S'expliquen les 4 etapes d'una reunió efectiva

Foto de rawpixel.com mitjançant Unsplash

En gairebé tots els episodis de la versió americana de The Office , el peculiar Michael Scott de Steve Carell va introduir els seus empleats a la sala de conferències per a una reunió que va començar malament, no va anar enlloc i que normalment acabava amb algú amenaçat amb la finalització, lesions físiques o una persona no desitjada. abraçada. A la vida real, les reunions en el lloc de treball (o reunions a qualsevol lloc, realment, a l’església, als programes extraescolars o fins i tot a seure amb la família) poden semblar igualment arbitràries i incòmodes. Si el que es tracta és de fer una pluja d’idees i, finalment, arribar a solucions, reunir-se al voltant d’una taula de la sala de juntes o reunir 40 empleats mitjançant Zoom sense una direcció definida és com saltar en un veler sense veles. De debò no aneu enlloc.

Seguiu aquests passos per obtenir millors reunions que comencin i acabin amb força, amb molts avenços entremig.

Consells per tenir una reunió efectiva

Trieu un lloc i una hora que no distreuran els membres. Tenir una reunió una hora abans de dinar en una oficina situada davant de la cafeteria serà totalment poc interessant per als assistents.
Si podeu fer la reunió virtualment, feu-ho. No hi ha cap raó per demanar a la gent que canviï el dia per reunir-se en un sol lloc.
Assegureu-vos que el vostre propòsit tingui un propòsit sòlid i definit. La reunió per debatre formes de reduir el pressupost del proper trimestre no és prou estreta. Feu el tema "Decidir quines tres coses no hem de gastar diners el proper trimestre".
Inviteu només persones que siguin rellevants per al punt de la reunió. A la gent generalment no li agrada anar a reunions, així que no faci assistir ningú que no sigui necessari per solucionar el problema.
Creeu regles bàsiques abans que comenci la reunió i assegureu-vos que tots els assistents en tinguin una còpia; una regla bàsica universal és "no interrompre's mútuament".
Envieu correus electrònics de seguiment dins de les 24 hores posteriors a la reunió, confirmant i prenent les decisions i qui exercirà funcions específiques en aquestes decisions.

4 etapes de reunions efectives

El primer que cal reconèixer sobre la realització de reunions efectives és que no només s’uneixen per art de màgia quan entres a una sala de reunions tapada. Com qualsevol reunió fantàstica, hi ha un element de planificació i preparació, sense el qual, una reunió real és completament inútil.

Les quatre etapes de les reunions efectives són:

Preparació. És el moment de definir realment de què tracta la vostra reunió. És una sessió de pluja d’idees sobre com utilitzar millor els interns d’estiu? Esteu intentant decidir on gastar diners addicionals en el pressupost del departament d'art? Tenir un tema principal de discussió ben format és clau per a l’èxit de la reunió, perquè els assistents volen sentir que val la pena aprofitar aquest temps extra de la rutina.
La reunió. Durant la reunió, vostè pot estar segur de seguir l'ordre del dia es va formar durant p reparació de manera que tots Punts clau de conversa és presentada a dalt, i tots se'ls dóna l'oportunitat de contribuir d'entrada sense haver d'anar fora de tema, de manera que la reunió més llarga del que és necessari ser.
Tancament. Uns minuts abans que estigui previst que finalitzi la reunió, acabareu els debats, fixareu un temps per a la propera reunió, si cal, i reviseu la possibilitat que els assistents es posin en contacte amb vosaltres per a qualsevol pregunta addicional.
Segueix. El seguiment és tan important per a la qualitat de la reunió com l’etapa de preparació. Aquí és on es tanquen els buits i es lliguen els extrems solts per assegurar-se que les decisions preses durant la reunió s’implementen correctament.

De totes les etapes d’una reunió, la que hauria de trigar més és la preparació. Instal·leu-vos en un entorn tranquil i traqueu el que vulgueu de la propera reunió, centrant-vos només en allò que ajudarà a implementar millores.

Foto d’Alejandro Escamilla a través d’Unsplash

Preparació per a una reunió efectiva

Decidiu el propòsit de la reunió

Aquí ens trobem a l’etapa més essencial de la planificació d’una reunió: decidir per què us reuniu. Per decidir el propòsit de la reunió, feu-vos dues preguntes senzilles:

Quin tema s’ha d’abordar?
Per què cal abordar el problema?

Les respostes a aquestes preguntes seran el propòsit de la reunió.

Trieu el millor moment i ubicació

Penseu en un moment i un lloc que afavoriran la pluja d’idees i la discussió oberta i quin tipus d’escenari s’adaptarà millor a la mida del vostre grup.

Si trieu una ubicació remota, podeu utilitzar un servei de xat de vídeo com Zoom, una simple trucada de conferència o fins i tot un debat de xat a través d’un servei de missatgeria. Un gran avantatge de les reunions remotes és que el temps pot ser molt més flexible, ja que els assistents només poden unir-se a través del telèfon des d’on siguin.

Si opteu per conèixer-vos en persona, penseu en escollir un moment en què les panxes no remugaran i els ulls no es quedin mirant el rellotge. Una reunió just abans de la feina o bé abans de dinar és probablement una mala idea.

Crea l'agenda

A continuació, haureu de crear una agenda. De vegades, anomenat "full de ruta", l'agenda guiarà la reunió i us ajudarà, com a director i tots els altres implicats, a controlar on us trobeu i cap a on hauríeu d'anar.

Una bona agenda de reunions inclourà:

Temes que cal discutir
Punts de conversa clau relacionats amb cada tema específic
Una hora definida d’inici i finalització de la reunió
Habitació per a preguntes abans de l’hora de finalització

Una agenda pot semblar així:

Calendari de reunions

15:00 Comença la reunió

3: 00-3: 05 Introducció dels assistents i tema

3: 05-3: 20 Debat sobre el tema i els punts de conversa

3: 20-3: 30 Preguntes

15:30 Acaba la reunió

Hora de finalització: 15:30

Tema principal de preocupació: on hem de posar les noves màquines expenedores?

Hi haurà tres màquines expenedores noves: dues per berenar i una per a begudes
Totes les màquines expenedores s’han d’ubicar en un lloc o estar repartides a l’interior de l’edifici?
El codi d'incendis indica que les màquines expenedores no es poden trobar a prop de les sortides de l'edifici

Si us plau, envieu un correu electrònic a [email protected] abans del 28 de juny amb preguntes i dubtes addicionals.

Aquesta agenda funciona perquè estableix pautes clares per al camí de la reunió. Imprimiu l'agenda i repartiu-la a cada assistent al començament de la reunió o envieu-la per correu electrònic per tal que tothom tingui l'oportunitat de revisar l'agenda i tornar-hi a consultar durant tota la reunió. També és una bona idea publicar-lo allà on us trobeu, de manera que estigui sempre al davant i als assistents durant la discussió.

Trieu i convideu membres a la reunió

Decidiu qui hauria d’estar a la reunió i per què
Envieu sol·licituds als membres mitjançant correu electrònic, text o una altra forma de comunicació professional

Establir regles bàsiques

Els límits ajuden a mantenir una societat funcionant en un estat majoritàriament civil. Penseu en la vostra reunió com una mini-societat i estableix uns límits, anomenats Regles bàsiques. Per establir regles bàsiques per a una reunió eficaç, ser específics i abordar possibles distraccions com:

Tecnologia. S'han de permetre telèfons i ordinadors durant la reunió?
Respectant els altres membres. Cal desaconsellar la interrupció, la conversa en veu alta, l’un sobre l’altre o durant massa temps.
Pauses. Si la reunió serà llarga, hi haurà pauses i quan i on haurien d’esperar els membres de retrobar-se?

Objectius de la regla fonamental

Les regles bàsiques haurien de ser específiques i garantir que tots els presents a la reunió tinguin l’oportunitat de participar i participar en un entorn productiu.

Assigneu rols crítics

Com qualsevol màquina ben greixada, una reunió amb èxit necessita més que la persona que la condueix. Haureu d’assignar tres rols crítics dins de la reunió per ajudar-vos a mantenir-la tararejant de principi a fi.

El facilitador

El facilitador manté la reunió encarrilada, fa complir les regles bàsiques i ajuda a guiar els membres cap al propòsit de la reunió si la conversa no surt del tema.

Cronometratge

El cronòmetre farà un seguiment de les hores definides d’inici i finalització de la reunió, recordant periòdicament als membres el temps que ha passat i el temps que queda.

Gravadora

La gravadora registra les idees exposades durant la reunió i s’assegura de demanar aclariments si la conversa esdevé confusa, de manera que tota la informació registrada sigui útil i es pugui utilitzar com a referència efectiva després de la reunió.

Procureu i organitzeu materials

Decidiu quins materials calen per a la reunió i reuniu-los abans de l’hora de la reunió. Per tant, si utilitzeu un ordinador portàtil, comproveu que no començarà a actualitzar-se a mitja reunió i si espereu que tothom prengui notes, agafeu prou bolígrafs i blocs de notes per passar-hi. Si teniu previst presentar dades, preneu-vos el temps per crear uns quants visuals per donar suport als vostres números.

Vine a la reunió a punt per assumir un o dos temes ben definits. Massa punts de discussió podrien dificultar el veritable progrés i conduir a una discussió fora de la tangència.

Foto de Tim Gouw mitjançant Unplash

La reunió

Introduccions

Realitzeu una breu introducció per familiaritzar tots els membres de la reunió, després indiqueu el propòsit de la reunió i repasseu les normes bàsiques perquè tothom tingui una clara comprensió de com anirà la reunió.

Indiqueu el propòsit de la reunió

Reviseu el propòsit de la reunió, per què hi sou tots i què voleu aconseguir (per arribar a una decisió unànime sobre la millor ubicació o ubicacions de les tres noves màquines expenedores).

Reviseu l'agenda

Per a reunions presencials, repartiu còpies impreses de l’agenda que incloguin temes per debatre, punts de conversa i horaris d’inici i finalització.

Per a reunions remotes, comproveu que tothom hagi estat enviat i tingui accés a l'agenda abans de començar. Doneu un minut més als assistents perquè puguin aprofundir-hi abans d’endinsar-se en la discussió.

Establiu un moment per acabar la reunió i complir-la. Els vostres empleats i col·legues agrairan la vostra decisió. Animeu a tothom a que us enviïn més correus electrònics per tal que ningú no se senti amb les puntes soltes.

Foto d'Eder Pozo Perez a través d'Unsplash

Tancament de la reunió

Finalitzant

Encara que la reunió vagi molt bé i tothom tingui idees fantàstiques, és important mantenir-se en el temps final final establert al començament de la reunió. Si hi ha més coses a discutir, es pot fer durant la fase de seguiment .

Per tenir un tancament suau:

Doneu uns minuts al final de la reunió perquè els membres facin i responguin preguntes.
Decidiu si s'ha arribat a una solució o si es tornarà a discutir a la propera reunió.
Si s'ha arribat a una solució, creeu un pla d'acció amb una cronologia específica.
Si no s’ha arribat a una solució, plantegeu una altra hora de reunió en un futur proper.

Creació d’un pla d’acció

Quan sigui el moment de crear un pla d'acció, haureu d'incloure els elements següents:

La solució. La solució és traslladar les tres màquines expenedores a una ubicació central, amb la màquina de begudes al centre perquè les màquines siguin fàcils de localitzar i es puguin comprar tots els aperitius en un sol lloc.
Com implementar la solució. Per implementar aquesta solució, les màquines es traslladaran al tram del vestíbul davant dels banys.
Qui formarà part de la implementació de la solució i els seus rols específics. Jackie es posarà en contacte amb els proveïdors per notificar-los on s'haurien d'instal·lar les màquines i Juan es reunirà amb ells el dia de la instal·lació per assegurar-se que les màquines estiguin instal·lades al lloc adequat.
Una cronologia per al procés de solució. Jackie trucarà als proveïdors dilluns al matí amb la informació i establirà una data d’instal·lació, mentre que Juan es posarà en contacte amb el seu gerent per demanar temps lliure de les seves tasques habituals del matí per reunir-se amb els proveïdors.

En el termini d’una setmana després de la reunió, es fa un seguiment amb els assistents per correu electrònic per aclarir qualsevol dubte i abordar els problemes que apareguin després de la reunió. Mantingueu les línies de comunicació obertes per beneficiar-vos plenament de la vostra reunió.

Foto d'Andrew Neel mitjançant Unsplash

Segueix

Envia correus electrònics de seguiment

Mantingueu l’impuls de la reunió un cop finalitzada enviant les notes del gravador als assistents a la reunió en un correu electrònic de seguiment. Recordeu a tots els deures de Jackie i Juan i assegureu-vos que tothom tingui la vostra informació de contacte si sorgeix algun problema o pregunta.

Enviar correus electrònics de seguiment individuals

Per als elegits per realitzar tasques específiques per implementar la solució, envieu un correu electrònic per comprovar si hi ha progrés i discutiu qualsevol problema que pugui dificultar la cronologia. Assegureu-vos que Juan rebi l’aprovació del seu gerent per prendre temps lliure per reunir-se amb els proveïdors i reviseu dilluns a la tarda que Jackie es posés en contacte amb els proveïdors per confirmar l’hora i la ubicació de la instal·lació.

Seguir aquestes senzilles directrius per a una reunió breu i altament eficaç us ajudarà a vosaltres i als vostres col·legues a estar al dia dels problemes sense deixar-vos descarrilar totalment.