Unitat 2: organització de viatges i allotjament en negocis

Nota: Aquesta informació us ajudarà amb el diploma de nivell 2 en administració i empreses. Si us plau, no copieu.

Diferents tipus de reunions

Els tipus de reunions depenen de la mida d’una organització, dels temes que cal discutir i del nombre de persones que possiblement hi assistiran.

Una reunió permanent és exactament el que sembla: una reunió dempeus. Aquestes reunions sovint es realitzen diàriament pel gerent durant breus períodes de temps. Normalment s’utilitzen quan el gerent ha d’informar els empleats de canvis o tasques senzills que cal començar i completar.
Una conferència és una reunió molt planificada i organitzada, i les conferències es basen àmpliament en el debat i l’opinió. Els ocupa un president per debatre sobre un o diversos temes i sovint tenen una alta assistència de diferents persones dins de l’organització. De vegades es fan conferències telefòniques. Poden implicar una o més persones.
Una presentació és una reunió que se celebra per informar els empleats sobre canvis a la rutina, les normes i els procediments. La planificació d’una presentació sovint requereix molt de temps, ja que és vital que tota la informació sigui precisa i detallada. En una presentació, sovint hi ha un o dos presentadors i els assistents solen tenir l'oportunitat de debatre qualsevol consulta al final.
Una reunió d’actualitat és una reunió que es fa per debatre un tema individual.
Les reunions d’emergència es realitzen de sobte, sovint sense massa planificació i previ avís. Normalment impliquen debats sobre una crisi interna o externa de l’organització. Tots els membres d’un equip hauran d’assistir a una reunió d’emergència que pot causar interrupcions al dia de treball, però és molt important. No és necessària una agenda per a una reunió d'emergència a causa del curt termini; tanmateix, encara s’ha d’anotar les actes durant o després de la reunió.

Suport administratiu per a reunions

És vital que es doni suport administratiu a les reunions. Abans de celebrar una reunió, s'hauria de fer una llista de tots els assistents i recopilar informació breu sobre l'objectiu de la reunió. Quan la gent entri a la reunió, és important que algú prengui nota de qui arriba.

Sempre hi hauria d’haver una persona que prengui minuts; es tracta de persones que registren els debats i acords que tenen lloc durant una reunió, cosa que permet que la gent hi pugui referir. Quan les persones entren a la zona per a la reunió, és important que algú escrigui els noms de les persones que hi ha en cas que calgui fer una segona reunió amb els mateixos assistents. Això també permet al gerent, etc., saber qui ha rebut els nous objectius o qui és conscient dels nous resultats.

També es necessita suport administratiu en planificar i organitzar una reunió (consulteu la pregunta 3 per a què ajuden).

Organització de reunions

Quan organitzeu una reunió, tingueu en compte el propòsit de la mateixa i qui serà el "cap" de la reunió. Cal establir un temps adequat perquè la reunió no entri en conflicte amb cap cita important de les persones que participen en la reunió. S’ha de planificar la durada de la reunió, així com una llista de qui assistirà i s’ha d’escollir un lloc adequat (un que tots els assistents podran obtenir també). Cal crear una agenda; es tracta d’una llista d’elements que descriuen els temes que es debatran a la reunió.

Si s’ha de proporcionar algun refresc, s’ha de pensar en la quantitat i, en funció de la distància o tancament de la reunió, s’ha de comprar i emmagatzemar correctament. Cal tenir en compte dietes especials.

S'ha de considerar l'accés per a discapacitats per donar suport als assistents. Si cal, s'ha de comprovar la ubicació de la reunió per assegurar-se que sigui adequada per a l'accés de cadires de rodes, etc.

Allotjament de negocis

Quan es viatja per motius de negoci, la zona pot ser local o internacional. És important que abans de reservar s’investiguen totes les diferents opcions de viatge per comparar la idoneïtat i la fiabilitat, així com els diferents tipus d’allotjament.

Diferents opcions de viatge: cotxe, taxi, autobús, autocar, tren, vaixell / ferri, avió
Diferents tipus d’allotjament: hotel, allotjament i esmorzar.

És molt important dins del sector empresarial confirmar instruccions i requisits per a viatges de negocis i allotjament. Quan s’organitzen viatges de negocis amb allotjament, el procés de planificació és molt important. Cal conèixer la quantitat de persones que viatgen i el pressupost per avançar en el procés de planificació.

En primer lloc, s’han de conèixer els diferents tipus de viatges de negocis; el viatge serà local o internacional? Un cop confirmada la ubicació, s'ha d'utilitzar una atenta consideració per triar l'allotjament.

Els hotels solen oferir tres àpats quadrats al dia (que poden incloure un dinar per emportar), però poden ser força cars. Tanmateix, proporcionen als visitants moltes instal·lacions diferents, incloses habitacions públiques de l'hotel, i també poden proporcionar WiFi gratuïta que permetrà als treballadors empresarials estar al dia de les seves tasques mentre estan a la seva habitació i els permetrà comunicar-se amb altres companys de feina.
Els allotjaments i esmorzars sempre proporcionen l'esmorzar al matí, que inclou el cost de l'estada d'algú. Les instal·lacions d’alguns allotjaments i esmorzars són limitades, cosa que no hauria de preocupar-se gaire, ja que, quan viatja per negocis, és probable que el treballador no estigui sovint a la seva habitació assignada.

Reserva de viatges

En reservar viatges, és important que es faci una investigació addicional. Si l'hotel / allotjament i esmorzar té un temps de toc de queda per fer la reserva, és vital que el treballador del negoci hi arribi abans. En alguns casos és més fàcil viatjar el dia anterior per instal·lar-se a una habitació i relaxar-se fins que comença la feina. Cal comprovar acuradament les despeses perquè el cost estigui dins del pressupost.

Els bitllets per al viatge i les habitacions de l’hotel / allotjament i esmorzar s’han de reservar amb antelació per evitar decepcions i estrès. En alguns casos, als viatgers de negocis se’ls pot proporcionar una certa quantitat de diners per comprar menjar, viatjar amb autobús o taxi i atendre altres necessitats.

Quan la planificació s'hagi completat, tots els membres del personal que participin al viatge de negocis haurien de rebre els detalls sobre el viatge i l'allotjament perquè puguin preparar-se i conèixer els detalls exactes del que fan.

És important portar registres de viatges de negocis i allotjament per fer un seguiment dels fluxos d’efectiu i dels beneficis de les empreses, ja que els diners que s’utilitzen per a viatges de negocis sovint es fixen en un pressupost. Si es conserven detalls sobre viatges i allotjament, per exemple quant diners costen i la seva idoneïtat, es pot referir al registre en el futur per estalviar diners i / o trobar un allotjament millor.

També és útil mantenir registres, ja que permet comunicar als empleats sobre possibles canvis durant els seus viatges.

Tipus d'equips d'oficina

Papereria: la papereria s'utilitza en gran mesura a l'oficina. Exemples de papereria: bolígrafs, llapis, grapadores, clips, paperets, regles.

Sistema de seguretat: dins del meu lloc de treball, totes les portes de l’oficina es mantenen tancades i tenen panys codificats. Això és per garantir que el públic i les persones no autoritzades no puguin accedir als fitxers dels pacients, així com als diners en efectiu. També hi ha càmeres de circuit tancat de televisió a la recepció i fora de l’edifici per garantir la seguretat dels clients interns i externs. Tots els ordinadors del personal tenen un botó especial de "pànic" que, quan es prem, apareix com a alerta en altres equips del personal. Això els adverteix que es troba en situació d’angoixa i que la nostra política és que si això passa mentre no tractem amb el pacient, anem al membre del personal que ha activat el botó de pànic per veure què passa.

Ordinador: un ordinador és un dels principals equips que s’utilitzen a l’oficina. Contenen programari diferent, per exemple Microsoft Word, que permet als membres del personal crear cartes, etc. Els ordinadors solen estar connectats a Internet, cosa que permet la comunicació i la investigació en línia. Cal instal·lar un programari antivirus especial a tots els equips per utilitzar-lo de manera segura quan s’utilitza Internet. També és important que es faci una còpia de seguretat de tota la feina per evitar la pèrdua de feina. La majoria de programes dels ordinadors es poden xifrar amb contrasenya per permetre només l’accés autoritzat i protegir la confidencialitat.

Impressora / fotocopiadora: les fotocopiadores s’utilitzen per fer còpies de documents en paper. Sempre és útil tenir còpies d’informació, sobretot si es tracta d’un client.

Escàner: els escàners estan connectats a ordinadors i s’utilitzen per transferir alguna cosa del paper a l’ordinador. La meva feina al meu lloc de treball és utilitzar l’escàner per posar notes al pacient i cartes d’hospital al sistema per assignar-les.

Escriptoris i cadires: la majoria dels empleats d'una organització d'oficines estan assignats als seus propis escriptoris. En algunes de les organitzacions "hot desk" dels empleats. Això vol dir que no tenen la seva pròpia àrea, només porten allà on estigui disponible.

Màquina de fax: les màquines de fax s’utilitzen per copiar documents a una empresa externa. Cada aparell de fax té un número individual, de manera similar a un número de telèfon, que permet que altres empreses us enviïn informació de seguida.

Màquina de franjar: les màquines de franjar s’utilitzen per pesar i “imprimir” en sobres (cartes / paquets) perquè es puguin publicar. Es compra el crèdit i s’introdueix a la màquina per pagar les despeses del segell que es poden canviar a 1a o 2a classe. (consulteu la unitat 12 per obtenir més informació sobre les màquines de franquejar)

Laminador: el paper o la targeta s’insereixen en un laminador que després es “segella” en un recobriment de plàstic per protegir-lo de l’aparició de danys causats per l’aigua. Els documents solen ser laminats si es volen mostrar per exemple, pòsters o instruccions.

Telèfon fix: gairebé sempre s’utilitzen telèfons a l’oficina. Es poden utilitzar per donar / rebre trucades externes i internes. Dins del meu lloc de treball, els telèfons s’utilitzen per comunicar-se amb altres empleats i s’utilitzen per trucar a altres empreses sanitàries i pacients. També rebem trucades entrants de pacients que poden tenir alguna consulta o que desitgin reservar una cita. Cada telèfon també té una "bústia de correu" on les persones que truquen poden deixar un missatge si no podeu respondre-hi. També es poden col·locar en un paràmetre de "no molestar".

Arxivador: un arxivador s’utilitza per organitzar i emmagatzemar documents. Sovint tenen diversos calaixos i seccions que es poden etiquetar per ajudar a l’organització. Dins del meu lloc de treball disposem d’arxius especialment per a les dades personals dels pacients, ordenades alfabèticament per cognoms i bloquejables. Un avantatge de molts d’aquests és que són ignífugs, de manera que no es destruirà informació vital si es produeix un incendi.

Trituradora: les trituradores es poden utilitzar a l'oficina per disposar d'informació privada i confidencial sobre un altre membre del personal o un client / pacient. Això és per garantir que cap persona no autoritzada pugui obtenir la informació. La Llei de protecció de dades estableix que la informació personal s'ha de "conservar durant el temps que no sigui absolutament necessari". Dins del meu lloc de treball, eliminem tota informació confidencial que ja no sigui necessària.

Segur: una caixa forta és un "equip" vital per a una oficina si es realitza l'emmagatzematge de diners. Una caixa forta emmagatzemarà els diners de manera segura i només les persones autoritzades haurien de saber accedir-hi mitjançant una clau o un codi. Les claus d'una caixa forta també s'han de guardar en un lloc segur per evitar pèrdues o robatoris.

Ús d’equips d’oficina

Quan seleccioneu material d'oficina per completar una tasca, cal tenir en compte el que la tasca requereix que feu. Si heu d’escriure una carta, podeu utilitzar Microsoft Word en un ordinador i després utilitzar una impressora. (Penseu en els recursos disponibles: és possible que no hi hagi prou paper per imprimir.)

També és important tenir en compte la quantitat de temps que necessiteu per completar una tasca. Per exemple, si se us demana que feu un gràfic, trigareu més a dibuixar-lo a mà que si utilitzeu programari en un ordinador.

Si la tasca consisteix a proporcionar informació a altres persones, cal fer-ho ràpidament o la velocitat no és molt important? El fax i l’ús de la comunicació telefònica són gairebé instantanis, mentre que el correu electrònic depèn del temps que algú triga a accedir-hi i llegir-lo.

També caldrà tenir en compte les despeses i la qualitat a l’hora d’emprendre una tasca. Alguns equips d'oficina poden produir documents de més qualitat, però amb una despesa elevada, caldrà planificar-los acuradament.

Reducció de residus

És important que els residus es redueixin al mínim a l’entorn laboral, ja que el rendiment serà més eficient i els clients / pacients se sentiran més a gust. S'hauria de proporcionar una formació correcta a tots els empleats, inclosa la manera d'identificar i minimitzar els residus.

L'ús del correu electrònic ajuda a reduir el malbaratament de paper, ja que es poden enviar actes de reunions, butlletins, etc. als correus electrònics del personal en lloc de donar-los en paper.
Si un empleat utilitza una impressora, només hauria d’imprimir la quantitat de pàgines que necessita i, si és possible, dúplex. Això també es pot aplicar quan s’utilitza una fotocopiadora.
Els "residus elèctrics" també són molt importants per reduir: les factures seran més baixes i l'edifici i el medi ambient seran més econòmics. Quan hagi acabat la jornada laboral, s’hauran d’apagar tots els llums, així com els ordinadors i els seus components (escàners, impressores, fotocopiadores). La calefacció central o l’aire condicionat només s’han d’utilitzar si és necessari.

Sistemes de diari

Una còpia impresa, o un sistema de diari manual, sovint té la forma d’un llibre enquadernat o enquadernat. Es presenten en diferents formats dia / mes, de manera que caldrà considerar quantes entrades entraran al diari abans de seleccionar-les. Els desavantatges d’aquest sistema són la possibilitat de pèrdua i l’ús de paper. Es pot limitar l’espai en un diari lligat que podria provocar entrades poc clares. Això pot provocar que les entrades siguin mal llegides. Dins de la meva organització hi ha un o més planificadors de parets a cada sala de manteniment del personal que s’actualitzen regularment. Són útils, ja que sempre estan a la vista. És una decisió personal de si fem servir un diari de tipus "llibre" o no.

Els sistemes electrònics de diari es poden crear en un ordinador, un telèfon o un organitzador elèctric. En un ordinador hi ha molts programes diferents que podeu utilitzar per crear un sistema de diari, de manera que depèn de les preferències personals. Si els sistemes de diari són electrònics, sempre hi ha la possibilitat de xifrar-los amb contrasenya per garantir que només els puguin visualitzar i editar les persones amb accés autoritzat.

Avantatges d’un sistema de diari

L’ús de sistemes de diari us permet planificar i organitzar de manera eficient el vostre temps i els altres. Si els sistemes de diari són accessibles per a altres membres del personal, això els permet conèixer la vostra disponibilitat general per a reunions, dies de formació i dins del meu lloc de treball quan els dies d’administració són. Els sistemes diaris ajuden a planificar reunions i esdeveniments, ja que podreu assegurar-vos que res no se superposi amb ells.

A l’hora de demanar recursos, sovint és una bona idea mantenir un diari del que es va demanar, de quan i de la quantitat del que es va demanar. Això ajuda el gerent i el cap d’efectius menuts a controlar la freqüència amb què s’utilitzen els recursos i, possiblement, poden ajudar a resoldre problemes per reduir el malbaratament de recursos.

És vital incloure dates i hores dins d’un sistema de diari. Aquests haurien de seguir-se amb noms, si cal i amb informació sobre la cita o esdeveniment. Els sistemes diaris sempre han de ser precisos i correctes i han de contenir tots els detalls necessaris.

Exemple de sistema en ús

És fonamental obtenir informació correcta a l’hora de fer entrades del diari. Dins del meu lloc de treball, fem servir un programari anomenat "SystmOne". Conté un tipus de sistema de diari electrònic per reservar cites i consultes telefòniques. És important que la informació al respecte sigui correcta per evitar xocs contra les cites, per ajudar a la protecció dels pacients, per assegurar-se que s’introdueixi el pacient correcte i perquè el metge o el secretari prescriptor coneguin un petit resum sobre els símptomes / necessitats dels pacients.

També tenim l’opció de mantenir els nostres propis sistemes d’agenda per introduir dates de reunions d’equip i dies d’entrenament. Fer un seguiment d’aquestes dates ens ajuda a mantenir el temps lliure disponible. Assistir a reunions i jornades d’entrenament ens permet comunicar-nos amb altres companys, millorar qualsevol problema que puguem tenir durant la cirurgia i ens ajuda a ampliar els nostres coneixements.