L’oficina magra: l’oficina dels cinc anys

5S Office, The Lean Office

La implementació de 5S Office o Lean Office pot crear avantatges enormes per al vostre negoci. 5S és tan aplicable a l'oficina com a la planta de la fàbrica.

L’organització del lloc de treball és important independentment del lloc de treball.

Hi ha massa gent que creu que les eines de Lean Manufacturing, com ara el 5S, són només per al vostre procés de producció, però són aplicables a qualsevol procés i la vostra oficina és només un procés més. L'oficina pren informació, hi treballa i la converteix en una altra forma d'informació, que no és diferent de cap altra forma de fabricació. Aquest procés senzill per a la vostra oficina pot millorar els vostres terminis de lliurament i moltes altres àrees.

Sovint trobareu que més dels vostres retards i problemes provenen dels processos de la vostra oficina que els processos de la vostra botiga. Amb quina freqüència es queixen de la vostra producció que només reben uns dies d’antelació a partir de les sis setmanes d’execució que el client va donar?

5S per a l'oficina

Els passos de l'oficina 5S són:

• Seiri / Sort
• Seiton / Set in order
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Estandarditza
• Shitsuke / Sustain

5S es tracta de fer un lloc de treball més eficient eliminant tot el desordre innecessari, disposant els articles restants d’una manera ergonòmica i segura i mantenint i millorant contínuament aquests canvis.

5S elimina els residus d'oficina

5S Efficient Lean Office

LeanMan

5S per eliminar els residus d'oficina

LeanMan

5S al Lean Office

Les seccions següents descriuran cadascun dels passos de l’oficina 5S i com es poden aplicar a l’entorn de l’oficina. Això es fa millor amb l'ajuda d'un expert per proporcionar formació 5S al vostre personal i motivar-los i entrenar-los en el procés.

Els beneficis de la fabricació magra, especialment el 5S, poden ser sorprenents, no és estrany obtenir millores d’eficiència de fins al 30% implementant 5S com a part de la fabricació magra. L’objectiu principal de qualsevol implementació de 5S és eliminar els residus dels vostres processos, sent aquests residus els set residus de la fabricació magra.

Classificació d'oficines 5S

5S Seiri a Office

LeanMan

5S Seiri / Sort al Lean Office

El primer pas de 5S és tan aplicable, si no més, pel que he vist a l'oficina. Sovint hi ha documents antics, arxius, catàlegs, equips, mostres antigues i un munt d’altres embolics asseguts als escriptoris, amagats dins i darrere dels armaris i, generalment, ocupen espai i ens interposen.

Sigues ferm amb allò que elimines; si no es necessita brossa. Hi ha massa gent que guarda coses, acumulant catàlegs antics només perquè pot ser útil algun dia, però amb quina freqüència ho fan? No molt sovint!

Seguiu el mateix procés que per a qualsevol altra implementació de 5S en els vostres processos de producció. Llenceu les escombraries evidents, poseu elements desconeguts a una zona de quarantena, marqueu de vermell els elements que no es puguin eliminar fàcilment si no són necessaris o no funcionen. (Sí, podeu mantenir la planta en test però mantenir-la fora del flux de treball!)

Un cop heu eliminat el desordre evident, reviseu els elements en quarantena i acordeu la seva disposició com a equip, si és necessari, poseu-lo on calgui, si es pot arxivar, feu-ho, etc., per a cada element.

Office 5S s'ha equivocat

5S Seiton / Establir en ordre per al Lean Office

Aquest és el punt en què molta gent es desenganxa i en alguns casos va massa lluny. No volem etiquetar tots els perforadors i grapadores i tenir quadrats petits gravats als escriptoris que indiquen on pertanyen per a cada membre del personal de l’oficina, tot i que pot ser un moviment raonable per a l’escriptori al costat de la fotocopiadora si sempre hi ha la grapadora aquí!

L’objectiu de l’oficina és tenir en compte el procés i el flux a través de l’oficina, no les peces típiques de paper fixe que té cada persona. Tingueu en compte quina informació entra a l’oficina i on. Teniu safates organitzades a cada escriptori? El treball es distribueix en un sistema de forats de coloms? Tot i que les coses estiguin organitzades, tingueu en compte com passaran a la persona que les necessita. Recordeu que volem apropar les coses allà on són necessàries.

Penseu en la ubicació de l'equip d'oficina. la fotocopiadora està atrapada a la cantonada més llunyana on tothom hi ha d’anar caminant? El paper de la màquina es troba a la cantonada oposada per falta d’espai. El tòner està emmagatzemat en un magatzem, ja que és massa costós deixar-lo estirat? Qui se l'endurà a casa? Porteu-lo a la millor ubicació per a aquells que ho necessitin.

Mireu les impressores d’oficina: tothom en té, o us agrada la majoria d’oficines modernes amb algunes impressores en xarxa? Es troben al lloc adequat i els consumibles per a ells són a prop per tallar les coses per caminar?

Assegureu-vos que els arxivadors s’organitzen correctament i es situen allà on cal, no tots emmagatzemats seguits al costat oposat de l’oficina. Localitzeu fullets i catàlegs on siguin les persones que els utilitzen, no en una biblioteca a la qual hagin de caminar.

Fitxers de codis de colors i similars per a àrees de treball específiques, com ara fer vermells tots els fitxers de comandes dels clients, blaus dels proveïdors, etc. Això deixarà immediatament clar què és a què i a on pertany.

Penseu en l’oficina virtual i els “arxivadors” que hi ha. Quants de la vostra gent saben realment organitzar els seus documents als seus ordinadors? Quantes vegades heu demanat alguna cosa i després heu esperat que algú cerqui els seus directoris buscant el document sense saber on l'ha posat? Amb quina freqüència ho heu fet vosaltres mateixos?

Vídeo d'oficina 5S

5S Seiso / Shine i Check a Lean Office

Igual que a la zona de producció, netegeu bé el lloc i manteniu-lo així, assigneu responsabilitats i definiu exactament el que cal fer.

El vídeo de Lean Office

5S Seiketsu / Standardize a Lean Office

Aquí hi ha poca diferència respecte a la botiga: dissenyeu i realitzeu les vostres auditories, ja sigui a nivell d’oficina o individual. Feu competicions també, de la mateixa manera que feu a les zones de producció. Utilitzeu fotografies, etc. Després d'aquestes auditories, sempre em van donar una fotografia del meu escriptori, ja que la meva sempre era la més desordenada. Potser hauria d’intentar practicar allò que predico.

Oficina 5S

5S Shitsuke / Sustain al Lean Office

Sovint, el més difícil a l'oficina, ja que és dins de la fàbrica, és mantenir les millores que hem fet i fer que formin part de la nostra rutina diària. Massa sovint fracassem en aquest pas i els canvis que hem fet i les millores creades lentament comencen a desaparèixer fins a perdre els beneficis que hem obtingut.

És molt important que es repeteixin i es mantinguin tots els passos anteriors per garantir que no perdeu els beneficis del treball que heu fet. Assegureu-vos que els nous empleats estiguin formats en els principis de la fabricació primària i 5S i entenguin plenament com poden contribuir al funcionament de l’empresa en el seu conjunt.

Formació per a l’oficina 5S

De la mateixa manera que implementaria el 5S a la fàbrica, haureu de portar un consultor o un entrenador per ajudar-vos a implementar aquesta eina de fabricació primària. Si aporteu ajuda externa, s’assegurarà que el projecte es prengui seriosament i que els formadors externs tinguin una valuosa experiència quant a què es pot fer perquè els dissenys de la vostra oficina siguin més eficients i agradables per al vostre personal.

Seleccionar i contractar un entrenador per implementar l’oficina 5S és pràcticament el mateix que s’hauria de fer per contractar un entrenador per a les vostres àrees de producció.

Necessiteu 5S a la vostra oficina?

© 2010 Tony