10 consells sobre com formar una altra persona per fer la seva feina

Realització de la formació laboral

Pot ser molt important formar algú per fer la seva feina. Pot ajudar-vos a fer una còpia de seguretat per si apareix alguna cosa i necessiteu ajuda, o si heu de prendre un temps lliure inesperat i voleu assegurar-vos que es mantenen les vostres tasques laborals. Fins i tot si algú és llicenciat en alguna cosa, no vol dir que conega la feina. S'ha de mostrar com funciona la vostra organització.

La majoria de la gent creu que formar algú altre per fer la vostra feina pot ser una amenaça per a la vostra posició, però no ho és. En tot cas, us permet promocionar o marxar a una altra organització, tingueu la seguretat que hi haurà algú per omplir el vostre lloc. Formar algú altre per fer la vostra feina afavoreix la formació successòria, de manera que sempre podeu assegurar-vos que algú tingui èxit.

Per últim, això quedarà bé al vostre currículum si sou capaç d’entrenador. No tothom és capaç d’entrenar. Si podeu formar altres persones malgrat diferents personalitats, problemes socials, etc., us donarà encara més credibilitat al vostre lloc de treball.

Formació en el lloc de treball

La formació en el lloc de treball és la millor manera perquè la majoria de la gent aprengui a fer la seva feina.

Per Wikilmages, domini públic, a través de Pixabay

Experiència de formació

Fa més de 15 anys que sóc supervisor. He hagut de formar supervisors a sota meu i el personal de línia que hi ha a sota. També he hagut d’assignar nous empleats a formadors.

La vostra experiència d’entrenament

Què cal fer abans que comenci la formació laboral

Fins i tot abans de plantejar-vos formar algú sobre com fer la vostra feina, heu de preparar-vos perquè pugueu formar efectivament aquesta altra persona:

• Teniu a punt tots els sistemes informàtics necessaris. Si la persona necessita accés a programari, equips o qualsevol altra cosa que impliqui tecnologia, hauríeu d'intentar tenir-ho a punt per endavant. Donar a la persona el seu propi accés generarà confiança a mesura que aprengui.
• Prepareu els procediments sobre les tasques implicades. Si teniu un esquema preparat sobre com gestionar alguna cosa pas a pas, us facilitarà el procés. No a tothom li agrada seguir instruccions escrites, així que feu-les accessibles i fàcils de llegir.
• Esbrineu informació sobre la persona. Si és possible, esbrineu si la persona ha treballat en el camp on heu treballat, quina formació ha tingut, etc. Pot ser que us permeti recórrer algunes parts de la vostra formació o concentrar-vos en altres àrees en què podrien faltar.

Quin tipus de formació laboral preferiu?

Formació en el lloc de treball

La formació a la feina és gairebé necessària quan algú comença al vostre lloc de treball. Tingueu en compte els passos següents quan comenceu a formar algú:

1. Mostrar a la persona que l’envolta. Fins i tot si algú treballa actualment a l’organització, mostreu-li la vostra persona. Això els permetrà veure el flux que travesseu. Això és especialment important per a les persones que vénen.
2. Coneix la persona. Parleu amb la persona per conèixer les seves habilitats bàsiques, en què té experiència, etc. Això us permetrà conèixer el tipus de persona que és i com pot reaccionar davant de determinades situacions.
3. Pregunteu com prefereixen aprendre. Algunes persones prefereixen llegir un llibre per aprendre, d’altres prefereixen aprendre fent la tasca. Proveu d’adaptar la vostra formació al que prefereixen. Hi pot haver casos en què hagueu de recórrer a diferents mètodes per fer arribar el vostre punt de vista.
4. Comenceu per trossos petits de la feina i afegiu-hi més parts. Si teniu un treball de diversos passos en què heu de formar-vos, comenceu pel primer pas i feu-lo repetir. A mesura que avancin, afegiu un altre pas i després un altre. Un cop vegin el procés des del principi fins al final, el tindran avall sense cap problema.
5. Feu-los ombra. Seieu al seu costat i observeu-los com completen cada tasca. Al principi, haureu d’assenyalar els errors a mesura que els cometen, però després deixeu-los cometre l’error i vegeu si l’agafen. Si passeu el cursor per sobre d’ells, és possible que se sentin nerviosos i cometin encara més errors, així que tingueu cura de quant passeu sobre ells.
6. Feu que intentin endevinar una solució. Si la persona se us acudeix fent una pregunta, doneu-li la volta i pregunteu-li com creu que hauria de gestionar-la. Després corregiu el que diuen si alguna cosa és incorrecta.
7. No els feu una tasca difícil. Si apareix alguna cosa difícil, no només els agafeu el control i feu-los veure. Parleu-los. És l’única manera que aprendran. Si veuen que agafareu el relleu cada cop, no es molestaran en aprendre el que els esteu ensenyant.
8. Comproveu el seu treball. Després de completar una tasca, comproveu el seu treball per assegurar-vos que no tingui errors. Si hi ha un error, analitzeu-lo amb ells. No digueu que van cometre un error, només aconselleu-los el que haurien d’haver fet d’una altra manera.
9. Elaborar un calendari. A mesura que progressi la seva formació, aconselleu-los el que espereu que aprenguin en un període de temps determinat. No per pressionar-los, sinó només per donar-los objectius per avançar.
10. Sigues flexible en la forma d’entrenar. Cada persona és diferent. No es pot formar algú de la mateixa manera cada vegada. Cal adaptar-se a la persona. Recordeu que són la nova persona, de manera que estaran nerviosos, preocupats i amb la pressió d’aprendre el més ràpidament possible. La vostra feina com a entrenador és fer-los sentir còmodes.

Són regles generals. El vostre lloc de treball pot tenir expectatives o una manera de començar a entrenar. Tot i això, he trobat que seguir aquests passos m’ha ajudat a formar altres persones per fer la meva feina de la manera més eficaç possible en diversos entorns.

Requisit de formació laboral

Entrenador i baralla en formació

Si escolliu un entrenador incorrecte per a un nou empleat, podrien acabar lluitant els uns contra els altres en lloc de treballar junts.

Per tpsdave, domini públic, a través de Pixabay

Determinar un entrenador per a un nou empleat

És possible que tingueu diverses persones a la vostra organització que puguin fer la vostra feina i és possible que hagueu d’assignar una altra persona com a entrenador per a un nou empleat que arribi. Com a supervisor, això us permetrà tenir algú que s’ocupi del treball diàriament. sigueu responsable de la formació, tot i no posar nerviós l’empleat perquè un supervisor els estigui entrenant. Penseu en el següent a l’hora d’escollir un entrenador per a un nou empleat:

• Algunes persones simplement no són capaces d’entrenar-se. Tindreu aquells a qui no els importa prou per formar algú o que no tinguin les habilitats necessàries per ser un bon professor. Sigui com sigui, heu de saber qui són aquells que no són capaços de ser entrenadors. No obligueu mai algú a ser entrenador.
• No tots els formadors funcionaran bé amb els nous empleats. Podria haver-hi aquest entrenador estel·lar que hagi format a tothom, però sembla que aquest entrenador i el nou empleat no fan clic. Està bé, assigneu el nou empleat a una altra persona. No parla malament per a l'entrenador. Igual que el matrimoni, no tots són combinacions perfectes.
• Intenta quedar-se amb un sol entrenador. Si el nou empleat rebota molt per diversos motius, la gent podria entrenar-los de maneres diferents i causar confusió. Si heu de canviar qui els està entrenant, proveu de fer-ho aviat.

A l'exemple de formació laboral

La vostra experiència amb la formació

Experiències en la formació d'una altra persona per fer la meva feina

Al llarg dels anys he tingut experiències bones i dolentes en la formació d'algú per fer la meva feina. Vaig aprendre molt, cosa que m’ha ajudat a convertir-me en un entrenador eficaç. A continuació, compartiré algunes de les meves experiències.

• Vaig contractar un nou supervisor per a la meva oficina, però ella i jo no vam fer clic. Va ser genial durant l’entrevista, però un cop va començar va ser una història diferent. No va ser culpa seva ni va ser meva. Simplement no vam fer clic, cosa que va fer que l’entrenament fos molt més difícil. Al final, va optar per no quedar-se, cosa que va ser una bona decisió.
• Vaig formar algú que coneixia des de feia molt de temps. Anteriorment vaig treballar amb aquesta persona en una altra feina. Després, tots dos vam passar a una altra organització gairebé al mateix temps. Finalment, vam treballar al mateix departament. Jo era el seu supervisor i l’havia d’entrenar per fer la feina. Conèixer-la em va fer molt més fàcil, ja que coneixia el tipus de persona que era.
• Tenia un empleat que es negava a formar un nou empleat. Tot i tenir la capacitat d’ordenar-li que formés aquest nou empleat, no ho vaig fer. Si algú no vol formar-se, ho traurà al nou empleat.
• Un empleat que es va formar molt no podia formar un nou empleat. Vaig assignar un empleat per formar-ne un altre. Es va entrenar moltes vegades abans sense cap problema. Però el nou empleat no va poder aprendre gens. Es van enfrontar a la manera de fer les coses, de manera que no era l’adequat. Al final, vaig formar amb èxit el nou empleat.
• No vaig poder acomiadar un empleat que no aprenia la feina. Aquesta empleada va començar en un altre torn i no va anar bé durant la seva formació. La vaig traslladar al meu torn per poder observar el seu progrés. A poc a poc va començar a agafar-se, però amb prou feines per passar la prova. Malauradament va començar a baixar després. L’hauria d’haver cessat mentre s’estava entrenant, ja que no podia assumir les tasques laborals d’una manera efectiva. Només amb prou feines aprendre les funcions durant la formació no és suficient per mantenir-se a la feina.

Hi ha moltes experiències que he tingut, per sort, sobretot han estat bones. Podria haver-hi ocasions en què topar-vos amb aquelles persones que simplement no poden ser entrenades o no són adequades per al lloc. Al final, potser haureu de reduir les pèrdues. No tothom té la raó per obtenir una feina, per molt que els formis.

De vegades tens aquells empleats que no es poden formar, de manera que no tens més remei que acomiadar-los.

Per geralt, domini públic, a través de Pixabay

Preguntes i respostes

Pregunta: El meu supervisor principal em va preguntar si estaria disposat a ser entrenador i li vaig dir que sí. L’únic problema és que no tinc experiència com a entrenador, només com a entrenant. Com puc fer aquest canvi sense massa dificultats?

Resposta: la millor manera de fer-ho és aprendre com aprèn la persona. Volen que se’ls mostri com fer alguna cosa? O fer-ho mitjançant proves i errors? Esbrineu com aprenen primer.

Pregunta: La persona que estic entrenant vol fer les coses a la seva manera. Ha de seguir la nostra manera de fer. Com puc fer que això passi?

Resposta: És difícil. Ara sense més detalls, és difícil de dir. Hi ha motius pels quals les coses es fan tal com són, però hi pot haver una manera millor de fer les coses.

Ho he passat, i sempre li dic a la persona que faci les coses per política o procediment de l'empresa, i després podem veure com millorar aquest procés. Però heu d’aprendre la manera prescrita abans de sortir de la caixa. No ofegueu aquest objectiu per buscar una altra manera, però reforcem que no podem mirar-ho fins que no es segueixi el procés establert. A continuació, feu que l’empleat “mostri el seu treball” per demostrar que aprèn aquest procés i, a continuació, parleu sobre com es pot millorar aquest procés.

Pregunta: Necessito ajuda per formar dos nous companys de feina que es troben en departaments diferents entre si. El meu gerent espera que faci tota la formació mentre faig les meves pròpies tasques al mateix temps. Consells?

Resposta: És dur! El meu suggeriment és anar al vostre cap i veure si podeu delegar els vostres deures en altres persones. O bé, delegueu alguns dels vostres deures als novells. Quan he hagut de formar un o dos empleats nous, he trobat que delegar-los tasques em facilitava la feina, em permetia centrar-me en la seva formació i els donava les habilitats que necessitaven. Però si això no és possible, heu de planificar com voleu formar-los i continuar gestionant les vostres funcions. Si podeu fer-los una tasca i deixar-los córrer sols, comproveu el seu treball després, aquesta pot ser una altra solució.

© 2013 David Livermore