Taula de continguts:
- 1. Envieu materials per endavant
- 2. Limiteu les invitacions
- 3. Estableix les regles bàsiques bàsiques, però no t’adones
- 4. Gireu els rols amb prudència
- 5. Comenceu amb un positiu
- 6. Eviteu la solució de problemes detallats
- 7. Posa els temes menys importants al final
rawpixel
Les trucades de conferència solen fer molt més que engendrar converses multitarea i descarnades a Slack o Gchat. En el pitjor dels casos, són una pèrdua total de temps de la gent i poden esgotar la moral si la trucada està mal gestionada. De vegades, aquestes trucades són inevitables, ja sigui perquè són necessàries des del punt de vista logístic o perquè algunes de les versions més elevades les requereixen, de manera que us expliquem com aprofitar-les al màxim.
1. Envieu materials per endavant
Ajuda a enviar una agenda amb antelació perquè la gent pugui entonar amb antelació tot el que necessiti afegir. Això redueix la probabilitat que la gent digui "Oh, una cosa més!" de la mateixa manera que tothom s'ha acomiadat de la trucada.
Si voleu fer referència a un document determinat o a un altre material visual, pot ser útil que tothom el tingui disponible durant la trucada. Trencar alguns números i després haver-los de repetir tres vegades és probablement una pèrdua de temps. Fins i tot si el document en qüestió hauria de figurar a les safates d'entrada de la gent, proveu de tornar-lo a enviar el dia anterior a la trucada, sobretot si es va enviar fa diverses setmanes o mesos.
També heu d’assegurar-vos d’informar la gent amb antelació si serà responsable d’actualitzar un projecte determinat. Tot i que, de vegades, les sol·licituds d’última hora són inevitables i els gestors generalment haurien d’estar preparats per a aquesta possibilitat, el millor és donar-los a la gent en comptes d’assumir que en saben i posar-los al moment.
2. Limiteu les invitacions
Hi ha dos grups de persones a pensar: les persones que necessiten estar trucades i les persones que no ho necessiten , però que poden ser útils. Les persones d’aquesta primera categoria probablement prenen decisions i són responsables d’equips amb actualitzacions a proporcionar. Identificar aquestes persones hauria de ser bastant fàcil.
La segona categoria pot incloure persones que puguin respondre a qualsevol pregunta sobre una situació concreta o que estiguin en el seu camí per ocupar rols de lideratge i que puguin beneficiar-se de la convocatòria. No , no inclou necessàriament tots els empleats o cada departament. Recordeu que passar temps en conferències telefòniques pot suposar un malbaratament del poder humà quan els administradors només podrien donar actualitzacions clau als seus equips més endavant. En cas de dubte, consulteu els directius i els responsables de l’equip sobre com utilitzar el seu temps amb eficàcia.
Depenent de la vostra organització, pot tenir sentit convidar tothom, però només obligarà l'assistència a certes persones. Això permet a les parts interessades unir-se, aprendre més i, amb sort, contribuir amb alguna cosa al final. Assegureu-vos de comunicar amb claredat aquestes diferents expectatives i recordeu que, com més persones estiguin trucades, més temps és probable que trigueu.
3. Estableix les regles bàsiques bàsiques, però no t’adones
S'han de comunicar les directrius sobre quan fer preguntes, qui s'espera que participi i recordar de dir el vostre nom en unir-vos o parlar, potser al mateix correu electrònic que conté l'agenda. Recordeu que aquestes directrius solen tenir excepcions raonables o és possible que un novell no estigui familiaritzat amb la cultura laboral de la vostra organització. Tampoc ningú serà perfecte en recordar silenciar el telèfon, així que assegureu-vos de no tocar les persones per sorolls de fons menors o altres infraccions petites.
Si alguna cosa està realment interferint amb la trucada, proveu un ampli "Tothom pot assegurar-se que el telèfon estigui silenciat si és en algun lloc sorollós?", Fins i tot si sabeu exactament qui és el culpable. Fer comentaris tan indirectes com sigui possible pot evitar que els empleats ben intencionats se sentin renyats o no desitjats.
4. Gireu els rols amb prudència
Assignar rols a les persones sense tenir en compte la seva voluntat i habilitats probablement només farà que la vostra conferència sigui més tediós. Proveu d’assignar funcions de presa de notes, configuració d’agenda i facilitació a les persones que realment estiguin interessades a liderar. En altres casos, és possible que vulgueu buscar membres de l’equip que tinguin interès en el tema d’una trucada concreta. Sigui quina sigui la raó, assegureu-vos de fer saber a la gent per què els demaneu que facin el paper, ja que això pot ajudar a millorar la seva confiança i moral.
També és bo tenir una veu nova executant les trucades de tant en tant. Potser un dels gestors regionals és molt apreciat i és possible que el vostre equip gaudeixi amb ell.
Tot i que una rotació aleatòria o programada de rols pot semblar justa, això pot tornar enrere. És possible que el novell acabi molestant-vos si el feu responsable de les notes sobre alguna cosa a la qual són nous. Probablement tampoc no és bo assignar un deure a algú responsable del tractament d’emergències i que pugui haver de sortir a mitja trucada.
5. Comenceu amb un positiu
Tot i que no voleu exagerar i semblar insincer, és bo reconèixer quan s’ha fet un gran treball o s’ha fet un esforç especial. Si un grup concret o una persona només ha aconseguit alguna cosa important, obriu-hi, encara que no sigui molt rellevant per a la trucada. També podeu fer un crit a algú que torni a sortir d’un gran viatge de negocis o potser a tota una oficina si surt d’una zona horària on encara és de bon matí. Això pot establir un to positiu per a una trucada que esgoti.
No feu que aquesta part sigui massa llarga, en cas contrari, només perdeu el temps. Tingueu també cura d'evitar la dutxa de les mateixes persones amb cada elogi, ja que això pot provocar efectes negatius i disminuir la moral en altres persones.
6. Eviteu la solució de problemes detallats
Mantenir-se en el tema és, òbviament, un objectiu per a les conferències telefòniques, però de vegades es troba amb situacions complicades en què la pregunta d'algú és temàtica, però és complicada o molt específica per a la seva situació. Si no és del tot aplicable a la resta de persones que participen en la trucada, no tingueu por de respondre amb "Això és complicat i bastant específic per a l'oficina. Podem discutir això fora de línia? "
En alguns casos, també podeu provar un motiu més específic, com ara: "Sé que algunes persones de l'equip de recursos humans tenen una altra reunió per arribar-hi en 10 minuts; podem ajornar aquesta discussió perquè no els implica? " L’important és assegurar-se que l’interlocutor no senti que la seva pregunta és inadequada o pesada, sinó que només s’ha de tractar en un altre moment o lloc.
7. Posa els temes menys importants al final
Tot i que l’objectiu sempre és que les conferències finalitzin puntualment, hi ha dies en què problemes tècnics o problemes complicats poden fer que trigui més. També és possible que aparegui una emergència que obligui almenys una persona a saltar de la trucada.
Si la vostra trucada està programada per més de mitja hora, hi ha moltes possibilitats que un gestor ocupat o un altre responsable de la presa de decisions hagi de dirigir-se a una altra reunió més urgent, ja sigui planificada o no. Proveu de posar qualsevol element sensible al temps que requereixi la seva entrada abans de la trucada. Tot i que després pot ser possible tornar a posar en funcionament un gestor que falta, això suposa temps i atenció fora del dia, o de qualsevol altra persona.