Com és ser cap de projecte: un dia a la vida

Teniu en compte una carrera com a cap de projecte? Segueix llegint…

Canva.com

Amb qualsevol carrera, allò que pot semblar interessant i glamurós per a un foraster sol ser els aspectes complexos i estressants d’una feina. L’elecció de la carrera adequada és important, de manera que heu d’investigar. Mirar més enllà de les pàgines de reclutament brillants i conèixer una mica les realitats quotidianes de la feina us pot ajudar a prendre una decisió més informada sobre si aquesta carrera us convé.

En aquest article, he agrupat la meva pròpia experiència i la d’altres gestors de projectes per donar-vos un cop d’ull a l’aspecte d’un dia normal. Feu-ne una lectura i vegeu si és una carrera que us podríeu imaginar gaudint.

Per descomptat, en realitat, cada dia, com a gestor de projectes, és molt diferent, però per al propòsit d’aquest article he estructurat algunes activitats típiques durant la mitjana de 9 a 5 dies.

08:00: Comença a treballar. Comproveu els correus electrònics.

El lector d’ulls d’àguila ja haurà vist la contradicció al meu article. Al paràgraf introductori, he esmentat que us donaria un dia típic de 9 a 5, i ara he començat el dia a les 8 del matí.

Aquesta és la primera realitat d’un gestor de projectes: un dia és molt poques vegades entre 9 i 5.

La direcció de projectes és una carrera exigent. Això és especialment cert quan es troba en un moment crític d’un projecte. Els projectes estan tan intrínsecament lligats a períodes de temps que, quan les coses es posen difícils, no hi ha temps per aturar-se i fer pauses. El que això significa en realitat és que, durant períodes de molta feina, podeu estar treballant llargues hores per donar suport al vostre equip, complir les vostres tasques i assegurar-vos que es compleixen els terminis.

Per fer front a una feina tan exigent, molts gestors de projectes començaran a treballar abans de la pujada matinal de trucades i reunions, de manera que tinguin temps de posar-se al dia dels correus electrònics. No és estrany que un cap de projecte comenci a treballar a les 7 o a les 8 del matí. I, per descomptat, una gran safata d’entrada de correu electrònic en comú. Heu d’estar prou organitzat per poder gestionar bé la safata d’entrada i estar al dia de respondre correus electrònics importants.

9:00: Conferència telefònica

Les conferències han agafat el relleu de les reunions com a mètode de comunicació més habitual dels projectes. Per què? Perquè ara molts projectes tenen equips remots. Quan treballeu amb gent amb seu a nombroses ubicacions, no és realista tenir temps per viatjar a reunions. I amb una tecnologia tan avançada com és, una conferència telefònica o de vídeo pot ser igual d’eficaç. (Bé, això no sempre és cert. Per diversió, he enllaçat un vídeo a continuació que dóna una visió única de com seria una conferència telefònica a la vida real. Si alguna vegada heu experimentat una conferència telefònica, això sens dubte us farà riure.)

Com a gestor de projectes, sovint serà la vostra responsabilitat organitzar trucades de conferència i és possible que hàgiu d'actuar com a representant empresarial en altres trucades relacionades amb el vostre projecte. Les convocatòries de projectes sovint es programen per donar a l’equip l’oportunitat regular de xerrar sobre com estan avançant en el projecte i discutir els problemes que puguin tenir.

Una conferència telefònica a la vida real

10:00 AM: Conferència de revisió / qüestions del projecte

Per tant, suposem que la trucada de conferència de les 9 del matí dura una hora. Això és bastant típic en un projecte més gran. Com a gestor de projectes, acabareu la conferència amb un conjunt de notes que heu pres al llarg de tot. Probablement, el vostre equip us ha notificat els treballs acabats, els treballs en curs i els problemes importants del projecte. La probabilitat és que hi hagi treballs urgents o semi-urgents que haureu de fer després d’abandonar la conferència per gestionar els problemes que s’acaben de plantejar.

Per tant, en aquest moment del dia és probable que feu diverses coses:

1. Actualitzant la documentació del vostre projecte, per exemple, el vostre pla de projecte, per reflectir tot el que us acaba de dir a la conferència telefònica
2. Feu una tasca inicial per solucionar qualsevol problema urgent que se us hagi notificat, per exemple, si un proveïdor arriba tard amb el lliurament, podeu comprovar l'impacte que tindrà en el vostre projecte, trucar al proveïdor o augmentar el problema.
3. És probable que es produeixin altres correus electrònics / trucades telefòniques / discussions i que poden ocupar una gran quantitat del matí. És habitual que un gestor de projectes rebi un seguiment continuat de correus electrònics, problemes i trucades telefòniques al llarg d’un dia, de manera que tindreu coses noves a tractar, fins i tot mentre esteu ocupat a resoldre els problemes que ja teniu.

11:00 AM: Planificació de projectes / Més convocatòries

Per tant, després de la reunió anterior, probablement haureu descobert que el vostre pla de projecte ara s’ha d’actualitzar. Tot i això, no espereu gaire temps per fer-ho. Probablement se us interromprà més trucades i correus electrònics. Tot i això, comenceu pel pla de totes maneres.

11:30 AM: Reunió d’especialistes

He utilitzat el terme genèric de reunió d'especialistes per a aquest encapçalament, però en realitat pot ser qualsevol reunió relacionada amb un tema específic del vostre projecte. Per exemple, si sou gestor de projectes de TI, es pot tractar d’una revisió de programari.

No obstant això, el punt a fer aquí és que les reunions ocupen una part considerable del vostre dia. I no ho oblideu, un bon gestor de projectes trigarà temps a banda i banda de la reunió per assegurar-se que treguin el màxim profit del temps. És possible que recopilin material de referència prèviament o que llegeixin informació de fons i, posteriorment, redactin i distribueixin notes que van fer durant la reunió.

12:30 PM: Dinar

Per tant, no vull fer una imatge massa desoladora quan es tracta de la ocupació que pot tenir la vida com a gestor de projectes. Així doncs, a les 12:30, aquí teniu un punt d’aturada per dinar. És una bona idea, per molt agitada que sigui la vostra feina, sempre treure temps durant la meitat del dia. Trobareu que teniu més energia per a la tarda i us podreu centrar millor.

13:00 h: Presentació als executius

Com a cap de projecte, s’ha d’esperar que hagi de fer moltes presentacions. És possible que el vostre gerent, executius superiors o el patrocinador del projecte observi detingudament un projecte de gran perfil i us poden demanar que els presenteu una actualització periòdica.

Per descomptat, una presentació regular no és només una reunió d’una hora fora de la setmana laboral. Es necessita temps per reunir els detalls que els executius superiors esperen veure en una presentació i és possible que hagueu d’enviar-vos informació de seguiment un cop finalitzada la reunió, per ajudar-vos a respondre a qualsevol pregunta o dubte que tinguin. Ser molt hàbil per agafar moltes dades crítiques i convertir-les en una presentació clara i senzilla és molt important si voleu tenir un bon rendiment a la feina.

14:00: redactar informes

Els gestors de projectes dediquen una quantitat considerable de temps a la documentació, ja que hi ha molta informació que cal emmagatzemar i actualitzar regularment en un projecte. A més de presentacions a executius, és possible que hagueu de proporcionar informes escrits periòdicament a un públic més ampli o a un client. És important tenir sòlides habilitats d’escriptura, ja que voleu que els vostres informes siguin professionals i siguin fàcils de llegir i entendre per a les persones.

15:00: Posa't al dia amb l'equip

El vostre treball principal com a gestor de projectes és mantenir el control d’un projecte i no s’ha de subestimar la rapidesa amb què un projecte pot començar a lliscar. L’única manera d’evitar-ho és mantenint una sòlida relació amb el vostre equip i comunicant-vos-hi regularment. És important que el vostre equip se senti prou còmode amb vosaltres perquè pugueu parlar-vos de qualsevol problema que tinguin i que pugui causar problemes al vostre projecte, de manera que cal tenir bones habilitats interpersonals.

Durant aquest temps, és possible que estigueu al dia de manera proactiva amb els membres de l’equip per telèfon o en persona, o que pugueu donar prioritat a determinats membres de l’equip si actualment esteu tractant un problema concret del vostre projecte.

16:00: actualització del pressupost

Mantenir el control de les finances del projecte és fonamental. Al començament de qualsevol projecte, haureu d’elaborar un pressupost per estimar el que gastareu i quan. Per mantenir un control estret sobre el vostre projecte, haureu de revisar el pressupost periòdicament i comprovar-lo en comparació amb les xifres de despesa reals. Una excel·lent comprensió de nombres és molt important per a un gestor de projectes.

16:30 h: Trobada de Finances

Si supereu el pressupost d’un projecte, és possible que us trobeu en una reunió amb l’equip de finances per revisar les vostres despeses. O és possible que la vostra organització vulgui simplement fer una revisió financera periòdica del vostre projecte per comprovar que estigui en bon camí. No obstant això, el que segur que trobareu en qualsevol projecte és que se us demanarà freqüentment que assistiu a reunions amb departaments interns que tinguin interès o participació en el vostre projecte.

17:00: Conferència telefònica urgent

És un dia estrany que tot funcioni sense problemes en un projecte. Sovint us trobareu obligats a canviar el vostre calendari acuradament planificat per fer front a una crisi creixent en un projecte. Per exemple, és possible que hagueu de programar en una conferència tardana per posar-vos al dia amb un tercer sobre un problema que us va plantejar aquell matí. Recordeu també que, si esteu tractant amb equips de diferents zones horàries, és probable que us hagueu de programar trucades al matí o al vespre. Una de les moltes raons per les quals un treball de gestió de projectes poques vegades és del 9 al 5.

17:30: Respondre als correus electrònics

El correu electrònic segueix sent una eina de comunicació important per a qualsevol empresa i, tot i que és possible que hagueu tingut 10 o 20 minuts en punts imparells durant el dia per llegir i respondre als correus electrònics, probablement trobareu que la vostra safata d'entrada creix ràpidament a mesura que ha passat el dia. Per tant, sovint us trobareu apretant 30 minuts addicionals al final de la jornada laboral només per posar-vos al dia amb els correus electrònics i posar-vos al capdamunt de la resta de la vostra llista de tasques, abans de deixar de treballar.

18:00: revisar la llista de tasques per demà

Així doncs, a les 18:00, ara podreu sentir que heu avançat amb el vostre treball i que esteu preparat per sortir de l’oficina. Tot i això, per intentar donar-vos un avantatge en el dia molt ocupat que teniu previst demà, és possible que passeu deu minuts revisant la vostra llista de tasques. Per descomptat, una llista de tasques és una eina essencial per a tots els gestors de projectes, ja que us ajudarà a gestionar el vostre temps i fer malabarismes amb un horari molt exigent.

Conclusió: no hi ha dos projectes / organitzacions iguals

Si us sorprèn per algun d’aquests punts, recordeu que això és simplement una guia i, en realitat, tots els projectes són diferents i la manera com gestioneu el vostre temps en ells serà diferent. A més, totes les organitzacions són diferents. Alguns poden tenir cultures que esperen que treballeu moltes hores i mengeu mínim; altres poden tenir un enfocament molt diferent i poden animar activament els empleats a fer pauses adequades, reduir la seva càrrega de treball i treballar hores raonables. Qualsevol que sigui el projecte que us trobeu gestionant, una lliçó que podeu treure d’aquest exemple és que la capacitat de mantenir-vos organitzat, alerta i eficient és increïblement important per al gestor de projectes. Una bona gestió del temps marca una diferència significativa en poder mantenir les exigències complexes i la imprevisió que comporta la supervisió d’un projecte.