presentació són elements diferents que s’utilitzen per a diferents propòsits.

Una portada és el que precedeix a un llarg informe d’alguna mena (com ara propostes de contractes o projectes, propostes de subvencions o informes empresarials) i el procés de disseny és bàsicament el mateix per a cadascun. En aquest cas, faré servir l’exemple d’una proposta de contracte (o oferta) escrita en resposta a una "Sol·licitud de proposta" publicada per una agència governamental (estil que no és APA).

Portada dissenyada per a una proposta (no real): per preparar un manual d’instruccions sobre com dur a terme auditories del sistema de reg. Tingueu en compte fins a quin punt la fotografia il·lustra el projecte, però no domina.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambdues)

Què és una sol·licitud de proposta (RPF)?

Una RFP és un document detallat, generalment publicat per una agència governamental, que permet al públic saber que té un projecte sobre el qual volen fer ofertes. Una RFP ben escrita descriu l’objectiu que pretén l’agència, la raó del projecte, els seus antecedents i detalls sobre el que volen fer.

Si escriviu una proposta com a resposta a una sol·licitud de comanda, és important escriure-la en el mateix ordre que demani l’agència. Si no ho feu, l’agència ho eliminarà. Per què? Ells ho veuen com un licitador que no vol accedir a les necessitats de l’agència, cosa que significa que poden esperar problemes durant el contracte, si és el seleccionat. Dit això, hi ha una manera estàndard d’organitzar la majoria de propostes.

Format de proposta empresarial

En una proposta empresarial estàndard, les portades i contraportades adjunten el document. La portada és com una portada de revistes amb gràfics, un bonic disseny, que mostra informació clau i impresa en cartolina.

Una proposta realment gran pot tenir una portada que, si se’n demana, entra just a la portada. La pàgina de títol ha de ser gairebé o només text, normalment imprès en blanc i negre en un format fàcil de llegir, amb el títol de la proposta destacat.

A continuació, es troba la carta executiva de l'empresa o la taula de continguts (TOC), en qualsevol ordre que sol·liciti la RFP. Després ve la resta del contingut, amb totes les seccions i els números de pàgina que apareixen al TOC. La contraportada amplia la combinació de colors bàsica de la part frontal, però no en té gaire més.

La contraportada segueix l'esquema de colors, però es manté mínima. L'únic text d'aquesta portada és el nom i l'adreça de l'empresa. Podria ser tan fàcilment una cita relacionada d'algun tipus, segons el tipus d'informe.

Exemples i característiques de la portada

Una pàgina de portada de la proposta és el primer que qualsevol persona pot veure de la vostra proposta. Ha de reflectir el millor de qui ets i ser reconeixible. Una bona portada té les següents qualitats:

• Sembla net i net.
• Els components són informatius i estan ben organitzats, però bastant senzills.
• El disseny és atractiu de manera que reflecteixi l’empresa o el projecte.
• El text inclou el nom de la vostra empresa, l'adreça i el logotip, el nom de la proposta, la data de venciment i a qui va la proposta.

Els exemples següents han estat dissenyats per serveis públics d’aigua o organismes governamentals relacionats amb el Departament Estatal de Recursos Hídrics. Tots ells van cobrir les sol·licituds de subvencions per a projectes de protecció o restauració de l'aigua. Com podeu veure, són molt diferents entre si. Cadascun té els seus punts forts i els seus punts febles.

El primer exemple, de la ciutat d’Upland, està força ben dissenyat i porta la major part de la informació necessària. Tanmateix, no és gaire atractiu tenir el logotip Upland en blanc i negre com a únic gràfic. Podria beneficiar-se d’apropar tot el text, de manera que hi ha més espai en blanc al voltant de les vores. El logotip i el segon quadre de text es podrien acostar una mica més al nom de la ciutat, de manera que formen un gran grup. També necessita una data d’enviament, que afegiria al final del segon quadre de text.

El segon exemple, del districte de control d’inundacions del comtat de Riverside, utilitza com a gràfic el logotip més colorit del comtat, ben situat i ampliat. El petit text que apareix a la part superior dreta és la data d’enviament de la proposta. El primer quadre de text principal sembla una mica incòmode amb la línia dels anys curts seguida de la línia del programa de subvencions llargues i, de nou, les línies curtes. Ho canviaria de diverses maneres, però efectives:

1. Moveu la data d’enviament just a sota de les paraules "PROPOSTA DE SUBVENCIÓ" i augmenteu-ne la mida. Augmenteu les dues línies, de manera que siguin una agrupació separada de la resta. Aquests esdevenen el "títol" del document.
2. Al quadre de text següent, suprimiu els anys i moveu la línia més llarga a la part inferior d'aquest grup. Després es converteix en un programa del Departament de Recursos Hídrics, que és. Visualment, també fa que el grup de text situat a sobre del logotip sembli similar (però invertit) al grup que hi ha a sota del logotip. Junts emmarquen el logotip.

El tercer exemple, del Districte de Reclamation 2107, té una bella fotografia d’una zona inundada, relacionada directament amb el projecte per al qual sol·liciten finançament, però el format no és molt atractiu. Seria molt millor amb la fotografia una mica més petita i amb un marc lleuger, i el text més gran, una mica més a prop de la foto. La cita podria quedar petita. Per tenir un aspecte equilibrat, l’espai en blanc de la part superior i inferior de la pàgina ha de ser més gran que els espais entre text i fotografia.

Tingueu en compte les coses que tots tres tenen en comú:

• Text on s’indica quin és el document (finançament de la proposta 13, proposta de subvenció, sol·licitud de subvenció).
• Nom del projecte per al qual sol·liciten finançament.
• Nom de l'agència que envia (ells mateixos).

Allò que no tenen en comú, però és desitjable:

• Dos tenen dates.
• Dos tenen logotips.
• Només el comtat de Riverside llista l’agència a la qual s’està enviant la subvenció.

Tres mostres de portades reals. Totes són sol·licituds de subvencions d’agències governamentals per a projectes d’aigua (per tant, són de domini públic).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Elements desitjables en una portada

Els tres exemples de portada que es mostren a dalt contenen alguns d’aquests elements, però cap d’ells conté tots. El comtat de Riverside és el més proper.

Article	Terres altes	Riverside	Districte 2107
Tipus de document	x	x	x
Nom del projecte	x	x	x
			x
Envia al nom		x
Envia des del nom	x	x	x
Logotip del remitent	x	x
Data d’enviament		x	x

Dissenyar una portada

Si escriviu moltes propostes (o informes) que requereixen portades, sempre ajudarà a establir una rutina de disseny. Aquí teniu l’ordre que us proposo:

1. Consulteu la RFP si hi ha requisits de portada.
2. Trieu text.
3. Trieu gràfics relacionats amb el tipus de proposta (inclòs el logotip). La portada i el contingut de la proposta han de coincidir, ja que la portada és la introducció al contingut. Si la proposta consisteix en un projecte que realitzi auditories d'aigua, poseu una foto a la portada d'algú que faci una prova d'uniformitat de reg o que vegi aspersors amb un portapapers a les mans o alguna cosa que reflecteixi la naturalesa de la proposta. No poseu cap foto de vosaltres parlant amb un grup de persones, tot i que pugui semblar bé, si no es demana aquesta habilitat.
4. Trieu un esquema de colors que coincideixi amb el logotip o els colors de la foto principal.
5. Desenvolupeu un disseny bàsic. Afegiu un esquema de colors, després quadres de text i text, després gràfics i el text que els acompanyi.
6. Canvieu els gràfics i els quadres de text, experimentant amb diferents ubicacions i formacions, fins que tota la portada sigui exactament com vulgueu.
7. En algun moment desenvolupareu una coberta que sabeu que és impressionant. Si és així, converteix-la en una plantilla quan la desis per poder tornar-la a utilitzar amb altres propostes.

El format general de la portada superior és una de les tres bandes, cada una augmenta en profunditat, amb la més pesada a la part inferior. La part superior és la banda de verd i blau, que representa els colors de l’entorn i de l’aigua. El segon del centre mostra el nom del projecte, amb una fotografia que il·lustra el tipus de manual que s’ha d’escriure i les habilitats rellevants que s’enumeren al costat. Això situa el projecte i les meves qualificacions en la posició més central i cridanera. La banda inferior està formada per un bloc de text que consta de dades d’enviament: la meva empresa i adreça, la seva empresa i adreça i la data d’enviament. Naturalment, l’ull es mou cap a la dreta cap a l’element petit "logotip" verd que coincideix, lligant-los inconscientment en una banda ampla i inferior.Els espais en blanc entre les bandes s’equilibren i fan que la coberta sembli “neta”.

Analitzar portades com aquesta realment us pot entrenar la vista. Quan dissenyeu i analitzeu un dels vostres propis, pot fer por les primeres vegades. Però el procés esdevindrà més interessant a mesura que us relaxeu, sigueu més creatius i comenceu a veure resultats.

Per superar les por, de vegades ajuda a utilitzar una plantilla creada per algú altre (el vostre programa de programari o en línia) o una proposta que cobreixi una altra persona abans que vinguéssiu.

Primer vaig col·locar els colors i la línia central com a guia. A continuació, va afegir el títol de la proposta, després les adreces i la foto del logotip.

Vaig acabar amb la foto escollida per representar el projecte, juntament amb algunes habilitats rellevants. A continuació, moveu objectes lleugerament d’un costat a l’altre i cap amunt i cap avall per trobar el millor equilibri.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambdues)

Plantilla de portada

Si decidiu provar d’utilitzar una plantilla, cerqueu la col·lecció al vostre programari o a Internet i cerqueu un parell de plantilles que tinguin un aspecte similar al vostre negoci. Tenint en compte els components de disseny que ja heu establert (colors, text, gràfics), comenceu a substituir els objectes d’una de les plantilles pel vostre propi material i a veure què passa. Quan feu el mateix amb els altres, probablement trobareu que un destaca per ser molt millor que els altres.

Aleshores, si sou com jo, probablement veureu alguns canvis que vulgueu fer en el que més us agradi. Fareu els canvis i en veureu un altre. Abans de saber-ho, haurà creat la vostra plantilla. Assegureu-vos de desar-lo en un lloc diferent, de manera que es pot tornar a trobar fàcilment. Un cop hàgiu creat la plantilla, serà molt més fàcil crear portades en el futur amb el mateix disseny.

Tingueu en compte que, tot i que la portada dóna una primera impressió, no és l’única impressió. Un bon avaluador també ho veurà al contingut, així que no us preocupeu massa de si la portada serà prou bona o no. Un excés de molèsties pot inhibir la creativitat.

Aquest tutorial mostra com crear un disseny bàsic mitjançant Microsoft Publisher: un programari fàcil i més que adequat. Altres programes que podeu utilitzar són Word o InDesign (Mac). He dissenyat les cobertes anteriors modificant una plantilla a InDesign. De fet, prefereixo Publisher, però no funcionarà en un Mac.