9 Àrees de gestió de projectes (i per què importen)

L’èxit del projecte és important

El fet és que, a la vida i als negocis, la majoria de projectes fracassen. Però l’èxit és important. Sempre que falla un projecte, es perden temps i diners. De vegades, es perden vides, com en una missió de rescat després d’un huracà o un altre desastre natural.

Hi ha dos tipus de projectes. Un és, segons el gurú empresarial Joseph M. Juran, "un problema programat per a la solució". Si un projecte com aquest falla, es perd tot el temps, l’esforç i els diners i el problema encara ens queda. L’altre tipus de projecte és un esforç per convertir un somni en realitat. Quan falla aquest tipus de projectes, el somni no es fa mai real. Per exemple, a principis d’aquest mes, una empresa amb una gran visió va tancar les portes. Conec vint persones que van perdre una gran part dels seus ingressos i n’hi va haver centenars d’altres. I l’empresa va ajudar a milers, però ja no està.

El fet és que més de la meitat de tots els projectes fracassen, i això fa referència a projectes ben dissenyats i ben gestionats, i inclou, amb èxit, projectes que es lliuren amb retard i amb pressupost excessiu. L’autèntic índex d’èxit: els projectes que ofereixen resultats acceptables o meravellosos a temps i amb un pressupost inferior, és molt petit.

Ho podem fer molt millor. Ho fem prestant atenció a totes les parts d’un projecte, és a dir, gestionant les nou àrees de gestió de projectes segons s’apliquen al nostre projecte.

En aquest article

Veurem:

La definició de l'èxit del projecte
Com es defineix un objectiu de projecte
Les nou àrees de gestió de projectes
Com he aplicat aquestes àrees en un escenari d'exemple de la vida real
Les tres fases d’un projecte, inclosa la preparació, la realització i el seguiment

L’objectiu: èxit del projecte

L '"èxit del projecte" sembla un objectiu molt imprecís. En realitat, no és imprecís, però és massa general.

Podem especificar-ho fàcilment per a cada projecte. I, de fet, aquesta definició específica de l'objectiu del projecte és el primer pas per a l'èxit del projecte. L'Institut de Gestió de Projectes (PMI) defineix formalment un projecte com "un esforç temporal realitzat per crear un producte, servei o resultat únic". Els elements clau són:

Cada projecte és temporal. No continuarà per sempre. Començarà en una data determinada i acabarà en una data posterior.
Cada projecte és únic. Cada projecte ofereix un resultat nou, nou i diferent.
Cada producte ofereix un resultat específic quan es fa.

Definició de l'objectiu del projecte

Aquí teniu algunes mostres dels objectius del projecte:

El 20 de juny tindrem un casament meravellós amb 300 convidats.
El 30 de novembre s’obrirà un nou pont de quatre carrils entre l’illa de Marcos i el continent per al trànsit de vehicles per un cost inferior als 4 milions de dòlars.
La nostra versió més recent del programa Amazing Planning, versió 10.0, es publicarà el 20 d’agost per un preu de 29,99 dòlars, amb tots els errors coneguts de la prova beta solucionats amb un cost de desenvolupament inferior a 50.000 dòlars.

Com podeu veure, els projectes són tant personals com empresarials. També veureu que una bona definició del projecte inclou què es lliurarà, quan i quant costarà. (El casament té un cost, però és personal. No ho he inclòs perquè no és cosa vostra.)

Aquests exemples il·lustren les tres primeres àrees d’un projecte que hem de gestionar.

Abast és una paraula fantàstica per al que estem fent.
Adreces horàries: quan s’iniciarà el projecte; quan acabarà, donant resultats; la durada de principi a fi; i la quantitat d'esforç (hores de persona) de treball.
Cost és una definició del cost del projecte.

Aquestes són les primeres tres àrees d’un projecte que definim i les anomenem factors Resultats (r) perquè es poden mesurar en termes de resultats clars i definibles. Per abast, o bé s’aconsegueix l’objectiu o no. Pel que fa al temps: o és una vegada, o és tard. Pel que fa al cost: o ens hem mantingut dins del pressupost o hem superat el pressupost. Per obtenir més informació sobre aquests factors de resultats i per què s’anomenen El triangle del ferro, podeu llegir Com es presenta un pla de gestió de projectes.

Però els resultats (r) no són suficients. Si treballem només amb aquests tres elements, el nostre projecte fallarà.

Quines són les nou àrees de gestió de projectes?

Abast, temps, cost, risc, qualitat, comunicacions, recursos humans, contractació, integració

Un exemple real: el viatge d’un dia

Fa uns anys, la meva dona i jo vam passar un dia molt divertit. Com a cap de projecte, vull dir que va ser perquè el vaig gestionar com a projecte. De tota manera, és un bon exemple de com l'èxit del projecte depèn de més dels tres factors (r) de resultats: abast, temps i cost.

El nostre pla era agafar un dissabte de juny i recollir els litxis (ens encanten les fruites de litxi) en una granja de litxi que trieu a prop d’una hora al nord d’on vivíem. Volíem portar a casa cinc lliures de litxi, que n’hi havia prou per durar-nos tot l’estiu. Els litis costaven 4 dòlars / lliura i el gas per al viatge era d’uns 10 dòlars, de manera que el cost total del projecte era de 30 dòlars.

Els resultats es basen en els processos

Sembla senzill. La majoria dels projectes sonen senzills. Però quan us atureu a pensar quantes coses no funcionen bé, això explica una història diferent. Aquí hi ha un munt de coses que podrien sortir malament, organitzades per il·lustrar els nou àmbits de la gestió de projectes.

Abast. Si ens perdéssim i no trobéssim mai les granges de lichi, no hi ha lichi.
Temps. Si començàvem tard, arribaríem a mig dia. Escollir litxis al sol calent no és gens divertit. I, per a una excursió d’un dia, no és divertit el fracàs del projecte.
Cost. Vaja! Els litxis són una fruita molt sensible. Necessiten un refredador i una mica de gel, o aniran malament abans que arribem a casa. Afegiu 5 dòlars per a un refrigerador d’espuma de poliestirè i 1 dòlar per al gel.
Risc. I si el cotxe avaria: un dia desgraciat! Afegiu-lo i comproveu-ho abans d’anar-hi.
Qualitat. Tria amb cura! Volem portar a casa només els millors litxos.
Comunicacions. Al cotxe, a mitja hora de casa. "Cara, tens el mapa?" "Què? Vaig pensar que tenies el mapa?"
Recursos humans. "Amor, és hora de llevar-te i recollir els litxis?" "Vaja, no em ve de gust. A més, la meva amiga Bàrbara em porta a berenar". Un viatge d’un dia s’ha convertit en divorci!
Contractació. Trucada telefònica a primera hora del dissabte al matí. "Senyor Kemp, moltes gràcies per haver portat el vostre cotxe ahir. Per desgràcia, vam fer una còpia de seguretat i encara no hi hem començat a treballar". "Però s'havia de fer ahir a la nit!" "Ho entenc, senyor, però, realment, estem fent tot el possible. El vostre cotxe hauria d'estar disponible cap a les cinc de la tarda. Gràcies per triar el Centre de servei de vehicles ràpids i fiables." Ni cotxe, ni viatge, ni litxi!
Integració. Tornem al cotxe amb els nostres litxis. "Cara, on és el més fresc?" "Ho vaig pagar, pensava que el portaves fora de la botiga". "El vaig portar fora de la botiga i tu el vas ficar al maleter". "No, he obert el maleter. Vaig pensar que hi posaves el refrigerador". "Però vas tancar el bagul". "Vaig tancar el maleter perquè pensava que hi posaves el refrigerador". "No, vaig posar el refredador a terra, perquè no vau obrir el maleter prou ràpid". "Així que dius que és culpa meva que vas deixar el refrigerador a l'aparcament de la botiga de queviures!" Cap refredador; litchis calents; dona enfadada.

Com es pot veure, moltes coses poden sortir malament en el procés de fins i tot un simple dia de viatge. Què més pot sortir malament en un projecte empresarial de 10.000 dòlars o deu milions de dòlars?

Si mirem honestament, aquest tipus de problemes es produeixen a tots els projectes tot el temps. I és per això que la majoria de projectes fracassen. Però l’èxit és més fàcil del que es podria pensar, si es presta atenció a les nou àrees.