27 Consells sobre com preparar i revisar el rendiment d'un empleat

Avaluació del rendiment d'un empleat

Revisar el rendiment d’un empleat pot ser el més difícil que feu com a líder. Bàsicament, heu d’aconseguir el seu rendiment durant un període de temps determinat i resumir-lo en un parell de trossos de paper que puguin determinar el seu futur amb la vostra organització. Si feu una revisió deficient, la persona podria quedar-se en la seva posició actual per sempre. Si feu una revisió estel·lar, podríeu impulsar-los cap a coses millors. El pitjor és que podeu fer una revisió inexacta que podria empitjorar les coses en el futur.

Aquesta guia us ajudarà en tots els aspectes del procés de revisió del rendiment dels empleats.

Revisió del rendiment incòmode

Com preparar-se per a una revisió del rendiment dels empleats

Abans de pensar en escriure o fer una revisió del rendiment, heu de preparar-vos per fer-ho. Els consells següents expliquen com fer-ho.

1. Porteu un registre de les seves activitats. Anoteu, ja sigui en paper o en un registre informàtic, les activitats de l’empleat. No anoteu els deures bàsics que s’espera que compleixin. En lloc d'això, preneu nota de qualsevol acció positiva o negativa feta per ells que afecti la seva revisió del rendiment. Tingueu en compte que algunes organitzacions poden requerir que es notifiqui als empleats si es conserva documentació sobre elles.
2. Conserveu còpies del treball realitzat. Si un empleat fa un treball excel·lent en un informe, conserveu-ne una còpia. Si rebeu un missatge de correu electrònic d’una altra persona que felicita l’empleat per la feina ben feta, també en guardeu una còpia. El mateix passa amb qualsevol cosa dolenta en relació amb l’empleat. Igual que l'últim consell, és possible que hagi de ser informat a l'empleat de tota la documentació que tingui.
3. Proporcioneu comentaris periòdicament. No espereu fins a la revisió per oferir comentaris sobre el seu rendiment. Doneu-los retroalimentació contínua perquè sàpiguen si estan fent una bona feina o si hi ha àrees en què han de treballar. Això els dóna temps per millorar en les àrees que heu comentat. Si un empleat no millora, podeu indicar a l'avaluació que els heu aconsellat on necessitaven millorar, però no ho van fer.
4. Parleu amb el vostre propi supervisor. Si teniu una avaluació difícil de preparar, discutiu-la amb el vostre propi supervisor. Aviseu-los de les vostres inquietuds i dels vostres pensaments. Sempre és millor rebotar algunes idees d’una altra persona. A més, si es tracta d’una crítica deficient, se n’hauria de donar compte al seu superior.
5. Reviseu els estàndards. Assegureu-vos, per a cada revisió, que seguiu els estàndards establerts per la vostra organització. D’aquesta manera, no garantireu que algú obtingui una bona puntuació quan pugui ser només estàndard. O bé, donar una qualificació estàndard quan algú pot ser pobre. Intenteu mantenir el màxim de coherència possible.

Anotar notes mentre escriviu una revisió del rendiment dels empleats us ajudarà a no perdre res.

Per StartupStockPhotos, domini públic, a través de Pixabay

Com escriure una revisió del rendiment dels empleats

Ara que esteu preparat per a una revisió del rendiment dels empleats, és hora d’escriure-la. Els passos següents són pautes que heu de seguir quan ho escriviu.

1. Traieu tota la documentació relativa a l’empleat. Això inclouria qualsevol nota que hàgiu pres, còpies de documents relacionats amb l’empleat, el seu expedient i les normes d’ocupació. Tampoc fa mal fer servir aquesta guia com a referència.
2. Escriviu només en funció del seu rendiment. No escriviu l’avaluació en funció dels vostres sentiments personals de l’empleat o del que altres persones afirmen que fa o no fa l’empleat. L’avaluació s’ha de basar en un rendiment laboral observable i només això.
3. Comenceu per quines són les funcions generals de l’empleat. No escriviu el que n’espereu, sinó que expliqueu de què són responsables. Això us ajudarà quan feu referència al seu rendiment real.
4. No utilitzeu mai la paraula "normalment" quan escriviu sobre el seu rendiment real. Algú no sol ser bo o dolent en alguna cosa. O són ​​o no ho són. Normalment és una paraula massa vaga.
5. No utilitzeu mai la paraula "actitud". Aquesta paraula sempre té una connotació negativa. Encara que digueu que algú té una bona actitud, encara sona negatiu. En el seu lloc, utilitzeu paraules com "comportament" o "perspectiva".
6. No comenceu massa frases amb la paraula "vosaltres". Si comenceu diverses frases seguides amb la paraula "vosaltres", sembla que estigueu assenyalant-les amb el dit, fins i tot si vol ser positiu. Per exemple, "Heu fet aquesta tasca bé. Ho heu fet amb eficàcia. L'heu completat ràpidament". Tot el que sento quan llegeixo que és "tu, tu, tu".
7. Comenceu amb el bo i després acabeu amb el dolent. El vostre empleat sempre estarà nerviós quan comenceu a llegir l’avaluació. Si comenceu pels aspectes positius, es relaxaran. Aleshores podeu entrar en negatiu, si n’hi ha.
8. No afirmeu que algú és bo o dolent. Heu de proporcionar aquesta justificació. No digueu només "Podeu escriure diversos formularis alhora" sense indicar per què és fantàstic. Estalvia temps? Ajuda un procés a ser més ràpid? Què? Això és especialment cert si teniu alguna cosa dolent a dir. Per exemple, "No heu pogut completar diverses tasques a temps". Per què van fracassar? Quin impacte va tenir? Això no només justificarà la vostra avaluació de l’empleat, sinó que obrirà els ulls per veure-la en paper.
9. Si només s'ha produït un error una o dues vegades o no ha estat de naturalesa greu, només cal ignorar-lo. Si algú només comet un error important en un període d’un any, en realitat és un bon registre. No hauríeu d’incidir en aquest error en la seva avaluació.
10. Si reben comentaris durant el període d'avaluació, podeu mencionar-los a l'avaluació, però manteniu-los breus. Si els errors o el comportament exemplar van continuar després de la redacció, no dubteu a documentar-ho a l'avaluació. Això ajudarà a justificar encara més l’avaluació del rendiment. Si després de l'escriptura no van fer res més notable, anoteu-ho també.
11. Proporcioneu alguns objectius. En cada avaluació, proporcioneu objectius a assolir per al següent període de qualificació. Orienteu aquests objectius cap als seus aspectes negatius perquè coneguin el que espereu d’ells. Si no hi ha negatius, indiqueu què més voldríeu que realitzés l’empleat.
12. Si proporcioneu una valoració general bona o dolenta, assegureu-vos que tingueu altres valoracions que admetin aquesta valoració general. Algú no pot ser lleugerament bo en una categoria i es mereix una gran valoració general. El mateix passa si els doneu una mala valoració general. Només un parell d’errors no justifiquen una valoració horrible en general.
13. Si els feu signar l'avaluació, assegureu-vos que part de l'avaluació es trobi en una de les pàgines que signen. No ho feu en una pàgina diferent. Si signen en una pàgina que té part de l'avaluació, demostrarà que va ser la mateixa avaluació que van rebre. Si més tard tornen a queixar-se que no era la mateixa avaluació, podeu demostrar que sí.
14. Feu que algú altre revisi l'avaluació. Hauria de ser algú al mateix nivell que tu, o superior, com el teu cap. Un altre conjunt d’ulls sempre és bo haver de veure si heu comès algun error, heu trobat a faltar alguna cosa, etc.
15. Al final, aneu amb el vostre instint intestinal. Coneixes l’empleat. Heu interactuat amb ells. Aneu amb el que creieu correcte.

Revisió del rendiment dels empleats Horror Story

En aquell moment, el meu supervisor va revisar el seu rendiment a un altre empleat. Part de la revisió era un full de presentació on es podien revisar les valoracions individuals de l’empleat. El meu supervisor tenia la intenció de donar a l’empleat unes quantes qualificacions de «Above Standard» i la resta seria «Standard». En lloc d’això, va donar per error unes quantes qualificacions de “destacades” i la resta “Above Standard”. Ho va descobrir després de realitzar l'avaluació.

Va intentar corregir-ho després, però la treballadora es va negar a signar la nova avaluació, que només va causar més problemes.

Com fer una avaluació efectiva dels empleats

Com es realitza una revisió del rendiment dels empleats

És el moment més difícil del procés: la realització de la revisió en si mateixa. A continuació es presenten alguns consells generals sobre el procés.

1. No llegiu l’avaluació paraula per paraula. Feu un resum i parleu amb l’empleat. Mireu-los a la cara i sigueu semi-informals. Es sentiran més a gust. Deixeu-los parlar també. La seva reacció us ajudarà a dirigir-vos cap a on anar durant tota l’avaluació.
2. No mostris massa emoció. He fet que els empleats ploressin, cridessin i em tiressin l'avaluació quan no hi estaven d'acord. No us enfadeu ni us molesteu. Si mostreu emoció, l'empleat sentirà que no recolzeu el que vau escriure o que podrien utilitzar les vostres emocions contra vosaltres.
3. Estigueu preparats per a allò inesperat. Podeu pensar que sabreu com reaccionarà l’empleat, però no sempre és així. Estigueu preparats per recolzar l'avaluació amb exemples del seu rendiment per tal de contrarestar qualsevol esclat o reacció sorpresa.
4. Acabeu sempre l’avaluació oferint paraules positives i encoratjadores. No l’acabeu amb mala nota, fins i tot amb una avaluació horrible. Animeu-los a millorar i oferiu-vos el vostre suport.
5. Feu les males avaluacions just abans dels dies de descans del membre del personal. Això els permetrà refrescar-se i tornar amb un millor estat d’ànim la setmana que ve.
6. Demaneu sempre que algú se senti amb vosaltres durant l’avaluació. Serviran de testimoni i us mantindran clar si es produeix alguna cosa dolenta. A més, poden guardar notes si s’espera que sigui una avaluació difícil.
7. Proporcioneu a l’empleat qualsevol nota o còpia conservada durant tot l’any. Això els permetrà veure com progressen, recordar-los certs incidents, etc. Tingueu en compte que alguns documents interns poden no ser per a ells, així que assegureu-vos de seguir les polítiques de la vostra organització.
8. Pregunteu a l’empleat si té alguna pregunta al final de l’avaluació. Això els permetrà sortir de la sala amb una idea clara del que acaba de passar.

Després de la revisió del rendiment dels empleats

Hi ha algunes coses a fer després de dur a terme l’avaluació:

• Esborreu les notes i traieu els documents relacionats amb l'any anterior. Si es tracta d’una revisió anual, bàsicament tornen a començar el proper any. Sempre haurien de començar de nou.
• Proporcionar una còpia de l’avaluació a l’empleat. Podeu fer-ho el vostre propi departament de Recursos Humans, però si no, assegureu-vos que proporcioneu directament una còpia de l’avaluació a l’empleat.
• Reviseu el procés d’avaluació en general. Reviseu tot el que heu fet en preparar, escriure i dur a terme l’avaluació. Intenteu trobar àrees que podríeu millorar per a la propera avaluació que processeu.

Recordeu: l’avaluació no ha de ser una sorpresa per a l’empleat. Haurien de ser conscients del seu progrés durant tot el període d’avaluació.

© 2012 David Livermore