Consells per als empleats: com respectar els equips d'oficina

Si us plau, no trenqui l’equip d’oficina: quan els empleats sense inversió es tornen canalla

Alguna vegada us heu adonat que sembla que a alguns empleats no els importa estalviar diners o tenir cura dels béns de l’empresa com si fossin propis?

Quan era petit, hi havia diverses cases de lloguer a prop d’on vivia. Sempre semblaven destruïts amb vells cotxes brossa al pati davanter, gats que tenien diversos jocs de gatets mig salvatges i joguines trencades i malmeses escampades pel pati.

La meva mare ens va dir que les persones que llogaven cases sovint no tenien cap vestimenta o no els importava mantenir-les tant com les persones que les posseïen perquè no havien treballat dur per aconseguir la propietat i tenien previst traslladar-se a un altre lloc, de manera que no ho van fer. No m'importa si van enderrocar el lloc i el van deixar perquè algú altre el netegés i el reparés després d'haver-se retirat. Tot i que crec que la meva mare hauria tingut una mica de prejudicis, sí que tenia un punt.

De vegades sembla que els nous empleats i empleats fora de l’oficina no respecten els subministraments i l’equip. Sembla que no pertanyen a l’empresa i no els importa quan alguna cosa surt malament perquè poden marxar i deixar que algú altre s’encarregui del problema. Es neguen a assumir la responsabilitat de la seva preocupació i això pot causar molta tensió en una oficina, a més de costar diners i dificultar la productivitat laboral.

La formació a l’oficina hauria de cobrir l’ús bàsic de l’equip

Tenir un bagatge bàsic sobre com utilitzar correctament l’equip d’oficina hauria de formar part de la formació de tothom i, tot i que semblaria obvi, que tothom sap utilitzar una copiadora, una màquina de fax, una grapadora i un telèfon, encendre l’ordinador i enviar impressora i posar fitxers en ordre alfabètic, malauradament, sovint no és així.

Com ser un empleat respectuós en una oficina

1. Sigui curós i cortès amb la impressora / copiadora

• No deixeu cap paper a la copiadora amb la part superior tancada perquè la gent hagi de retirar-lo abans de poder copiar-ne el seu.
• No deixeu la part superior oberta (la pols i les restes poden entrar i danyar els miralls).
• No blanquegeu alguna cosa i, a continuació, intenteu copiar el paper sense deixar que s’assequi.
• No feu còpies arrugades o grapades per la màquina. Els resultats d'això haurien de ser obvis abans de provar-ho.
• No creeu un embús de paper i deixeu-lo perquè algú altre ho esborri.
• No utilitzeu tot el paper i no hi poseu més.
• Finalment, previsualitzeu el que voleu imprimir per no malgastar centenars de fulls de paper, que només poden costar set cèntims per peça, però sumen centenars de dòlars malgastats al llarg del temps.

2. Mantingueu els clips de paper separats dels passadors i torneu a col·locar els taps als marcadors

Hi ha una raó per la qual mantenim els clips de paper separats dels pins i substituïm les tapes de marcador. Ho sabríeu si mai treballéssiu a una oficina. Posar la mà a la capsa del clip i quedar-se atrapat per mitja dotzena de pins no és tan emocionant com pot semblar.

A més, quan els ressaltadors nous i els retoladors negres que fem servir gairebé diàriament funcionen malament o sagnen tot, perquè heu oblidat de tornar a posar el tap o heu intentat substituir-lo a mitges, però no heu esperat a sentir-lo fer clic al seu lloc. ens costa un mínim de 1 dòlar cadascun i fa que la nostra feina sigui molt més difícil del que cal. Per cert, utilitzar un Sharpie negre per ressaltar el text té l’efecte contrari del que pretenia i no es pot desfer… sospir!

3. Posa les coses enrere tal com les has trobat

Quan treballem amb clients en un entorn de ritme ràpid, no hem de pensar on podria amagar-se la grapadora o el rotlle de cinta o arribar al nostre bolígraf i trobar al seu lloc un embolcall d’enrotlladors de rodets. El telèfon hauria de mirar cap a l’usuari perquè no es giri al revés. És difícil marcar un número quan el teclat està capgirat. Si us plau, substituïu-ho tot tal com l’heu trobat o millor, no el toqueu gens. No és com si l’utilitzessis per a res productiu.

4. Utilitzeu Sticky Notes tal com es vol

Les notes adhesives són per a missatges temporals, no per crear un collage al voltant de l'ordinador. Les notes adhesives, també cares, no s’han d’utilitzar com a substitut de la bona comptabilitat. Tot i que és fantàstic anotar un número de telèfon o deixar un missatge a algú que vingui al proper torn, les notes s’han d’eliminar després de llegir-les, no deixar-les setmanes després perquè ningú no tingui ni idea de si són importants o no, de manera que deixen de prestar-los cap atenció, ja que es recullen com fulles seques al voltant de l’escriptori sense que ningú estigui disposat a prendre la iniciativa d’eliminar-les per si de cas podrien ser importants.

5. Respecteu l’equip i les persones que l’utilitzen

No feu copiades a les fotocopiadores, no estireu els cables dels telèfons al voltant dels ordinadors i atraieu els vostres companys de feina ni capteu l’espai comú de l’escriptori perquè ningú no pugui accedir-hi ni utilitzar cap altra cosa que vosaltres. Substituïu suaument les cobertes de la copiadora. No col·loqueu una tassa de cafè oberta a prop del teclat de l'ordinador ni deixeu taques de degoteig o, pitjor encara, el mal alè, la colònia o els residus de pell greixosa en qualsevol superfície, especialment els receptors de telèfon.

6. No descarregueu les coses a l'ordinador de l'empresa tret que sigui el vostre treball fer-ho

Per si no us n'heu adonat, hi ha aquestes coses anomenades virus que s'amaguen a les descàrregues i desactiven els equips. És possible que l’empresa tingui instal·lat un programari antivirus, però no tempteu el destí. Està bé navegar ocasionalment per llocs web quan els negocis siguin lents i tot el treball acabat, però tingueu cura de descarregar virus que poden esborrar les dades emmagatzemades i convertir els vostres companys de feina i els vostres caps en els vostres pitjors enemics.

7. No "presteu" subministraments d'altres departaments

Si compartiu departaments a prop d'altres oficines, no els "presteu" els subministraments i no els torneu o, millor encara, no els presteu en absolut. Aconsegueix el teu! D’acord, tots sabem que algunes oficines no són tan bones com altres per mantenir el subministrament, però igual que a casa, si utilitzeu l’última gota de llet, no torneu a posar el cartró buit a la nevera. Si necessiteu utilitzar alguna cosa que no sigui vostra, pregunteu primer, assegureu-vos que està bé i, a continuació, substituïu-lo pel fons de subministrament de la vostra oficina.

8. Quan planifiqueu grans feines, feu que algú ho sàpiga per endavant

Si teniu previst copiar 200 fulletons que necessiten recopilar i grapar, heu de planificar amb antelació. Assegureu-vos que hi hagi prou paper perquè no en feu servir l’últim. Assegureu-vos que ningú més hagi d'utilitzar la impressora o la copiadora durant el temps que l'utilitzeu i feu servir les funcions de la copiadora (és a dir, agrupar, grapar, perforar forats) de manera que no obligueu els subalterns a posar 800 fulls de paper en ordre. i grapeu-les a mà. La qual cosa ens porta al número nou!

9. Pregunteu sobre com utilitzar l'equip d'oficina

Si no sabeu com utilitzar un material d’oficina, apreneu a fer-ho o demaneu-li a algú que us ho mostri. A més, seria bo que el recordessis, de manera que la propera vegada no molestaràs a altres que facin la seva pròpia feina. Sempre em sorprèn algú que em pregunti, de quina manera va el paper en aquesta "cosa". Hi ha un diagrama de tot l’equip d’oficina modern que us mostra on col·locar el paper i en quina direcció. Podria mostrar-vos "on posar-lo", però potser no us agradaria la meva resposta.

10. Utilitzeu l'equip adequat per al treball adequat

• No utilitzeu la cinta d’oficina per posar un volant a la paret pintada. Arrencarà la pintura de la paret.
• No encalleu la grapadora i, a continuació, bateu-la i trenqueu la molla.
• No intenteu grapar 200 còpies amb una grapadora dissenyada per a treballs petits, no grans, provocarà un mal rendiment de la grapadora i, molt probablement, deixarà unes puntes de metall afilades desplegades a la mà de la següent persona que manegi la documentació grapada.

11. Utilitzeu el sentit comú

No hi ha res dolent en preguntar a algú com fer alguna cosa, però si espereu que ho faci per vosaltres quan estigui ocupat fent la seva pròpia feina en lloc de fer-ho correctament vosaltres mateixos, és un passiu contra l’oficina i no un bé. Tothom, independentment del seu estat, ha de conèixer les habilitats bàsiques d’oficina i la cortesia quan comparteix i utilitza subministraments. Pot semblar una tonteria fins i tot esmentar aquestes coses quan hi ha moltes coses més importants a tenir en compte, però mantenir l’oficina sense problemes, respectar l’equip i no abusar de subministraments pot comportar més diners i més temps dedicat a altres coses, com ara el final de l’any bonificacions i pizzes

Per tant, no llenceu la grapadora amb les grapes enganxades a la brossa ni la canvieu amb la grapadora del vostre company de feina com si mai no l’haguéssiu trencat. No copieu la part posterior ni la cara a la fotocopiadora i respecteu on van les coses i quan demaneu préstecs, substituïu les coses tan aviat com sigui possible, ja que és probable que necessiteu grapadora, cinta i tisores en un minut a minut bàsic i no una cosa que es pot prescindir durant deu dies sense haver de demanar prestat a una altra persona mentre en demana una altra fins que aparegui la vella deu minuts abans que arribi la nova. Posar les coses enrere i fer la vostra part per mantenir les coses netes i ben mantingudes ajudarà molt a assegurar un lloc de treball feliç i productiu per a tothom.

Alguna vegada heu arribat al porta-clips i heu tingut un collaret de cadena de vint peus de llarg? Sí, algú va fer un bon ús d’aquests 10 dòlars per hora per aprendre un nou ofici.

Qui sabia que calia utilitzar tals com talladores de paper, grapadores i perforadors?

He passat la major part de la meva vida adulta treballant en una oficina d’algun tipus i la meitat la vaig dedicar a treballar com a director d’oficina, de manera que podia explicar algunes històries. He vist paper malgastat per la càrrega forestal, armes letals fetes de gomes i llapis que es llançaven a caixes buides apilades al llarg d’una paret i cadires d’oficines noves arruïnades en menys d’una setmana amb els braços de les cadires i els respatllers dels seients completament trencats apagat. Creieu que era una gent reclinable o una escala?

Recentment, el tallador de paper que havíem utilitzat a l'oficina durant gairebé vint anys es va trobar aixafat entre la copiadora i la trituradora de paper amb el mànec arrencat. Un model de reemplaçament del mateix calibre costaria 150 dòlars, però amb algunes frugals comparacions en línia, vam poder convertir el nostre proveïdor en un reemplaçament decent per 35 dòlars.

Menys d’un mes després de comprar el nou tallador, vaig venir un matí per sentir un so terrible i vaig trobar un nou empleat que intentava tallar 20 fulls de paper amb una fulla dissenyada per a no més de cinc alhora.

Em vaig resistir a les ganes de cridar: "Què creus que fas?" i, en canvi, va preguntar: "Sabeu que no se suposa que heu de tallar més de cinc fulls alhora, oi?"

L’empleat em va mirar en blanc i va continuar intentant tallar els 20 fulls, posant una mica més de potència al tall pensant que això solucionaria el problema en lloc de crear-ne un de més gran i destruir el nostre segon tallador de paper en menys de dos mesos.

"Ca-Runch, Quoosh", va sortir el so mentre la fulla tallava sis centímetres als papers i es doblegava i esmicolava la resta. en menys de dos segons, es llencen vint fulls de paper triturat, doblegat i preimprès a la brossa, no a la paperera, i és tot el que puc fer per agafar el cor i desmaiar-me a la gastada catifa.

Cap gerent d’oficina vol microgestionar petites feines, però els petits errors poden costar molts diners amb el pas del temps

Si heu de demanar els subministraments, ja sabeu quant costen i quan sabeu que el vostre departament té un pressupost i que les hores de treball dels empleats es reduiran i que les pujades salarials dependran del compliment del vostre pressupost, acostumeu a ser molt cautelós sobre coses petites que sumen molts diners al llarg del temps, com fer servir més de la meitat dels teixits en una nova caixa de Kleenex per netejar un vessament de cafè, quan hi ha una fregona i una tovallola vella asseguda darrere de l'armari o doblegar clips de paper en formes d’animals o trencant-los en petits trossos i deixant-los estirats a l’escriptori com un gos vell que es desfà.

És clar, tothom utilitza equips d’oficina per a ús personal de vegades, com quan es copia una recepta, però quan imprimiu 200 pàgines de comentaris a la copiadora en color quan tot el que volíeu era la recepta d’una pàgina, però no l’heu previsualitzat abans d’imprimir una llista de més de 600 persones comenten com estimaven o podien millorar la recepta, i el mal ús de l’equip resulta costós per a tothom.

He vist empleats que utilitzaven les tisores de l’oficina per rascar-se les sabates de la caca de gossos i tornar a posar les tisores al calaix sense ni tan sols netejar-les, ni mastegar les tapes de tots els bolígrafs o ruixar mitja llauna de Lysol al bany després de passar el vent o utilitzeu cinc tovalloles de paper de mida completa per assecar-vos les mans i mig rotlle de teixit per netejar el fons i obstruir el vàter perquè desbordi al terra i deixeu-lo netejar per una altra persona.

Tot i que no voleu comptar els minuts que passen les persones al vàter ni limitar-los a cinc fulls de paper higiènic per al número u i per als deu llocs de treball més grans, arriba un punt en què heu de recordar a la gent que malgastar subministraments és igual que dolent com perdre el temps fent gafes quan hi ha feina per fer.

Tot està bé que es cuida bé

Hi ha algunes coses que són perilloses de descuidar, com deixar un escalfador espacial durant tota la nit sense desconnectar-lo o deixar el tallador de caixes obert i orientat cap a l'exterior i pressionat contra una superfície dura. Hi ha altres coses que són molestes, com deixar bolígrafs negres a les escletxes del teclat negre, de manera que quan comenceu a escriure, el llapis us salta i roda sota els dits evitant que introduïu el vostre codi d’accés i us obligui a tornar a començar de nou..

Ser un bon company de feina és com ser un bon company de pis. Si respecteu els altres i l’entorn on treballeu, tot anirà bé, però si dificulteu la vida per la vostra presència, és poc probable que dureu molt temps en aquesta posició o tingueu molts amics.

Siguem realistes, tots ens enganyem i cometem errors i és el rar empleat que no aprofita els equips d’oficina moderns per fer una feina personal que no podrien fer a casa, però els constants abusos d’equips i companys lloc de treball fins a ser un lloc infeliç amb moltes discussions i queixes. Si esteu contribuint a un lloc de treball infeliç, formeu part del problema que no forma part de l’equip i cuidar els subministraments i respectar l’espai personal dels altres contribueix a crear un entorn de treball còmode i productiu.