Els 6 procediments obligatoris de la norma ISO 9001: 2008

Norma ISO 9001 i procediments de qualitat

La norma ISO 9001: 2008 és una norma internacional que defineix els requisits d’un sistema de gestió de qualitat: el sistema mitjançant el qual la vostra empresa garanteix que tots els vostres processos són controlats i repetibles per garantir la qualitat dels vostres productes i serveis.

Normalment, els vostres processos es controlen mitjançant la presència i auditoria de procediments escrits de qualitat ISO 9001 que defineixen el que s’ha de fer. La norma ISO 9001: 2008 defineix les millors pràctiques per a cada procés de la vostra organització per garantir el control. Tot i això, la norma defineix només 6 procediments obligatoris que heu de tenir;

6 Procediments obligatoris de la norma ISO 9001: 2008

1. Control de documents (4.2.3)
2. Control de registres (4.2.4)
3. Auditories internes (8.2.2)
4. Control de productes no conformes (8.3)
5. Acció correctiva (8.5.2)
6. Acció preventiva (8.5.3)

Organigrama de procediment ISO 9001

LeanMan

Organigrama de procediment ISO 9001

LeanMan

Què és un procediment de qualitat?

Un procediment és una declaració de què es farà, quan es farà i per qui. És un conjunt d’instruccions i intencions que qualsevol persona de l’empresa pot seguir (no és un document d’empresa més secret per a la direcció, només com em va dir un gestor de qualitat). És una manera específica de dur a terme un procés, un conjunt de instruccions que el personal pot fer referència per ajudar-los a comprendre i dur a terme el seu treball diari d’una manera eficient i repetible.

La norma ISO 9001 diu que només alguns requisits del vostre sistema de gestió de la qualitat han de tenir un procediment documentat. Altres requisits del procediment depenen de la mida i la complexitat dels processos i del sistema general, així com de la competència del personal.

Procediment senzill ISO 9001

LeanMan

Diagrama de flux: procediments ISO 9001 vs documents de Word

LeanMan

Redacció d’un procediment ISO 9001

Un procediment ISO 9001 no ha de ser un document de cent pàgines que indiqui a la persona com i quan agafar un bolígraf, comproveu que hi hagi tinta del to correcte abans de formar lletres al quadre específicament ressaltat del formulari núm. XYZ. Hi ha massa persones i organitzacions que compliquen massa els seus procediments ISO 9001.

Si dividiu els procediments i les instruccions de treball, els procediments poden ser molt senzills, recordeu que només han de contenir la quantitat d’informació adequada perquè les persones que facin la feina ho facin de manera eficient i de la millor manera prohibida. Si el vostre equip és d’alta qualitat, ben entrenat, experimentat o el procés és molt senzill i evident, és possible que no sigui necessari fer cap procediment.

Prefereixo utilitzar diagrames de flux simples per crear procediments, utilitzar programari com Visio a la suite ofimàtica de programes. Han de ser només instruccions senzilles pas a pas que indiquen què s’ha de fer i, a continuació, el següent pas de la seqüència. No han de ser excessivament complexes.

Per al nivell d’instrucció laboral, també hi ha l’oportunitat d’aclarir el procés mitjançant coses com fotografies per ressaltar i aclarir coses específiques.

Hi ha massa organitzacions que superen el que fa als seus procediments ISO 9001, pensant que el pes del seu manual de procediments és un reflex de l’eficàcia del seu sistema. Hi ha massa procediments massa complicats que només generen confusió i la probabilitat que el sistema mai no es llegeixi ni se segueixi.

Vídeo de procediments ISO 9001

Procediments ISO 9001 obligatoris

Dins de la norma ISO 9001 només hi ha sis procediments obligatoris. Heu de documentar aquests sis. Això no vol dir que pugueu sortir només amb aquests sis; els procediments que necessiteu dependran molt de la mida i la complexitat de la vostra organització. No obstant això, aquests sis són els que heu de tenir.

4.2.3 Control de documents

Un procediment escrit per controlar l’aprovació i la reaprovació dels procediments abans de la publicació, així com per garantir que es mostri l’estat actual de la revisió. Per garantir que els documents siguin llegibles i que les versions actuals estiguin disponibles al punt d'ús. Assegureu-vos també que es controlen els documents obsolets i els documents de tercers, com ara els vostres clients.

4.2.4 Control de registres

Un procediment per controlar la identificació, emmagatzematge, protecció, recuperació, conservació i eliminació de registres.

8.2.2 Auditories internes

Un procediment per definir un programa d’auditories planificat per garantir que els vostres processos compleixin tant els requisits ISO 9001 com els vostres propis requisits. També per a la presentació d'informes, seguiment i registres d'aquestes auditories.

8.3 Control del producte no conforme

Un procediment per assegurar-se que no s’utilitza el producte no conforme i es prenen mesures.

8.5.2 Acció correctiva

Un procediment escrit per garantir que s’identifiquen les causes fonamentals dels problemes i que s’han de fer accions per corregir-los, s’ha de verificar les accions per garantir-ne l’eficàcia

8.5.3 Acció preventiva

Un procediment escrit similar al de les accions correctives, però l’organització hauria de prendre mesures per identificar problemes POTENCIALS i eliminar-los abans que es produeixi un problema.

Implementació de procediments ISO 9001

Estructura del procediment de qualitat

Un procediment pot presentar-se de moltes formes diferents. Pot ser una visió general d’un procés que indiqui purament què s’ha de fer, per qui i quan o pot ser instruccions detallades específiques. La majoria de les empreses intenten separar els dos nivells de documentació per motius de claredat, tenint procediments i, a continuació, instruccions de funcionament estàndard, instruccions de treball o altres documents detallats a un nivell "local" inferior del sistema amb les instruccions detallades de "com".

Un procediment hauria de detallar algunes seccions simples abans del detall real de què és el procediment, de manera que pugueu controlar el procediment específic.

• Abast: Quina és la superfície coberta pel procediment, és a dir, el lliurament entrant d’articles consumibles, sense incloure els articles interempreses. ”
• Responsabilitat: qui és el propietari i la persona responsable d’aquest procediment, al cap i a la fi, es tracta de documents específics del procés, de manera que el gestor de qualitat no es responsabilitza d’aprovar i crear els procediments de compra, per exemple, que seria el lloc del cap de compres.
• Control o problema: quina és la data d’emissió, aprovació, etc. Heu de mantenir el control dels vostres procediments, cal aprovar-los, la gent ha de poder estar segura que aquesta és la revisió actual, etc.
• Referències o documents relacionats: enumereu els altres documents i formularis que poden estar relacionats i rellevants amb aquest procediment.

Després d’aquestes seccions vindria el cos real del procediment.

Procediments genèrics fora del prestatge

Si voleu desenvolupar els procediments del vostre sistema de gestió de qualitat ISO 9001, és possible que vulgueu considerar una alternativa a la producció de tot des de zero. Hi ha molts sistemes que podeu comprar que tenen procediments i formularis genèrics ja dissenyats i formatats. Si introduïu el nom de la vostra empresa i altra informació, podreu crear documents bàsics que compleixin els requisits de la norma ISO 9001.

Aquests sistemes estan bé com a punt de partida per estalviar-vos l’esforç de dissenyar a partir de res, també us asseguraran que cobriu tots els requisits de procediment ISO 9001, inclosos els procediments obligatoris. La majoria dels consultors amb experiència en la instal·lació de sistemes ISO 9001 utilitzaran alguna cosa així, ja sigui un paquet comprat o bé fet a casa.

Aneu amb compte amb les empreses que anuncien la creació de tots els vostres procediments i us proporcionen un certificat per dir que compleix els requisits de la norma ISO 9001, moltes d’aquestes empreses són estafes i els certificats no valen res. Tret que estiguin registrats a UKAS (enllaç següent), no són un organisme acreditat que pugui emetre un certificat ISO 9001.

Ajuda addicional amb els vostres procediments

Els següents són alguns enllaços útils que us ajudaran a obtenir informació addicional sobre les normes ISO 9000;

Organització Internacional per a l'Estandardització; Lloc web ISO on podeu conèixer altres estàndards internacionals i supervisar els canvis i desenvolupaments en les normes.

British Standards Institute; El British Standards Institute és un altre organisme de certificació ben establert que opera a nivell mundial; també poden oferir auditories i formació de certificació per ajudar-vos a implementar els procediments ISO 9001: 2008.

The American Standards Organization; (ANSI) American Standards Organization us pot ajudar a implementar els procediments ISO 9001 de la mateixa manera que Lloyds i BSI anteriors.

Registre Internacional d'Auditors Certificats (IRCA); El Registre internacional d’auditors certificats és on podeu consultar les qualificacions d’un entrenador o auditor individual.

UKAS; El Servei d’Acreditació del Regne Unit és l’encarregat d’acreditar els organismes de certificació per poder dur a terme auditories ISO 9001. Tenen una llista de tots els organismes acreditats que poden proporcionar una certificació ISO 9001 vàlida dels vostres procediments ISO 9001.

Institut de Qualitat Chartered (CQI); El Chartered Quality Institute (anteriorment Institut d'Assegurament de la Qualitat). És capaç de proporcionar molt de suport en totes les àrees relacionades amb la qualitat. Si sou un professional de la qualitat, us recomanaria formar part.

Societat Americana per a la Qualitat (ASQ); La societat nord-americana de qualitat us pot ajudar de la mateixa manera que el CQI us pot ajudar al Regne Unit.

Els enllaços anteriors us poden ajudar amb les normes ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, certificació, auditoria, formació, sistemes de gestió de qualitat, procediments, millora contínua de la qualitat, etc.